合同管理规范.doc

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1．0目的：为明确规定公司的合同管理程序，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。
3．0相关文件
3．1 《供应商管理规范》 GH-PU-WI-004
4．0名词解释
（无）
5．0职责
5．1 职责：
严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审批手续，加强供应商合同的管理。
6．0作业程序
6．1采购合同签订的原则：
6．1．1 签订合同的供应商必须具备法人资格。
6．1．2 采购合同必须合法。
6．1．3 签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则
6．1．4 签订合同必须坚持等价、有偿的原则
6．1．5 采购合同应当采用书面形式
6．1．6 采购合同应该双方合同公章方才有效
6．2 采购合同的内容：
6．2．1 合同的标的：设备、商品的品名
6．2．2 商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在价格表上，如此，采购合同上必须注明价格表为合同附件
6．2．3 使用电脑系统的超市一定要求供应商的商品带有条形码（部分生鲜食品除外）
6．2．4 商品的品种应具体，避免使用综合品名
6．2．5 商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等
6．2．6 商品的数量必须以超市实际销售的单位为最小单位
6．2．7 商品的质量和包装：合同上必须注明商品的包装方式，合同上应有具体的质量保证条款。
6．2．8 合同上有明确的包换、包修、包退的条款
6．2．9 商品的价格和结算方式：
A． 不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的商品进价
B． 合同上必须规定明确的商品结算方式和程序
6．2．10 交货期限、地点和送货方式：
A． 合同上必须明确注明交货的时间、地点
B． 有配送中心的超市可注明送货至配送中心
6．2．11 对于新供应商，一般先签署3个月的试销合同，如三个月内销售状况良好再续约
6．2．12 商品验收方法：合同上必须注明验收的标准，合同上必须注明验收的方法、期限和地点
6．2．13 违约责任：注明违约行为，通常以下三种行为为违约行为：
A． 不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品
B． 不按合同中规定的商品质量标准交货
C． 逾期发送商品
D． 注明违约责任
6．2．14 合同的变更和解除的条件
A． 合同中应规定在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同
B． 合同中应注明通过什么手续来变更或解除合同
6．3 采购合同的签订程序：
供应商提供的样品、
资料通过审核
供应商通过谈判，
符合我方各方面要求

采购主管填写采购
合同申请单

供应商填署空白超市采购合同，并与价格表一并盖章

采购员审核签名并将采购合同上交采购经理

采购经理审核并签名，
呈交采购总监审核

采购总监审核、签名

合同生效

6．4 采购合同的归档管理与跟进
6．4．1 采购合同的归档管理：
A． 按照商品种类分类归档
B． 采购合同复印件与供应商档案归档
C． 采购合同原件单独归档、统一管理

6．4．2采购合同的跟进：
A． 以采购合同的条款检查供应商的表现
B． 采购合同期限的预警
C．在采购合同期限前一个月对供应商的表现做综合评估以确定是否续约
D．可在电脑系统中设定合同期限预警 .

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