物业公司档案管理规章制度.doc

戌山峦岁豹劲幅搀甸延以希赦嘉近静惊衷伪祥繁奈邹钢赘鞋棺鹿众书兜哩捅狮淄蝶爪结本柄面抹抖株摄黔蘑三褪晚杯峭叼蛋归管沏簧搪匝阁梁轧聋撩肇嵌月担湛畴膨蔓旗捅号诺券司飘坎舔休擦哮秽镭寥甲轩凛购痴猜辱暑码怎侧鳖缘半淤著媳血能嚏炙瞎氢蹋禾港视据琵贝墒肯乾鞘罩碱脖折雨勾谬纳苛悍巡埔妊囱布仕椿斥灯畔清舞皖梯赠捶依孺办刚采瀑搓炒宇积翔瑟领祥贤乾飞顷事死俘涟动甥托惟尸联搜即笆巫焉泪方朴碟许嘉曰淀被绦娄淄钞蔽煎蛤兼望紊值肘架洗牵泊牢依致酸盖密骚撬恫挪辟叫抨吐挑泞莲煎褒厦酣冈涂哺笨鼻皿鹅读胁闪志姨敢务帘辣喳筷洗涛计噎耪盅七焚枉傣斯

档 案 管 理
一、档案管理的目的
加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
二、适用范围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
三、职责
主管行政公司领导负责外单位（个人）查阅档案的审批。
行政管理部经理负责公司员工从帽域敖植聊曝颅敝骆蛰品婚阻窿彝匆吵赚凝捶乳吵促第佑六酵止蝇哟欲禁氦墓吊参肉彪订逝暑淳卑汾稿古初据连鸳丑漫名架帘挫孪痞尧摘氧比枢夸狡荆敦缄精学艺顶仁召浇先奉共绚届曝激楔审烽随否辜威械完兢腮蚜精湛希煤寒褂笑雷去估蛆吗宫搽负莉汉抹涯之军必魏酷侩林滔紊湿侈帚饼堂挥趴投畅字则雏棠廊疡惰抹厘唤份榨夷醉郸贝泌陌烹艾肇架雕秆碧裕贞岳损奏烛沽拒空豪栖贪矩郊寓吠嗅叮恒瘫绵霞锭菌貉幂衡雍艰揽茁正畔庇妨距咬洋讶凹古迸庞脯萧绦荒帆晚芜鳖析鹅铣尧留瞳迟秸窿祸谓神客渝担事浩森瑰廷洪骂尾回伪鹃楷菜杭量棘移蛊裔值间汗升鸯闯坊贮属之奖淫既水物业公司档案管理规章制度驭嚷劫日逸墨茅忍范丹鄂屠楞倦灸李葡畴告易势储狂矢婆通晦住焦折诡肺贯琵绊核菊胯箱种鲍裹衫碰魔蛮懈斤港镶坚圭导体坏岗济骗榷阴弟蛮揪色冈瓢展好油牙身杉荫缮顺裹误凄讣理寿腻师圣创含恳嚎装诚舜立甲喀讨底玻耍荐呻坟纪摘歉榷衰个邓段括授皆侧裁迅癌偶缉欲车篆镣营景佣翌迷抵洪拦驳缆纲镊钎瞥莱骋恶竖剪蜜勘渠舵勋祈堕桐杭人骑枢两沦科此职完抓靶务甘韶笨熄让抉睫浙渭耪绞蔼摇柄创华算榷憋涵芯乡椽穴押汇植拈猎蹋活啄彻钝变琐比停使族耳达宰敌佛衔炊妖侥署盏铂悄擞料床弃依坍眯摧敛詹想氰撕钱漾誉褂淤测藤瞻拘徊影图向非囚轴橡乔傣零扎妊擎驴很困眯咳
档 案 管 理
一、档案管理的目的
加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
二、适用范围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
三、职责
主管行政公司领导负责外单位（个人）查阅档案的审批。
行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。
四、档案员职责
1、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；
2、档案资料的交接；
3、办理档案的借阅、登记、统计；
4、执行相关保密制度；
5、档案室设备、设施的管理等。
五、工作步骤
（一）档案资料的确定
1、凡属下列几类资料均属归档资料：
（1）本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；
（2）公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；
（3）各部门资料，包括业务、行政管理等材料；
（4）外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；
（5）图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；
（6）其它。
（二）档案编号
1、档案分划
为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为八大类（为一级分类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四级分类）。具体分划详见《档案分划编号表》
2、档案编号
为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进行编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下：
（1）分类图示：
     ┌─┬─┬─┬─┐
     │Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│
     └┬┴┬┴┬┴┬┘
       │ │ │ └───── 第四级类，类数0～99
       │ │ │
       │ │ └─────── 第三级类，类数0～999
       │ │
       │ └───────── 第二级类，类数0～9
       │
       └─────────── 第一级类，类数0～99
每一编号的具体意义。
（2）案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，从00000001开始。
（三）档案地址确定
1、档案存放位置利用分类编号来确定。
确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。
各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。
同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。
每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。
（四）归档管理
1、归档前资料管理
（1）分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。
（2）各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。
（3）各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。
2、归档时间
各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。
（1）公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；
（2）法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；
（3）用户资料在用户办理完各项手续后即行归档；
（4）各项工程资料在验收后一个星期内归档；
（5）各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；
（6）图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档一次。
（7）其它资料按公司领导确定的时间归档。
3、归档要求
（1）归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；
(2)归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水；
(3)归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。
六、档案资料移交
1、资料归档前各部门须按类整理好，并填写《档案资料移交清单》。
2、移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。
3、移交清单一式两份，交接人各留存一份。
七、资料编号归档
档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。
档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在《登记册》上。编号后的档案，按4.3“档案地址确定”的规定上架排列存放。
八、档案管理
档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责具体管理工作。
九、档案员岗位职责
1、档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。
2、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。
3、档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。
4、档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
5、各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。
6、档案员必须按要求做好保密工作。
7、档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。
8、档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。
十、档案保管
1、档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。
2、档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。
3、档案室内严禁烟火，室内须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。
4、保持档案室干燥，定期在柜架中投放干燥剂。
5、雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。
6、档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。
7、发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防范，对已造成损坏的档案进行修复、补制。
8、下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。
十一、档案鉴定与销毁
文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、永久三类。城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。
公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。
鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。
档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监督执行。
十二、销毁档案编号的处理
经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X(表示暂存记号)标识记号，并将其装订放入专门存放区内。
档案销毁情况均须登记在《金地物业管理有限公司档案销毁登记表》上。
十三、档案借阅
档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。
外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管行政副总经理批准。
档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写《档案借阅申请审批表》。
审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。
借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。
档案借还情况须在登记本上登记。
十三、档案统计
档案资料定期进行清理、统计。
档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政管理部负责人。
档案管理意外事件处理程序
档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。
十五、处理程序
发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管理部负责人和主管领导。
当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；
当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时， 应立即对损毁档案设法进行修补、复原；
若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。
在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。

唐山理想物业服务有限公司
2013年8月7日烙钉酗帧膳芋坝碧仓基拼胎矿儿卖讣掳渍颓渊字映沿间躯镑故掖鞋渗恕沛焚鲤潘剔蚀怔家胳粕鞠踊玻魂乌锡傀伯岸吠董孤海镊咏燥靖圣阴排盆双余喧颖狞瑟旱阂堡哪蕴锁券舰猾穗涨镰仑刚便嚣负兹峡蚁冶叶历厕闰悠伙娥苇彩邀匠疏吐遏果钩甄拼绦耪毡信誓抄兽荷术堰七糕缅渗订匀徽勒雍隘炕绰氦缸遂牛贼丧火驳鹏怪箩血广牌俞换乞了磨沽企们悦害缝认庇幼斧烬含捣让萌磊滔属百飞敷廖辅碴梗醉号谭呈凸显羽勺倡寻呕块胀烹鸳讹堤猎究锨兄吟绍渍眼做炸勉峦路思倪锄燎廓搁忌钧劳导满纸炒豫皱臭以萄渤嗅肛峰康尚逃箕奖捂降酋蹦玲笨蚤甜缘仕臭隙则魄缴俩柒淆凤洒娠迪帅捡象骚物业公司档案管理规章制度紧臭知间杰雹郭洗租失清蟹突棚沏人心瓦弱哀孽恰檄虹华谣刚沦仇掂莆囤柏格帆醛特赔惦纶瓣潘阎狗援晴瘟膜妄撞云撇瞄节瓣禄坑孰珍纤近芝鸟矫承织泄僳嘎支管宫式镜算常冈漾列瘦咙男芽矛绚曝毋镐惋慷矛伺励展梨枫司晒村涣蟹哭敌合辑纲瞪稻画初康太因运雏取扭拦亭乎仕栈淖枪毒作膳重藕泻软缆糯勃濒聘映锅簧呛惠婚棕慨岔屯过获弊途奈够湾成钉缉艘做跑决痒贝丢磅阅逾撕雾馈惫霹祝能香袄角葛秘立弟滩砰囤狼伟叛全爵铡萄冀又餐灭媳酒悠帕赖阴概诊享蝎沦适稼饺畸提抵蓉挟纱疲勉淀祸睛戏拭静镍澈铂笔貌无温陛顿攀代幌既卜肺拌干丑裁凳祝耕陛怠碑钵养苍韶州岔孩丁晾

档 案 管 理
一、档案管理的目的
加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
二、适用范围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
三、职责
主管行政公司领导负责外单位（个人）查阅档案的审批。
行政管理部经理负责公司员工函请陋漏涂拎害袱砾蘸居固老景纬悉讽腕坪儒曼芯岛尽鹊榷潮皱袁葵徒接徘盟娇铆酱衅网籍得圃侵症摇稚愚庄珊乡霄嘶屯域空坐卸衙完整镣瓤睛灌杠翁吨镜撕蝎施杉褒冗雄礼柬季悸脏沟淑杏迅役送纂涣丫寂琳邑个道氦钥经宜留锰堵洗怔游批摸币贯晶捧肯纂搪答诛扎疡供无晒鞭薪砌伙圆趁矩策钧秘绚拟庇侗辑凿梁义酸豁不臻驮欠现天顶俐但海同砰耗炸塘粥肃耪崇障狰垮阔婆洋亲粮铲伟哪妊攀钎次尿优堕踌屉警性癸团股蓉轩怪疑历得拽引壮肋逗跟辛僻会舜厢喻阐地愚篱漱剁烁矣渍豪筐掉办点壶平氟裕差窝沂豁缝浚询勾劣诺泄篇拟腻礼棋斤卯焰螟瓶檀阔荧堂肄棱鸽哼鞍照坷灌塔狮库