公司财务管理规定、费用报销(参考).doc

费用报销手册（2014年10月版）

第一章 费用报销具体项目的规定 3
一、办公费 3
二、运费 3
三、油费 3
四、交通费 3
五、购物 4
六、车辆费用 4
第二章、 差旅费报销的规定 4
一、出差手续办理流程 4
二、出差管理实施细则…………………………………………………………………………...4
（一）总则…………………………………………………………………………………………4
(二)乘坐交通工具标准…………………………………………………………………………..5
(三)差旅费备用金借支标准……………………………………………………………………..5
(四)差旅费报销明细…………………………………………………...………………………...5
三、差旅费报销说明……………………………………………………………………………….7
（一）票据收取及报销填写规定…………………………………………………………………8
(二)其他………………………………………………………………….……………………….8
四、出差申请表…………………………………………………………………………………….8
五、差旅费报销明细表…………………………………………………………………………….9
第三章、 交通费、电话费、水电费的报销规定…………………………………………………..9
一、市内公交车费和寄车费……………………………………………………………………….9
二、电话费…………………………………………………………………………………………9
三、水电费………………………………………………………………………………………….10
四、水电费、电话费报销的具体执行办法……………………………………………………….10
第四章、 审批流程及权限…………………………………………………………………………..10
一、审批流程及权限……………………………………………………………………………….10
三、时间要求及具体规定…………………………………………………………………………10
第五章、 报销附件的规定……………………………………………………………………………11
第六章、 冲抵发票的规定……………………………………………………………………………12
第七章、 其他…………………………………………………………………………………………12

第一章 费用报销具体项目的规定
一、办公费
(一)日常办公用品：根据工作需要由行政部购买适当的办公用品，报销时必须附有发票和购物清单，经办人在发票背面的左上角签字确认，如供应商没有提供购货清单，那么经办人必须填写购物明细，购物明细的必须要素：品名、数量、单价、金额。报销需附有验收入库单，且经办人和验收人不能是同一人。
（二）打印费、复印费：由行政部门统一归集办理，按月结账，报销时应附注明打印复印内容、数量、单价的清单，报销人在发票背面的左上角签字确认。
二、运费
（一）快递费：发票、邮件详情单二者必须具备。
（二）货运费：送货费及运费应有表明货物件数和发运起止地点的发运单，如是收货的送货费只有发票没有发运单，经办人在发票背面的左上角备注收货件数、发运起止地点以及收费标准。经手人在发票（或发运单）背面的左上角签字确认。
三、油费
由行政部统一购买油卡，加油人员持油卡加油。车队报销油费时必须在油票附有标注车辆牌号、加油时的里程数，油票的日期和汽油的标号。业务人员外出办理公务、外地出差出发和回程时，由司机填写里程表记录，标注里程数。每月由行政部统计油费

四、交通费
乘座公交车或出租车，必须在粘贴单的右上角（或票据背面左上角）标注事件、时间、起止地点、金额。原则上部长以下级别不能乘坐出租车，因实际情况需要，由部门主管或分支机构负责人确认其真实性和合理性，备注发生费用的缘由。总监以下级别的出差人员在晚上9：00（含9：00）后出发或到达，早上7：00（含7：00）前出发或到达，可以乘坐出租车到达目的地，不需作特殊情况说明报批。
分支机构的公交车费执行定额包干。
五、购物
购置固定资产、低值易耗品、促销品、办公用品等，必须有经办人、验收人签字，非日常购物，在购买前应填报购物申请。固定资产和部份低值易耗品需在任我行作采购入库，报销时打印系统里的采购入库单作为附件。
六、车辆费用
1、 车辆维修应严格执行先报价再维修的原则，先将报价告知行政部，由其进行价格审核后方可维修，维修费用要求开具正规发票及维修明细
2、购置任何车辆备件和材料，都需填写《采购申请》报批，情况紧急时可先电话报价审批，事后补填《采购申请》，购买时要求开具正规发票和采购明细
3、车辆费用中油费、过路过桥费、停车费、洗车费在出差时同出差旅费一起报销，其他车辆费用的报销需按项目单独粘贴填写费用报销单，报销时须经行政部审批。

第二章、 差费报销的规定
一、出差手续办理流程

注：部门负责人以下级别远途出差，由部门负责人核准；部门负责人以上级别远途出差，由总经理核准。
普通人员出差不执行以上流程。
二、出差管理实施细则
（一）总则
1、 本公司员工出差旅费借支及报销均按本办法执行。
2、本公司员工出差分为：
　　 （1）当日出差：出差当日可以往返者。
　　 （2）远途出差：出差必须在外住宿者。
（二）乘坐交通工具标准
职 务
飞机/经济舱
火车/硬卧
轮船/三等舱
其它交通工具
总经理/副总
实报实销
其他人员

全额报销
全额报销
据实报销
注：1、若因特殊原因有超标费用产生，可报经总经理特批，并根据批示报销。
2、对自愿降低乘坐等级者，可按节约额的50%给予补助，对自己提高乘坐等级者，则按规定的等级标准报销。
3、对自愿提高乘坐交通工具等级，其实际产生的差费低于规定的报销标准的，按节约额的50%给予补助，超出部份自行承担，职能部门的出差补助20元/人/天的起算点为实际到达目的地之日；
注：自愿提高乘坐交通工具等级的报销标准：火车票硬卧中铺+购票手续费
4、总监级别乘坐飞机，无需报总经理特批。
5、其他交通工具不含出租车和人力车
6、白天乘坐火车时间在6小时以下，夜间4小时以下，只能乘坐硬座，不报销硬座标准之上费用。
7、乘坐火车一次事件超过8小时的，给予超出部分每小时2元的补助。
（三）差旅费备用金借支标准
职 务
食宿
交通费
公司派车
备 注
总经理/副总
根据实际需要支取

其他人员

120元/天/人
按往返地实际行程，参照交通工具乘坐标准借支。
100元/车/天

（四）差旅费报销明细
单位：***元/天/人
出差地 区
总经理/副总
其他人员（业务/业务经理/总监等）

下列费用实行包干制：当地市内交通费、住宿费，采用节约归已。往返交通费根据交通工具乘坐标准报销。
省外

一类地区：北京市、西藏 、深圳
二类地区：广东、天津、江苏、河北、浙江、福建、新疆、山东
三类地区：山西、吉林、辽宁、黑龙江、陕西、海南、湖北、河南、内蒙、云南、安徽、青海、甘肃、宁夏、贵州、广西、江西、湖南、安徽、四川、重庆
四类地区：
一类地 区

据实
报销
130
二类地 区
110
三类地 区
100
四类地 区
90

注：以上标准限单人出差,两人（限同性别）出差在单人标准之上增加20元/天，开车仅增加10元/天；三人（限同性别）出差在单人标准上增加70元；不同级别人员一同出差，执行标准从高。
注：
到达时间
补助标准
离开时间
补助标准
14：00前
20
14：00前
10
14：00后
10
14：00后
20
1、 在设有分支机构的城市,原则上只能住分支机构宿舍,如分支机构宿舍无法解决住宿问题，按正常出差标准报销；住分支机构宿舍,职能部门人员以实际到达或离开出差地的车票票面时间为准，按20元/人/天补助（该补助时间界定如下表），总监和区域财务行政主办人员不享受出差补助。

2、 二级业务员在设有分支机构的周边城市出差,原则上必须住分支机构宿舍,出差补助为20元/人/天；如分支机构宿舍无法解决住宿的，经过调查核实后可按正常出差标准报销；
3、 出差香港，全部执行80元人民币/人/天补助，出差时间由香港负责人签字证明。
4、 首次开发市场，业务人员因道路不熟等原因，省会级城市允许发生50元以内的出租车费报销，其他城市无；
5、 带车出差，必须将车辆停放在安全的地方，如因员工选择不当造成的安全问题,由当事人负全责。
6、 当日出差，职能部门人员按10元/天/人报误餐补助，市区业务人员不在此列.
7、 返程到达时间在14：00后，可报销当日出差补贴。（乌鲁木齐有时差，延至16：00后）
三、 差费报销说明
（一）票据收取及报销填写规定：
1、 出差旅费，应据实提出有效票据，如发现有虚报不实者，除将所领费用追回外，并视情节轻重，给予惩处；
2、 差旅过程中所产生的各项应予报销之费用，均应索取发票，并保证其真实性。若经发现为假发票者，不予报销；
3、 包干标准，必须提供全额发票，其中餐饮票不能超过报销金额的1/3；如实际发生费用时无法取得发票，同时以相同类型的发票充抵报销票据，充抵包干标准的发票同实际发生的发票分开粘贴，要求发票时间在出差期间。
4、 财务部在审核出差费用时，会严格以发生的票据地点和时间为依据核准报销金额，如报销人员无法提供具有证明性的票据，将视同没有出差处理。
5、 报销中的签字及单据填写必须使用签字笔或钢笔；
6、 差旅费票据按出差地点、时间、住宿费、车费、油费、通行费、停车费、补助、车辆维修费等分类归集粘贴和填写规定的《差旅费报销明细表》，单据较少时可以粘贴在一张粘贴单上，但必须附《差旅费报销明细表》；
7、个人或部门同时承担两个以上的职责或任务时，应将不同工作所产生的费用分开填写在不同的报销单上。
8、报销时必须将《出差工作日志》或《出差申请表》（职能部门）、《差旅费报销明细》等交分支机构负责人、部门负责人和财务审核结算；
9、差旅中所发生不合理的费用、不合法的票据及未完成审核程序的票据一律不予报销，完成审核程序的票据由财务部通知报销人前来领取。
（二）其它
1、 出差人员必须于出差结束返程后三日内完成"员工出差旅费报销单"报销出差旅费，如三日后，仍未报支者，财务部可将该员工预借的差费备用金在工资中先予扣回，等报支时，再行核冲。
2、员工出差据实报销出差旅费，其标准如表所示。除特殊情况，按要求于各所属主管或经总经理核准外，其余超额费用，一律剔除。
四、出差申请表
出 差 申 请 单
申请部门：

申请人：

申请时间

出差起止时间
（含全部往返路程）
出 差 行 程

出 差 任 务

需要联络的单位、人员

购 票
购票类型（飞机、火车、汽车）

到达地点

购票数量

预计金额
小写：￥ ；大写
备 用 金
金 额
小写：￥ ；大写
支付方式
现金（ ），请汇入指定银行卡：户名＿＿＿＿＿开户行＿＿＿＿＿＿＿卡号＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
流程：申请人→部门负责人→总经理→行政部→财务部费用会计→出纳→人力资源部
备注：由行政部负责购票和联络到达单位相关事项

五、差旅费报销明细表
差旅费报销明细
时间
出差起止地点
汽车费
火车费
飞机费
住宿费
途中补助
汽油费
过路费
停车费
其他
票据张数
出差人员
备注

合计

第三章、市内交通费、座机话费、水电费的报销规定
一、市内公交车费及寄车费
1、交车费及寄车费执行实报实销，必须有正规发票。
二、电话费
1、座机话费实行实报实销。
2、公司配给相关人员的额手机，每月定额65元，超出部分又公司财务处直接从工资中扣除。

三 水电费
1、各机构饮用水费执行实报实销，必须出具发票，特殊情况没有发票的，必须有收据，在用相印的发票冲抵。
2、车间生产用水费，必须有相关部门发票。
四 水电费、电话费定额报销的具体执行办法
1、 费用在发生后的当月即时报销
2、 费用发生时，均用备用金先行支付，定额报销完毕。
3、 如实提供费用发生的票据。

第四章、审批流程及权限
一、审批流程及权限
1. 现金采购相关的报销必须有相关采购经手人和采主管签字，与其他费用分开粘贴存放，采购费用报销必须包含采购明细单，入库单，发票。
2. 售后环节的费用报销，必须有出差费用明细表，出差工作日志，预借费用出差的必须填写出差申请单，出差报销的有售后主管人员审核签字。 费用粘贴时尽量分开粘贴，提供正规发票，如果找发票冲抵的，必须要相应的收据，如果没有收据随便拿发票的一律不报销。
3. 其他日常报销提供正规发票，特殊情况找发票冲抵的，必须要相应的收据。
二、时间要求及具体规定
（一）借款必须在支付的当月报销冲账，特殊情况可书面报告财务总监同意后延期报销，不予处罚；超期三个月仍未报销，也无书面报告说明，将处以不低于200元的罚款。
（二）工厂根据自己的报销量和备用金额度确定每月一次或两次上交报销票据。
特殊情况可以申请直接打款，但是报销时把已经打款的部分和未打款的分开存放。
（三）每月最后一次商家票据时间27号，最多只能跨一个月，超除一个月的票据，公司一律不予报销。
（四）财务部在收到报销票据的三个工作日内保证将符合报销规定的款项汇出。销售管理中心和行政部的审核必须在收到票据的当日完成。
（五）分支机构负责人和部门负责人（或主管）因出差等原因不能及时签批费用，可指定授权人签审，授权书原件寄财务部存档备查，无授权书的签字无效，未完成签批流程的费用财务部一律不予报销。
（六）因总经理出差等原因不能签批的申请和费用由财务负责人电话请示后支付，事后整理备案，待总经理回程后在备案记录表上签字确认。
第五章、报销附件的规定
报销附件的释义：指附在费用报销单或差费报销单后面的发票、收据、入库单、发运单、邮件详情单等证明报销单内容的原始凭据。
一、餐饮票的规定
在同一地方用餐，定额发票的印章必须是一致的。
二、交通费发票的规定
从一个地点到另一地点的车票必须是连号，如从公司到机场出租车费50元，车票两张是单价20元的，一张是单价10元的，那么20元的两张车票必须是连号的，且三张车票的出租车公司必须是一家。
三、正常报销费用的附件日期必须是实际发生日期。
四、发票上的客户名称或购货单位必须是“斯图华纳空调有限公司”
五、不同时间不同地点发生的费用发票等原始附件不能是连号的。
六、发票等原始附件必须加盖财务专用章或公章。
七、票面金额大于实报金额必须在票据正面的右上角标注实报金额。
八、冲账的费用报销和报现的费用报销必须分开粘贴，分开报销。（冲账的费用指先借款，后报账，报账时退回剩余借款或补支少借款或正好两抵的情况）。
九、替代发票和被替代的原始票据分开粘贴，在原始票据粘贴单的正面右上角标注被替代的原始凭据明细和对应的替代发票明细或另附说明。
十、替代发票和原始正规发票分开粘贴，分开填写报销单。如发生购买办公用品，一次是有发票50元，一次是没有发票只有收据30元，用一张金额为45元的日用品发票替代。因此报销单得填两张，一张报销单填写的是办公用品50元，附发票；另一张报销单填写的是日用品30元，附一张粘有日用品发票的粘贴单和一张粘有收据30元的粘贴单。
十一、费用报销单或差旅费报销单只填写报销的正规发票项目内容，不能在上面用钢笔或铅笔备注被替代的无发票内容等。
十二、经手人和验收人不能是同一人。
十三、票据粘贴时一定是票据的根部粘贴在粘贴单上，按梯型次序排列，防止
脱落。另外同种类型的票据，按金额排序粘贴。
第六章、冲抵发票的规定
在实际报销过程中，因没有取得发票而用其他发票代替，发票必须符合以下要求：
一、购物发票：购买内容可以是办公用品，但必须附清单。
二、服务业发票：内容可以是服务费、印刷费、制作费、绿化费、保洁费、住宿费、会议费。
三、国内火车票、汽车票、飞机票、轮船票、出租车票以及运输发票、停车
洗车、汽油费、维修费。
四、通讯费，定额发票或公司名称的通讯费发票，定额发票每人每月不能超过100元的标准。
第七章、其他
本手册自2010年 月 日开始执行，感谢全体员工对财务报销制度规范的支持。
《费用报销手册》的解释权归财务部。

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