项目部文件资料管理制度.doc

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文件资料管理制度
1 公文处理办法
1.1总则
1.1.1为做好指挥部公文处理工作，促进公文处理规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据《国家机关公文处理办法》和中铁五局公文处理的有关规定，结合指挥部实际，制定本实施细则。
1.1.2公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是指挥部依法经营和进行公务活动的重要工具。
1.1.3公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
1.1.4公文处理应当贯彻党政分开、实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和企业有关保密规定，做到及时、准确、安全。
1.1.5综合部是公文处理的管理机构，主管指挥部或项目部的公文处理工作，统一负责本指挥部或项目部公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
1.1.6指挥部或项目部综合部应明确专(兼)职人员负责公文处理工作，专(兼)职人员应当相对稳定。架子队应指定一名专（兼职）人员负责架子队公文处理工作。
1.2公文主要种类
指挥部以编正式文号确定的公文种类有9种，凡编有文号的正式公文，均应在以下9个文种范围内准确使用文种。
1.2.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
1.2.2通知：适用于批转下级单位公文，转发上级和不相隶属单位公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用干部。
1.2.3通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
1.2.4报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。
1.2.5请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
1.2.6批复：适用于答复下级单位的请示事项。
1.2.7函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。
意见。：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
会议。纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
1.3公文格式
公文一般由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
1.3.1发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
1.3.2秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限。
1.3.3紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”；
1.3.4发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。
1.3.5上行文应当在首页注明签发人姓名。其中，“请示”应当在文尾附注处注明能对该公文咨询做出答复的联系人的姓名和电话。
1.3.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
1.3.7主送机关指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
1.3.8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首面左上角注明主件的发文字号和附件顺序号，与主件一起发送。
1.3.9公文除“会议纪要”外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
1.3.10成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准。印发时间，以文件印制的日期为准。
1.3.11公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
1.3.11.1公文应当标注主题词，标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过5个词。
1.3.11.2抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
1.3.11.3公文用纸采用国际标准A4型纸(长297毫米、宽210毫米)，左侧装订。
1.4行文规则
1.4.1行文应确有必要，且少而精，注重效用。
1.4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
1.4.3用指挥部行政、党工委版头行文适用范围：
1.4.3.1《中铁五局成绵乐铁路工程指挥部文件》:主要用于向上级机关请示、报告工作；转发上级机关文件；部署指挥部的各项工作，采取各项行动措施；发布行政法规、规章；下达和调整生产计划；奖惩事项；其它需要以指挥部名义行文的事项。
1.4.3.2《中共中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会文件》主要用于发布、传达贯彻党的方针、政策；作出工作部署；转发上级机关文件；批转下级的报告、请示；通知事项；向上级报告、请示；其它需要以指挥部党工委名义行文的事项。
1.4.3.3《中国铁路工会中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会文件》、《共青团中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会文件》仅限于指挥部工会工委、共青团工委，用于其职责管理权限之内的事项，并分别由指挥部工会、共青团主管领导签发同意方可行文。
1.4.3.4与兄弟单位及地方联系、商洽工作，用《中共中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会》、《中铁五局成绵乐铁路工程指挥部》、《中国铁路工会中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会》、《共青团中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会》版头。版头线下右端标注编号。标题应概括正文内容，不能仅以文种简写。
1.4.3.5要大力精简文件。可发可不发的文件坚决不发，除法规性文件外，一般不得转发。转发应结合实际提出贯彻意见。
1.4.3.6各项目部、架子队要控制行文，注重实效，同时注意参照指挥部行文具体格式统一规范行文。
1.4.3.7指挥部对指挥部各部门一般不行文，工作需要时可以抄送。指挥部机关各部门之间，有事当面商洽解决。
1.4.3.8指挥部向项目部的重要行文，应当同时抄送项目部的上级公司。
1.4.3.9各项目部及其架子队一般不得越级向局、建设、监理、设计单位行文。因特殊情况必须越级行文时，应当首先将事由向指挥部报告，经指挥部同意后行文，并抄送指挥部。
1.4.3.10“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不要直接送给领导者个人。
1.4.3.11 “报告”中不得夹带请示事项。
1.4.3.12领导讲话以《情况通报》形式下发，不另行文。
1.5发文办理
发文办理一般包括拟稿、会签、核稿、签发、校对、编号、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。
1.5.1拟稿
拟稿应当做到：
1.5.1.1符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
1.5.1.2开门见山，情况确实，观点明确，条理清楚，结构严谨，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
1.5.1.3人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年月日，年份应当写全。
1.5.1.4结构层次序数正确。第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
1.5.1.5必须使用国家法定计量单位。
1.5.1.6用词用字准确、规范。难懂的专用术语、行话、方言，应当尽量避免使用，必须使用时应当加注释。文内使用简称，除已通用的简称外，一般应当先用全称，并注明简称。
1.5.1.7公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
公文稿拟出后由主办部门负责人认真审核、修改。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定，行文目的是否表述明白，处理意见是否切实可行，与其他有关文件有无矛盾、重复、脱节，涉及其他部门的问题是否已协商一致。
1.5.2会签
主办部门核阅签字后，送相关部门会签。会签的要点：一是文搞中提出的措施是否可行，数据是否合理；二是文稿中对本部门的要求或需要本部门开展的工作是否可行；三是文稿中涉及本部门的政策规定表述是否正确。在会签过程中，如果修改的幅度较小，应直接在文稿中修改；如果修改的幅度较大，应与主办部门协商，建议重新起草。
1.5.3核稿
会签完毕，主办部门应提交综合部或指定人员（架子队）核稿，。未经审稿，各部门或主办人员不得擅自送主管领导签发。核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，发送范围是否适当，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法的有关规定。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应当退拟稿人抄清楚。审核时对内容的重要改动，应当与主办部门协商，或提出意见，退拟稿人修改。对涉及有关部门且主办部门经协商又不能取得一致意见的公文，核稿人应当积极组织协调。经协调仍不能取得一致意见的，应当提出处理意见报指挥部领导。
1.5.4签发
综合部审核签字后送领导签发。一般公文由分管领导签发；上行文，重要的或者涉及面广的，由指挥长签发；管理体系文件按程序文规定签发；有的公文经授权可由被授权人签发。紧急公文签发而相关签发人不在而无法签字的，由综合部核稿人电话请示同意并注明后行文，相关签发人回单位后补签。重要公文应电传签发人签发。经领导人签发的文稿,不得擅自改动；如必须改动,应当报经签发人同意。
1.5.5校对
签发后打出的清样由拟稿人一校，由综合部二校，最后由主办部门三校。核对均应签字负责。
1.5.6缮印
缮印的文件，必须符合规定格式，字迹清楚，整洁美观，份数准确。缮印人员如对文稿有疑问，应当与经办单位联系，不得随意处理。
1.5.7用印
用印前，应注意检查原稿是否经过综合部审核和指挥部领导签发，公文格式是否符合要求，公文组成是否完备。对于不符合要求的公文，不予盖章。
1.5.8登记和分发
分发时，要对文件进行检查，防止差错。以网络办公系统发送的文件资料，应在发文登记簿上注明发送的单位、内容、时间，并给予确认。
重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况，并向分管领导反馈，综合部要做好督办。
1.6收文办理
收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、传递、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
1.6.1签收和登记
公文由综合部或者指定的人员统一拆封、登记。没有经过综合部签收的公文，应当到综合部补办登记手续。收取电子文件也应由专人管理，统一编号并及时处理。
1.6.2拟办和批办
需要办理的公文，由综合部长提出拟办意见后，再送领导人批示，转有关部门办理，紧急公文，应当提出办理时限；需送领导人批示时，应当同时将主要内容告知主办部门。涉及几个部门的问题，分办时应当确定一个主办单位。分辨不清主办单位的，应当与有关部门协商或者请示领导确定。
审批公文，对有有办理事项的，批办人应当明确签署意见、姓名和审批时间。
1.6.3承办
收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应当退回并说明理由。
1.6.4催办和查办
送领导批示或者交有关部门办理的公文，综合部要负责催办、查办，紧急公文要跟踪催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。重要的限时的文件，承办单位如确定需要延长办理时间，应当告知综合部，必要时要向来文单位说明原因。
凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。经办人员协商不能取得一致意见时，部门领导应当亲自出面；如仍有分歧，主办部门要将各方意见报送主管领导研究决定。
1.7公文归档
1.7.1公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局发布的DK/T22-2000《归档文件整理规则》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。立卷工作由公文主办部门负责。公文处理完毕后，承办人员应当将定稿和有关材料及时归档。立卷工作应当在平时不断进行，避免突击。
1.7.2公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映指挥部的主要工作情况，便于保管和利用。
1.7.3联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
1.8公文管理
1.8.1公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
1.8.2公文被撤销，视作自被撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
1.8.3没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，到指定场所，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
1.8.4机构撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后，按有关规定移交上级档案部门。工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
1.9附则
1.9.1质量体系文件的处理，执行中铁五局《文件和资料控制程序》文件。
1.9.2文件格式按《国家行政机关公文格式》(国家质量技术监督局1999－12－27批准发布)执行。
2 常用公文格式
为统一规范中铁五局成绵乐铁路工程指挥部公文处理工作，促进公文格式规范化、标准化，提高公文质量，特明确指挥部常用公文格式。
2.1公文用纸
采用A4型，其成品幅面尺寸为：210mm×297 mm
天头：37+1mm，地脚：35+1mm
订口：28+1mm，翻口：26+1mm
版心尺寸为：156mm×225 mm(不含页码)。
2.2公文排版
正文用3号仿宋字，通常每面排22行，每行排28个字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(平行文)。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm(上行文)。
2.3发文字号
发文字号位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加‘第’字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线(上行文除外)。如：中铁五局成绵乐综〔2009〕1号。
2.4成文日期
成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”,如“二○○九年八月十日”。单一发文只有一个印章时，成文日期右空4字；两个单位联合行文且两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字(即居中排布)；3个以上(不含3个)单位联合行文且有3个以上印章时，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
2.5主题词
主题词按规定应标注在公文末页下部、抄送范围上方。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字或宋体字；词目之间空1字，不用标点。如：主题词：行政机关 公文 办法
2.6抄送机关
公文如有抄送，在主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋字标识‘抄送’，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
2.7印发机关和印发日期
印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

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