37国国家级优秀QC成果-成本软件QC.ppt

二二0 0一一0 0年年武武汉汉市市汉汉阳阳市市政政建建设设集集团团公公司司工工程程部部Q QC C发发布布 项项目目管管理理信信息息化化是是企企业业通通过过变变革革实实现现持持续续竞竞争争力力的的主主体体，是是企企业业不不断断追追求求卓卓越越、蓬蓬勃勃发发展展的的管管理理趋趋势势，其其中中成成本本管管理理信信息息化化是是我我公公司司实实行项目管理信息化的第一步。行项目管理信息化的第一步。目目前前成成本本管管理理软软件件的的开开发发是是针针对对公公司司切切实实需需求求，符符合合公公司司管管理理流流程程而而订订制制开开发发的的，通通过过半半年年的的成成本本管管理理软软件件开开发发与与试试运运行行，成成本本管管理理软软件件已已逐逐步步趋趋于于公公司司发发展展的的需需要要，能能为为公公司司领领导决策起指导作用。导决策起指导作用。一、课题背景一、课题背景 依据集团公司成本管理三依据集团公司成本管理三级管理规定，子公司通过软件级管理规定，子公司通过软件生成月成本报告后，软件将直生成月成本报告后，软件将直接提醒子公司的上一级集团公接提醒子公司的上一级集团公司工程部办理审批，集团公司司工程部办理审批，集团公司工程部完成审批后，软件将提工程部完成审批后，软件将提醒集团公司工程部上一级集团醒集团公司工程部上一级集团公司分管领导审批；审批程序公司分管领导审批；审批程序的流程化，待办工作的自动提的流程化，待办工作的自动提醒，将繁琐的程序变得简化，醒，将繁琐的程序变得简化，只要有网络的地方就可以随时只要有网络的地方就可以随时随地的办理审批，较大的节约随地的办理审批，较大的节约了工作时间。提高了成本工作了工作时间。提高了成本工作的效率。的效率。但因成本软件本身还存在但因成本软件本身还存在问题，且填报人员操作不熟练，问题，且填报人员操作不熟练，给软件的推行带来了阻力，因给软件的推行带来了阻力，因此我们通过本次此我们通过本次QC活动来完善活动来完善成本软件信息化系统，使成本成本软件信息化系统，使成本软件为公司的成本管理工作带软件为公司的成本管理工作带来利益。来利益。为此，我们开展为此，我们开展QC小组活动，针对成本软件信息化进小组活动，针对成本软件信息化进行改进行改进，为集团公司项目信息化管理迈出坚实的一步。，为集团公司项目信息化管理迈出坚实的一步。1、小组概况、小组概况小组名称小组名称云帆云帆QC小组小组成立时间成立时间2010年年4月月6日日课题名称课题名称成本管理软件系统信息化改进成本管理软件系统信息化改进小组类型小组类型攻关型攻关型 小组注册编号小组注册编号 HYSZ-10-01 活动日期活动日期2010年年4月月2010年年11月月课题注册时间课题注册时间2010年年4月月小组成员小组成员9 人人活动频数活动频数不少于不少于3次次/月月 出勤率出勤率90%TQC（教育时（教育时间）间）人均人均30小时以小时以上上 制表人：穆伟制表人：穆伟时间：时间：2010年年4月月10日日 二、小组简介二、小组简介2、小组成员、小组成员序号序号姓名姓名性别性别职称职称组内分工组内分工1李震修李震修男男高级工程师高级工程师总体负责总体负责2胡红胜胡红胜男男高级工程师高级工程师技术指导技术指导3高丽高丽女女工程师工程师资料整理资料整理4徐志文徐志文男男工程师工程师资料整理资料整理5郝元军郝元军男男工程师工程师方案实施方案实施6穆伟穆伟男男工程师工程师资料整理资料整理7邓鸣邓鸣男男工程师工程师方案实施方案实施8郭伟郭伟男男工程师工程师发布发布9李伟李伟男男工程师工程师资料收集资料收集制表人：穆伟制表人：穆伟 时间：时间：2010年年4月月10日日3、课题活动计划、课题活动计划 2010年年4月月10日，制定了日，制定了成本管理软件系统信息化改进成本管理软件系统信息化改进课题课题的活动计划：的活动计划：制表人：穆伟制表人：穆伟 时间：时间：2010年年4月月10日日 序号 时间内容2010年 4月5月6月7月8月9月10月11月1选题、现状调查 2制定目标 3原因分析 4要因确认 5制定对策 6对策实施 7效果检查与巩固 选定课题选定课题制表人：穆伟制表人：穆伟 时间：时间：2010年年7月月5日日三、选题理由及选题三、选题理由及选题 (2010年年7月月1日日2010年年7月月4日日)1、完善成本管理软件提高企业成本管理水平，节约投资，减少浪费和降低工程成本，增加企业经济效益。2、为了规范成本费用核算，积累公司成本数据，加强企业成本管理，提高市场竞争力，为企业决策提供成本信息。3、通过完善成本管理信息化，大大减少成本控制手动工作量，脱离繁琐事务、强大的远程操作功能、全项目的动态成本管理、实时进行成本控制，从而提高成本管理效率，推动公司工程项目信息化管理步伐，提高企业的核心竞争力。我们我们QC小组通过查阅小组通过查阅2009年年4月月2010年年7月工程部收集的各分公司上报的月工程部收集的各分公司上报的成本资料，咨询了分公司的成本填报技术人员，召集广大技术人员及成本工作成本资料，咨询了分公司的成本填报技术人员，召集广大技术人员及成本工作的领导召开研讨会，对成本工作进行了研究，采取了发放调查表的方式，较为的领导召开研讨会，对成本工作进行了研究，采取了发放调查表的方式，较为全面的分析了成本管理软件在试运行阶段使用中的一些问题，共收回调查表全面的分析了成本管理软件在试运行阶段使用中的一些问题，共收回调查表50张。经过整理共发现出现不满共张。经过整理共发现出现不满共118次，我们调查的有次，我们调查的有7项内容，由此可知满意项内容，由此可知满意度为（度为（350-118）/350=0.66，主要有，主要有6类问题；类问题；序号序号问问 题题频数（点）频数（点）频率（频率（%）累计频率累计频率1 1成本软件功能不齐全成本软件功能不齐全4739.839.8%2 2填报易出错填报易出错3933.172.9%3 3网络速度慢网络速度慢131183.9%4 4 软件需经常升级，使用软件需经常升级，使用不方便不方便 86.890.7%5 5信息交流不及时信息交流不及时75.996.6%6 6其他其他43.4100%合合 计计:118调查人：郝元军、邓鸣、高丽调查人：郝元军、邓鸣、高丽调查日期：调查日期：20102010年年4 4月月20102010年年7 7月月制表人：穆制表人：穆伟伟 时间：时间：2010年年7月月16日日四、现状调查四、现状调查（2010年年4月月2010年年7月）月）调调 查查 表表 制表人：穆伟制表人：穆伟 时间：时间：2010年年7月月16日日由图而知，成本软件功能不齐全、填报易出错为由图而知，成本软件功能不齐全、填报易出错为A类因素。类因素。0%40%20%30%50%60%70%98.5%10%累计频率累计频率%90%N=118100%47频数（频数（N）80%391326 52 65 78 010411891其他其他信息交流不及信息交流不及时时软件需经常升软件需经常升级，使用不方级，使用不方便便网络速度慢网络速度慢填报易出错填报易出错成本软件功能成本软件功能不齐全不齐全类别类别序号序号72.9%83.9%90.7%39.8%9123984排排 列列 图图五、小组活动目标及可行性分析五、小组活动目标及可行性分析 总目标总目标将使用者对软件的将使用者对软件的满意度从满意度从66%提高提高到到85%1 1、小组活动目标及计划目标、小组活动目标及计划目标我们只要将这我们只要将这2个问题解决到个问题解决到80%，我们的满意度就能提高到，我们的满意度就能提高到85.8%。计算公式如下：。计算公式如下：（1-0.66）*72.9%*80%+66%=85.8%2 2、目标可行性分析、目标可行性分析1、公司领导的大力支持。、公司领导的大力支持。2、成立成本软件技术攻关小组。、成立成本软件技术攻关小组。3、新招聘计算机网络方面的技术人才。、新招聘计算机网络方面的技术人才。4、请请软软件件开开发发公公司司派派工工程程师师到到我我公公司司驻驻扎扎指指导导软软件件的开发与应用。的开发与应用。5、增加软件功能和使用指南，在技术上是可行的。、增加软件功能和使用指南，在技术上是可行的。结论结论实现目标是实现目标是可能的可能的 针对针对“功能不齐全、填报易出错功能不齐全、填报易出错”这二个问题，小组成员进行了原因这二个问题，小组成员进行了原因分析，并运用关联图进行了整理。共找出分析，并运用关联图进行了整理。共找出7条末端因素。条末端因素。六、原因分析六、原因分析成本管理软件中功能模块不够各级领导、各部门、各层次人员需求变化软件前期开发对功能要求不全面计量单位不统一变化模板样式随意修改日填报数据成本数据错误填报不规范字段定义不规范数据导出打印错误EXCEL服务器本身存在问题数据统计不准确原原 因因 分分 析析 关关 联联 图图查询功能不全无专业分包模块填报人员意识差无相应的填报指南制图人：穆伟制图人：穆伟 时时 间：间：2010年年8月月16日日统计与对比功能不全未跟踪各成本软件使用人员的需求变化数据填报后，不能进行对比分析查询日、周、月成本数据不方便 1 1、从关联图中可以看出，造成成本软件运行的两个质量问、从关联图中可以看出，造成成本软件运行的两个质量问题的末端因素共题的末端因素共7 7条，小组通过责任到人，限时定量的方法条，小组通过责任到人，限时定量的方法将将7 7条因素交给各小组成员分头调查分析，收集相关数据，条因素交给各小组成员分头调查分析，收集相关数据，并逐一进行了确认。并逐一进行了确认。七、要因确认七、要因确认序号序号末端原因末端原因论证方法论证方法影响程度影响程度1 1填报人员意识差填报人员意识差培训和采取制度约束可以纠正培训和采取制度约束可以纠正非要因非要因2 2EXCELEXCEL服务器本身存在问服务器本身存在问题题计量单位不统一时，计量单位不统一时，excelexcel文件不能导出和打印文件不能导出和打印非要因非要因3 3字段定义不规范字段定义不规范填报的字段类型、长度与模板中的字段定义不填报的字段类型、长度与模板中的字段定义不一致，导致表格无法保存一致，导致表格无法保存非要因非要因4 4未跟踪成本软件使用人未跟踪成本软件使用人员需求变化员需求变化未跟踪成本软件使用人员的需求，需求变更后，未跟踪成本软件使用人员的需求，需求变更后，要更改模板或增加模块要更改模板或增加模块要因要因5 5数据收集统计不准确数据收集统计不准确培训和采取制度约束可以纠正培训和采取制度约束可以纠正非要因非要因6 6无相应的填报指南无相应的填报指南表格多，内容复杂，填报人员不知道如何填报表格多，内容复杂，填报人员不知道如何填报要因要因7 7成本管理软件功能模块成本管理软件功能模块不够不够部分数据统计起来较慢、部分数据查询不便、部分数据统计起来较慢、部分数据查询不便、材料机械等数据不易查询材料机械等数据不易查询要因要因制表人：穆伟制表人：穆伟 时间：时间：2010年年9月月5日日2、小组成员对、小组成员对7条末端因素进行研究认证，并逐一进行确认：条末端因素进行研究认证，并逐一进行确认：七、确认主要原因七、确认主要原因 (2010年年8月月20日日2010年年9月月3日日)要要 因因 确确 认认 一一 填报人员意识差填报人员意识差填报人员填报数据经常出错：填报人员填报数据经常出错：1 1、实际完成工程量填报错误；、实际完成工程量填报错误；2 2、消、消耗成本数据填报错误；耗成本数据填报错误；3 3、未按要求按时填报。、未按要求按时填报。确确认认内容内容2010年年8月月2010年年9月月确确认时间认时间高高丽丽、郝元、郝元军军确确认认人人调查调查、分析、分析确确认认方法方法结论：非要因结论：非要因要要 因因 确确 认二认二EXCEL服务器本身存在问题服务器本身存在问题1 1、excelexcel文件不能导出和打印；文件不能导出和打印；2 2、模板排序混乱。、模板排序混乱。确确认认内容内容2010年年8月月2010年年9月月确确认时间认时间邓鸣邓鸣、郝元、郝元军军确确认认人人调查调查、分析、分析确确认认方法方法结论：非结论：非 要要 因因要要 因因 确确 认三认三字段定义不规范字段定义不规范填报的字段类型、长度与模板中的字段定义不一致，导致表格无法保填报的字段类型、长度与模板中的字段定义不一致，导致表格无法保存存确确认认内容内容确确认时间认时间确确认认人人现场验证现场验证确确认认方法方法要要 因因 确确 认四认四未跟踪成本管理软件使用人员的需求变化未跟踪成本管理软件使用人员的需求变化 1、要求、要求查询查询做到能做到能够够按日按日进进行行统计统计、查询查询。2、增加、增加专业专业分包。分包。3、从二算、从二算对对比比变为变为三算三算对对比。比。确确认认内容内容确确认时间认时间确确认认人人确确认认方法方法结论：非要因结论：非要因结论：要因结论：要因调查、分析调查、分析2010年年8月月2010年年9月月郝元郝元军军、邓鸣邓鸣高高丽丽2010年年8月月2010年年9月月要要 因因 确确 认五认五 数据收集统计不准确数据收集统计不准确对成本管理人员进行培训，采取相应的激励手段，使其养成对成本数据对成本管理人员进行培训，采取相应的激励手段，使其养成对成本数据进行分析胶合的习惯。进行分析胶合的习惯。确确认认内容内容确确认时间认时间确确认认人人确确认认方法方法结论：非要因结论：非要因现场测试验证现场测试验证高高丽丽、郝元、郝元军军2010年年8月月2010年年9月月要要 因因 确确 认六认六无相应的填报指南无相应的填报指南1、表格多，不知道、表格多，不知道应该应该填哪些表格；填哪些表格；2、不清楚、不清楚应应填写表格中的哪些内容，如何填写！填写表格中的哪些内容，如何填写！确确认认内容内容确确认时间认时间李李伟伟、郭、郭伟伟确确认认人人调查调查分析分析确确认认方法方法结论：要因结论：要因2010年年8月月2010年年9月月要要 因因 确确 认七认七 成本管理软件中功能模块不够成本管理软件中功能模块不够分部分项名称多，且内容较长，手动选择时不易找分部分项名称多，且内容较长，手动选择时不易找到相应的分部分项名称；查询时只能看到上月统计到相应的分部分项名称；查询时只能看到上月统计数据，不能查到截止到当日的成本数据；填报后的数据，不能查到截止到当日的成本数据；填报后的表格未分类排序，表格查找不方便等。表格未分类排序，表格查找不方便等。确确认认内容内容确确认时间认时间确确认认人人确确认认方法方法结论：要因结论：要因现场测试验证现场测试验证高高丽丽、郝元、郝元军军2010年年8月月2010年年9月月主主要要因因素素序号序号内容内容1 1未跟踪成本管理软件使用者的需求变化未跟踪成本管理软件使用者的需求变化2 2成本管理软件中功能模块不够成本管理软件中功能模块不够3 3无相应的填报指南无相应的填报指南2、确定主要原因、确定主要原因制表人：穆伟制表人：穆伟 时间：时间：2010年年9月月10日日七、确认主要原因七、确认主要原因 (2010年年8月月20日日2010年年9月月3日日)八、对策表八、对策表序号序号要因要因对策对策目标目标措施措施地点地点时间时间责任人责任人1 1未跟踪成未跟踪成本软件使本软件使用人员的用人员的需求变化需求变化了解各层人员的需求，了解各层人员的需求，尽量完善成本管理信尽量完善成本管理信息化系统息化系统逐步完善逐步完善1 1、定期收集各层次人、定期收集各层次人员的意见；员的意见；2 2、定期对、定期对成本软件进行完善成本软件进行完善集团公司、集团公司、工地现场工地现场20102010年年1010月月20102010年年1111月月郝元军郝元军2 2成本管理成本管理软件中功软件中功能模块不能模块不够够增加模块增加模块完善成本完善成本管理软件管理软件的功能的功能1 1、新增、新增3030个模板；个模板；2 2、修改表间公式。修改表间公式。软件开发软件开发公司公司20102010年年1010月月20102010年年1111月月邓鸣邓鸣3 3无相应的无相应的填报指南填报指南编制操作手册，明确编制操作手册，明确分工分工编制操作编制操作手册手册1 1、使用图表说明，清、使用图表说明，清晰易懂；晰易懂；2 2、明确分工，、明确分工，确定各类人员应填报的确定各类人员应填报的内容；内容；3 3、明确操作步、明确操作步骤。骤。集团公司集团公司工程部办工程部办公室公室20102010年年1111月月郝元军郝元军制表人：穆伟制表人：穆伟 时间：时间：2010年年9月月30日日针对主要的针对主要的3条原因，我们制定了相应的对策：条原因，我们制定了相应的对策：九、对策实施九、对策实施实实施施过过程程1 1、软件的需求是属于系统开发前期的阶段，在需求阶段要对软件、软件的需求是属于系统开发前期的阶段，在需求阶段要对软件相关方进行需求调研，针对企业的实际情况而进行的一项非常重要相关方进行需求调研，针对企业的实际情况而进行的一项非常重要的工作，决定着软件的生命周期。的工作，决定着软件的生命周期。2 2、定期召开研讨会，让软件的使用者对成本管理软件的功能提出、定期召开研讨会，让软件的使用者对成本管理软件的功能提出自己的需求。自己的需求。实实施施效效果果在设定每个模块前，尽量参考相关行业的软件，结合公司的实际情在设定每个模块前，尽量参考相关行业的软件，结合公司的实际情况进行表单设计，这样能够有效避免需要经常变更问题，从而减少况进行表单设计，这样能够有效避免需要经常变更问题，从而减少对事中数据的影响。对事中数据的影响。结结论论综合考虑需求能够有效控制软件开发成本，同时能够延长软件生命综合考虑需求能够有效控制软件开发成本，同时能够延长软件生命周期。对策有效。周期。对策有效。要因要因1 1：未跟踪成本管理软件使用人员的需求需求变更，计划和统计都需要进行日度报表九、对策实施九、对策实施实实施施过过程程1 1、根据控制表日记录表单建立直接费、其他直接费、间接费、回款、产值统、根据控制表日记录表单建立直接费、其他直接费、间接费、回款、产值统计报表计报表2 2、根据基础统计表建立分部分项工程的统计表、根据基础统计表建立分部分项工程的统计表3 3、根据分部分项建立单位工程的统计表、根据分部分项建立单位工程的统计表 要因要因2 2：成本管理软件中功能模块不够实施步骤1：统计报表连续统计的时候，会保留上次统计的部分相同信息，只需要选择变化的选项。九、对策实施九、对策实施 要因要因2 2：成本管理软件差功能模块实施步骤2：项目太多，改进查找不方便的缺陷 要因要因2 2：成本管理软件中功能模块不够九、对策实施九、对策实施 要因要因2 2：成本管理软件差功能模块实施步骤3：增加专业分包管理模块 要因要因2 2：成本管理软件中功能模块不够九、对策实施九、对策实施 要因要因2 2：成本管理软件差功能模块实施步骤4：增加同一工程查询对比分析功能模块 要因要因2 2：成本管理软件中功能模块不够九、对策实施九、对策实施实实施施过过程程由于前期的系统没有完全固化，帮助文件在逐步完善。由于前期的系统没有完全固化，帮助文件在逐步完善。实实施施效效果果从开始制作作业指导书后，成本工作人员在填报中出现错误的次数明显减少。从开始制作作业指导书后，成本工作人员在填报中出现错误的次数明显减少。结结论论减少填报错误，为软件使用提供帮助。对策有效。减少填报错误，为软件使用提供帮助。对策有效。要因要因3 3：无相应的填报指南十、效果检查十、效果检查 在软件试运行期间，通过真实数据的填报，发现软件存在的一些功能性问题，经过确认后，采取了相应的措施，对表单进行增补修改后，弥补功能上的欠缺。在使用上，我们通过制作与软件中的表单相应的填报指南及管理制度等，使得我们的成本软件正趋于完善化，比前期取得了明显的进步。11月5日，我们再次召集了在现状调查时填写调查表的50人，召开研讨会并再次请他们填写满意度调查表，经过归纳整理数据如下：39合合 计计:3其他其他6 65信息交流不及信息交流不及时时5 53 EXCEL需经常升级，使用不方需经常升级，使用不方便便 4 415网网络络速度慢速度慢3 35填填报报易出易出错错2 28成本成本软软件功能不件功能不齐齐全全1 1不不满满意次数意次数问问 题题序号序号通过这次调查，我们可以得到在10月份我们的成本管理软件逐渐完善，各使用者也对我们的软件作出了评价，从统计表上我们可以看出，经过改进后，对成本管理软件的满意度为：（350-39）/350*100%=88.9%85%,达到了小组预先制定的目标。目前成本管理软件的功能模块如下：目前成本管理软件的功能模块如下：功能模块功能模块表单数表单数项目中标通知1基础表单12成本计划32成本控制12成本统计19成本分析12成本查询14分包管理5合计合计107十、效果检查十、效果检查目前我们的成本管理软件有功能模块107个，有些小的功能也正在逐步完善，现阶段各项目填报的数据完全符合公司的需要，各软件使用者也能方便快捷的查询各类数据，填报人员也能正确快捷的完成填报。我们的目标得以实现。十一、效果巩固十一、效果巩固 1、2010年11月，我们增加了该成本管理软件的使用客户，在11月期间，新客户对本成本管理软件的反映良好。2、2010年11月31日，我们再次召开11月份的成本工作会议，并抽查了满意度，满意度为88.5%，与检查期的效果一致。3、我们将活动中有效的措施制作成企业的作业指导书，名称为武汉市汉阳市政建设集团公司成本管理软件作业指导书 4、小组活动结束后，我们将活动中行之有效的措施列入公司成本管理的制度中，推广到集团公司每个工程的成本管理工作当中，做到持之以恒。1、通过、通过QC小组活动小组活动,小组成员对成本管理软件有了深刻的认识，小组成员的综合素质得到小组成员对成本管理软件有了深刻的认识，小组成员的综合素质得到了很大的提高。了很大的提高。020406080100团队团队精神精神质量质量意识意识进取进取精神精神运用运用技巧技巧工作工作热情热情改进改进意识意识分分809080909090809080858090活动后活动后活动前活动前图中：图中：综合素质自我评价柱状图综合素质自我评价柱状图制图人：穆伟制图人：穆伟 时间：时间：2010年年11月月31日日十二、体会和今后打算十二、体会和今后打算 （2010年年11月月20日日2010年年11月月30日）日）2、结合成本管理软件运行的现状，小组成员将、结合成本管理软件运行的现状，小组成员将以以“成本管理软件与预算软件相结合成本管理软件与预算软件相结合”为课题，继为课题，继续开展续开展QC小组活动，有信心、有决心、从我做起，小组活动，有信心、有决心、从我做起，从现在做起，为项目管理信息化发展出新的贡献。从现在做起，为项目管理信息化发展出新的贡献。