房地产开发集团有限公司合同管理办法.doc

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ⅹⅹ房地产开发集团有限公司合同管理办法

第一章 总 则

1.1为了加强和规范合同管理，维护ⅹⅹ房地产开发集团有限公司（以下简称：本公司）在市场经济活动中的合法权益，避免和减少因合同管理不规范造成的损失，依据《中华人民共和国合同法》等相关法律规定以及《甘肃路桥宏大实业集团有限公司机关各部门工作职责》，结合本公司实际情况，制定本管理办法。
1.2本办法所称的“合同”包括本公司及所属各子公司与法人、企事业单位、其他经济组织、个体工商户、自然人之间签订的各类经济合同及其他相关合同。
1.3本公司合同实行分类管理的办法，按照谁主管、谁承办、谁负责的原则，执行审核会签制度、检查考核、合同归档制度。
1. 4本制度适用于本公司及所属子公司。

第二章 合同管理机构及职责

2.1本公司的合同管理机构为综合办公室、人力资源科、经营科、财务审计科。各部门的工作实行领导负责制。
2.2综合办公室是本公司合同的综合管理部门，具体负责：
2.2.1对合同管理工作进行规范、指导、监督和检查；
2.2.2建立、健全本公司的合同管理制度；
2.2.3汇总本公司全年合同的项目计划；
2.2.4协助法律顾问处理有关的法律事务；
2.2.5保管并加盖“甘肃路桥宏大实业集团有限公司合同专用章”；
2.2.6对其他合同管理部门需要承办的法律事务与法律顾问取得联系，并负责协调；
2.2.7负责合同的归档工作。
2.3人力资源科是按照国家有关规定执行有关人事、劳资等方面相关事务的部门，在合同管理中具体负责：
2.3.1按照国家规范要求，与在册职工及聘用人员签订（续签）劳动合同；
2.3.2及时发现在劳动合同履行过程中出现的问题，向综合办公室提出解决问题的建议和意见；
2.3.3做好劳动合同的归档工作。
2.4经营科是本公司负责日常经营管理的部门，在合同管理中具体负责：
2.4.1提出年度合同项目计划；
2.4.2参与签订合同前期的调查了解、签约方资质的审查、合同谈判、签订工作；
2.4.3负责合同履行的过程监督；
2.4.4参与合同纠纷的处理；
2.4.5负责与合同有关的资料的收集、保管、整理、归档工作。

2.5财务审计科是本公司合同项目资金结算及监督部门，在合同管理中具体负责：
2.5.1审查本公司合同项目资金分配方案；
2.5.2按照合同约定及财务审批制度及国家财务制度结算付款及收款；
2.5.3审计部门对合同实施审计管理，防止违反公司财务制度的款项支出；
2.5.4对财务部门的预算、资金结算进行审计监督。

第三章 合同承办部门及承办人员

3.1本公司综合办公室、经营科、人力资源科为合同的承办部门，各部门的负责人为合同承办的责任人，经授权具体承担合同签订及监督履行合同的人员为合同承办人员，负责本部门合同的签订前的调查事务及签约方资质等事项的审查，并负责合同的谈判、签约工作及监督履行工作；
3.2各部门负责人或其他承办人员在参与合同签订工作时，应当获得本公司法人代表的授权，否则无权与任何他方以公司名义进行谈判及签约的活动；
3.3合同承办人员在与签约方签订合同前，应当对签约方的资信情况进行调查，调查内容包括：签约方是否具备签约的主体资格、企业是否合法存续、签约内容是否符合其经营范围、履约能力、履约信誉、自然人是否为完全民事行为能力人等。
3.4在授权范围内与签约方进行谈判并根据谈判内容草拟合同；
3.5履行合同会签手续；
3.6合同承办人员负责合同的履行监督工作，对合同履行过程中出现的问题，应及时以书面形式向综合办公室反映，遇有紧急情况可直接向公司董事长或总经理直接反映。
3.7合同履行完毕后，应如实填写合同履行情况反馈表。
3.8应当妥善保管与合同签订、履行有关的书证、物证，并及时归档。

第四章 合同的订立

　　4.1订立合同的对方应当具有相应民事权利能力和民事行为能力，委托代理人订立合同的，应当出示授权委托书、法定代表人身份证明、代理人身份证明等有效文件。
4.2订立合同除即时清结者外，一律采用书面形式。
4.3书面合同包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）。
4.4合同内容由订立双主约定，一般应当包括以下条款：
4.4.1当事人的名称或者姓名和住所；
4.4.2签订合同的目的和依据；
4.4.3标的（物：名称、规格、单位；行为：劳务、服务）；
4.4.4数量和质量（数量的计量单位，质量标准：国家、部委、行业、企业标准）；
4.4.5价款、酬金、支付方式（现金支付、转帐支付、付款时间、币种）；
4.4.6合同履行地点（应当尽可能约定在我方法定地址区域内的车站、仓库或指定地点）；
4.4.7履行期限（应当约定具体的交、提货时间以及履行劳务、服务的期限）；
4.4.8违约责任（应当约定清楚违约应负的法定责任和约定责任以及违约金的数额和损失赔偿额的计算方法）；
4.4.9变更和解除合同的条件（应当约定可以单方和双方协议解除合同的条件以及变更合同的条件）；
4.4.10争议解决方式（应当约定发生纠纷先协商解决，协商不成应当在我方所在地的法院诉讼解决；或者约定发生纠纷应仲裁解决，同时约定仲裁的机构）；
4.4.11根据法律和合同性质必须具备的条款或签订双方认为必须明确的条款；
4.4.12合同生效的条件和时间；
4.4.13合同正、副本的份数和存放地点；
4.4.14合同签署的时间、地点；
4.4.15双方的联系方式；
4.4.16双方的开户银行及帐号；
4.4.17法定代表人或委托代理人签字或盖章；
4.4.18双方法人加盖公章或合同专用章；
4.4.19合同附件名称；
4.4.20合同应当由我方或以我方为主起草，合同语言应当严谨、简练、准确；
4.4.21合同的术语、特有词汇、重要概念应有专款解释；
4.4.22合同中含有数据的，应当注明是否包含本数；
4.4.23除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成；
4.4.24涉外合同的内容，按照相关法律法规确定；

第五章 合同的会签

5.1合同承办人员在合同文本起草结束后，应当在三日内将合同文本连同合同会签单按照会签程序（承办部门→综合办公室意见→法律顾问意见→主管领导意见→董事长意见）报相关部门及人员履行会签手续。
5.2会签部门及会签人员在接到合同会签资料后，应当在一个工作日内会签，因特殊情况不能在规定时间内会签的，可以延长一至二日，最长不得超过三日。
5.3会签人员在会签单上签注的意见应当明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊的字句。
5.4会签人员在审核合同时，发现合同有错误或遗漏时，应当在会签单上注明，并提出修改意见。认为需要退改的，连同合同文本退还承办人员。承办人员在修改后，仍然应当按照会签程序，履行会签手续。
5.5会签手续履行完毕后，由承办人员将合同文本连同会签单一起报董事长审核签字。然后报综合办公室加盖合同专用章。并将签署后的文本及会签单按规定归档。

第六章 合同的履行

6.1合同签订以后，应当按照合同约定全面履行规定的义务；
6.2合同生效后，发现有遗漏或需要补充的内容，应及时与对方协商签订补充协议。
6.3双方互负债务的合同，无先后履行顺序的，应当同时履行。双方在履行之前要求我方履行的，我方有权拒绝。双方履行合同不符合合同约定的，我方有权拒绝其相应的履行要求。
6.4双方互负债务的合同，有先后履行顺序的，先履行一方未履行的，后履行一方有权拒绝其履行要求，先履行一方履行合同不符合合同约定的，后履行一方有权拒绝其履行要求。
6.5先履行债务一方有确切证据证明对方有下列情形之一的，可以中止履行：
6.5.1经营状况严重恶化；
6.5.2转移财产、抽逃资金，以逃避债务；
6.5.3丧失商业信誉；
6.5.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
6.6合同当事人如果没有确切证据中止履行的，应当承担违约责任。
6.7、我方中止履行合同的，承办部门应当及时书面通知对方，对方提供担保的，应当恢复履行。在中止履行过程中，在合理期限内，对方没有恢复履行能力或提供担保的，我方可以解除合同。
6.8合同签订后对方不履行或履行合同不符合合同约定时，我方承办单位应当书面通知对方履行合同或采取相应的补救措施，如果对方在通知的期限内仍不履行或不采取补救措施的，我方可以书面通知对方解除合同，同时按合同约定，向对方提出书面索赔申请。
6.9债权人分立、合并或者变更住所没有通知债务人的，致使债务人履行债务发生困难的，债务人可以中止履行或者把标的物提存。
6.10因债务人怠于行使其到期债权，对债权人造成损害的，债权人可以行使代位权。
6.11因债务人放弃到期债权，或者无偿转让财产，对债权人造成损害的，债权人可以行使撤销权。
6.12合同生效后，任何一方不得因姓名、名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同义务。

第七章 合同的变更和解除

7.1我方与另一方当事人协商一致，可以变更合同。
7.2法律、行政法规规定变更应当办理批准、登记手续的，依照其规定。
7.3合同当事人对合同变更的内容约定不明确的，推定为未变更。
7.4债权人可以将合同的权利全部或者部分转让给第三人，但是根据合同性质、当事人约定、法律规定不得转让的除外。
7.5债权人转让权利的，应当通知债务人，未经通知，该转让对债务人不发生效力。
7.6债务人将债务的部分和全部转让给第三人的，应当征得债权人的同意。
7.7未经合同另一方同意，擅自变更合同内容的，是违约行为。
7.8合同双方协商一致，可以解除合同，解除合同应当达成书面的解除协议。
7.9合同双方可以约定解除合同的条件，解除合同的条件成就时，解除权人可以解除合同。
7.10下列情况下，合同一方可以解除合同：
7.10.1因不可抗力致使不能实现合同目的；
7.10.2在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要义务；
7.10.3当事人一方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行；
7.10.4当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；
7.10.5法律规定的其他情形。
7.11法律规定或当事人约定解除权行使期限，期限届满当事人没有行使的，该权利消灭。
7.12法律没有规定或者当事人没有约定解除权行使期限，经对方催告后在合理期限内不行使的，该权利消灭。
7.13当事人一方根据法律规定或者合同约定主张解除合同的，应当书面通知对方。合同自通知到达对方时解除，对方有异议的，可以请求人民法院或仲裁机构确认解除合同的效力。
7.14合同解除后，尚未履行的，终止履行；已经履行的，根据合同性质和履行情况，当事人可以要求恢复原状、采取补救措施，并有权要求赔偿损失。
7.15合同的权利义务终止不影响合同中的结算条款和清理条款的效力。

第八章 合同纠纷的处理

8.1合同履行过程中发生纠纷，承办人应当将发生的纠纷及时书面通知综合办公室。书面汇报材料中应包括：发生纠纷的事实、性质、并提出解决纠纷的办法和依据。
8.2综合办公室在接到承办人员书面报告后，应立即组织承办人员及法律顾问集体商议，并在二日内提出解决的具体意见，同时由综合办公室会同承办人员向主管领导汇报。
8.3对于重大及紧急纠纷，合同承办人员可随时向综合办公室及主管领导汇报，并随后制作书面报告。
8.4对于纠纷发生后，需要聘请律师进行诉讼、仲裁的，由承办部门提出意见报综合办公室审核，由综合办公室上报主管领导决定。
8.5对于解决纠纷的诉讼、仲裁及律师费用的支出，由综合办公室凭相关法律规定及有效票据提出书面报告，由主管领导批示后，交财务审计科执行。

第九章 授权委托书的管理

9.1授权委托书是指公司董事长依法签署的授予本公司及其下属单位有关人员按照授权范围和时限签订合同和处理具体事务的法律文件。
9.2授权委托书必须由公司董事长签署并加盖公司印章。
9.3授权委托书应当载明以下内容：
9.3.1委托人是单位的应注明单位名称、负责人姓名及职务；委托人是自然人的，应当注明姓名、性别、职务、所在部门；
9.3.2代理事项；
9.3.3授权范围；
9.3.4代理期限；
9.3.5委托书有效时间；
9.3.6委托人在落款处签字并加盖公章。
9.4、授权委托书的内容由合同承办人提出，由综合办公室审查后送公司董事长签字，由综合办公室加盖本公司公章。
9.5授权委托书应一式两份，一份交受托人，一份留公司存档，以备查阅。
9.6授权委托分为定期委托和一事一委托的方式，对于长期从事合同签订工作的业务人员，可采取定期委托的方式，原则上定期委托不得超过一年。
9.7、以下合同实行一事一委托的方式：
9.7.1土地使用权转让合同；
9.7.2建设工程承发包合同、勘察设计合同、监理合同；
9.7.2设备采购招投标合同；
9.7.4资产抵押、转让、出售、收购、租赁合同；
9.7.5担保合同；
9.7.6重大投资、引资合同；
9.7.7企业兼并、破产、资产重组合同；
9.7.8其他需要专项委托的合同。
9.8、公司综合办公室是授权委托书的管理部门。
9.9对于无代理权、超载代理权、代理权终止后代理的行为依照有关法律规定处理。
9.10公司所属子公司的授权委托书的管理依照本制度执行。

第十章 合同专用章的管理

10.1合同专用章是本公司及所属各单位签订、变更、解除合同时所使用的公章。
10.2合同专用章的印模、式样、字体应当统一，刻制地点由本公司指定。
10.3综合办公室是本公司合同专用章的管理部门，由专人进行保管，需要加盖合同专用章的合同，在履行完会签手续并经董事长或授权的其他管理人员签字后，由综合办公室加盖合同专用章。
10.4、合同承办部门、承办人或其他签订合同的人员外出签订合同，原则上不得携带合同专用章或者加章有合同专用章的空白合同。如有特殊情况，须经本公司董事长签署同意意见。合同承办人员返回单位后，应及时交还合同专用章和剩余的加盖合同专用章的空白合同。
10.5合同专用章保管人员的责任：
10.5.1必须妥善保管合同专用章，不得丢失、毁损；
10.5.2必须按照本公司规定使用合同专用章；
10.5.3未经公司董事长同意，未履行合同会签程序，不得在空白合同书上加盖合同专用章。
10.6公司所属子公司合同专用章的管理依照本办法执行。

第十一章 合同档案管理

11.1本制度所称合同档案是指本公司及其所属子公司与其他法人、组织、自然人之间签订的各类合同。
11.2合同档案由综合办公室、经营科、人力资源科归档；合同承办部门负责收集、妥善保管签订合同的有关文件，合同履行完毕后，完整移交综合办公室，并对合同文件的完整性负责。
11.3、本公司档案室是合同档案的管理部门，负责合同档案的装订、编号、保管、查阅工作。
11.4合同档案应当按照以下顺序装订：
11.4.1档案资料目录；
11.4.2合同当事人各方的营业执照、资质证书(复印件)；
11.4.3合同当事人双方法定代表人身份证明；
11.4.4自然人身份证明；
11.4.5授权委托书；
11.4.6代理人身份证明；
11.4.7合同谈判记录、草签现场录像、录音照片等；
11.4.8合同正式签字仪式声像资料；
11.4.9正式合同文本；
11.4.10合同附件；
11.4.11合同文字说明；
11.4.12合同补充文本；
11.4.13合同变更、解除文本；
11.4.14合同签证、公证书；
11.4.15合同审计文件；
11.4.16合同发生纠纷的事实材料及相关的诉讼文书材料；
4.17合同履行期间双方往来行为表现的函件及电话记录；
11.4.18合同履行完毕或非正常终止的情况总结报告；
11.4.19与合同有关的其他材料。
11.5、合同档案应当遵照以上顺序建立档案，并进行科学整理、系统分类。
11.6、合同档案的装具统一使用国家有关部门监制的装具。
11.7、合同档案分类体系统一编目，进库排装。
11.8、以下合同为永久保留卷：
11.8.1涉外合同；
11.8.2技术攻关、科研项目合作合同；
11.8.3土地征用转让合同；
11.8.4购置房屋及其他不动产合同；
11.8.5建设工程勘察、设计、承发包、监理合同
11.8.6工程项目招投标合同
11.8.7基建工程设计、监理、调试、承建合同。
11.9以下合同为长期保留卷：
11.9.1征地、购地补偿协议；
11.9.2联营合同；
11.9.3借贷、抵押、担保合同；
11.9.4大型设备(生产)购置合同；
11.10以下合同为短期保留：
11.10.1物资储备、购销合同；
11.10.2产品销售合同；
11.10.3服务、劳务合同；
11.10.4委托加工合同；
11.10.5委托审计合同。
11.11合同保管期限永久卷为永远保存，长期卷为自立卷之日起五十年，短期卷为自立卷之日起十五年。
11.12、公司与合同有关的业务部门和人员可以查阅、使用合同档案，但是必须经公司主管领导同意后方可进行。
11.13查阅、使用档案不得将档案带出本单位，需要复制的应由档案管理人员陪同复制，并加盖档案复制专用章。
11.14档案保存期满，需要销毁的档案必须由本公司合同会签部门共同鉴定，并提出存、毁的意见。
11.15经鉴定需要销毁的档案，由档案管理部门审查后，由公司董事长审批后执行。
11.16未经鉴定和审批，不得销毁合同卷，销毁合同卷应当由两名档案管理人员一同进行，并在销毁报告书上签字，随批复、请示文件归档保存。
11.17销毁报告书在本公司存留一份归档。
11.18销毁方式应采取粉碎、制浆、焚烧，销毁档案不得扩散。

第十二章 合同管理的检查与考核

12.1综合办公室对本公司合同的管理工作进行监督、检查和考核。
12.2各合同管理部门和承办部门及承办人应当履行合同管理职责，定期检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题应及时纠正。
12.3有下列情形之一，情节轻微，未造成经济损失的，对责任部门及责任人予以通报批评，并按照公司有关规定进行考核：
12.3.1合同管理部门、承办部门、承办人不按照本制度规定的程序签订合同的；
12.3.2合同管理部门、承办部门未按照合同会签制度履行会签手续的；
12.3.3未按公司档案制度及时归档的；
12.3.4丢失合同文本及相关文件资料的；
12.3.5审核人员无正当理由延误审核的；
3.6合同承办部门及承办人员在发生纠纷后不及时报告的。
12.4、有下列情形之一，情节严重的，对责任部门及责任人按照公司的有关规定进行考核,并视具体情况给予行政处分。造成经济损失的，可视情节责令承担赔偿责任：
12.4.1合同承办部门、承办人在签订合同前对签约方资信情况未尽职调查，致使合同无效或无法履行的；
12.4.2签订有重大缺陷或无效的合同的；
12.4.3因审核人员疏忽未审查出合同缺陷的；
12.4.4未依法律规定变更或解除合同的；
12.4.5发生纠纷后，隐瞒不报或不及时向有关部门汇报或不及时采取补救措施的；
12.4.6合同专用章管理人员擅自加盖合同专用章的；
12.4.7合同档案管理人员违反规定向他人借阅档案或复制档案的。
12.5、有下列情形之一，情节严重或者造成重大经济损失的，对直接责任人除按照公司的有关规定进行考核外，由公司给予行政处分。构成犯罪的，移交司法机关处理：
12.5.1签订合同时提供虚假资料的；
12.5.2超越授权范围或未取得授权签约的；
12.5.3应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；
12.5.4在合同签订或履行中，与双方或第三人恶意串通或收受贿赂的；
12.5.5泄露合同内容或商业秘密或其他重要机密的；
12.5.6擅自向他人出借资金无法收回的；
12.5.7未经公司批准擅自提供担保，造成公司损失的。

第十三章 附则

本制度解释权归公司董事会，自下发之日起执行。

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