文书、会计、经营档案管理制度.docx

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文书、会计、经营档案管理制度

1 总则
为了加强文书、会计、经营档案管理，充分发挥文书、会计、经营档案在公司生产经营工作中的作用，特制定本制度。
2 主题内容与适用范围
本制度说明了文书、会计、经营档案的形成，提出了归档要求，规定了归档和不归档范围，归档时间。
3 引用标准或政策规定
档发〔2002〕5号《企业档案管理规定》　
国家档案局　国务院国有资产监督管理委员会《国有企业文件材料归档法》
财会字〔1998〕32号文《会计档案管理办法》
国家档案局令　第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
4 归档原则
4.1 文书档案是公司各部门、各基层单位在各项工作活动中形成的具有保
存价值的文件材料，这些文件材料在办理完毕后由各部门(基层)兼职档案员在档案部门指导下，进行立卷，交公司档案室集中统一管理，任何部门
或个人不得擅自保存。
4.2 会计档案是会计工作中通过会计核算所产生的会计专业资料，它是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。由财务部整理，移交档案部门集中保管。
4.3 经营档案是反映公司生产经营活动的各项经济指标，包括企业销售、计划、统计、物资供应、用户信息、技术管理等工作中形成的档案。
4.4 凡归档的文件材料应齐全完整，并保持它们之间的有机联系。
4.5 各类临时工作机构撤销时，其工作期间所形成的文件资料应向公司档案室移交。
5 归档要求
5.l 归档文件采用年度、问题分类法。
5.2 需立卷归档的文件材料，其具体要求是：区分年代，分类清楚；保管期限，划分准确；组卷正确，保持联系；卷内文件，排列条理；去除铁钉，编写张号；登记目录，装订结实；案卷标题，简明确切；填写封面，清晰整洁。
其质量标准是：
5.2.l 要把反映公司内部活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收发文件、各种会议纪要、会议文件、重要会议资料、领导人讲话稿、各种统计表、照片、录像、录音带等，都应收集齐全。
5.2.2 区分年代，分类清楚。文件应按年代分别立卷，不同年代的文件，
不应混淆，对计划、预算、决算、总结、报告、统计报表，应放在内容针
对的年代；请示与批复，应以批复年代为准；法规性文件应放在批复和公
布的一年；长远规划，应放在文件内容针对的头一年；跨年度的会议，应放在会议开始的年代；其它文件，应以文件成文的年代为准。
5.2.3 保管期限，划分准确。要根据国家档案局对《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》的规定逐件审查鉴定，根据档案的价值确定保管期限。分别将永久、定期、具有保管价值的文件分别组成案卷。
5.2.4 组卷正确、保持联系。要按照文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，在区分文件保管期限基础上，以年度、问题分类、根据重要程度，文件多少合理组卷。对印本与定稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件应放在一起组卷，每个案卷的文件数量要适当，避免过厚或过薄。
5.2.5 卷内文件，排列条理。卷内每份文件应按其相互之间的联系，有条理的进行排列，对单一作者、单一问题的案卷，应按文件日期先后顺序排列；对单一作者、几个问题的案卷，应先排问题，后排时间；一个问题，几个作者的案卷，应先排作者，后排时间；印本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，转发件在前，原件在后；会议文件按重要程度顺序排列。
5.2.6 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编号；图
表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
5.2.7 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，
对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填写有关内容。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
5.2.8　声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
5.2.9 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
5.2.10　案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
5.2.11　卷内文件材料要去掉金属物（订书针、大头针、环型针等），对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。用复写纸、圆珠笔、铅笔书写的，要进行复制。
5.2.12　装订案卷要整齐、结实、美观，不得将文件放倒、放反、放斜，装订时不得订住字，也不能漏订，案卷采用三孔一线装订法，装订长度大约是案卷长度的二分之一，孔眼不宜太大，用线绳装订，勒紧，打结。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订或用不锈钢订书针装订。
5.2.13　文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文
书档案案卷格式》执行。其他门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执
行。
5.2.14 排列案卷，编制目录。对分类立卷后的案卷进行系统排列，根据分类方案，确定案卷。存放位置与前后顺序，编上宗卷号。
5.3 一个年度的案卷，应按永久、定期二种不同保管期限分开放置，案卷目录要填写清楚，一式二份，一份留存在档案部门使用，一份存放在档案柜中。
5.4 移交档案时，由兼职档案员编写移交清册一式二份，经双方核对后履行签字手续，各持一份。
6 归档范围
6.1 会计档案归档内容：会计账薄、凭证、报表、工资册。
6.2 经营档案归档内容：合同、协议书、统计报表、经济活动分析等。
6.3 文书档案归档内容
6.3.l 上级文件：上级党政领导机关针对本单位的重要指示、批复、批转、通知等指导性文件。
6.3.2 公司文件：公司董事会、监事会、股东会会议资料、公司及各部门在工作活动中形成的重要指示、批示、批复、批转、命令、决议、决定、通报、通知、工作计划、总结、财务预决算、各种会议记录、各种规定、规章制度和请示、报告等文件，会议文件，公司召开的各种重要会议和上级机关召开的重要会议文件及公司领导在各种重要会议上的讲话稿。
6.3.3 下属部门报送的重要综合性统计、情况汇报和专题报告。
6.3.4 同级单位的重要来往信函。
6.3.5 重要的人民来信。
7 不归档范围
7.1 本单位重复文件或复印多余的文件。
7.2 无查考使用价值的事务性临时性文件。
7.3 未经签发的文电草稿，一般性文件的历史修改稿(定稿除外)，文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
7.4 无特殊保存价值的信件，一般性表态询问，一般性问题提出，一般性建议或意见的人民来信。
7.5 单位内部互相抄送的文件材料。
7.6 为参考目的从各方面收集的文件材料。
7.7 参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
7.8 下属部门送来的不应抄报或又不需要备案的文件材料。
7.9 上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料。
7.10 外机关送来的征求意见的文件未定稿。
8 归档时间
8.l 文书档案由兼职档案员将每年度的文件材料整理、立卷后于第二年的6月30日前移交公司档案室。
8.2 每年度的财会档案由财务部于第三年的3月31日前移交公司档案室。
8.3 经营档案于第二年的6月30日前移交公司档案室，部分经营档案（合同、协议、投资项目、董事会会议资料等）在会议结束后半个月内整理移交公司档案室。
8.4 公司召开的各种会议(党政联席会、职代会、团代会)产生的文件在会议结束后整理移交档案室。
8.5 公司领导、各部门负责人参加上级召开的会议文件，在办理完毕后交兼职档案员立卷归档。
9 会计档案保管期限
会计档案的保管期限，按其特殊性、实用性分为永久保存和定期保存两大类。定期保存期限又分为三年、五年、十五年、永久四类。

会计档案保管期限表

序
号
档 案 名 称
保管
期限
备 注
一
会计凭证类

1
原始凭证
15年

其中：涉及外事和对私改造的会计凭证及工资卡
永久

2
记帐凭证
15年

3
汇总凭证
15年

二
会计帐薄类

4
总帐
15年
包括日记总帐
5
明细帐
15年

6
日记帐
15年
现金和银行存款日记帐保管25年
7
固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年
8
辅助帐薄
15年

9
涉及外事和对私改造的会计帐薄
永久

三
财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告
10
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
11
年度财务报告(决算)
永久
包括文字分析
四
其他类

12
会计移交清册
15年

13
会计档案保管清册
永久

14
会计档案销毁清册
永久

15
银行余额调节表
5年

16
银行对帐单
5年

10 文书档案保管期限
10.1 行政管理活动中形成的文件材料
10.1.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久 　
10.1.2 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 永久 　
10.1.3 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件资料 永久
10.1.4 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久
10.1.5 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、
资格证等的审批、管理文件材料 永久 　　　　　　
10.1.6 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年
10.1.7行政管理工作中形成的备案文件材料 10年 　　
行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
重要的 　　 永久
一般的 30年
11 经营档案保管期限 　 　
11.1计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
年度和年度以上的计划、总结、统计材料 　　 永久
年度以下的计划、总结、统计材料 　 10年
11.2 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 　　
11.3 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 　　
11.4 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久
11.5 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
11.6 人事工作制度、规定、办法等文件 30年 　　
11.7 人事任免文件 永久　　
11.8 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
11.8.1受县级（含）以上表彰、奖励的 永久 　　
11.8.2受县级以下表彰、奖励的 30年
11.9 对本单位有关人员的处分材料
11.9.1 受到警告（不含）以上处分的 永久 　　
11.9.2 受到警告处分的 30年 　　
11.10 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、
死亡、抚恤等文件材料 永久 　　　
11.11 人事考核、职称评审工作文件材料 永久 　　
11.12 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
11.13 职工名册 永久 　　
11.14 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
11.14.1工作报告、总结，换届选举结果 永久 　　　 11.14.2 重要专项活动的报告、总结等 永久 　　　 11.14.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久
11.14.4 情况反映、工作简报 10年 　　
11.15 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
重要的 　 永久
一般的 30年
11.16 保卫部门的安全检查、调查记录 10年 　　
11.17 本企业事务管理文件材料
11.17.1房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 　
11.17.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
重要的 　 永久 一般的 　 10年
11.17.3 接待工作的计划、方案
重要的 30年
一般的 　 10年
11.18 企业财务预算 30年
11.19 企业物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、
招标投标、购置等文件材料 ，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
11.20 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
重要的 永久
一般的 　 10年
11.21职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
11.22 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查
表、职工住房申请 30年 11.23 上级机关制发的文件材料
重要的 永久
一般的 10年
11.24下级机关报送的文件材料
重大问题的专题报告 30年
年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年