物业公司管理制度汇编.doc

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城开物业管理制度汇编——会务管理规定

大同市城开物业有限责任公司
会务管理规定
为了规范公司的会务组织工作，提高会议效率，特制定本规定：
第一条 本公司各级员工，均应遵守本规则各项规定。
第二条 职责划分
1．公司总经理负责本公司召开的工作会议的审批；
2．部门领导负责本部门召开的工作会议的执行；
3．人事行政部负责公司会务的组织工作，相关部门给予配合。
第三条 会务的内容
1．工作例会：是通过会议协调和解决相关问题的定期会议。包括周工作例会、晨会、月工作会。
2．单项工作会：根据具体问题组织召开的定期与不定期会议。包括各单项垂直系统的工作会议、业务研讨会议、总经理办公会、高
管工作会议、在管项目工作会、年度总结会、立项会(是指公司新开
业项目的筹备工作会。)等各项会议。
3．大会会议：需事先进行策划组织的重大会议。包括年终工作总结／部署计划会、联欢会、表彰会、公司系统全员培训大会等会议。
第四条 会务的程序
1．时间：
(1)公司周例会：每周一下午16：O0召开，由总经理或委派的主
管领导组织，各部门经理、主管参加。会议内容为汇报上周工作完成
情况、本周工作计划，工作中需要协调的人、财、物、事等。
(2)晨会：每天上午8：15召开，由总经理或委派的主管领导
组织，各部门经理、主管参加。会议内容为通报当天的主要工作及
需要协调的专业工作。
(3)月度工作会：每月5日下午15：00，由总经理或委派的主
管领导组织，各部门经理、主管参加。会议内容为总结上月工作完成
情况，布置当月的工作计划。并对公司重大工作事项进行讨论、决
策。
(4)其他公司级专业会议，根据工作需要另行安排。
(5)各部门每周内部工作会，由部门经理、主管组织安排。公
司领导不定期参加。
2、通知：由人事行政部负责通知参会人员；可采用口头传达
或电话通知等方法，通知时要务必告诉参会人员的时间、地点及携
带的相关资料。如参会者因故不能出席，须提前向人事行政部请假，
并委派代表出席。(紧急会议务必参加。)
3．签到：《会议签到表》由人事行政部负责统一发放并于会前
10分钟发放签到表，在会议结束后收集，同会议纪要／记录一并存
档。(无需记录的除外)
4．记录：会议纪要或记录按照《会议纪要／记录标准文本》由
人事行政部派专人负责记录整理，会后24小时报总经理领导审阅。
5．会签：会后第二天由人事行政部将总经理审阅完毕的会议记
要送相关与会人员签字确认。
6．转发记录：人事行政部可通过电子邮件或填写《发文登记表》
发放给参会者。
7．存档：人事行政部收集整理图文记录，并存档管理规定将其
分类存档；
第五条 注意事项
1． 参会人员必须在会议前10分钟达到会议室。
2． 参会人员会议前请自觉主动将移动电话调至静音或振动。
3． 参会人员要严格执行会场纪律，认真做好会议纪录。
4． 参会人员没有特殊情况不得私自离开会场。
第六条 由人事行政部负责监督执行。
第七条 相关表格
1．《签到表》样表附后 (一)
2．《收文登记表》样表附后 (二)
3．《发文登记表》样表附后 (三)
4．《会议纪要／记录标准文本》样表附后 (四)
5．《周小结及周工作计度》样表附后 (五)
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