销售合同管理规范.doc

新疆健坤房产有限公司 营销类管理规范
销售合同管理规范（讨论稿）
规范目的：为规范销售合同的购置（印刷）、发放、签订、变更、解除、审核、用印、存档的工作程序，加强销售合同的管理，理顺工作流程，避免销售合同签订、变更、解除及相关过程管理工作中的疏漏，达到销售合同签订、变更、解除过程及审核过程能够有效控制、规范统一的目的，特制定销售合同管理规范。
规范内容：预订书、商品房买卖合同（租赁合同）及其它相关销售合同的购置（印刷）、发放、签订（变更、解除）、审核、用印、存档等各管理环节等职责、要求。
适用范围：营销策划部、财务部、办公室
编制部门：客户服务部

销售合同的签订
第一条 销售合同的分类
房地产的销售合同主要分为《商品房买卖合同》、《商品房买卖预订书》、
《房屋租赁合同书》、《返租协议》、银行按揭相关合同书。

第二条 销售合同的购置（印刷）
1、《商品房买卖合同》为国家相关部门监制的制式合同文本，由客户服务部负责购买。客户服务部根据公司项目的开发规模及销售工作实际需要提出购买申请，由营销策划总监批准后按照公司办款程序办理用款手续后进行购买。《商品房买卖合同》的购买总量原则上不得超过公司当年开发项目总户数的50%。
2、《商品房买卖预订书》、《房屋租赁合同书》、《返租协议》为非制式合同文本，由客户服务部根据销售工作的实际需要提出申请（注明需要的原因及需要的份数），经营销策划总监审批后交办公室，由办公室根据实际需要组织公司的法务顾问拟定合同的规范样本，经相关部门负责人、营销策划总监和总经理审批后，原件及电子文本由办公室存档，复印件、电子文本交客户服务部按照《印刷品印制管理规范》的规定程序组织印刷。在使用过程中若以印刷合同份数不足由客户服务部提出申请经营销策划总监批准后按公司规定程序办理相关手续进行再次印刷。
3、银行按揭相关合同为制式合同，由客户服务部根据按揭工作的实际需要提出
购买申请，经相关领导审批后进行购买。

第三条 销售合同的发放
1、 销售合同的发放由客户服务部客服专员负责，销售部工作人员根据销
业务的实际需要领用合同时，由销控做好登记，登记内容主要包括领用合同种类、领用时间、份数、合同编号及领用人等。
2、制式销售合同登记合同编号并收取20元每套的押金，制式合同押金在合同签订完毕审核无误后，非个人原因致使合同无法继续使用，但及时交回合同后，押金退还合同领用人；若由于个人原因丢失合同、合同填写错误等致使合同无法继续使用的，由客服专员注明丢失或无法继续使用的合同编号，押金不再退回，作为后续继续购买制式合同的费用。

第四条 销售合同的签订
1、销售合同签订标准样本的确定
◇《商品房买卖合同》、《商品房买卖预订书》、《房屋租赁合同书》、《返租协议》
签订的标准合同样本由客户服务部负责组织，客户服务部根据《商品房买卖管理办法》的有关规定、及公司工程、项目拓展等相关部门提供并经公司确认的合同有关信息填写合同，除价款、付款方式及房号外的所有应填内容，作出销售合同签订标准样本的初稿，报营销策划总监、主管工程副总、主管项目拓展副总、办公室（法律顾问）会签，经公司总经理批准后作为销售合同签订的标准样本。
◇银行按揭相关合同标准样本的确定由财务部负责组织，财务部按揭相关工作人员，根据银行按揭的有关规定填写标准合同样本的初稿，报财务部经理、营销策划总监会签，经总经理批准后作为银行按揭相关合同的标准样本。
2、销售合同的签订
◇销售部经理根据公司确定的销售合同签订的标准样本，对销售主管及销售代表进行培训。
◇销售合同的签订由业务经办销售代表负责，销售代表必须按照标准合同样本要求的内容进行填写，并对购房业主进行合理的解释。合同房号、价款及付款方式按照公司的销售政策执行，合同填写的字体等具体要求按照公司确定的《合同管理规范》执行，一式两份或一式n份的销售合同填写内容、字体及补充条款必须完全一致。
◇若在购房合同签订的过程中，购房业主提出标准制式合同样本以外的其它补充条款，经办业务代表需要填写《特殊成交审批表》，将购房业主提出的特殊补充条款按要求逐级审批，需要技术部门把关的条款必须经过技术部门负责人的审核。经批准通过的特殊补充条款不得用手写体填写，须按照规范的补充条款格式用电脑打印体完成补充条款并附在合同的补充条款处作为合同附件。
◇超出公司规定的正常优惠幅度成交的合同，在合同签订前经办销售代表填写《特殊成交审批表》，按照公司《销售折扣管理办法》规定的优惠权限进行审批，《特殊成交审批表》经审批通过后经办销售代表按照合同签订的要求签订销售合同。
◇购房业主对购房合同的所有条款无异议后在买受人处签名或（盖章）。

销售合同的变更
第五条 销售合同的变更的种类
销售合同变更主要是指购房业主由于各种原因提出变更申请，经公司相关部门（领导）审核批准后而引起的销售合同主要条款的变更，变更的种类包括：买受人姓名变更、房号（面积）变更、付款方式变更或其他特殊情况引起的销售合同变更；

第六条 销售合同变更的程序
销售合同的变更由购房业主提出并向公司递交书面的《变更申请》，经办业务代表填写《合同变更审批表》并按要求进行逐级审批，无特殊情况此类审批的全过程在3天以内完成。若审批通过了变更申请，则经办销售代表按照销售合同的签订程序及要求签订新的销售合同。若变更申请未得到审批通过，则相关人员做好购房业主的解释工作。

第七条 销售合同变更的基本原则
◇不得与国家相关法律及政策冲突、违背的原则；
◇合同变更后的销售成交额不得低于变更前的原则；
◇合同变更不得影响正常销售秩序的原则；

销售合同的解除
第八条 销售合同解除的种类
销售合同的解除是指由合同买卖双方中的一方（或双方）提出解除合同的要求，经双方协商同意或按照法律的规定符合解除合同规定而终止销售合同的行为，主要指购房业主单方违约要求退房、公司违约行为造成的解除销售合同，合同双方互有违约行为造成的解除销售合同。（本管理规范主要规定了公司内部解决销售合同解除的工作程序和原则，涉及到法律诉讼等环节的工作程序按照法律规定的程序执行）

第九条 销售合同解除的程序
◇购房业主单方违约提出退房，由业主写出书面的退房申请，注明退房的原因、合同编号、房号（面积）、成交额、已付房款等内容，业务经办销售代表或客服部工作人员按照《退/换房管理规范》接待、解释并处理该类问题；
◇公司违约行为造成的解除合同及双方互有违约行为造成的解除合同，此类问题原则上属于危机事件处理类问题，由营销策划部会同办公室（法务顾问）、财务部等相关部门提出问题的解决方案，经公司相关部门讨论通过并经总经理、董事长批准后解决处理。

第十条 销售合同解除的原则
◇ 有理有节的接待，无特殊情况不得办理退房业务的原则；
◇ 销售合同解除退款要兼顾公司财务现金周转和公司形象不受损失的原则；
◇ 按照法律规范的规定处理销售合同解除的业务，同时要尽量减少公司损失的原则；

销售合同的审核
第十一条 销售合同审核的内容
◇销售合同的审核内容主要包括：
☆销售合同的填写是否工整规范，符合合同填写的要求；
☆合同的主要条款（房号、面积、单价、总价、付款方式、交付时间、装修标准等）是否准确、是否符合公司相关政策的要求；
☆是否有特殊条款或特殊优惠，特殊情况成交是否经过规范的审批；
◇银行按揭合同的审核内容主要包括：
☆合同填写的内容是否与《商品房买卖合同》中的有关约定一致；
☆合同的填写是否工整规范、统一无错误；
第十二条 销售合同审核的程序
◇正常成交销售合同的审核，实行五级审核的规定，即分别由销售主管、销控、销售部经理、客服部经理及营销策划总监审核；
◇特殊情况成交的销售合同审核，实行九级审核的规定，即在五级审核的基础上增加相关部门审核、法务顾问审核、总经理审核及董事长审核；
第十三条 销售合同审核的其它规定
◇审核责任
☆正常成交的销售业务、按揭相关合同由营销策划总监对销售合同的审核负全责，客户服务部的销控岗位对销售合同中的房源、价格、付款方式等主要条款的审核负主要责任，其它人员对合同的审核负相关责任；
☆特殊情况成交的销售业务，董事长、总经理对销售合同的审核负全责，客户服务部的销控岗位对销售合同中的房源、价格、付款方式等主要条款的审核负主要责任，其它审核人员对销售合同的审核负相关责任。
◇审核要求
☆合同编号：销控在销售合同审核时按照客户的付款方式分别按照一次性付款、分期付款及按揭付款对销售合同进行编号，具体编号要求为：
一次性付款：小区代号—Y—年份—合同编号
分期付款：小区代号—F—年份—合同编号
按揭付款：小区代号—A—年份—合同编号
☆销控房源：严格按照房源管理的有关规定对新销售房源、变更房源进行销
控并及时通知相关人员销售的最新动态；
☆相关手续：
新成交预订业务：必须有交款确认单、交款收据、填写完整的预订书、
《销售业务成交审批表》。（特殊情况成交的必须有已经审批通过的《特殊情况成交审批表》）
正式成交销售业务：必须有交款确认单、交款收据、已签订的预订书、新签《商品房买卖合同书》、《销售业务成交审批表》。（特殊情况成交的必须有已经审批通过的《特殊情况成交审批表》）
☆为满足客户需求，避免客户久等反感，销售合同审核在保证准确无误的情况下必须提高工作效率。

销售合同的用印
第十四条 销售合同的用印
销售合同专用章由办公室统一管理，销售合同的用印按照公司的《印章管理规范》的有关规定执行。

销售合同的存档
第十五条 销售合同的存档
销售合同的存档由公司办公室负责，具体办法按照公司的《档案管理规范》的有关规定执行。

第十六条 本管理规范由客户服务部负责制定，如有疑问由客户服务部负责解释，本管理规范为试行规范，自2006年4月1日起执行。

附：相关表格
销售合同购置（印刷）申请表
销售合同领用登记表
销售业务成交审批表
特殊情况成交审批表
销售合同变更审批表
销售合同退房审批表
收款确认单

客户服务部
2006年3月1日

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