合同部合同原件存档管理办法.doc

中国核工业二三建设有限公司咸宁筹备处
合同部合同原件存档管理办法

为规范合同部合同文本原件的管理工作，进一步提高合同管理水平，特制定本管理办法。
一、本办法所指的合同原件指由合同部归口管理的各类合同的原件及其相关文件资料。
Ø 合同部归口管理的合同包括:临建/基建合同、商业保险合同、咸宁核电项目主合同、主合同项下分包合同、软件合同、专业化施工协议、大件运输/吊装合同、各类专业承包合同等。
Ø 相关文件资料包括：合同新增协议、附件，合同变更产生的有必要与主合同文本一起存档的文件等。
二、合同原件管理原则
1、合同部指定专人负责整理、保管上述所有合同文件原件，以确保合同档案的完整、完全和使用的严格性。此专门人员不得为试用期或临时借调人员。
2、合同部为合同文本原件的保管配备专门的文件柜。文件柜钥匙除指定的专门管理人员配备一套外，其余均有合同部经理管理。
3、合同原件指定管理人员接收合同文本进行存档前应进行相应的核实工作。如核实是否有缺页、漏页等。
4、合同原件指定管理人员应建立合同原件存档管理台账。每次接收存档合同后应及时在台账中进行录入。台账形式参见附件一。
5、合同原件指定管理人员至少每年对存档的合同原件进行一次核查。核查合同实际存档情况与台账是否一致，存档台账和合同签订台账是否一致等。
6、合同部提供的合同原件存档条件必须防火、防潮以确保合同文档的安全。
7、合同部存档的合同文本原件最短保存期为该合同执行完毕后 年。
8、本规定涉及的存档合同的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，否则视情节的严重性予以处罚。
三、合同原件的合理使用
1、按本办法规定存档的合同文本，一经存档，除合同部内部因工作开展的需要进行合理使用外，不对其他部门提供合同原件复印、扫描、借阅等使用。
2、合同部以外其他部门对本办法中涉及的合同的使用仅限于不含商业价格信息的电子版（财务部除外）。
3、合同部工作人员向外提供电子版合同文本时必须获得合同部经理的同意方可进行。另提供合同文本时，对价格等商业信息应先进行遮盖等处理后，方可提供。
4、合同部工作人员使用本办法规定的合同原件时仅限于合同部办公室内，不得私自带出。若因私自带出或其他不当使用行为造成合同信息泄露的，将视情节的严重性予以处罚。
5、合同原件专职管理人员取用合同文件时，不得长时间将文件柜柜门敞开，使合同原件文件的保密性受到威胁。
6、除合同部经理、合同原件指定管理人员及经合同部经理批准人员外，其他合同部工作人员保存的电子版合同文本不得包含价格信息。
7、确因工作需要(如重大工程索赔等)，其他部门需查阅合同文本原件时，需经合同部经理、合同部主管经理同意后方可进行。
四、其他
本管理办法自2011年 月 日开始实施。

合同部
2011.04.11

附件一：合同存档记录表

序号
合同名称
合同编号
签订日期
甲方
乙方
合同总页数
备注