项目采购与合同管理(讲义).doc

项目采购与合同管理（讲义）
崔和瑞
（华北电力大学经济管理系，博士，教授）

20世纪80年代以来，技术的进步大大提高了生产率，而经济全球化则为利用外部资源提供了便利。利用外部资源可以取得他人的技术，减少资金的投入，克服进入他国市场的障碍，利用他人的地理优势，降低投资风险，利用他人满足客户的急迫要求，保证稳定的原料来源，提高项目成果交付能力等。要做到以上各点，项目管理人员必须提高项目采购和合同管理能力。
项目采购管理（Project Procurement Management）是项目管理的重要组成部分。项目采购管理几乎贯穿整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的模式和项目合同类型，对项目整体管理起着举足轻重的作用。项目采购管理在项目管理这门新兴学科中被赋予了全新的概念。PMBOK将项目采购管理定义为：“为达到项目范围而从执行组织外部获取货物或服务所需的过程。”世界银行（The World Bank）将项目采购分为工程采购（Procurement Of Works）、货物采购（Procurement Of Goods）和咨询服务采购（Procurement Of Consulting Services）。本章从美国项目管理学会（PMI）提出的项目采购管理的基本概念入手，以世界银行工程项目采购、货物采购和咨询服务项目采购为主线，概括介绍世界银行采购管理的一些内容和运作模式以及在项目实施过程中合同管理常出现的问题及其处理方法。
1 采购管理概述
采购指从项目管理或执行系统外部获得项目所需土建工程、货物和咨询服务（以下统称产品）的完整的采办过程，按世界银行（The World Bank）的定义，项目采购包括以下内容：
1．1 工程采购（Procurement Of Works）
工程项目采购即土建工程采购，它属于有形采购，是指通过招标或其他商定的方式选择合格的工程承包单位，承担项目工程施工任务。如修建高速公路、大型水电站的土建工程、污水处理工程等，并包括与之相关的服务，如人员培训、维修等。
1．2 货物采购（Procurement Of Goods）
货物采购属于有形采购，是指购买项目建设所需的投入物（如机械、设备、材料等）及与之相关的服务（如运输、保险、安装、培训、维修等）。
1．3 咨询服务采购（Procurement Of Consulting Services）
咨询服务采购不同于一般的货物采购或工程采购，它属于无形采购，主要指聘请咨询公司或咨询专家提供项目投资前期准备工作的咨询服务（如项目的可靠性论证）、工程设计和项目招标文件编制服务、项目管理或施工监理等执行性服务、技术援助和培训服务等。
1．4 项目采购的主要过程
各种类型的项目采购，如工程采购、货物采购、咨询服务项目采购或IT项目采购都有其共性。
在美国项目管理协会PMI的项目管理知识体系PMBOK2004版中，项目采购管理的主要过程包括：
（1）采购规划——确定采购何物及何时如何采购；
（2）发包规划——记录产品、服务或成果要求，并确定潜在卖方；
（3）询价——根据情况获取信息、报价、投标书、报盘或建议书；
（4）选择卖方——评定报价，选择潜在的卖方，并与卖方洽谈书面合同；
（5）合同管理——管理合同以及买卖双方之间的关系，审查并记录卖方当前的绩效或截止到目前的绩效，管理与合同相关的变更，以确定所需要的纠正措施，并在适当时管理与项目外部买方的合同关系；
（6）合同收尾——完成并结算合同，包括解决任何未解决的问题，并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作。
上述过程不仅彼此交互作用，而且还与其他知识领域的过程交互。根据项目需要，每个过程可能涉及一人或多人或集体所付出的努力。每个过程在每个项目中至少出现一次。
根据上述知识体系、结合我国的项目管理实践，我们认为项目采购管理一般性的主要过程应包括以下内容：
（1）、采购计划编制
采购计划是指项目中整个采购工作的总体安排。采购计划包括项目或分项采购任务的采购方式、时间安排、相互衔接以及组织管理协调安排等内容。
采购计划的编制依据是：范围说明书、产品说明书、市场状况、约束条件、其他计划。在采购计划的编制中，凡是可获得的其他计划都应该作为编制基础而给予充分考虑，通常必须考虑的其他计划有工作分解结构、初步成本和进度计划估算、质量管理计划、风险控制计划等。
采购计划编制的结果有二：
第一、采购管理计划。采购管理计划应说明如何管理从询价计划到合同收尾的整个采购过程。根据项目需要，采购计划可以是正式的或非正式的、非常详细的或概括的。它是总体项目计划的分项。
第二、工作说明书。工作说明书应该根据采购项目的性质、买方的需求及采购合同的形式足够详细地说明采购项目，以方便预期的卖方确定其是否具备提供该项目拟购产品的能力。工作说明书应尽可能地明确、完事和简练，它应包括对所附属服务的说明书，如所购产品对项目结束后的运作支持。在一些应用领域，对工作说明书有具体的内容、格式要求。
（2）询价计划编制
询价计划编制包括建立支持询价工作所需的文档和形成采购评价标准的整个过程。
询价计划编制的依据是：采购管理计划、工作说明书、其他计划编制的结果。其他计划应该作为采购计划编制的一个环节而再次被审查，需要特别注意的是询价计划的编制应该与项目进度计划保持高度一致，这是项目实现进度、成本控制的基本保障。
询价计划编制的结果有二：
第一、采购文档。采购文档用于向可能的卖主索要建议书。根据项目采购主要考虑的评价指标情况，采购文档会有不同的名称，如采购主要考虑价格因素时，采购文档被称为“投标”或“报价”；当采购主要考虑非价格因素如技术、技能或方法时，采购文档通常采用“建议书”这一术语；此外采购文档常用的名称包括投标邀请、邀请提交建议书、邀请报价、谈判邀请和承包商初步答复等。有时采购文档这些术语会相互交换使用，应注意不要对使用某一术语可能带来的暗示意义作无保证的推测。
采购文档应方便可能的卖方作出准备、全面的答复为目的进行构架设计。它们通常包括有关的工作说明书、对于期望的答复形式的说明书和所有必要的合同条款。
第二、评价标准。评价标准用于对建议书进行排序或评分。如果项目采购可以迅速地从多个可接受的来源中获得，则评价标准可能仅限于采购成本；否则就必须确定其他的采购评价标准并形成相应的文档。除采购成本标准外，常用的其他采购评价标准有卖方的信誉、技术能力、管理方法、财务能力等。
（3）询价
询价是从预期的卖方获取有关项目需求如何被满足的意见反馈（建议书或投标书）。本过程绝大部分实际工作由可能的卖主承担，一般说来，这时候项目没有成本。
询价通过召集投标者会议或广告的形式进行。询价的依据是：采购文档、合格的卖方清单。
询价的结果是取得建议书（或投标书）。建议书（或投标书）是卖方按照有关采购文档的要求准备的说明，是提供项目所需产品的能力和意愿的说明文档。
（4）供方选择
供方选择包括接受建议书（或投标书）及选择供货商的评价标准。在供方选择决策过程中，除了采购成本以外，还可能需要评价许多其他因素，如可接受卖方按时交货的能力的评价；分别评价建议书技术（方法）部分和商务（价格）部分，或投标书的技术标和方法标；对于关键产品，可能需要有多个供方等。
对主要采购项目，这个过程可以重复。根据初步建议书，列出合格卖主的短名单，然后根据更为详细和综合的建议书进行更为详细的评价。
供方选择通过合同谈判、量化定性指标的加权评价、编制采购成本估算等方法，以建议书（或投标书）、评价标准、组织政策为依据进行。
供方选择的结果就是与被选择的项目采购供货方签订采购合同。合同是一个约束双方的协议，使卖方有义务提供规定的产品，并使买方有义务付款。
虽然所有项目文档都经过一定形式的审查和批准，但合同的法律约束性常常意味着合同可能需要经过更广泛的批准过程。总之，审查和批准的重点是：应保证合同文本说明的是能够满足项目特定需求的产品和服务。
（5）合同管理
合同管理是确保卖方履行合同要求的过程。对于具有多个产品和服务承包商的大型项目，合同管理的一个关键方面是管理各个承包商之间的组织界面。合同关系的法律属性要求项目队伍应清醒、强烈地意识到在管理合同中所采取行为的法律含义。
合同管理包括在合同关系中应用适当的项目管理过程，并把这些过程的结果集成到项目的整体管理中。当涉及多个承包商和多种产品时，这种集成和协调经常在多个层次上发生。合同管理也有财务管理的成分。付款条款应在合同中定义，并建立卖方执行进度和费用支付的联系。
合同管理通过合同变更控制、项目绩效报告、成本支付控制等方法，依据合同、卖方工作结果、合同变更申请及卖方发票等材料进行。
合同管理的结果有二：
第一、来往函件。合同经常需要买方、卖方通过某些书面的文档进行沟通，例如对不满意绩效、合同变更或澄清的警告。
第二、合同变更。通过适当的方式对变更（批准的或未批准的）进行反馈，并及时地更新项目计划和其他有关文档。
（6）合同收尾
合同收尾类似于管理收尾，它涉及产品核实（所有的工作是否正确、满意地完成）和管理收尾（更新记录以反映最终结果，并为将来使用而对这些信息归档）。合同条款可以对合同收尾规定具体的程序。
合同收尾依据的资料就是合同文档，其内容包括（但不限于）合同本身及其附带的所有支持性进度计划、申请和批准的合同变更、任何卖方编制的技术文档、卖方绩效报告、发票和支付记录等财务文档，还包括与合同有关的检查结果。
合同收尾的结果有二：
第一、合同归档。合同执行完毕应对项目采购作出一套完整的最终的记录并归档管理。
第二、正式验收和收尾。正式验收和收尾的要求，通常在合同中定义。
当项目从执行组织以外获得产品和服务（项目范围）时，对每项产品和服务都执行一次从询价计划编制到合同收尾的过程。必要时，项目管理班子可能会寻求合同和采购专家的支持，并且让这些专家作为项目队伍的一员，尽早参与某些过程。
当项目不从组织以外获得产品和服务时，则不必执行从询价计划到合同收尾的过程。
1．5 项目采购的方式和程序
世界银行根据对采购的基本要求，逐步发展形成了采购工程、货物和服务的各种方式，并在《采购指南》中作了具体规定，这些采购方式和程序还在不断审查修订、改进，以适应世界银行精选市场的变化。招标程序是为了使项目执行单位能够经济有效地采购到所需的土建、货物和服务，并保证世界银行成员国的供货商和承包商有一个公平参与投标竞争的机会，使世界银行的采购政策和原则得以贯彻执行。通常的采购方式可分为招标采购方式和非招标采购方式两大类，前者包括国际竞争性招标、有限国际招标和国内竞争性招标；后者包括国际或国内询价采购（通常称之为 “货比三家”）、直接采购（又称为直接签订合同）和自营工程。
（1）国际竞争性招标及程序
世界银行于1951年将国际竞争性招标作为一种极好的采购方式加以推广。自那时以来，绝大部分世界银行贷款项目的采购都采用了这种方式。据世界银行统计，国际竞争性招标采购的金额通常占货款总金额的80%左右，在某些行业比重保持在90%左右，另在中国以往的世行贷款项目中，国际竞争性招标采购的金额占贷款项目采购总金额的70%以上，其他采购方式不到30%。
国际竞争性招标International Competitive Bidding，简称ICB，有一套完整的程序，世界银行贷款项目竞争性招标的程序在《采购指南》中均有原则性的规定和要求。
国际竞争性招标的基本程序一般为：
第一、刊登采购总公告（GPN）和具体的项目采购招标通告（SPN）：采购总公告应包括贷款国家、借款者及贷款金额及其用途、采购范围、货物或工程大体内容，发行资格预审文件或招标文件的时间，负责招标的单位名称、地址等。
第二、资格预审：凡是大型复杂的土建工程、大型成套复杂设备或专门的服务，或交钥匙合同、设计与施工合同、管理承包合同等，在正式组织招标之前要进行资格审查，对投标人是否有资格和足够的能力承担这项工程或制造设备预先进行审查，以便缩小投标人范围，使不合格的厂家避免因准备投标而花费大量的开支，也使项目单位减轻评标的负担，同时有助于确定享受国内优惠的合格性。
第三、编制招标文件：招标文件编制质量的优劣直接影响到采购的效果和进度，尽早准备招标文件是解决采购拖延的一个关键措施，各个项目单位要充分利用已出版的各种招标文件范文，以加快招标文件的编制与审批速度，从而完成整个招标过程。
第四、刊登具体招标通知：在发行资格预审文件或招标文件之前，要至少在一份国内广泛发行的报纸或官方杂志或招投标专业网站上刊登资格预审或招标通告作为具体采购通告。
第五、发售招标文件：如果单独进行过资格预审，那么招标文件的发售可按通过资格审查的厂商名单发送。如果没有单独进行过资格预审，招标文件可发售给对招标通告作出反应，并有兴趣参加投标的合格国家的厂商。
第六、投标：是由招标人和投标人经过要约、承诺、择优选定、最终形成协议和合同关系的、平等主体之间的一种交易方式，是“法人”之间达成有偿、具有约束力的法律行为。
第七、开标：是在招标管理机构监督下由招标单位主持，在规定的时间、规定的地点公开进行，并邀请所有投标单位的法定代表人或者其代理人和评标委员会全体成员参加。
第八、评标：根据招标文件中确定的标准和方法，对每个投标人的标书进行评价比较，以选出最低评标价的投标商。
第九、授标：根据评标的结果，将合同授予中标的投标商并发出中标通知书的过程。授标时不得要求中标单位承担招标文件中没有规定的义务，也不应该把修改投标中的某些内容作为授标的条件，标后压价是绝对不允许的。
第十、签订合同：签订合同可采用两种方式：一是在发出中标通知书的同时将合同文本寄给中标单位，要求其在规定的时间内（一般是28天）签字退回；二是中标单位收到中标通知后，在规定的时间内（一般是28天）派人前往招标单位签订合同。
合同签字和提交履约保证金后，合同就正式生效，然后进入合同实施阶段。
（2）有限国际招标方式及程序
有限国际招标（Limited International Bidding，简称LIB）方式实际上是一种不公开刊登广告，而直接邀请有关厂商投标的国际竞争性招标。按照世界银行的规定，有限国际招标方式适用于下述情况：
第一、采购金额较小。
第二、承包商数量有限。
第三、有其他特殊原因，证明不能完全按照国际竞争性招标方式进行采购，比如紧急的援建项目等。
有限国际招标方式不必刊登广告，因此，必须先确定拟邀请参加投标的厂商名单。为了保证价格具有竞争性，邀请投标的厂商应当更广泛一些，至少要有3家厂商，授标应在至少评比3家的基础上作出决定。
除了不刊登广告、不实行国内优惠外，有限国际招标的程序与国际竞争性招标的程序是相同的，在此不再详述。
（3）国内竞争性招标方式及程序
国内竞争性招标（National Competitive Bidding，简称NCB），顾名思义，是通过在国内刊登广告，并根据国内招标程序进行的项目采购招标。
这种方式与国际竞争性招标方式的不同之处表现在：广告只限于刊登在国内报纸或公办的杂志上，广告语言可以用本国语言，不像国际竞争性招标那样要求刊登采购总公告；国内竞争的招标文件可用本国语言编写。
从刊登广告或发售招标文件（以后到者为准）到投标截止期的投标文件编制时间为至少30天，土建工程项目至少45天。投标文件可以用本国语言编写，投标银行保函可由本国银行出具，投标报价和支付一般使用本国货币，评标的价格基础可为货物使用的现场价格（包括从国内工厂到货物使用现场的运输和保险费）。它不适用国内优惠、履约银行保函可由国内银行出具、仲裁在本国进行。尽管有上述不同，总的原则仍然是要考虑公开竞争、经济和效率这些重要因素，并且如果外国厂商有兴趣，应允许他们按照国内投标程序参加投标。

国内竞争性招标方式适用于下列情况：
第一、合同金额小。
第二、土建工程地点分散，而且施工时间可能要拖得很长。
第三、劳力密集型的土建工程。
第四、在国内能够采购到的货物或工程，其价格低于国际市场的价格。
第五、如果采用国际竞争性招标的方式所带来的行政或财务上的负担，明显地超过ICB所具有的优越性时。
（4）其他采购方式
在世界银行贷款项目采购中，除招标采购方式外，其他非招标采购方式通常有：
第一、国际和国内询价采购
国际询价采购（International Shopping，简称IS）和国内询价采购（National Shopping，简称NS）也称之为“货比三家”，是在比较几家国内外厂家（通常至少3家）报价的基础上进行的采购。这种方式适用于采购现货或价值较小的标准规格设备以及小型、简单的土建工程。询价采购不需正式的招标文件，只需向有关的运货厂家发出询价单，让其报价，然后在各家报价的基础上进行比较，最后确定供货方并签订合同。
在世界银行贷款项目协定中，通常对国际或国内采购的范围、总金额及单项货物或服务的金额等，都作了明确的规定，在具体实施国际或国内询价采购过程中，应按照贷款协定中写明的限额和有关规定执行，并将“贷比三家”的情况及其合同报世界银行审核批准。
第二、直接采购或称直接签订合同
不通过竞争的直接签订合同（Direct Contracting，简称DC）的方式，适用于需要增加已经世界银行核准的采购合同产品而延续合同；考虑与已购设备配套而向原来的供货厂家增购货物；所需设备具有专营性，只能从同一家厂商购买；负责工艺设计的承包人要求从指定的一家厂商购买关键的部件，以保证达到设计性能或质量条件及其他特殊情况（为抵御自然灾害，或由于需要早日交货）情况下的项目采购。此外，在采用了竞争性招标方式而未能确定承包人或供货商的特殊情况下，也可以采用直接签订合同方式来洽谈合同，但是要经世界银行同意。
第三、自营工程
自营工程（Force Account）是土建工程的一种采购方式。它是指借款人或项目业主不通过招标或其他采购方式而直接使用自己国内、省（区）内的施工队伍来承建的土建工程。自营工程适用于工程量的多少事先无法确定；工程的规模小而分散，或所处地点比较偏远，使承包商要承担过高的动员调遣费用；没有一个承包商感兴趣的工程；工程不可避免地要出现中断，风险较大的工程。
土建项目中，哪些子项目适用于自营工程，在世界银行贷款项目协定中均有明确规定。在执行中要严格按照协定的要求，确定采购方式，不可自行从事；如果项目单位要想扩大自营工程的比例，必须在项目谈判之前或谈判之中向世界银行提出，以便达成谅解；不可在项目执行中自行改变采购方式，否则，世界银行会视为违反贷款协定而取消贷款。
1．6 有关国际组织对国际项目采购的规定
随着世界经济一体化和国际贸易自由化的进程，国际采购规模越来越大。在国际采购中最典型、最有影响的是联合国贸易法委员会制定的“关于货物、工程和服务采购示范法”、世界贸易组织的“政府采购协议”和世界银行颁布的“国际复兴开发银行贷款和国际开发协会贷款指南”，它们已经成为国际项目采购的标准和规范。
1．6．1、联合国贸易法委员会“关于货物、工程和服务采购示范法”
国际贸易法律委员会是联合国大会的一个政府间机构，成立于1967年（我国于1983年加入该委员会），目的是促进协调和统一国际贸易立法、消除因贸易法的差别而产生的不必要的国际贸易障碍，其主要职能是制定法律文件，以促进国际贸易的发展。国际贸易法委员会所制定的法律文件，很多已经过一定的程序成为国际公约，如《联合国国际货物销售合同公约》、《海上货物运输公约》（汉堡规则）等，为参加这些公约的成员国所遵守；还有很多法律文件成为“示范法”，如《贸易法委员会国际商业仲裁示范法》、《贸易法委员会国际贷记划拨示范法》等。“示范法”并不是真正意义的法，不具有任何的法律效力，对各国的行为不具有约束力。制定这些示范法的目的是希望各国在进行国内立法时能够予以参照，以尽可能地减少因各国的立法差异而产生的不必要的贸易障碍，并援助那些试图改革其国内有关贸易立法的国家。《国际贸易法委员会关于货物、工程和服务采购示范法》（以下简称《示范法》），1994年在联合国贸易法委员会第27届年会上通过。
制定《示范法》的目的，一是促进采购尽量节省开销和提高效率和效益；二是促进和鼓励不论任何国籍的供应商和承包商参与采购过程，从而促进国际贸易；三是给予所有供应商和承包商以公平和平等的待遇，使采购的程序具有透明度，提高公众对采购过程的信任。
《示范法》适用于所有采购，即以任何方式获取工程、货物或服务。《示范法》规定项目工程和货物采购使用招标方法而服务采购中应当重视对服务提供者的资格和专门知识进行评估的过程。《示范法》规定的招标环节为招标、投标、评标、定标。
1．6．2、世界贸易组织的“政府采购协议”
政府采购制度的国际化或国际政府采购制度的形成是伴随着国际贸易一体化的进程而来的，然而却落后于这一进程。1946年起草“关税与贸易总协定”时，由于政府采购的市场份额和规模较小，故被排除在总协定约束范围之外。随着政府采购市场份额和对国际贸易影响的不断增大，世界贸易组织（WTO）制定了“政府采购协议”，作为WTO多边贸易体系的一个重要协议，它建立了一个从国际到国内政府采购的法律框架，协议的基础是非歧视原则，以及最惠国待遇和国民待遇。各成员国在进行采购时，要平等对待该协议成员国方的投诉者。为了落实非歧视原则，协议特别强调采购程序的透明。
第一个规范政府采购的多边框架协议——“政府采购协议”于1979年4月12日在日内瓦签订，1981年1月1日生效。经过几次修改、磋商，到目前为止，共有美国、欧盟、挪威、加拿大、瑞士等14个国家加入了该协议，并于1994年签订了新的“政府采购协议”（本节以下简称《协议》）。
《协议》主要对采购方法、招标程序、发展中国家的特殊待遇与差别待遇、质疑和争端解决方面作了详细的规定。其目的是通过建立一个有效的关于政府采购的法律、规则、程序和措施方面的权利与义务的多边框架，实现世界贸易的扩大和更大程度的自由化，改善协调世界贸易运行的环境；通过政府采购中竞争的扩大，加强透明度和客观性，促进政府采购程序的经济性和效率。
《协议》的适用范围广泛。从采购主体来看，《协议》适用于一国政府部门、机构或它们的代理机构。各国在加入该《协议》时应提供一份采购实体清单，只有被列入清单的实体才受《协议》约束。从采购对象来看，《协议》适用于所有采购，但排除了基本建设工程的特许合同的采购，如BOT基础建设合同。从契约形式上看，《协议》适用于任何契约形式的采购，包括购买、租赁、租买、以及产品加服务的采购。
《协议》所采用的采购方法有公开招标、选择性招标、有限招标和谈判招标四种，其招标程序为发出采购邀请、制定招标文件、供应商资格审查、投标、接标、开标和授予合同。《协议》规定签署国应保证向来自另一国的产品、服务和供应商提供国民待遇和非差别待遇，但对发展中国家，可以提供特殊与差别待遇。
1．6．3、世界银行的《采购指南》
《采购指南》全称为《国际复兴开发银行贷款和国际开发协会信贷采购指南》，由世界银行制定，于1964年首次出版。此后世界银行又对其进行了不断的修改和补充，使其得到日臻完善。
世界银行是联合国的一个专门发展机构，宗旨是为发展中国家提供中长期资金支持和技术援助，项目采购贷款是其重要的贷款形式，主要用于对借款国经济具有战略性影响的农业与农村发展、基础设施建设、教育、卫生、环境保护等领域，其目的是运用采购方面的经济政策，促进发展中国家成员国经济的发展。《采购指南》是世界银行为向其成员国提供项目贷款制定的统一规则，它使项目贷款能够规范化运作，并对贷款的使用进行监督和管理。我国长期得到世界银行的贷款援助，对项目贷款的使用也就必须严格按照《采购指南》的规定去做。
《采购指南》适用于全部或部分由世界银行贷款资助的项目采购，但不包括咨询服务的内容，同时还规定只有会员国才能参加由世界银行提供全部或部分贷款的项目采购的投标，会员国以外的其他国家的投标者无资格参加招标。
《采购指南》规定贷款项目的工程和货物采购应采用国际竞争性招标方式进行，并要求贷款国在缺少必要的机构、资源和经验从事采购时聘请专门从事国际采购的公司进行代理。《采购指南》还规定在征得银行同意后，贷款国可在国际竞争性招标中给予本国制造的货物以优惠。

2 工程项目采购
工程项目采购可分为招标准备、招标、决标成交三个阶段，下面将对其详细介绍：
2．1 工程项目采购的准备阶段
如前所述，工程项目的采购一般采用国际/国内竞争性招标方法。根据我国《建设工程招标投标暂行规定》，项目单位在开展工程项目采购，即实施项目土建工程招标之前，必须要具备一定的条件，因此工程项目采购准备阶段的主要内容有二：一是向主管部门申请招标并获得批准、二是准备招标文件，即编制标底并报主管部门审核批准。工程项目的采购必须具备以下条件：
工程建设项目或计划已经批准，并已列入年度投资计划；工程项目设计文件已经批准；建设资金已经落实；招标文件已经编写完成并经有关部门批准；施工准备工作业已就绪。
按规定“初步设计和概算文件已经批准”是编写招标文件、开展施工招标的起码条件，但我国许多的项目实践表明，只要时间允许，招标时应尽可能采用施工图和费用预算，才最有利于项目业主单位编写招标文件和准备标底。施工准备工作包括征地拆迁、移民安置、环保措施、临时道路、公用设施、通信设备等现场条件的准备已经就绪，当地的施工许可证已经取得。
2．2 工程项目采购招标
工程项目采购招标阶段的主要内容有发布招标通告或招标邀请函，对投标单位进行资格预审，发售招标文件，组织现场勘察，工程交底、答疑，接受投标单位报送的投标书。
在这一阶段，投标单位资格预审是一项重要的工作。投标单位资格预审的目的一是了解投标人的财务状况、技术力量以及类似本工程的施工经验，为业主选择优秀的承包商打下良好的基础；二是事先淘汰不合格的投标人，以减少评标阶段的工作时间和评标费用；三是为不合格的投标人节约购买招标文件、现场考察和投标的费用。资格预审的程序如下：
2．2．1、编制资格预审文件。由业主组织有关专业人员或委托招标代理机构编制资格预审文件。资格预审文件的主要内容有工程项目简介、对投标人的要求、各种附表等。
2．2．2、刊登资格预审通告。资格预审通告应当通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布，邀请有意参加工程投标的承包商申请投标资格预审。
2．2．3、出售资格预审文件。在指定的时间、地点出售资格预审文件。资格预审文件售价以收取工本费为宜。
2．2．4、资格预审文件答疑。投标人应将对资格预审文件的疑问以书面形式（如信函、传真、电报等）提交招标人；招标人应以书面形式回答，并同时通知所有购买资格预审文件的投标人。
2．2．5、报送资格预审文件。投标人应在规定的截止日期之前报送资格预审文件，在报送截止时间之后，不接受任何迟到的资格预审文件。已报送的资格预审文件在规定的截止时间之后不得作任何修改。
2．2．6、澄清资格预审文件。招标人在接受投标人报送的资格预审文件以后，可以找投标人澄清报送的资格预审文件中的各种疑点，投标人应按实情回答，但不允许投标人修改报送的资格预审文件的内容。
2．2．7、评审资格预审文件。组成资格预审评审委员会，对资格预审文件进行评审，并就评审结果要写出书面报告，上报招标管理部门审查。
2．2．8、向投标人通知评审结果。在资格预审文件规定的期限内，招标人以书面形式向所有参加资格评审者通知评审结果，并在规定的日期、地点向通过资格预审的投标人发出投标邀请书、出售招标文件。
对于一些开工期要求比较早、工程不复杂的工程项目，为了争取早日开工，有时不预先进行资格预审，而进行资格后审。资格后审的内容与资格预审的内容大致相同，主要包括投标人的组织机构、财务状况、人员与设备情况、施工经验等方面。
2．3 工程项目采购决标成交阶段
工程项目采购决标成交阶段的主要内容有：开标、评标、决标、授标。
开标应当在招标文件规定提交投标文件截止时间的同一时间公开进行。开标应由招标单位的法人代表或其指定的代理人主持，在招标文件的规定日期、时间、地点，邀请项目业主、投标人、监理机构、执法监督部门等有关人员参加。标书应当众开箱，经公证人检查并确认标书密封完好、合格后，由工作人员一一开封，宣读其中的要点，并作好登记。
评标应由业主组织的评标委员会在开标后独立进行。评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的2/3。评标工作应按照严肃认真、公平公正、科学合理、客观全面、竞争优选、严格保密的原则进行，保证所有投标人的合法权益。评标的程序与内容如下：
（1）行政性评审
行政性评审主要对投标人的合格性、投标文件的有效性、投标文件的完整性、报价计算的正确性、投标书的实质性响应等方面进行评审。对投标文件的行政性评审目的是从众多的投标文件中筛选出符合最低要求标准的合格投标文件，淘汰那些基本不合格的投标，以免浪费时间和精力去进行技术评审和商务评审。
（2）技术评审
技术评审主要对投标人技术资料的完备性、施工方案的可行性、施工进度计划的可靠性、施工质量保证、分包商的技术能力和施工经验、对项目技术要求的意见、项目建议方案的技术性等进行评审。技术评审的目的是确认备选的中标人完成本工程的能力，以及他们的施工方案的可靠性。
（3）商务评审
商务评审主要对投标人报价的正确和合理性、财务问题、价格调整问题、投标保证金问题以及建议方案进行商务评审。商务评审的目的是从成本、财务和经济分析等方面评审投标报价的正确性、合理性、经济效益和风险等，估量授标给不同投标人产生不同的后果。
（4）澄清投标书文件的问题
对评审工作中遇到的问题，约见投标人予以澄清。
综合评价与比较
综合评价与比较是在以上工作的基础上，对筛选出来的若干个具有实质性响应的投票文件进行综合评价与比较，最后选定中标人。中标人的投票应符合下列备件之一：能最大限度地满足招标文件中规定的综合评价标准；能满足招标文件各项要求，并且以评审的投标价格最低，但投标价格低于成本者除外。
决标即最后决定中标人。通常由招标机构和业主共同商讨决定中标人。
授标是指向中标人发出中标通知书，接受其投标书，并将由项目业主与其签订工程承包合同。投标人中标后即成此项工程的承包商，按照国际惯例，承包商应立即向业主提交履约保证，用履约保证换回投标保证金。
在向中标人授标并商签合同后，对未能中标的其他投标人，也应发出一份未能中标的通知书，不必说明未中标的原因，但应注明退还投标人保证金的方法。
3 货物采购
货物采购（Procurement of Goods）是指业主或称购货方（buyer）为获得货物（一般指设备或材料）通过招标的形式选择合格的供货商（supplier）或称供货方，它包含了货物的获得及其获取方式和过程。一般来说，货物采购的业务范围包括：确认所要采购货物的性能和数量；供求商的调查分析，合同谈判与签订、合同执行过程中的监督、控制；合同支付及纠纷处理等。有关合同管理方面的知识将在本章第5节介绍，本节仅介绍以下知识：
3．1货物采购计划的编制
货物的采购计划编制需要考虑的事项包括从项目组织外部采购哪些产品和服务能够最好地满足项目需求，即是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少及何时采购。为此要做好采购工作的前期准备，进行广泛的市场调查和市场分析，掌握有关采购内容的最新国内国际行情，了解采购物品的来源、价格、支付方式、国际贸易惯例、货物和设备的性能参数以及可靠性等，并提出切实可行的采购清单和计划。
3．2 货物采购方式的选择
选择适合的货物采购方法可以节省投资、加快采购速度。本章第1节介绍的项目采购方法货物采购都适用，但货物采购方式主要还是以国际竞争性招标方式进行，以体现经济性、有效性和公平竞争的原则。
3．3 货物采购招标文件
招标文件在经过规定的审批程序之后就成为了招标采购的法律文件和唯一依据，其中明确规定了买卖双方的权利、义务、合同价格等。招标文件是投标和评标的依据，是构成合同的重要组成部分，构成了合同的基本框架。
货物采购招标文件一般包含7个方面的内容：投标邀请书、投标者须知、招标资料表、通用合同条件、专用合同条件、货物需求一览表、技术规格和格式样本等。
3．4 包装、运输、保险
在货物采购中，对货物的包装有明确规定。首先，卖方应提供货物运至最终目的地所需的包装，以防货物在运输或转运中损坏或变质，而且这类包装还必须能承受恶劣气候、海水及野蛮装卸的影响；其次，在包装的重量和尺寸方面也有相应的要求。再次，包装箱内必须置入要求的文件，如装箱单、操作维修说明书等；最后，包装箱的外部必须标明收货人、合同号、发货标记、收货人编号、目的港、货物名称、货物重量、货物体积（以长×宽×高厘米表示）和箱号，以及重心、起吊点等。
关于货物运输费，在到岸价合同中，货物从出厂至目的港的运输及其费用都由卖方负责；而在出厂价合同中货物出厂后的运输则是卖方按照买方的要求安排但费用由买方承担，即国内贸易中常用的“代办托运”。
关于货物的保险，在到岸价合同中，保险合同以卖方的费用订立；出厂价合同中，则是由买方以自身的费用投保或自身的费用委托卖方投保。保险合同的受益人都是买方；保险的货币应是合同货币或买方接受的其他可自由兑换货币；保额应为发票金额的110%；投保险别至少为一切险。
3．5 履约保证金
履约保证金是卖方为顺利执行合同项下的义务提供的一种资金担保，目的是为避免或减轻由于卖方的违约而给买方造成的经济损失。卖方必须在收到买方的中标通知书后30天内向买方提交履约保证金，否则其投标保证金将被没收，并可能被取消中标资格。
履约保证金是由银行出具的，它可以以银行保函或不可撤销的信用证的形式出现，也可以以银行本票或保付汇票的形式出现。其金额应相当于合同额的10%。
按照商业惯例，卖方的责任是随着合同义务的不断履行而减轻。通常情况下，对于简单商品或无质量保证期的货物，卖方在履行交货义务经验收后即可将履约保证金退还给卖方。对于有保证责任的货物，保证期不足1年的，在交货和验收后将履约保证金的金额减至5%，保证期满后将履约保证金退还给卖方；对于保证期超过1年的，则在交货和验收后将履约保证金的金额减至5%，第1年保证期满后减至2%，保证期满后将履约保证金退还给卖方。
如果卖方在执行合同过程中有违约行为并给买方造成经济损失时，买方有权没收其履约保证金，且无须得到卖方的同意。
4、咨询服务采购
咨询服务工作贯穿于项目的整个周期中，如对项目的可行性进行咨询；对项目的总体设计进行评审；就项目中的某一技术方案或技术指标或工艺流程进行咨询；就项目的某一单项工程的设计方案进行咨询或设计；编制招标文件；帮助项目单位培训人员等。
咨询服务采购与工程项目采购一般都采用竞争性采购方法，但从采购程序和合同法律的角度分析，选聘和招标有一系列的不同之处：
4．1 选聘和招标差别
4．1．1、业主在邀请之初提出的任务范围不是已确定的合同条件，只是合同谈判的一项内容，咨询公司可以而且往往会对其提出改进建议。而工程项目采购时提出的采购内容则是正式的合同条件，投标者无权更改，只能在必要时按规定予以澄清。
4．1．2、业主可开列短名单，并且只向短名单上的咨询公司直接发邀请。而工程项目采购则大多要求通过公开广告直接招标。
4．1．3、选聘应当以技术方面的评审为主，选择最佳的咨询公司不应以价格最低为主要标准。工程项目采购一般则是以技术达到标准为前提，必须将合同授予评标价最低的投标者。
4．1．4、咨询公司可以对业主的任务大纲提出修改意见。而工程项目采购的投标书，必须以招标书规定的采购内容和技术要求为标准，达不到标