商务合同档案管理办法.doc

ISO9001：2008质量管理体系文件（合同档案管理办法） 文件编号：FSL-QWI/I-KF-01

ISO9001:2008质量管理体系文件
三级文件

文件名称: 商务合同档案管理办法

文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版 本 号： 1.0

生效日期： 2012.02.21 受控状态： 受控

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第2页、4.1
本公司合同规口管理部门为市场发展部
孟祥薇
2010-6-11

第2页、4.1
本公司合同规口管理部门为客户服务中心
孟祥薇
2011-4-20

第7页
增加商务合同清单明细表
孟祥薇
2011-4-20

第2页、4.1
本公司合同规口管理部门为客服总务科
孟祥薇
2012-2-21

☆此份文件未经管理者代表的特别授权，不得转借、复印或应用于其它目的。
批 准

审 核
莫艳琳
编 制
孟祥薇
合同档案管理办法
一、主题内容及适用范围
1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。
1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。
二、术语及释义
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
三、管理原则
3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。
四、职责
4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。
五、具体内容
5．1合同审批
合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下：    
5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。    
5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。专业部门会签后再送公司职能部门会签。    
5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。    
5.1.4经审核批准的合同， 除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，均由办公室加盖公司合同专用章。
5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复，特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。
5．2合同档案存档
5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。
5.2.2凡涉及采购、基建、劳务、广告、法律援助、咨询、诉讼、仲裁、赔偿、和解等行政事务及后勤管理方面的合同，由办公室综合管理员负责存档。合同正本及会签单原件留办公室存档，复印件一份交财务部作财务备查。
5.2.3凡涉及招标、投标、运输、承包、投资、技术引进、技术开发等有关公司业务方面的合同，由客服总务科综合管理员负责存档。合同正本及会签单原件留客服总务科存档，复印件两份，一份交财务部作财务备查，一份交业务部门监督执行。
5.2.4新建立关系的供应商或客户，应索取对方签约人的授权委托代理书，并对照第五条5.2.2及5.2.3相应归口管理部门存档。
5.2.5归口部门在合同存档时，需将合同(除报价外)的售后服务条款交由业务部门自行存档。
5．3合同文档的管理
5.3.1合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
5.3.2保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
5.3.3归口管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，并根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5.3.4合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
5.3.5借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
5.3.6各部门借阅合同文档时，需办理合同借阅申请手续，经客服总务科长批准即可借阅；借阅涉及公司经营项目的合同，需总经理审批后方可借阅。
5.3.7合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据《公司保密管理制度》进行处罚。
六：流程
6.1合同会签流程见附件。
七、附则
7.1本法则由办公室负责起草及修订。   
7.2本法则最终解释权归办公室所有。
7.3本法则自公布之日起实施。

襄阳风神物流有限公司
XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd.

合同会签单
Contract joint-check sheet

合同名称
Contract Name

签约方
Name of the other party

合同编号
Contract Number

合同性质
Nature of Contract

摘要
Summary

主办单位
Responsible
Unit

经办人
Project Proposed By

审核人
Project
Approved By

区分
Division
同意
Agree
否决
Disagree
意见
Comment
签名&日期
Signature& Date
总经理
General Manager

副总经理
Vice
General manager

总经理助理
Assistant To
Managing Director

法律顾问
Legal Adviser

会办单位Bargaining Unit
部门
Department
同意
Agree
否决
Disagree
意见
Comment
签名&日期
Signature& Date
修改说明
Modify explain

合同会签流程图

责任单位或人员
工作流程
说明
记录

责任部门

本部门长

其他
相关部门

办公室/客服总务科

财务部

分管领导

总经理

办公室

客服总务科

审核盖章
存档
确认
确认
确认
合同文本
确认
责任部门执行落实实
确认
确认

否

是

合同文本及相关资料

职能部门审核

公司领导审批

办公室加盖公司合同印章

落实执行

合同文本

合同会签

合同执行

第 8 页 共 10 页

襄阳风神物流有限公司[合同清单]

注：合同编号最后一个字母（S）为收款合同、（F）为付款合同；红色字样为更新内容
序号
合同编号
名称
甲方单位
乙方单位
经办人
合同摘要
合同价格
合同有效期限
备注
起
止

ISO9001:2008质量管理体系文件(合同档案管理办法) 文件编号： FSL-QW/I-BG-16

发布实施日期：2009年04月 18日 版本：1.1 页次： 第 2 页 共 8页