对外合同管理办法.doc

XX公司对外合同管理办法

第一章 总则
第一条 为建立和完善xx公司（下称：集团公司）对外合同的管理制度和工作程序，根据《中华人民共和国合同法》，结合集团公司实际情况制定本办法。
第二条 本办法适用于集团公司及各子公司（含控股公司）对外合同的管理。
第二章 释义
第三条 xx公司是指xx公司。
第四条 对外合同是指单位为一方签约主体，各单位以外的单位为另一签约主体，双方签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的书面文件。
各单位是对集团公司、各子公司以及集团公司、各子公司中通过（含授权获得）对外签订合同资格的部门（单位）的合称。
第五条 规范（格式）合同文本是指工商行政管理部门监制的示范文本或集团公司法律事务室（下称：法务室）根据集团公司实际，参照各类示范文本制定、修改、完善并重复使用的规范合同文本。
第六条 对外合同法律审查是指集团公司范围内各单位在签订合同前，将草拟的或与签约对方达成初步合意的合同文本及其它送审资料提交法务室，法务室依法对合同主体、合同内容、代理人资格等事项进行书面审查，并出具法律意见的管理行为。

第三章 对外合同管理体系
第七条 集团公司建立对外合同管理网络。
第八条 各单位中只有具备独立法人地位的公司、企业才能成为独立签订合同的一方当事人；各机关处室、部门、分支机构、分公司、驻外机构、车间工段等，不得未经书面明确授权或超越书面授权范围对外签订任何合同、协议或类似的书面文件。
凡有权（含授权取得）对外签订、履行合同的单位，均应落实对外合同归口管理机构（如：办公室、合同管理科等）和专职人员，行使对外合同管理职能。
第九条 集团公司法律事务室是集团公司负责对外合同管理的职能部门，其主要职责有：
1．建立和完善集团公司对外合同管理制度；
2．指导、检查、监督各单位对外合同的签订、履行、变更、解除及合同纠纷的处理；
3．对各单位送审的对外合同进行法律审查，并出具法律意见；
4．制定、修改、完善集团公司及所属各单位经常性重复使用的规范（格式）合同；
5．参与集团公司对外的重大合同谈判；
6．检查各单位对授权委托书、合同专用章的管理；
7．对审查的合同和出具的法律意见书进行登记管理。
第十条 各单位对外合同管理机构是本单位对外合同管理的具体职能部门，其主要职责是：
1．根据集团公司对外合同管理制度，结合本单位实际制定本单位对外合同的具体管理实施办法；
2．对对外合同进行初审、送审；
3．对本单位的授权委托书、合同专用章进行管理；
4．跟踪检查本单位签订并已经生效的对外合同的履行情况；
5．对已经签订的，但确有必要变更或解除的合同，及时提出变更或解除意见；
6．对本单位的对外合同和授权委托书的使用进行全面的登记管理。
第十一条 集团公司实行对外合同两级审查制度。凡标的在20万元（不含20万元）以下的经营性合同，由各单位对外合同管理部门（或专人）审查并签署审查意见；下列范围的合同，在合同签订前，由签约单位将草拟的或与签约对方达成初步意见的合同文本送法务室审查，法务室审查后须出具审查意见。
1．设立企业法人和分支机构的合资合同。
2．对外投资的合同。
3．对外融资合同、贷款担保合同、资产抵押合同、质押合同、产权转让合同、企业并购合同。
4．大宗原燃材料、辅料、备品备件购买（含加工定做）、钢材及附属产品的销售合同。
5．房屋、机器设备出售、出租、土地使用权转让合同。
6．以知识产权、商标权为标的物的合同或合同内容主要涉及知识产权、商标权的合同。
7．清理债权标的在20万元以上的抵抹帐合同。
8．标的在20万元以上的经营性合同。
第十二条 有权（含经授权）签订对外合同的单位，在合同签订前由签约单位负责对签约对方的签约、履约能力进行审查，审查的主要事项有：
1．签约对方须具有独立的企业法人地位；签约对方是分支机构的，须取得法人授权；
2．合同标的不超过注册资本（若涉及联合投资组建的公司，其累计对外投资余额不超过其净资产的50％）；
3．合同内容与签约对方经核准的经营范围相符，若法律法规对资质有特殊要求的需提交相应的资质证书；
4．资信可靠，具有履行合同的物资、技术和设备能力；
5．签约代理人需持有法定代表人身份证明和授权委托书；
6．以招投标确定签约对方的，按“货比三家”原则，以最优的质量、最低的价格、最佳的服务为选择标准；以季度、年度生产经营计划确定签约对方的，每次签约前均应由签约单位对选择的签约对方进行资信、实际履约能力进行审查。
第十三条 法务室根据法律和集团公司的实际情况制定、修改、完善各单位经常重复使用的规范（格式）合同文本，报集团公司法定代表人审定后颁布执行。各单位也可以参照各类合同示范文本签订合同，但合同必须具备以下主要条款：
1．当事人的名称、姓名和住所地；
2．标的；
3．数量；
4．质量；
5．价格或报酬；
6．履行期限、履行地点和履行方式；
7．违约责任；
8．解决争议的方法。
第十四条 集团公司严禁各单位与没有履约能力的个体工商户、农村承包户、自然人和资质、授权不明的单位签订合同；在签订合同后才发现签约对方被兼并、合并、分立、破产或发生其它情况，丧失履约能力的，签约单位应立即中止执行合同并书面报告法务室，同时采取相应措施避免损失。
第四章 授权管理
第十五条 对外合同必须由企业法定代表人或经法定代表人书面授权的代理人签订；任何单位或个人未取得授权（含授权已过期终止）或超越授权范围，以被代理人的名义签订合同的，所引发的后果和责任由签订人承担。
第十六条 集团公司及各具有独立法人地位的子公司的法定代表人因故不能直接签订对外合同的，可以授权代理人签订。授权必须采用书面方式，因情况紧急采用口头授权的，必须在紧急情况消除后10日内补办书面授权手续。
第十七条 本办法认可的授权形式有：
1．集团公司或各子公司章程中规定的授权事宜；
2．集团公司或各子公司股东会的决议、决定；
3．集团公司或各子公司董事会、经理办公会的决议、决定；对本单位处室、部门职责划分的文件和对该处室、部门负责人的聘任文件；
4．本企业法定代表人签署的授权委托书；
5．各企业分管负责人、有关处室、部门在授权范围内以文件、会议决议、会议纪要作出的专项业务工作决定或专门管理决定；
6．集团公司批准的各企业年度生产经营计划；
第十八条 集团公司范围内的授权活动，可按专项业务工作授权、一事一授权、限制性授权三种方式进行。
1．专项业务工作授权，指法定代表人对本企业连续性的专项业务工作授权对外签订合同的行为。
被授权的代理人范围：本企业的业务分管负责人，有关的处室、部门、分公司、驻外机构、销售网点等单位的负责人。
专项业务工作授权的适用范围：本企业产品的对外销售合同、本企业生产所需的原燃材料、动力、辅料、能源等连续性发生的专项业务工作。该种授权的主要形式：第十七条3、4、5、6项。
2．一事一授权，指法定代表人对本企业生产经营活动中特定的专门事项进行授权，该事项办理完毕后授权即失效的授权行为。
被授权的代理人范围：本企业分管负责人、有关的处室部门负责人、驻外机构负责人或其它被制定的人员。
一事一授权的适用范围：本企业的对外出资、企业并购、股权转让、企业托管贷款、借款、对外担保，以及知识产权转让、关键设备的引进或出售（出租）等事项。该种授权的主要形式：第十七条2、3、4项。
3．限制性授权，指法定代表人对前两种授权的授权范围、内容加以限制的授权行为。
限制的主要内容包括：有关合同标的的内容（如价款总额、价格、数量、质量要求等），履行条件（如交货期、交货地点、货款及货物的交付方式）、合同生效条件和纠纷的处置方式等内容。
第十九条 办理集团公司授权委托书的程序：
1．专项业务工作的授权按集团公司对相关业务的管理制度及工作程序进行。
2．一事一授权、限制性授权按以下程序进行：
1）需要办理授权的单位（或单位负责人）提出申请；
2）法务室进行审查；
3）集团公司法定代表人签署意见；
4）在法务室填写规范的授权委托书，由法定代表人亲笔签署授权委托书或凭法定代表人签署的意见到集团公司经理办公室加盖印鉴。
第五章 合同专用章的管理
第二十条 集团公司及各子公司使用的合同专用章必须与企业法人营业执照上载明的名称一致。办理更名的单位，必须在领取新的营业执照后30日内启用新的合同专用章。新的合同专用章启用后，更名前的原合同专用章必须停止使用。若因处理更名前的遗留问题必须使用原合同专用章的，必须经法定代表人书面同意。
第二十一条 各单位签订产品销售类（含来料加工等），及原燃材料、辅料采购类的对外合同必须使用合同专用章，不得以行政公章或其它印章（含上级管理部门印章）代替；签订劳动合同（含集体劳动合同）、与职工福利有关的合同（含购房）、保险、培训等事项的合同，使用行政公章或其它专门管理印章。
第二十二条 各单位应建立合同专用章的专门管理制度或使用办法，明确专门的管理人员，并将合同专用章的管理纳入其岗位职责进行考核。
第二十三条 合同专用章管理人员在加盖合同专用章以前必须审查以下内容，符合要求方可盖章。
1．有法定代表人签署的授权委托书或其它授权文件。
2．合同内容在授权范围以内。
3．有法务室出具的法律审查意见。
合同专用章管理人员不得在空白纸上加盖合同专用章。
第六章 合同的签订
第二十四条 各单位签订对外合同必须采用书面形式。遇到生产紧急或其它突发性特殊情况，确需采用口头形式订立合同的，必须先取得法定代表人或分管负责人（需在其授权范围内）的同意。在紧急情况消除后的10日内由订立口头合同的经办人负责补签书面合同。
第二十五条 各单位应认真审查签约对方的履约能力，在符合本办法第十二条规定的前提下，才能与签约对方进行合同内容的谈判，草拟合同具体条款。
第二十六条 按本办法第十一条的规定，各单位应在合同签订前，将草拟的或待签订的合同文本及相关资料送法务室进行书面审查。各单位在报送合同资料时需附上填好的《xx公司对外合同法律审查表》。
需送审的资料包括：合同文本；法定代表人或分管负责人意见；企业生产经营计划或专项业务工作意见（含批文、会议决议、纪要等）；资金计划；授权委托书；签约对方资料（企业法人营业执照、法定代表人身份证明及授权委托书、资质文件、资信证明、抵抹帐合同所涉物资的所有权凭证、合同内容涉及的专业资格证书）；签约双方构成要约、承诺的往来函件（含传真、信函、邮寄凭证等）；中标通知书（以招投标方式确定签约相对人的）等。
经社会律师审查过的合同，在送审时还应附有律师出具的法律意见书。
各单位必须对送审材料的真实性、准确性负责。
第二十七条 本办法对对外合同内容的具体要求
1．签约各方在合同中的称谓应当使用企业名全称。
2．品名、品种、规格、型号应当明确，价款金额大小写必须一致。
3．交提货时间应当以年月日载明；分期交货的合同，交货时间不能以“一季度”“全年”字样表示。
4．购销合同要有明确的质量标准（或验收标准）和提出质量异议期限的约定。质量标准（或验收标准）只能选择国家标准、部门标准、行业标准、企业标准或其它标准中的一个。质量异议的期限一般可约定在货物验收后10日内或调试运行后10日内。
5．合同履行地（交提货地点）尽量不要约定在签约对方所在地；集团公司各单位所生产产品的外销合同，合同的履行地（交提货地点）原则上约定为xxxx。
6．有关包装的要求、包装费用承担的内容约定应当具体。
7．约定支付预付款、定金的要有依据。约定预付款，定金必须符合法律规定，没有特殊理由不应约定定金。
8．违约责任明确，权利义务对等。
9．约定的仲裁机构选择XX市仲裁委员会，诉讼管辖地为XX区人民法院、XX区人民法院。
第二十八条 法务室进行合同审查的具体内容、审查时限
1．审查内容包括：
1）签约各方的主体资格、资质方面的内容；
2）签约代理人的资格、权限、效力；
3）合同条款完备，内容合法；
4）本办法第二十七条所要求的内容。
2．审查时限：
1）常规性、一般性合同审查时限为3天；
2）非常规的、内容复杂的重大合同审查时限为5－7天；
3）特别重大的或内容特别复杂的合同（如中外合资合同等），审查时限为15天，必要时由集团公司有关专业部门共同审查。
第二十九条 经过审查的合同，法务室应当在附送的《XX公司对外合同法律审查表》上签署法律意见或专门出具法律意见书。
法务室出具的法律意见同意签订后，或各单位按照法务室出具的法律意见对合同进行完善修改或补充资料后，方可对外签订合同，合同章管理责任人才能在合同上加盖合同专用章。
第三十条 合同必须在合同当事各方签订前送审。当事各方已经签字、签章的合同，法务室不予进行审查。
第三十一条 合同签订后，经各方合同主体协商一致，需对合同主体、标的、合同金额、质量约定、合同履行方式、合同履行期限、合同履行地、争议解决方式等重大事项的约定进行变更的，需按原程序报送法务室审查。
第三十二条 签约双方认为需要办理公证或鉴证手续以证明合同效力的，法务室应当予以指导、协助。
第七章 合同的履行及争议处理
第三十三条 生效合同的履行由签约单位负责，各签约单位必须严格履行，不得擅自变更合同内容或单方面解除合同。根据合同约定或集团公司内部文件、内部合同，集团公司内部其它单位承担合同履行义务的，必须严格履行。
各单位应将合同履行的相关责任纳入对下级具体执行部门和专职个人的职责和岗位责任制中。
第三十四条 产品销售类或服务类合同由各签约单位分管负责人牵头负责合同的履行。各签约单位的销售（或服务）部门、生产调度部门、质管、财务部门为合同履行的具体执行、检查部门；各相关科室、车间是合同履行的具体承担部门。生产调度部门应及时将销售（服务）合同及时以生产计划方式下达到各相关的生产单位，并认真做好产品生产（制造、加工）过程中的各类平衡调度工作，同时应及时将生产过程中出现的可能影响合同履行的意外事件反馈到销售部门。具体的生产单位应严格按生产计划组织生产，并保质保量、按期交付下道工序。销售部门应负责与用户友好协商合同履行过程中的问题，及时沟通并相应调整该生效合同。质管、财务部门分别负责合同履行过程中的质量监管，及时出具质保证明书和办理结算、出具发票。
第三十五条 采购类合同的履行由各签约单位分管负责人牵头负责合同的履行。各签约单位的原料、物资、动力、能源及相关部门为合同履行的具体承办部门。要做到严格按合同约定的期限检查采购商品的到达情况，严格按照合同约定的品种、规格、数量、质量等要求进行验收。对不符合合同约定的商品，应在合同约定的期限内以书面方式向供方提出异议，保留好维权所需的证据，并不得在该异议解决前出具验收手续，亦不得使用有异议的货物。
第三十六条 投资融资合同、企业并购或转让合同、企业重大资产处置合同或其它重大合同，由企业法定代表人或分管负责人牵头负责合同的履行。按职责划分，各相关的处室（部门）为履行合同的具体部门，履行合同并向主管领导报告合同的履行情况。
第三十七条 各单位应当建立合同履行预警机制，由单位主管负责人牵头，定期对合同履行情况进行汇总、评估。
签约对方不能履行合同或履行合同不符合合同约定，可能给签约单位造成经济损失的，签约单位应严格按合同约定的方式和《合同法》的规定处理；并及时将有关情况报告法务室，法务室协助签约单位处理，以维护签约单位合法权益。
各签约单位发现签约对方有违约行为，可能引发合同纠纷的，签约单位应及时与签约对方协商处理意见，并同时报告法务室。引发诉讼或仲裁的，按集团公司诉讼管理办法执行。
第三十八条 在销售合同的履行过程中，签约单位应树立为客户服务的观念，密切监控销售产品的生产、质检、入库、发运等全部过程，确保我方严格履行合同。严禁签约对方（客户）到各签约单位的生产厂、车间、库房、生产调度部门和质检部门联系合同履行事宜。
第三十九条 未经业务主管单位许可，任何签约单位或业务相关单位，以及该等单位的工作人员，均不得擅自向签约对方或第三方出具非合同约定的书面材料。为履行合同必须出具的手续除外。
第八章 罚则
第四十条 集团公司强化对外合同的管理，对未按照本办法规定的程序和要求签订对外合同的，追究签约单位负责人及直接责任人的行政责任。对由此给国有资产造成损失的，以直接损失的价值金额追究签约单位负责人及直接责任人的行政责任，触犯刑法的，移送司法机关处理。
第四十一条 各签约单位在未严格履行合同，因此造成国有资产损失的，按损失金额及处理纠纷的费用之和计算经济损失数额，追究签约单位负责人、相关履约单位负责人及直接责任人的行政责任。
第四十二条 各单位擅自给签约对方单位出具非合同约定内容的资料，从而引发纠纷造成国有资产损失的，按损失金额及处理纠纷的费用之和计算经济损失数额，追究直接责任人的行政责任。
第四十三条 具体的行政处罚按XXX号文执行。
第九章 附则
第四十四条 集团公司所属各单位之间签订的内部合同，由各单位参照本办法自行管理。发生争议的，按集团公司内部仲裁办法进行处理。
第四十五条 本办法自颁发之日起施行，集团公司以前颁发的相关管理办法与本办法相悖的，按本办法执行。
第四十六条 本办法由法务室负责解释。

代理记帐业务约定书
甲方: (以下简称甲方)
乙方： (以下简称乙方)
经甲乙双方友好协商，自愿达成以下乙方为甲方提供会计代理服务相关事项的业务约定：
一、 乙方为甲方提供以下会计代理服务：建账、记账(总分类
账、二级明细账)、填制财务报表、税务报表、国税申报、地税申报(含网上申报)。甲方如有其他服务要求，需在约定书中注明，口头商定无效。
二、甲方在每月25日至次月15日前，按时将本单位所发生合法的经济业务票据传给乙方(乙方可上门取送票据，每月壹次)并提供纳税申报所需要的各种印章(公章、财务章、人名章等)。因甲方票据传递、提供各种印章及税务机关要求的其他资料不及时，造成乙方延误各种纳税申报的，责任由甲方自负。
三、在甲方按时传递经济业务票据及按时提供各种印章的情况下，乙方应按时为甲方代理纳税申报，造成延误各税种申报的, 责任由乙方负责。
四、乙方丢失票据，书写、计算错误而引起的税务罚款及滞纳金，责任由乙方负责；甲方账外逃税、提供的虚假票据、提供原始凭证不符合规定引起的税务责任，由甲方负责。
五、甲方的出纳每月应主动与乙方会计核对银行账及现金账余额。
六、甲方在签订业务约定书的同时付款，否则无效，到期后乙方接受甲方付款的视为约定延续，若到期后未续约付款的，约定终止，双方不再相互承担责任。
七、甲方在业务约定期间内如有地址、电话、开户银行及账号、税务登记、工商登记等发生变化应在非报税期内三天、报税期内(每月25日至次月15日)当天通知乙方，不能及时通知乙方由此而产生的后果，由甲方自负。
八、业务约定到期或终止时，如果甲方聘用乙方工作人员，乙方对业务约定期间的凭证、账目、税务出现的问题概不负责。
九、甲方为：1.纯地税户 2.国地税户3.一般纳税人，每月凭证不超过一本，无特殊核算要求(超出要求范围的，服务费另行协商)。
十、约定期限： 年 月至 年 月，付款方式：每 ，另每会计年度账本及报表资料费贰佰元，工商年检代理费贰佰元，残保金代理费贰佰元； 年 月 日合计收取 元。
十一、本业务约定书一式两份，双方各持一份，经双方签字盖章付款后生效。本约定书未尽事宜，甲乙双方应本着友好协商的态度进行协商解决。
十二、会计每月25日至次月1日联系取票据，以下列举部分单据：
1、企业本月开具的发票及与之相对应的收款凭证(进账单、现金送款单、现金收入凭单、出库单、发票领用存情况等)；
2、企业取得的购货发票及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单、入库单等)；
3、企业取得的费用发票(交通费、差旅费、通讯费、广告费、业务宣传费、房租、水电费、办公费、运费、汽油费、保险单据等)及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单等)；
4、银行缴税税票，利息单，进账单，支票存根，电汇单及其它各种银行票据；
5、企业自制原始凭单：工资单，折旧单等；
6、一般纳税人发票汇总表(一套)，作废发票(联次齐全)，抵扣票认证清单，金税卡；
7、其它需要的资料_____________________________________
8、凭证报表由乙方暂存，待工作完成后，年度终了时返还客户。
注意：月末取票后企业如开具收入发票须立即通知乙方。
甲方： 乙方：
联系人： 联系人：
联系电话： 联系电话：
电子邮件/ QQ: 地址：

－15－