材料设备采购管理制度.doc

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材料（设备）采购管理制度
第一章 总则
第一条
为做好建设项目材料设备的供应工作，确保工程质量和进度，减少流通环节费用，降低材料成本，加强对材料设备采购环节的控制，结合公司的实际情况，特制订本管理制度。
第二章 采购产品分类
第二条 战略性采购
指采购总金额大，使用频次较高，对建筑产品质量和成本影响大，较易采购，可分长合作和批量购进，适合与供应商形成长期、稳定、互信的合作关系，并可在特定产品和服务需求范围内对其采取有条件的非竞争性采购方式的材料或设备。随着与供应商的合作进展由优秀供应商发展为战略合作伙伴。如钢材、商混、涂料、电梯、卫生洁具、电线电缆、给排水管材等。
第三条 招标或邀标采购
采购单项金额或总金额大，竞争充分易采购，采购金额在50万元以上的工程材料、设备。
第四条 议标或直接委托
指可提供同质量工程服务和产品的供应商很少，无法形成有效竞争，包括行业垄断性项目、市场竞争不充分的行业或已有设备、材料、配件的重复购进，涉及金额较小的材料设备。如有线电视、电信宽带、健身器材等。
第五条 直接采购
总金额较小的急需物资，不便于进行招标或比质比价采购的物资（一般不超过5万元），或近期通过招标或议标采购过的、价格基本保持平衡的材料（设备），包括紧急采购、追加采购、现款采购。
第三章 采购计划管理
第六条 采购计划管理的目的
为了保证项目所需材料按期到场，采购主管根据合同预算部提供的《建设工程甲供材料(设备)预算总表》和工程项目部提供的《项目材料（设备）进场总计划》及档次定位说明制定材料采购计划，采购计划分为年度采购计划和月度采购计划。
第七条 计划管理职责
（一）项目施工合同签订后成本预算部提供《建设工程甲供材料(设备)预算总表》；
（二）项目开工后工程项目部提供《项目材料（设备）进场总计划》及档次定位说明。
（三）工程项目部每月28日前提供次月《项目材料月进场计划》（施工单位每月22日将材料进场计划报监理单位审核，25日前报甲方工程项目部）。
第八条 控制程序及方法
（一）制定计划
1、材料部经理每年年底按照工程项目部提供的每个项目的《项目材料（设备）总进场计划》要求，依据《材料采购周期表》制定《×××年主要材料（设备）采供计划》，初拟采购时间、采购形式；
2、每月根据工程项目部提供的《次月材料进场计划》和《×××年主要材料（设备）采供计划》制定《材料部月采购计划》，明确采购时间、采购方法、采购负责人，报公司主管领导批准；
3、因设计变更或其它原因发生的计划外急需采购的材料（设备），由工程项目部填写“急需物资申购单”，经工程部经理及主管工程副总审核，公司领导审批后由材料部经理按照紧急采购程序进行加急采购。
（二）计划的督促实施
1、通过周例会的形式检查督促月采购计划的实施。每周一开周例会，将月计划分解到本周并明确责任人；开会同时检查上周工作完成情况。
2、通过绩效考核办法对个人计划完成情况进行绩效打分，得分和个人的绩效工资挂钩，以督促部门计划的按时完成。
（三）计划的变更
1、变更原因：工程项目部施工计划变更；设计材料变更；
2、材料部经理接到以上变更后，对相应采购计划进行调整，调整后报公司领导审批，获批后实施。
附件：材料采购周期参考表
1、电气类采购周期
序号
材料名称
订货周期
供货周期
合计采购周期
1
电线电缆
招标20日
7-15日
27-35日
2
高低压柜
招标30日
40日
70日
3
配电箱
招标30日
40日
70日
4
桥架母线
20日
30日
50日
5
景观灯具
30日
20日
50日
2、设备类招标采购周期
序号
设备名称
采购周期
1
电梯
3个月
2
水泵水箱
2个月
3
大型设备
3个月
4
户外用品
1个月
5
其它设备
1个月
3、土建类材料采购周期及供货、安装周期。
序号
材料名称
订货周期
供货周期（天）
合计采购周期（天）
1
钢材
5
3-5
8-10
2
水泥
3
5
8
3
瓷砖
30
30
60
4
防火门
45
40
85
5
人防门
30
30
60
6
入户防盗门
40
40
80
7
运动设施
15
20
35
注：以上材料如采购金额加大则相应增加时间。

第四章 供应商选择与管理
第九条 目的
供应商是采购的必要资源，供应链是公司良好运行的重要资源，合格的供应商是材料供应的保障，为了保证采购最终选择的供应商是合格的，必须把好供应商选择关，做好供应商管理。
第十条 职责
（一）材料部采购人员负责寻找供应商，考察供应商；
（二）工程部相关专业工程师负责提供供应商评价的部分内容；
（三）材料部经理负责供应商信息库管理、供应商评价的动态管理。
第十一条 控制程序和方法
（一）供应商寻源
1、采购人员通过网络、他人推荐等渠道寻找供应商，并对供应商按照以下初选条件筛选并登记；
2、材料部经理接受来自各种渠道供应商的报名，并进行初审。
（二）供应商筛选
1、供应商筛选条件：以下条件是公司选择供应商的基本条件，符合以下条件，初审通过；
（1）《企业法人营业执照》在有效期内，执照年度审核已完成；组织机构代码证注册时间同《企业法人营业执照》在有效期内，年度审核已完成；
（2）《税务登记证》注册时间同《企业法人营业执照》在有效期内，年度审核已完成；
（3）《授权书》生产企业对销售企业的委托范围须明确；
（4）特种行业需有《特种行业生产许可证》，与生活饮用水有关的产品须有《中华人民共和国卫生部颁发的卫生许可批件》；
（5）工程业绩：在本地至少有2个以上类似公司项目的业绩，新产品除外；
（6）注册资本：注册资本大于所采购材料设备的数量的价款。
2、采购人员负责供应商的筛选，筛选后填写“供应商基本情况调查表”、“供应商报名登记表”。
（三）供应商考察
1、供应商考察程序
（1）确定供应商考察内容见后面条款，考察主要指标（详见附 表一《供应商考察报告》）；
（2）成立供应商考察小组（由材料部经理牵头工程部配合）实施考察；
（3）材料部经理填写《材料设备供应商考察记录表》；
（4）报公司领导批准后成为合格供应商。
2、供应商考察内容
（1）产品审核
◆初审：审核产品证书是否有效、真实；
○产品《检测报告》（CMA）
○《质量合格证》
○中国质量认证中心（CQC）
○《中国国家强制性产品认证证书》（CCC）
◆ 审核产品参数、性能、功能必须符合我公司需求材料设备的参数或技术要求；
◆索要样品，检验样品是否符合我公司要求，通过样品检验初审供应商产品质量是否符合我公司要求；
（2）公司审核
◆ 对初选中的公司资质文件真实性和有效性进行审核；
◆对公司实力和信誉进行调查：
○供应商本地办公地实地考察；
○审核银行资信证明；
○调查公司及产品荣誉、资质证书；
○调查公司规模行业排名；产品行业排名；
○公司年销售额、本地年销售量、销售额；
○公司背景、发展历程、管理水平、技术力量等；
○合作经历、业内口碑；
○有必要时需进行工厂实地考察。
（3）业绩实地考察
◆ 考察数量：至少考察2个以上与本公司项目类似工程实例。新产品可例外；
◆ 考察内容：检查产品外观、产品使用状况；调查供应商售后服务情况；调查供应商的实力和信誉。要提前制定考察内容表，见《供应商基本情况调查表》；
◆ 考察方法：供应商提供业绩表，标明地址、联系人、联系电话。可自行考察，通过其他业主或供应商同行；可明察可暗访，也可由供应商牵头材料部经理与工程部相关专业人员到其推荐的样板工程实地考察，通过几家供应商的样板工程对比进一步了解各供应商的实际情况；
◆ 考察时要及时记录使用人反映的情况，包括正面的和反面的内容。
3、战略合作伙伴考察内容：寻找战略合作伙伴，除考察以上内容外，还需详细考察以下内容：
（1）工艺过程层次审核。主要针对那些质量对生产工艺有很强依赖性的产品。必须深入到供应商的生产现场了解其工艺过程，确认其工艺水平、质量控制体系及相应的设备设施；
（2）质量保证体系层次审核。对供应商质量体系和过程，参照 9 ISO9000标准或其他质量体系标准而进行实地审核；
（3）公司层次的评审
◆供应商质量管理体系
◆经营管理水平
◆财务与成本控制
◆计划制造体系
◆设计能力
（4）对公司标准合同中材料款支付条件的认可。
◆材料款支付方式：预付款限额控制
◆材料款支付进度：首次验收后付款总额按进度控制
◆保修款：保修款一般不低于合同总价的5%
（四）供应商选择判断简便方法：对一些供应量不大，产品同质化程度较高的供应商还可采用以下简便方法选择:
1、直观判断：依靠长期采购工作的经验，从公司规模、办公环境、员工素质、合作伙伴等几个方面得出结论；
2、等位比较：利用同等规模的合作供应商作为参照物比较，或者根据合格供方库内的商家从几方面（注册资金、注册时间、主要业绩、用户反馈意见、销售量、销售金额）比较。
（五）选择合作供应商
1、投标单位的选择
（1）投标单位选择要求
◆公司规模相当、所供产品质量在同一个档次，价格基本在同一个水平
◆投标积极性高，中标欲望强烈。
（2）选择方法，如下表：

规格多
规格少
数量大
生产厂家或有实力的经销商
生产厂家
数量少
有实力服务好的经销商
灵活的小型经销商
大型设备
生产厂家或有实力的经销商
生产厂家

2、比质比价单位选择
（1）选择标准：根据设计技术定位的档次标准，质量标准选择同等档次的供应商，即质量、品牌、公司规模档次相当的单位；
（2） 选择方法见下表：

规格多
规格少
数量大
有实力服务好
生产厂家或有实力的经销商
数量少
经营灵活的
服务好的灵活的经销商

（六）供应商管理
1、进行供应商信息收集汇编：建立各类建材的供应商、生产商信息库。内容包括：公司名称，供应物资名称，规模，联系方式，业绩等；
2、建立合格供应商档案。即经过公司领导批准的合格供应商的详细档案。内容包括：公司名称，资质资料，营业执照，产品样本，主要业绩，客户反馈信息，考察记录等。档案还应收录《供应商合作情况记录》，该记录由采购员进行填写并涵盖以下内容：合同签订时间、首次供货情况、供货结束情况、供应商是否按照合同要求进行供货、供应商的优秀事件、供应商的不良表现、供应商评审结果。该《记录》从合同签订之日起开始起填写，在供货期结束后填写完毕；
3、供应商分级管理：
（1）分级：根据管理需要，将供应商分为四个等级：A级-优秀供应商、B级-合格供应商、C级-试用供应商、D级-不合格供应商。《合格供应商名单》是指A、B二个等级的供应商名单。
分级标准为：◆优秀供应商：在给本公司组织供货的同时能够积极响应我方的要求，对产品的售前、售中、售后都能够给予积极的配合，对临时出现的各种特殊问题能够及时的解决，保证及时供货，积极配合我方工作的。连续与公司合作且在连续两年在供应商评价中定为合格的单位。
◆合格供应商：通过考察，有供货实力，满足公司要求，经公司领导批准的合格供应商。集中评审得分为：60≤得分﹤80。
◆试用供应商为新录入供应商档案的供应商，还未对其作进一步的考察。
◆不合格供应商：多次发生质量问题，多次退货；延期供货，没有应急能力，有违约、单方面终止合同行为发生的。
（2）优秀供应商待遇：对于合作良好的供应商，即为优秀供应商，在以后的合作中重点考虑选择，招标时允许直接参加投标，并作为本公司长期合作伙伴；
（3）不良合作的处理：对于有不良合作记录，有违约行为，单方面终止合同的供应商，根据程度可能被评为不合格供应商，被取消合格供应商资格；
（4）供应商级别实行动态管理：每半年对该期内发生业务的合格供应商集中评审一次，根据其评价结果实施升降级处理，被降级的供应商，要发出警告通知。
4、合格供应商评审制度:
（1）评审频次：每年十二月份对供应商集中复评一次；
（2）评审对象：评审对象为合格供应商名单中的在合作供应商，评价阶段内未合作供应商不评审。未合作供应商每年对其资质情况进行了解、收集，资质齐全者继续列入合格供方库，否则取消其合格供应商资格；
（3）评审内容：产品质量、供货及时性、与现场的配合、售后服务等；
（4）评审依据：从工程管理部收集的信息、成本预算部采购主管掌握的信息；
（5）评审标准：见本文附件；
（6）评审方法：
◆整理评审名单：由信息管理员从合格供应商库中汇总本年度合作供应商，编制合作供应商评审名单，制作成《供应商年度评定结果汇总一览表》；
◆信息收集：评审前由材料部经理向工程部发放《材料设备供应商评价表》，收集工程部对供应商的评价信息；同时材料部经理根据实际情况填写《材料设备供应商评价表》。评审信息整理完成后进行统一评审；
◆评审形式：由材料部经理组织评审，参加人由材料部相关人员和工程部各专业负责人。
◆评审办法：材料部经理根据项目主管工程师和材料部相关人员评审意见进行综合审定。
◆评审结果：根据工程部和材料部相关意见，综合得出评审结果。
5、评审完成后以表单形式报公司领导审批，审批后形成新的《合格供应商名单》、《不合格供应商名单》。
6、新增供应商处理：新增供应商时，按照以上《供应商考察程序》进行评审，评审合格后进入合格供应商名单。
7、合格供方的动态管理：由于供方提供的材料设备和服务质量问题而造成不合格时，由材料部经理按合同规定的要求处理，必要时以函件方式传递给供方进行原因分析，并制定纠正措施限期整改。对纠正措施实施结果进行验证，对未能在限期内改进的，将会同工程部填写《材料设备供应商评价表》，建议取消其合格供应商资格，经领导审批后，做不合格供应商处理。
相关记录表： 1、材料设备供应商信息登记表 2、设备供应商考察记录表 3、材料设备供应商评价表 4、《合格供方名单》 5、《不合格供应商名单》
附件：优秀供应商评价标准
1、在验收及此后使用中未发现产品质量问题；
2、年发生不影响工程进度的推迟供货次数不超过两次；
3、 能及时响应甲方由于变更或其他原因引起的供货规格型号的变更，并圆满处理；能及时供应甲方的零星补货以及退货；
4、能给甲方在材料的选型或使用方面提出合理化的建议；
5、能理解并同意甲方资金短缺时的付款合理延迟行为。

第五章 议标及直接采购管理

第十二条 目的
对除招标采购外的其它采购方法进行规范，保证采购活动的公正性，控制采购产品质量和成本。
第十三条 适用范围
不适合用招标形式采购的其他采购活动的管理，如议标采购、直接采购（紧急零星采购、追加采购、现款采购）。
第十四条 控制要求及方法
（一）议标采购
1、定义：就是向选定的若干个供应商发出报价要求，然后根据各个供应商的密封报价而选定供应商；
2、适用范围：金额达不到招标金额标准的产品；
3、实施程序：
（1）从合格供方库中筛选三家以上供应商，由采购主管组织，相关技术、项目主管共同参与，编写报价文件要求，经部门经理审批；
（2）向经过审批合格的供应商发出报价文件要求；
（3）报价单位送达的报价文件应涵盖询价所涉及的所有内容，密封后加盖单位公章，在规定的时间内送达材料部主管进行验收，过期不收；
（4）材料部经理组织工程部、预算部共同召开会议，当众开启报价文件，共同评审、统一综合意见后形成评标报告。
（二）直接采购（包括紧急采购、追加采购、现款采购）
1、紧急采购
（1）定义：因要满足紧急进场要求，按照应急快速程序进行的采购；
（2）适用范围：因设计变更、工程进度提前或其他原因导致按照正常的招标或比质比价采购程序不能满足材料进场时间要求的，且单台金额在5万以内总金额在20万元以内的采购任务；
（3）实施程序
①紧急采购申请审批程序：工程项目部填写“急需物资请购单”经工程部经理及主管工程副总审核，报公司领导审批后报材料部采购；
②紧急采购方式： 采用比质比价采购方式，询价单位可以是两家；如果之前采购过的产品，参考采购，写采购说明报公司主管领导批准后，直接采购；
第六章 材料到场验收管理
第十五条 目的
把好材料验收关，确保到场材料符合相关规范以及合同要求。
第十六条 适用范围
甲供材料、设备的到场验收。
第十七条 控制程序和方法
（一）参加人员：材料部负责组织验收，工程项目部、施工单位、监理公司、供应商参加。大宗材料、重要表面装饰材料和大型设备的验收，材料部经理必须参加并组织。
（二）验收的依据、标准、方法：采购合同、招标文件、投标文件中的技术要求及质量标准。
（三）验收程序：
1、供应商将材料（设备）及相关资料送至项目工地后，由材料部经理组织验收人员按照验收依据对货物进行验收，验收合格后，填写“甲供材料（设备）验收单”，经各方签署验收意见并盖章后各自留存备查。到场材料（设备）因资料不全无法验收时，可暂存工地现场由供应商负责看管，待供应商补齐资料后再组织验收；
2、货物经验收不合格或与合同有差异时，验收人员应拒收货物，并立即通知供应商拒收的数量和原因，作退货处理，材料部经理要监督货物的退回过程，并根据《合同》进行后续事宜的办理；
3、供应商评价：供应商供货完毕后，材料部人员应对供应商在供货合同执行期间的服务、和供货情况进行评价，做好评价记录填写在《供应商合作情况记录》中，作为年中或年末供应商评价的依据。 第七章 材料款支付管理
第十八条 目的
规范材料款支付流程，保证按照合同约定，按时、正确付款。
第十九条 适用范围
材料部采购材料款的支付。
第二十条 控制要求和方法
（一）付款条件：
1、到场材料设备款支付条件：供货验收合格（填写完成“甲供材料（设备）验收单”）后，到材料部经理填写付款申请单。
（二）材料款具体支付要求：
1、每月 日前，材料部经理根据上月的材料（设备）到货情况及供货单位的欠款情况编制本月材料（设备）已发生款项支付计划；报主管副总审核，经总经理审批；
2、材料（设备）款支付计划获得批准后，材料部经理通知办理付款手续，并登入付款台账。
（三）质保金支付：根据合同条款，在质保期满后，由供应商提出材料（设备）质保金的付款申请，由物业公司、工程部对需要支付质保金的材料或设备是否存在问题签署意见，如无问题，根据支付程序及时办理。如属产品质量问题，要求供应商处理，处理合格后，再行办理相关手续；如在保修期间，发生由使用部门支付的维修费用，应当从质保金中扣除；
（四）预付款的支付：根据合同条款，在合同生效后，由材料部经理填写“付款申请单”，按照计划资金付款流程经公司总经理审批后支付；
第八章 甲控材料的认质认价管理
第二十一条 目的
控制乙方供应材料的质量和价格。
第二十二条 适用范围
由乙方供应，甲方控制管理的材料。
第二十三条 控制要求和方法
（一）认质认价的范围
《施工合同书》中明确的甲控材料及设备
（二）认质认价的程序
1、所有需要认质认价的材料（设备）由施工单位按设计要求提出清单，注明名称、规格型号、品牌、产地、单位、数量或附上材料样品，交现场监理审核后，由工程项目部和预算部进行审定；
2、材料部经理根据所掌握的市场信息价和信息库进行认价，填写《材料（设备）认质认价会签单》交预算部和工程部会签，副总经理、总经理审批后下发。《材料（设备）认质认价会签单》一式四份
由材料部、预算部、工程部、和施工单位分别保管；
3、材料部接到认质认价单后，非招标定价材料应在10个工作日
内完成认质认价。
（三）认质认价材料的验收 认质、认价材料到场后，由工程项目部（建设单位）组织监理单位进行材料的规格、品牌、质量及生产厂家确认，核对无误后，在《材料（设备）认质认价会签单》质量确认栏内签章认可。如未经建设单位和监理单位签章认可，本认质认
价单不能作为预算部最终核算的依据。
第九章 采购信息管理
第二十四条 目的
为了规范公司工程物资信息的分类收集、整理办法，保证材料价格信息共享，为采购工作提供依据和支持。
第二十五条 适用范围
1、价格信息 2、供应商信息
第二十六条 控制要求和方法
（一）采购价格信息分类
1、采购材料的价格，包括；
（1）采购中标价；
（2）招标未中标价；
（3）比质比价未中标价。
2、认质认价的材料价格；
（二）供应商信息分类
1、报名的供应商名单：《供应商报名花名册》；
2、初审合格的供应商名单：《材料（设备）不同档次供应商库》
包含所有合格供应商和初审合格而为进行考察合格的供应商；
3、《合格供应商名单》：包括
（1）A级：优秀供应商名单；
（2）B级：合格供应商名单；
（3）C级：试用供应商名单（包含未合作过的合格供 应商）；
（4）D级：《不合格供应商名单》；
（5）E级：《供应商黑名单》。
（三）信息的采集和管理
1、材料内业负责采购信息整理，按照以上分类建立《价格信息库》和《供应商信息库》保管信息；
2、材料员应及时收集各种材料价格，特别是对市场上的新信息要及时收集；每季度更新一次；
（四）信息库的建立及主要要素
1、材料内业负责按照以上信息分类建立信息库，信息库分为电子版和手工台帐两类。内容应包含供应商的资质资料文件和合作情况记录，手工台帐序号和电子板序号一致，便于查找；
2、价格信息应包含：材料名称、规格型号、采集时间、品牌等；
3、供应商信息应包含：供应商名称、地址、所有制形式、注册资金额、法人名称、联系人、联系电话、资质资料名称；
4、对各类供应商应建立供应商档案，档案中应包含：资质文件、考察报告、合作记录。对优秀供应商和进入黑名单的供应商在合作记录中应对合作情况有详细的记录。
（五）信息库的管理：
1、信息库由材料内业负责管理，并定期将新的信息分类存入信息库，并将信息库文件设为只读文件和共享文件；
2、任何人不得对信息库进行更改或删减；
3、信息库为本公司所有，任何人要对信息库信息保密，不得泄露给本公司以外任何人或任何单位。
（六）信息库的使用： 材料部经理要充分利用信息库信息作为比价、招标采购、认价的依据，保证采购价格相对较低，认价价格合理等；
第十章 采购公平廉洁管理规程
第二十七条 目的
为维护公司声誉，维护个人形象；为供应商在本公司销售活动中提供公平竞争环境；为市场负责，为供应商负责；为公司采购到真正物美价廉的物资。
第二十八条 管理规程和制度
（一）采购工作原则：公平、公正、公开、透明；
（二）采购活动管理：严格按照本手册规定的流程，进行招标、比质比价及其他采购活动；严格遵守集团和公司廉政管理制度；
（三）付款管理：严格按照本手册付款规程及时给供应商支付货款；严格按照已批准资金计划按供应商、按数额支付。严禁无故拖延付款，延迟付款须说明原因，月资金计划未支付完成须说明原因；
（四）认质认价管理：遵守规定的认质认价完成时限；确认价格有根有据、符合市场；
（五）采购员廉洁自律制度
1、严格执行上级及公司制定的廉政制度和规定，执行公司廉政责任目标书签订的各项内容。坚决抵制各种诱惑，不接受供应商的请吃饭，不收礼，不受贿；
2、材料员家属、亲戚不得参与对公司的采购活动；
3、严守公司各种采购竞争信息秘密。不得将供应商销售所报价格泄露给任何其他供应商；不得将投标单位名称等信息泄露给除主管领导外的任何人；
4、严禁设置有针对性的供应商筛选限制和招标限制；
5、不得与供应商合谋取得中标结果；不得操纵招标项目；
6、招标开标前期不得在工作地点之外、工作时间之外与供应商进行任何交往活动。
第二十九条 违反廉洁制度的处罚
材料员如有以上行为发生，情节轻微者，公司给予警告处理；情节严重者给予除名处理，并承担公司的经济损失；违法者公司将追究其法律责任。
第十一章 附则
第三十条
材料部负责本制度的起草、解释和修订，并监督各相关部门执行。
第三十一条
本制度自公司经理会议审批通过之日起执行。

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