工程项目档案整理管理办法.doc

工程项目档案管理办法﹙试行﹚

第一章 总则
第一条 为了加强公司所承建工程的档案管理，进一步提高工程档案的管理水平，确保工程档案完整、准确、及时归档，充分发挥工程档案在经营管理、施工生产中的作用，更好的维护企业合法权益。根据建设部《建筑工程文件归档整理规范》（GB50328－2001）和工程局《工程项目档案管理办法》(暂行)等的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 工程项目档案：指在工程经营管理、工程施工管理及工程竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的反映工程全过程的纸质和电子文件的统称。
第三条 本办法适用于公司承建的和以工程局名义签约的工程项目。
第二章 管理部门与职责
第四条 经理办公室负责牵头组织对工程档案的管理工作，包括建立健全管理体系、制度建设、信息化建设、监督检查指导等。
第五条 科技部和项目管理部为工程项目档案的主相关部门，负责对工程档案的催收，并分别对公司所承建的和以工程局名义签约的工程项目档案进行验收归档，其他部门负责对本业务系统工程档案归档范围内资料的收集归档。
第六条　科技部负责定期对项目工程技术资料（包括技术管理、质量控制资料及安全和功能检验资料）进行检查指导，督促项目将交工资料及时归档。对存在的问题提出整改措施，限期整改，并及时验证整改效果。负责对交工资料（包括技术管理、质量控制资料及安全和功能检验资料）的核查；负责对工程施工技术及技术鉴定会的相关资料（如照片、光盘等）的收集归档；负责填写项目档案归档认可书。
第七条 项目管理部负责对工程施工许可证、开工报告、单位工程竣工质量验收记录、单位工程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工程安全和功能检验资料和单位（子单位）工程观感质量检查记录的核查；负责对工程进度照片、实体照片、工程质量事故的照片、光盘等的收集归档；负责对工程评优报奖文字资料、宣传照片、录像、光盘及国家、省（部）、市以上质量荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等的收集归档；负责督促项目将工程质量验收、竣工备案资料及时归档；负责在工程开工时发放“工程项目管理备案登记表”、“工程项目档案归档通知书”及“项目文件交接清单”；负责填写项目档案归档认可书。
第八条 市场营销部负责对工程招标文件、投标文件等相关资料收集归档。
第九条 成本管理部负责对工程中标通知书、工程总包合同、联营协议，工程（预）结算书等相关资料收集归档。
第十条 招标采购部负责对专业分包合同、劳务分包合同及物资和设备采购、租赁合同等相关资料收集归档。
第十一条 安全监督管理部负责对工程安全事故处理资料包括安全事故处理的照片、录像、光盘收集归档；负责对安全荣誉报奖宣传照片、录像、光盘及荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等的收集归档。
第十二条 党委工作部负责对重要领导视察工程及工程洽谈、签约、开竣工典礼的照片、录音、录像、光盘等相关资料的收集归档。
第十三条　 项目经理部在施工过程中配备能保证工程项目档案安全的设施设备，设专职工程资料员负责工程项目档案归档范围中资料的收集、保管和移交归档工作（如资料员发生变动，需与下任资料员或项目技术负责人做好交接工作），以保证工程项目施工全过程各种文件的完整、准确和真实有效。建立新开工工程项目备案制，对工程项目档案的形成与管理纳入《项目管理目标责任书》，应列入成本责任制，最终兑现指标中。项目经理是工程项目档案归档的第一责任人，建立档案管理岗位责任制，制定严格的考核、奖罚措施，完善责任落实和责任追究制度。
第三章　工程项目档案的归档范围及归档时间
第十四条 凡与工程建设项目有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存和查考价值的各种载体的文件，均应收集齐全进行汇总、整理、编目，并按当地档案管理要求进行分类组卷装订后移交公司档案室，归档的工程项目档案必须达到完整、准确、系统。
第十五条 工程项目档案归档的内容包括：工程经营文件、工程施工文件、工程声像荣誉实物等。具体归档范围按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）执行。
（一）工程经营文件
工程招投标文件、工程合同（协议）、中标通知书、工程（预）结算书等。
（二）工程施工文件
工程施工许可证、开工报告、施工方案、施工组织设计、技术交底、施工总结、技术总结，图纸会审记录、图纸变更单、安全环保措施、地基（桩基）施工检查记录、隐蔽工程检查记录、质量评定书、安全事故处理记录、工程质量检验记录、分项试验验收记录、设备合格证、材料质量合格证、竣工验收备案文件、竣工图，优质工程、科技成果、示范工程申报及总结资料等。
（三）工程声像荣誉实物档案
1．重要领导视察工程的照片、录音、录像、光盘；
2．工程洽谈、签约、开竣工典礼照片、录像光盘；
2．工程施工进度照片、实体照片和工程照片光盘；
3．工程质量事故、安全事故处理照片、录像、光盘；
4．工程施工技术、技术鉴定会照片、光盘；
5．工程评优报奖宣传照片、录像、光盘；
6．荣获国家、省（部）、市以上质量、安全等荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等；
第十六条 工程项目档案归档时间，工程经营档案在工程结算后三个月内移交公司档案室，工程施工档案和工程声像荣誉实物档案于工程竣工后三个月内移交公司档案室。
第四章 工程项目档案的收集
第十七条 工程项目档案的形成和积累产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应纳入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。
第十八条 项目档案的填写、收集、整理必须与工程同步，内容完整。项目、子项签章齐全，技术负责人随时检查其完整性、真实性和准确性。工程竣工验收应与项目档案验收同步，使项目档案管理工作始终贯穿于施工全过程。
第十九条 项目资料员应对项目档案进行分类收集、整理，建立项目文件清单。项目资料员在收到项目档案后，应检查其是否符合要求，对符合要求的项目档案及时分类登记到清单上，并分类保存；对收到和下发的项目文件应及时进行收发文登记。
第二十条 项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包工程项目档案的填写、收集，并按总包单位要求（规定）进行整理，总包单位应定期和不定期的检查和指导，凡是检查不合格的项目（或内容），应责令限期整改（达不到要求时，可拒付工程款）。分包单位应在分包工程验收后将施工资料交总包单位汇总。
第五章 工程项目档案的归档质量及要求
第二十一条 归档的工程档案至少编制三套原件（建设单位、施工单位、当地城建档案馆），内容必须符合国家有关工程技术规范、标准和规程及当地城建档案馆要求。
第二十二条 工程项目档案必须真实、准确、与工程实际相符。做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。需永久、长期保存的文件一律用碳素墨水书写，不应用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。录音、录像、光盘应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦涂型光盘。
第二十三条 工程项目（或单位工程）应用全称，或明确不易误解的简称。工程项目档案形成用纸一般规格为A4（297mmX210mm）幅面。竣工图应是新蓝图，不得为复印件。不同幅面的竣工图应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
第二十四条 工程项目所形成的全部项目档案在归档前应根据国家和地方有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系、分类科学、组卷合理、装订规范，便于保管和利用。项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷，不同载体的文件一般应分别组卷，具体组卷要求按照《建筑工程文件归档整理规范（GB50328—2001）的有关规定执行。（当地有要求的亦可按属地规范执行）
第二十五条 中标通知书、竣工验收证明书等常用于投标的文件至少要备份五套，以保证经营投标的再利用。
第六章 项目文件的验收与移交
第二十六条 工程竣工验收前，项目经理部书面报请当地城建档案馆对工程项目档案进行预验收。科技部、项目管理部负责检查工程项目档案的齐全完整，验收合格后出具“工程项目档案归档认可书”，由科技部及项目管理部共同负责向公司档案室办理移交，档案室依据“工程项目档案认可书”办理工程项目档案的接收手续。
第二十七条 验收工程项目档案的重点
（一）工程项目档案积累的是否完整、准确、系统，是否真实反映工程建设过程和工程竣工后的实际情况；
（二）分类组卷、装订是否符合（GB/T50328—2001）规范；
（三）竣工图编制是否符合专业技术要求，是否有竣工图章；
（四）各环节程序责任人的签章手续是否真实、齐全。
第二十八条 移交归档的工程档案必须是经过整理并装订成册的原件，装订方法采用三孔一线（孔距8cm）或胶装，竣工图可以不装订，卷内要有卷内目录及备考表。
第七章 附则
第二十九条 本办法由公司总经理办公室制订并负责解释。本办法自印发之日起施行。
附件：1、工程项目资料管理备案登记表
2、工程项目档案归档通知书
3、工程项目档案归档认可书
4、项目文件交接清单

附件1：
工程项目资料管理备案登记表
施工单位：
工程名称

工程地点

开工日期

竣工日期

工程造价

建筑面积

结构类型

层 数

设计单位

建设单位

监理单位

科技部
资料员

联系电话
电子信箱

项目管理部
资料员

联系电话
电子信箱

档案室

联系电话
电子信箱

项目经理

联系电话
电子信箱

项目技术
负责人

联系电话
电子信箱

工程
资料员

联系电话
电子信箱

备注

此表一式三份，由项目经理部资料员填好后报送至公司档案室备案。

附件2:
第 号
工程项目档案归档通知书 [存根]
：
由你单位施工的 工程，已列入公司档案室归档范围，请按照有关归档标准，将该工程的项目管理文件（原件）排列组卷后于工程竣工后三个月内，交公司科技部和项目部审核评定后移交档案室。

收件人：
年 月 日
—————————————————————————
第 号
工程项目档案归档通知书
：
由你单位施工的 工程，已列入公司档案室归档范围，请按照有关归档标准，将该工程的项目管理文件（原件）排列组卷后于工程竣工后三个月内，交公司科技部和项目部审核评定后移交档案室。

项目管理部
（盖章）
年 月 日
附件3
工程项目档案归档认可书

施工单位：
工程名称

开工日期

工程地点

竣工日期

归档

责任人

科技部

审核意见

签 字： 年 月 日（章）
项目管理部

审核意见

签 字： 年 月 日（章）
总经理办公室

审核意见

签 字： 年 月 日（章）

此表一式四份由总经理办公室填写，项目经理部、科技部、项目管理部备案。

附表4：
项目文件交接清单

项目名称：
卷 号
案 卷 名 称
件数
备注

移交人： 接收人： 年 月 日

本表要求纸质和电子版一式三份，由项目部资料员填写，主要移交部门（科技部、项目管理部）及档案室备案。

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