03合同与合同档案管理办法.doc

合同与合同档案管理办法
编号：HFZD-CS-CB03
版号：A/1
页码：第 6 页 共6页

文件编号：HFZD-CS-CB03

重庆宏帆实业有限公司
合同与合同档案管理办法
（试行）

编制： 杨先波 日期：2011年10月 日
审核： 各相关部门 日期：
批准： 日期：

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合同与合同档案管理办法
1. 目的
为加强房地产开发项目中对各类合同及合同档案的管理，确保有效履约，减少经营风险，实现公司合同形成及合同档案管理的规范化、制度化，特制定本制度。
2. 定义与范围
2.1 定义
（1） 总部：指重庆宏帆实业有限公司；
（2） 项目公司：指重庆宏帆实业有限公司下属项目公司或项目部；
（3） 合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等合同订立全过程的管理。
2.2 适用范围
重庆宏帆实业有限公司所属项目的工程合同管理工作，包括由公司委托成本部、开发设计部及其他相关部门负责的与项目开发成本相关的合同文件及合同文件的档案资料，其它如行政、融资、房屋销售等合同不在此管理范围内。
2.3 合同范围
（1） 成本部组织招投标产生的各类工程合同（含配套工程合同）、设计、咨询合同、材料设备采购合同和其他合同（招标代理、物业管理委托协议等）。
（2） 非招标产生的协议发包（含配套工程、材料设备、服务等）和其他发包产生的各类合同。
3. 职责
3.1 成本部：为工程合同办理的主责部门，对外洽谈、合同拟订，对合同真实性、合理性、可行性负责。
3.2 工程部：对合同承包内容的界面划分、工程管理、技术条款等内容进行审核，并对相关内容负责。
3.3 开发设计部：对合同涉及技术要求、规范执行、建筑做法等内容进行审核，对相关内容负责，并作为公司设计及设计相关类合同的主责部门。
3.4 营销策划部：对与销售相关合同的要求、数量、时间要求等进行审核，对相关内容负责，并作为公司销售类合同的主责部门。
3.5 财务部：对合同收支条款的履约、收付款方式、单据开具或收取等情况监督审核。
3.6 法务：对合同内容、形式、文字表述、合同法性、有效性以及所承担相应的法律责任负责。
3.7 综合部：主要负责盖章过程，并应核对审核意见的执行情况。
4. 管理原则：
4.1 合同订立原则
4.1.1 书面订立合同原则：订立合同，应当采用书面形式。
4.1.2 格式合同原则：统一使用公司制定的合同范本；对于尚未制定合同范本的，由经办部门起草合同草稿，参照本管理办法经审批后方可签订。
4.1.3 格式合同一般需由成本部根据外界环境的实际情况不定期做适当的修订和更新。
4.1.4 事前签订原则：合同须先签订，然后开始履行。严禁未签合同即先行履行。在特殊情况有正当理由的，经办部门将事件缘由、合作方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明，由经办部门负责人签字，经主管副总经理签字批准后实施。并在10日内由经办部门参照本管理办法规定的流程办理报批。
4.1.5 合同审查原则：所有合同的签订、修改、补充都必须按照本管理办法规定的相应审查流程进行报批。
4.1.6 严禁任何部门在合同内容未经审查的情况下擅自签订。
4.2 合同档案管理原则
4.2.1 合同档案管理由成本部专人统一管理，以确保合同档案资料的完整性和有效利用；其他相关部门的合同管理由相关部门负责管理，参照执行本管理制度。
4.2.2 成本部负责公司工程合同的统筹、协调和组织管理工作，保管公司各项目部的工程合同及档案管理，并指导和监督各工程项目部的合同及档案管理工作。
4.2.3 合同档案管理应实行分项目分合同类别管理的原则。
5. 合同形成的程序及要点
5.1 合同拟稿
5.1.1 成本部根据招标文件、评标、询标或谈判记录、中标单位的审定意见以及公司有关规定起草合同文件。
5.1.2 合同经办人与项目公司、对方单位沟通的合同条款。
5.1.3 合同签订前，经办人员应认真理解合同范本，熟悉相关合同条款内容。
5.1.4 合同签订中，相关经办人员应当认真填写合同项目，对于对方地址、联系方式、合同内容、签订日期等条款应当填写明确，对于不需要填写的合同空白之处，应当明确填写“无约定”。合同填写中如出现各种形式的涂改，合同各方当事人均须在涂改处签章确认。
5.1.5 合同履行过程中对于合同需要对某些特殊情况加以约定时，或某些条款需要修改时可以另行签订补充合同，但是应当保证补充合同与主合同主体的一致性，并须按照合同审批流程进行审批。
5.1.6 合同签订后，经办人员应当及时跟踪合同的履行情况，对于合同范本中不完善的地方，应当及时与合同执行部门沟通完善，可以根据合同履行情况填写《合同修订情况调查表》，及时反馈合同履行过程中的相关信息及修改意见，由合同执行部门、成本部及相关部门协商后加以调整。
5.2 合同文稿流转会签
5.2.1 合同经办人填写合同文件审批单，经部门负责人签字后，编号流转。
编号规则如下：
（1） 编号编制原则：以各项目公司独立编号，编号简洁、明了，反映出合同对应的项目、签订年份、合同类别及合同序号。
（2） 合同编号内容：HFCQ-项目名称（类别）年份- 序号
HFCQ—————————宏帆重庆项目部
项目名称(类别) ————项目名称的简称，类别分为设计、工程、咨询（含服务）、材设等。
年份-001———————合同签订年份及顺序号。
（3） 举例：HFCQ-凤凰湾（工程）12年-001
HFCQ—————————宏帆重庆公司
凤凰湾一期（工程）——凤凰湾一期的工程类合同
12年-001———————公司在2012年签订合同第一份合同
但对于由集团总部签订，服务于各项目部的合同，其合同编号则取消子公司代码和项目名称，其成本归集则在费用支付时按服务项目归集或进行分摊。
5.2.1 合同文件审批单流转附件。
（1） 采用招标方式确定的合同，应附评标报告。
（2） 非招标确定的合同，应附发包审批文件。
（3） 其他方式确定的合同，应附会议纪要或其他审批文件。
5.2.2 部门审核内容
（1） 成本部：全面审核合同文件的内容，包括合同价款、计价、价格调整、结算，以及文字、排版等。
（2） 工程部：主要审核工作界面划分、合同工期、工艺措施、技术要求、质量约定等。
（3） 开发设计部：主要审核技术参数、技术规范、建筑做法等。
（4） 营销策划部：主要审核销售类合同和与销售产品有关的合同，并作为销售类合同的主办部门，应认真把握合同标的的要求、数量及时间要求、产品变化对销售的影响等。
（5） 财务部：主要审核合同的付款方式、付款时间、履约收支等。
（6） 法 务：主要审核合同内容、形式、文字表述合法性、有效性及所承担相应的责任等。
5.2.3 合同审批流转程序
（1） 合同审批由经办部门的经办人填写《合同文件审批表》，并附相关文件，在经部门负责人审核签字后进行流转审批。
（2） 合同文件流转在流转前，应当由成本部内业人员进行合同统一编号和登记。
（3） 各级合同审核人员应认真审核合同文本并各自在《合同文件审批表》上签署意见或直接修改到合同文件的相应部位，应做到字迹清楚，观点明确，词句不得存在歧义。如没有修改意见，要签署“同意”的字样。
（4） 相关部门审核完毕后，按权责体系上报审批。
（5） 《合同文件审批表》上的审核意见，经办人员应当根据审查意见一一落实，凡提有意见的，都应当经原审核人员再次确认执行行况，然后继续审批，但部门之间可同时进行，流转到领导审核时，其前面的审批意见应当得到落实（除需领导定论的除外）。
（6） 需总部审批的合同，应在项目公司审批完成后立即上报总部审批。
5.2.4 合同盖章流程
（1） 合同审批完毕，应由合同经办部门准备正式合同文本，一般应当由合同另一方先签章，对方签章完成后，由公司综合部加盖合同章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。有附件的合同，附件应与合同主体一起加盖骑缝章；如有分册的，应当注明分册顺序。
（2） 按印章使用规定办理盖章手续时应对照合同会签表审查合同是否已经修改、有无签名、是否已填时间、地点、是否已按合同约定附有附件。
5.2.5 合同分发与档案管理
（1） 由合同经办部门完成合同分包工作，并确保成本部、财务部、综合部（公司存档）、业务部门的合同文本均为原件合同（不分正副本）。
（2） 合同审批过程的《合同文件审批表》及原文件，均应当保存到成本部，经办部门应保存《合同文件审批表》复印件。
（3） 合同完成分发后，合同经办部门应当对合同形成过程的全部书面文件资料整理成册，并形成文件目录，以备审查。
5.2.6 合同签订部门在合同分发时，应同时向合同主要业务部门交接“合同交底表”，将合同注意事项及合同主要事项向业务部门作交接，交接须经双方签字确认。
5.3 对需政府部门备案的合同（如总承包施工合同），一般需采用政府标准文本格式，该类合同在签订前必须要求合同对方出具“仅作为备案使用”的相关承诺。
5.4 公司的所有合同文档均属公司机密性文件，任何人不得擅自将合同对外公开或外传，违者视情节予以处罚。
6. 合同履行的跟踪
6.1 合同履行过程中，成本部应及时了解合同运行中的问题，及时分析，采取措施，使合同履行得到有效控制。
6.2 成本部根据各方面情况进行汇总，对合同履行中的较大问题提出处理意见报公司领导决定。
6.3 较重要的合同履行完毕，应会同项目部和相关部门填写“合同履行综合情况表”，并提出合同条款的总结与改进建议。
6.4 在合同履行过程中，如生生乙方代表更换的，则由业务主管部门根据合同履行的实际情况和对拟更换人员的考察情况作综合评估后报公司审批，批准后方可更换。
7. 合同文档的移交
7.1 由成本部经办的工程合同文件，其相关过程文件资料，由成本部经办人员负责相关资料的收集整理，并成册建档，然后移交到内业管理人员。
7.2 由公司其他相关部门经办的合同文件，应当在合同签订完成后及时收集整理完善相关资料，成册后移交成本部统一管理，双方必须当面清点，并完善交接清单手续。
8. 合同文档管理办法
8.1 合同文本的管理，应当分项目以签订年份结合合同分类进行统一编号管理，建立统一的合同管理台帐。
8.2 合同文本的形成过程资料，应当分项目以合同名称和编号为目录，统一建档管理，达到既可以通过合同目录直接查阅过程资料，也可以通过过程资料的管理目录查阅合同文本。
8.3 成本部应根据实际需要编制合同档案的检索工具，以有效地开展合同文档的查询、阅读和利用工作。
8.4 成本部的合同内业管理人员应加强合同档案的统计工作，应以原始记录为依据，编制合同管理清单，并在清单目录中注明缺少或遗失资料、文件是原件还是复印件。
8.5 合同文件的借阅：公司各部门人员因工作需要须借阅合同文件时，应完善相应借阅手续；合同原件不得外借。如特殊情况需外借的，必须经成本部分管领导签字同意后方可外借并办理相应的外借手续；借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8.6 合同电子文档：凡由公司相关部门起草的合同文件，其电子合同文本（盖章版），均应当传至成本部内业管理人员进行统一管理，在资料移交时同时移交。
8.7 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
9. 公司的所有合同文档均属公司机密性文件，任何人不得擅自将合同对外公开或外传，违者视情节予以处罚。
10. 相关表单（见附表）
10.1 附件1：合同文件审批表
10.2 附件2：合同交底表
10.3 附件3：合同履行情况综合评估表
10.4 附件4：合同档案交接清单
11. 附则
11.1 本管理办法由成本部负责解释，未尽事宜由相关部门提议，由成本部负责补充、完善。
11.2 本管理办法自颁布之日起试行。

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