展会前期筹备与组织.ppt
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1、第四章第四章 前期筹备工作的组织与实施前期筹备工作的组织与实施第一节第一节 确定合作办展机构与邀请函确定合作办展机构与邀请函 第二节第二节 展览会标识设计展览会标识设计 第三节第三节 展出场馆的落实与展区划分展出场馆的落实与展区划分 第四节第四节 宣传推广计划宣传推广计划 第五节第五节 展览会配套活动策划展览会配套活动策划 第一节第一节 确定合作办展机构与邀请函确定合作办展机构与邀请函 从目前国内外会展业的发展状况来看,如果想把一个展览会做从目前国内外会展业的发展状况来看,如果想把一个展览会做成一个具有影响力的名牌展览会,仅仅依靠一个单位的力量是远成一个具有影响力的名牌展览会,仅仅依靠一个单位
2、的力量是远远不够的,必须依靠几个或者多个部门的大力支持与合作。其实,远不够的,必须依靠几个或者多个部门的大力支持与合作。其实,邀请和确定展览会举办机构的过程也是一个整合资源的过程。通邀请和确定展览会举办机构的过程也是一个整合资源的过程。通过各合作机构的通力合作与配合,使要举办的展览会的各项筹备过各合作机构的通力合作与配合,使要举办的展览会的各项筹备工作能够顺利进行,并能够达到预期的展出效果。工作能够顺利进行,并能够达到预期的展出效果。一、合作办展机构的确定原则一、合作办展机构的确定原则 大家知道,展览会的举办机构有主办单位、承办单位、协办大家知道,展览会的举办机构有主办单位、承办单位、协办单位
3、和支持单位之分,这些办展机构的多少要以该展览会项目发单位和支持单位之分,这些办展机构的多少要以该展览会项目发起单位的社会资源而定,协办和支持单位可以缺少,但主办和承起单位的社会资源而定,协办和支持单位可以缺少,但主办和承办单位不能没有。从单位性质来分,办展合作机构可以是政府机办单位不能没有。从单位性质来分,办展合作机构可以是政府机构、行业协会、新闻媒体、大型有影响力的企业集团等。总之不构、行业协会、新闻媒体、大型有影响力的企业集团等。总之不论合作办展机构的性质如何,一般来说,一个展览会合作机构的论合作办展机构的性质如何,一般来说,一个展览会合作机构的确定应遵循以下几项原则:确定应遵循以下几项原
4、则:1、坚持提高展览会影响力的原则、坚持提高展览会影响力的原则 2、坚持增强展览会权威性原则、坚持增强展览会权威性原则 3、坚持方便展览会宣传推广的原则、坚持方便展览会宣传推广的原则 4、坚持有利于展览会招商招展的原则、坚持有利于展览会招商招展的原则 5、坚持点面结合的原则、坚持点面结合的原则1、坚持提高影响力的原则、坚持提高影响力的原则 目前,在我们国内举办一个展览会,在条件允许的情况下,通目前,在我们国内举办一个展览会,在条件允许的情况下,通常会邀请国家或举办地政府主管部门来作为展览会的主办或支持常会邀请国家或举办地政府主管部门来作为展览会的主办或支持单位。这主要是利用政府主管部门的管理职
5、能来提高展览会的影单位。这主要是利用政府主管部门的管理职能来提高展览会的影响力,增强企业参展的信心和积极性。做到这一点,主要以该展响力,增强企业参展的信心和积极性。做到这一点,主要以该展览会的定位和展览会发起单位所占有的社会资源而定。览会的定位和展览会发起单位所占有的社会资源而定。2、坚持增强权威性原则、坚持增强权威性原则 我们都知道,一个高水平的专业展览会往往代表着一个国家或我们都知道,一个高水平的专业展览会往往代表着一个国家或地区展览会相关产业的发展状况和趋势。所以,我们在确定展览地区展览会相关产业的发展状况和趋势。所以,我们在确定展览会的举办机构时必须要充分认识到这一点,就要想办法邀请该
6、展会的举办机构时必须要充分认识到这一点,就要想办法邀请该展览会所涉及产业的行业协会作为展览会的合作机构。在市场经济览会所涉及产业的行业协会作为展览会的合作机构。在市场经济条件下,行业协会在该产业内的作用和地位是很多其他部门不能条件下,行业协会在该产业内的作用和地位是很多其他部门不能相比的。邀请行业协会来共同举办该展览会不仅可以提高该展览相比的。邀请行业协会来共同举办该展览会不仅可以提高该展览会的行业号召力和影响力,还有利于组织企业参展和组织专业人会的行业号召力和影响力,还有利于组织企业参展和组织专业人员入场参观洽谈,进一步提高展览会的展出水平与效果。员入场参观洽谈,进一步提高展览会的展出水平与
7、效果。3、坚持方便宣传推广的原则、坚持方便宣传推广的原则 在现代社会的各个领域,人们都能感受到传媒的力量以及它对在现代社会的各个领域,人们都能感受到传媒的力量以及它对行业的各种影响,无论是广告的传播作用还是新闻报道的舆论导行业的各种影响,无论是广告的传播作用还是新闻报道的舆论导向作用,都在或多或少的影响着人们的生活,甚至影响着一些商向作用,都在或多或少的影响着人们的生活,甚至影响着一些商业决策的进行。目前对于展览会而言,拥有传播话语权以及丰富业决策的进行。目前对于展览会而言,拥有传播话语权以及丰富广告资源的传媒是一个不可或缺的合作伙伴,不论是媒体的广告广告资源的传媒是一个不可或缺的合作伙伴,不
8、论是媒体的广告支持还是新闻报道,都对展览会的成功与否有着重要的决定性作支持还是新闻报道,都对展览会的成功与否有着重要的决定性作用。与此同时,现代媒体也开始越来越看重展览会这个现场交用。与此同时,现代媒体也开始越来越看重展览会这个现场交流平台以及通过展览会所集聚起的优质客户群体。所以,我们在流平台以及通过展览会所集聚起的优质客户群体。所以,我们在选择媒体作为展览会合作办展机构时,在可能的情况下,最好是选择媒体作为展览会合作办展机构时,在可能的情况下,最好是专业媒体与大众媒体相结合、国家级媒体与地方媒体相结合、现专业媒体与大众媒体相结合、国家级媒体与地方媒体相结合、现代媒体与传统媒体相结合。这样,
9、可以加快展览会信息的有效传代媒体与传统媒体相结合。这样,可以加快展览会信息的有效传递,扩大展览会的影响力,能有效地形成展览会项目的品牌效应,递,扩大展览会的影响力,能有效地形成展览会项目的品牌效应,最终实现可持续发展战略。最终实现可持续发展战略。4、坚持有利于招商招展的原则、坚持有利于招商招展的原则 招商和招展是关系到一个展览会成败的关键性工作,也是展览招商和招展是关系到一个展览会成败的关键性工作,也是展览会能否成功举办的基础。我们大家都知道,如果招展工作做的不会能否成功举办的基础。我们大家都知道,如果招展工作做的不好,这个展览会不仅得不到理想的经济效益,而且很可能会负债,好,这个展览会不仅得
10、不到理想的经济效益,而且很可能会负债,其社会效益也不会好,甚至可能会影响到办展机构的声誉。如果其社会效益也不会好,甚至可能会影响到办展机构的声誉。如果招商工作没有做好,只有参展企业展出而没有观众参观洽谈的展招商工作没有做好,只有参展企业展出而没有观众参观洽谈的展览会也不能称之为完整的展览会。所以,不论是办展合作单位和览会也不能称之为完整的展览会。所以,不论是办展合作单位和展出城市,还是制订展览会的各种计划方案都必须要充分考虑到展出城市,还是制订展览会的各种计划方案都必须要充分考虑到各个办展合作机构对展览会招商招展工作的作用与影响力。必须各个办展合作机构对展览会招商招展工作的作用与影响力。必须要
11、善于利用资源、优势互补,加快资源整合,最大限度挖掘新客要善于利用资源、优势互补,加快资源整合,最大限度挖掘新客户,不断扩大企业参展的数量,最大限度地降低招展成本,这样户,不断扩大企业参展的数量,最大限度地降低招展成本,这样才能取得社会效益与经济效益双丰收。才能取得社会效益与经济效益双丰收。5、坚持点面结合的原则、坚持点面结合的原则 点面结合就是在社会资源允许的情况下,展览会的主办机构要点面结合就是在社会资源允许的情况下,展览会的主办机构要做到国家政府部门与地方政府部门相结合;如果是国际性展览会,做到国家政府部门与地方政府部门相结合;如果是国际性展览会,最好是国外机构与国内机构相结合;选择媒体时
12、,要坚持国家级最好是国外机构与国内机构相结合;选择媒体时,要坚持国家级媒体与地方性媒体相结合,专业媒体与大众媒体相结合,现代媒媒体与地方性媒体相结合,专业媒体与大众媒体相结合,现代媒体与传统媒体相结合。这样才能有利于展览会品牌的传播,增强体与传统媒体相结合。这样才能有利于展览会品牌的传播,增强展览会的影响力和竞争力,提高展览会的档次、规格和权威性,展览会的影响力和竞争力,提高展览会的档次、规格和权威性,促进展览会项目的快速发展。促进展览会项目的快速发展。二、邀请函的制作二、邀请函的制作 展览会邀请函通常又称招展函,它是办展机构向目标参展企业展览会邀请函通常又称招展函,它是办展机构向目标参展企业
13、传递展览会信息的第一份主要核心资料。邀请函的主要作用是向传递展览会信息的第一份主要核心资料。邀请函的主要作用是向目标参展商说明展览会的有关情况,并引起他们对展览会的关注目标参展商说明展览会的有关情况,并引起他们对展览会的关注和参展的兴趣。邀请函也是进行展览会产品营销的重要资料,并和参展的兴趣。邀请函也是进行展览会产品营销的重要资料,并且是目标参展商最初了解展会情况的主要信息来源。在很多时候,且是目标参展商最初了解展会情况的主要信息来源。在很多时候,许多目标参展商对展览会的第一印象主要来自展览会邀请函。可许多目标参展商对展览会的第一印象主要来自展览会邀请函。可见,展览会邀请函的策划和编印工作在展
14、览会各种文案策划和展见,展览会邀请函的策划和编印工作在展览会各种文案策划和展位营销工作中占有何等重要的地位。为了能使目标参展商对展览位营销工作中占有何等重要的地位。为了能使目标参展商对展览会有足够的了解,并对展览会做出基本的判断,展览会邀请函的会有足够的了解,并对展览会做出基本的判断,展览会邀请函的内容必须简单、明了、准确、全面。内容必须简单、明了、准确、全面。1、邀请函的编制原则、邀请函的编制原则 展览会邀请函的内容较多,也较繁杂,在编制邀请函时一定要展览会邀请函的内容较多,也较繁杂,在编制邀请函时一定要对其内容、图片和版面做合理的规划和安排,使邀请函在展览会对其内容、图片和版面做合理的规划
15、和安排,使邀请函在展览会营销过程中发挥其应有的作用。一般的说来,在编制邀请函时要营销过程中发挥其应有的作用。一般的说来,在编制邀请函时要遵循以下原则:遵循以下原则:内容要全面准确内容要全面准确 内容要简单实用内容要简单实用 排版格式要美观大方排版格式要美观大方 规格要便于邮寄和携带规格要便于邮寄和携带2、展览会邀请函的内容结构、展览会邀请函的内容结构 通常情况下,展览会邀请函主要包括以下几个方面的内容:通常情况下,展览会邀请函主要包括以下几个方面的内容:展会的基本内容:展览会名称、举办时间和地点、办展机构、办展会的基本内容:展览会名称、举办时间和地点、办展机构、办展起因和办展目标、展览会特色、
16、展出范围、收费标准展起因和办展目标、展览会特色、展出范围、收费标准 市场状况介绍:产业状况和地区的市场状况市场状况介绍:产业状况和地区的市场状况 招商和宣传推广计划:招商计划、宣传推广计划、配套活动招商和宣传推广计划:招商计划、宣传推广计划、配套活动 参展办法参展办法 付款方式付款方式 服务项目服务项目 联系办法联系办法 展位平面图展位平面图 参展申请表参展申请表 各种图案各种图案第二节第二节 展览会标识设计展览会标识设计一、展览会标识的定义一、展览会标识的定义二、展览会标识设计的原则二、展览会标识设计的原则三、展览会标识设计的表现方法三、展览会标识设计的表现方法 四、展览会标识设计的表现形式
17、四、展览会标识设计的表现形式一、展览会标识的定义一、展览会标识的定义 展览会标识是代表展览会主题等信息的象征和符号,由特定的展览会标识是代表展览会主题等信息的象征和符号,由特定的图形、文字、色彩设计编排而成。由于展览会标识在展览活动中图形、文字、色彩设计编排而成。由于展览会标识在展览活动中的特殊性质和作用,因而决定了它的形式法则和特殊要求。在整的特殊性质和作用,因而决定了它的形式法则和特殊要求。在整个展览活动中,展览会标识是使用最为广泛、出现频率最高,印个展览活动中,展览会标识是使用最为广泛、出现频率最高,印象最深远的视觉要素,集中体现所有视觉设计要素的核心。这就象最深远的视觉要素,集中体现所
18、有视觉设计要素的核心。这就要求展览会标识设计必须高度概括、简练、鲜明、生动,并具有要求展览会标识设计必须高度概括、简练、鲜明、生动,并具有独特的风格和时代感,不允许出现相互之间的雷同,以达到醒目、独特的风格和时代感,不允许出现相互之间的雷同,以达到醒目、突出、易识别的效果,使人印象强烈,记忆深刻。突出、易识别的效果,使人印象强烈,记忆深刻。二、展览会标识设计的原则二、展览会标识设计的原则 展览会标识设计属于图形艺术设计范畴。它与其它图形艺术展览会标识设计属于图形艺术设计范畴。它与其它图形艺术表现手段既有相同之处,但又有自己的艺术规律。所以,在进行表现手段既有相同之处,但又有自己的艺术规律。所以
19、,在进行展览会标识设计时,应遵循以下几个原则:展览会标识设计时,应遵循以下几个原则:1、表达展览会主题、表达展览会主题 2、力求创意独特、力求创意独特 3、富有时代气息、富有时代气息 4、展现民族特色、展现民族特色 5、遵循艺术规律、遵循艺术规律 6、遵循科学规范、遵循科学规范1、表达展览会主题、表达展览会主题 展览会标识是展览活动信息的主要载体,它反映了展览会标识是展览活动信息的主要载体,它反映了整个展览活动的主题、性质、特征、时间、地点等内容。整个展览活动的主题、性质、特征、时间、地点等内容。因此,展览会标识的形象设计必须与其内在的含义有紧因此,展览会标识的形象设计必须与其内在的含义有紧密
20、的联系。比喻要确切,变形、联想、象征都要合理,密的联系。比喻要确切,变形、联想、象征都要合理,并且易懂,便于识别。并且易懂,便于识别。2、力求创意独特、力求创意独特 展览会标识设计的创意是指根据展览会的主题和理念,依据美展览会标识设计的创意是指根据展览会的主题和理念,依据美学法则进行独特的构思和创作。通过巧妙的构思和设计,将展览学法则进行独特的构思和创作。通过巧妙的构思和设计,将展览会标识的寓意与优美的表现有机地结合起来。使之成为令人赏心会标识的寓意与优美的表现有机地结合起来。使之成为令人赏心悦目,印象深刻的信息载体。只有富于创造性、具备自身特色的悦目,印象深刻的信息载体。只有富于创造性、具备
21、自身特色的标识,才有生命力。展览会标识的个性特色越鲜明,视觉表现的标识,才有生命力。展览会标识的个性特色越鲜明,视觉表现的感染力就越强。感染力就越强。3、富有时代气息、富有时代气息 随着科学技术的发展和经济的繁荣,人类社会生活方式和节奏随着科学技术的发展和经济的繁荣,人类社会生活方式和节奏的改变,反映在设计上,就是由具象到抽象,由复杂到简洁。标的改变,反映在设计上,就是由具象到抽象,由复杂到简洁。标识的设计要体现时代信息,符合流行时尚的趋势导向。许多著名识的设计要体现时代信息,符合流行时尚的趋势导向。许多著名展览会的标识都反映了各个不同历史时期的时代气息。现代科学展览会的标识都反映了各个不同历
22、史时期的时代气息。现代科学和信息技术的发展已改变传统的信息传递方式,标识的设计应充和信息技术的发展已改变传统的信息传递方式,标识的设计应充分利用各种高科技创作方法,以达到富有现代气息的视觉效果。分利用各种高科技创作方法,以达到富有现代气息的视觉效果。4、展现民族特色、展现民族特色 文化性是会标设计本身的固有属性,富有民族特色的设计才能文化性是会标设计本身的固有属性,富有民族特色的设计才能真正体现会标设计的文化性。通过展览会标识设计,充分展现本真正体现会标设计的文化性。通过展览会标识设计,充分展现本民族的传统、特色、文化和精神。标识设计的民族性,越强,越民族的传统、特色、文化和精神。标识设计的民
23、族性,越强,越是国际性艺术设计的标识。标识设计要符合使用对象的直观接受是国际性艺术设计的标识。标识设计要符合使用对象的直观接受能力、审美意识、社会心理,还要避免出现人们禁忌的一些图案能力、审美意识、社会心理,还要避免出现人们禁忌的一些图案和文字。和文字。5、遵循艺术规律、遵循艺术规律 遵循标识艺术创作规律,创造性地探求艺术表现形遵循标识艺术创作规律,创造性地探求艺术表现形式和手法,使设计具有高度整体美感,获得最佳视觉效式和手法,使设计具有高度整体美感,获得最佳视觉效果,是标识设计艺术追求的准则。构图既要简练、概括,果,是标识设计艺术追求的准则。构图既要简练、概括,又要讲究艺术性;色彩要单纯、强
24、烈、醒目。又要讲究艺术性;色彩要单纯、强烈、醒目。6、遵循科学规范、遵循科学规范 展览会标识设计要充分考虑各种不同场合、不同时间、不同范展览会标识设计要充分考虑各种不同场合、不同时间、不同范围的使用要求,还要考虑各种材料制作工艺和批量印刷成本等因围的使用要求,还要考虑各种材料制作工艺和批量印刷成本等因素。因此,在设计会标时,必须严格遵循科学规范和制作严谨的素。因此,在设计会标时,必须严格遵循科学规范和制作严谨的原则,必须符合线条清晰、图形明确、比例适当、布局合理、色原则,必须符合线条清晰、图形明确、比例适当、布局合理、色彩准确、文字规范等要求。展览会标识设计还应充分考虑到其实彩准确、文字规范等
25、要求。展览会标识设计还应充分考虑到其实现的可行性,针对其应用形式、材料和制作条件采取相应的设计现的可行性,针对其应用形式、材料和制作条件采取相应的设计手段。与此同时,还要顾及应用于其它视觉传播方式,如印刷、手段。与此同时,还要顾及应用于其它视觉传播方式,如印刷、广告、多媒体等,以及放大或缩小时的视觉效果。广告、多媒体等,以及放大或缩小时的视觉效果。三、展览会标识设计的表现方法三、展览会标识设计的表现方法 1、具象表现法、具象表现法 2、抽象表现法、抽象表现法 3、象征表现法、象征表现法 4、寓意表现法、寓意表现法 5、视感表现法、视感表现法1、具象表现法、具象表现法 采用以展览会主题直接关联而
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- 会前 筹备 组织
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