行政人事专员岗位职责流程.doc

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行政人事专员岗位职责流程

1、 绩效考核：
1） 绩效考核时间：每月1日至5日完成绩效考核
2） 考核方法：
① 月初由行政人事专员催促各部分交绩效考核表，考核表包括：各部门主任对员工进行考核的《月度关键指标考核表》、《各部门施工津贴表》（这部分人员不做绩效考核）、以及主任自评的《月度关键指标考核表》；
② 该岗位需负责对分管技术成本部的副总（陆厚龙），生产一工区主任（张争银）、生产二工区主任（张正林）进行考核指标的汇总。步骤如下：首先，向技术成本部的副主任（李欢欢）索要《在建项目进度计划表》《催审项目经营计划表》和《催尾款项目经营计划表》纸质版（须是陆总签字确认的）和电子版（留作参考：F:\行政人事工作\人事管理类\绩效考核\李欢欢提供三位老总绩效考核指标）； 其次，根据数据制作绩效考核明细表（参考模板：F:\行政人事工作\人事管理类\绩效考核\三个老总绩效考核表）；再次，根据公式：本月指标完成情况/本月计划指标*权重=考核成绩，算出考核分数；
③ 向其他部门负责人索要其部门人员的绩效考核表：办公室—主任（任才伟）；技术成本部—主任（吴琼）；采购部—主任（黄庆华）；财管部—主任（王立芳）；生产一工区—主任（张争银）；生产二工区—主任（张正林）；客服部，装表办—主任（张孝辉，分管装表办）；其中，有些人员有绩效考核，有些人没有，他们拿的施工津贴，这个体现在各部门主任交上来的考核表上，表格上有的人就是需要绩效考核的，没有的人就是不需要考核的；
表格模板：F:\行政人事工作\人事管理类\绩效考核\各部门月度绩效考核表（这些模板是对各个部门的主任进行考核所用的表格；各个部门人员的绩效表由其各自的主管制作）
④ 收集好的所有绩效考核表后，将各个部门员工的考核数据（包括技术成本的主任）汇总到《各部门绩效考核评分汇总表》；同时将各个部门和陆总的自评分汇总到《部门负责人绩效考核评分汇总表》；
⑤ 最后，将汇总好的表格按照顺序：《部门负责人绩效考核评分汇总表》、《各部门绩效考核评分汇总表》、《施工津贴表》及各部门负责人自评的《月度关键指标考核表》，经综合办公室主任（任才伟）审核后，交至高总处；由高总给出最终的考核分数；
（表格在F:\行政人事工作\人事管理类\绩效考核\绩效考核汇总表）
3）、将高总批准后的考核分数交至财务部；表格包括：《部门负责人绩效考核评分汇总表》、《各部门绩效考核评分汇总表》、《施工津贴表》
4）将各部门人员及部门负责人的《关键指标考核表》保留并存档！

2、 考勤（每月1—5日）
1） 每月月初行政人事专员，拿着优盘和数据线至门卫处，将考勤机上考勤信息拷至优盘：方法：长按OK键——输入用户名和密码：20203—按ok键—U盘管理—按ok键—下载数据—ok键—下载考勤数据—ok键即可，下载完毕之后需要一一按返回键，直至恢复到原界面；
2） 将优盘上的数据拷至电脑的考勤系统中：打开考勤系统—数据—USB闪盘管理——确认—导入记录数据至电脑—选中优盘上的数据——确定即可；关闭考勤系统；
3） 重新打开考勤系统—统计报表——选择部门和时间—查询计算—报表预览—员工上下班时间表—打印即可；一个部门一个部门操作完之后，进行数据核对：现将打印出来各部门的上下班时间表与考勤系统的核对：操作：出勤记录—选择部门、时间—查询即可；之后还要结合门卫处考勤本子进行核对；
4） 将有问题的考勤（没有上或下班时间）在纸质版上下班时间上标注出来，然后将纸质版部门上下班时间表和《外出单》按照部门分发；
5） 根据收上来的数据进行汇总至《考勤公示表》，一式两份，一份给财务，一份留作备案。（由于和集团办公室用同一张公示表，我们这边的填好后留出相应的表格给集团办公室填写，待办公室主任审核签字之后复印一份备份，将两份原件给集团办公室，由集团办公室续填之后交至财务即可）

3、 新城电力工程建设公司花名册制定及更新
每月更新一次，交给高总和综合办主任处，以便及时掌握公司人员流动及变动状况；
（表格在F:\行政人事工作\安装公司人员名单及联系方式）
4、 会议纪要与发文管理
5、 防暑降温用品采购与发放（每年7月份）
1） 物品采购：采购毛巾、香皂、风油精、人丹（合家福采购），可先到财务借款，然后报销即可！
2） 发放标准：毛巾每人2条、香皂每人2块、风油精每人2瓶，人丹只发给户外作业人员；
3） 物品发放：以部门为单位，进行发放；
4） 采购费用报销：填写《安徽新城电力工程建设有限公司费用报销单》（财务提供），先由综合办公室主任审核，再由财务主任审核，最后总经理（高总）审批即可，然后拿到财务出纳（郑来燕处）即可！
（表格在：F:\行政人事工作\行政后勤类\办公用品采购\2013年度\2013年防暑降温用品 采购及发放）

6、 员工入职办理
（备注：哪个部门要准备找人需要先写申请，然后报集团办，经集团办同意后方可办理入职）
（1） 填写《员工入职登记表》与发放考勤卡
①填写《员工入职登记表》（表格在：F:\行政人事工作\表格），同时新入职员工需要交上1寸和2寸照片各两张（没有照片的，则要现场照以便留档），同时要把身份证、毕业证等相关证书的原件带到公司，经公司核实，进行扫描后归还给新入职员工；
行政人事专员拿着《员工入职登记表》找相关领导签字，并询问新入职员工的试用期；
领导签字确认后，到集团办公室办理备案：到人事专员（童友莉）处索要员工考勤编号和考勤卡；然后将员工交上来的照片进行扫描后，制作员工考勤卡封面（模板在F:\行政人事工作\人事管理类\一卡通）（制作方法：
首选，打开PS，在打开员工一卡通模板，点击右下角图层-需要修改哪个部分就点击相应的图层—点击相应需要修改的图层后再点击右上角工具栏上的T字体进行修改—最后将之前照的照片复制到照片位置- 点击右上角拖动按钮-点击编辑“自由变换”或直接按ctrl+t进行照片的大小修改
然后，点击文件-另存为-选择应用变换-格式选择JPEG照片格式-保存即可完成，关闭PS时点击不保存以便保留模板。
然后，打印工卡。在ps中新建一个A4格式的图层，将做好的员工一卡通拖到图层中，固定好位置后，保存为JPEG格式；拷至优盘，到直销中心三楼商务部进行彩打；打开图片，点击鼠标右键打印-选取A4格式选取“标签”（若打印照片选择油纸照片（最后两个选项））并且在右边选取a4格式——下一步完成打印。）
② 制作考勤卡：
先根据《工号》表格（需要跟集团办公室核对），给新员工编号，然后到门卫处录入新员工卡号信息；（步骤：长按OK键—输入用户名：20203；密码：20203——用户管理——OK——新增用户—OK—输入考勤号—登记卡（在考勤机上放上考勤卡—OK—读卡成功—OK—保存数据—OK,完成。）
做好考勤卡后，需要员工至财务部找出纳员（郑来燕）激活考勤卡；交纳10元的卡工本费，待员工离职后再归还给员工，然后向卡里充值以便到食堂用餐；
（2）签订劳动合同
新员工试用期满后，需要提前通知新员工前来领取《转正考核表》，需要李总签字，由新员工自行填写和找领导签字，填好后交回；然后签订劳动合同，即可完成入职手续；
合同一式两份，一份给集团办公室存档，一份自行保存；合同期限可自行决定（可询问主任）；其中每月15日发工资与工资标准为1500是不变的；
（3）《就业失业登记证》申领
1）时间：在办公员工备案之前；也可以在之后办理
2）所需材料：《录用人员登记表（新）》加盖公司公章、身份证复印件+一寸照片
3）地点：沃野花园（二楼）蜀山产业园社区服务中心
4）联系方式：68105055 柏霞
（4）办理员工备案（每月24号前）
1） 签完合同后需要进行员工新签备案：步骤如下：
A、 申办时限：用人单位自录用之日起30日内（每月24号前）
B、 所需材料：a，录用人员身份证复印件一份；
b、《录用人员登记备案花名册》一式两份，盖公司公章；
c、《录用人员登记表》二份，写上公司地址和联系人、联系方式加盖公司公章
d、《劳动合同信息管理报表》电子档，即备案表可自取名；
e、一寸照片一张附在身份证复印件上；二寸照片两张贴在《录用人员登记表上》
f、《劳动合同》原件一份；
备注：其中身份证证复印件+一寸照片和一份《录用人员登记表》办理就业失业登记证时使用；
C、地点：沃野花园（二楼）蜀山产业园社区服务中心
D、联系方式：68105055 柏霞
备注：其中身份证复印件和录用人员登记备案表留办就业失业登记证使用；
表格在（F:\行政人事工作\表格\人事类相关表格）
以上信息可在以下网站中查询：
2） 备案后，将《录用人员登记备案花名册原件》交给集团办公室；及时更新相关表格信息；
3） 续签备案，时限与地点相同，所需材料如下：a、原《录用人员登记备案花名册》；b、续签人员《录用人员登记备案花名册》一式两份，盖公司公章；c、续签人员劳动合同书

7、 员工离职办理
1） 离职人员交上《离职报告》后，需填写《员工离职移交手续清单》，并由离职人员找到表格中相应的人员签字，办理清单内相关手续，签完字后交还给人事专员；
2） 人事专员办理离职备案手续：
a所需材料：
A、《录用人员登记备案花名册》一式两份，盖公司公章；
B、《劳动合同解除（终止）证明书》二份（一份给劳动局，一份给离职人员）
C、《劳动合同信息管理报表》电子档，即备案表可自取名
b、地点：沃野花园（二楼）蜀山产业园社区服务中心
c、联系方式：68105055 柏霞

8、 发文管理：

a) 发文编号：在F盘—文件管理类—收、发文中，能找到各个公司的发文编号、发文格式；
b) 发文内容管理：各个公司将每一次的发文发给档案管理员，由档案管理员编辑内容和格式：看看内容是否有改进之处；格式规范为：除发文标题《关于。。。通知》为二号“方正小标宋简体”加粗和主题词、报、发为三号黑体加粗以外，其他均为”仿宋—GB2312”体；其中发文机关即“安徽新城电力建设集团文件”为小初、红体、仿宋—GB2312；发文号与正文日期等均为3号仿宋—GB2312；
发文管理：完成后，先填写一份彩打的“安徽新城电力电力建设集团发文稿纸”（在F盘—文件管理类—收、发文—文件管理中找到）和黑白的发文文件先交给陈主任审核—然后找相应的人核稿—最后交老板审核，若老板有意见则进行改动，若没有意见则进行彩打；打完发文文件后，填写盖章申请单至老板处盖“新城电力集团章”，之后打印一份“文件分发记录” （在F盘—文件管理类—收、发文—文件管理中找到）将发文文件交到相应的经理手中；最后留一份。按照：文件分发记录—发文稿纸—发文文件的顺序进行存档。
9、档案管理
档案编号：劳动合同—RS某年.00X
离职人员档案——LZ某年.00X
考勤——KQ某年.00X
绩效——JX某年.00X
安全生产管理—— AQ某年.00X
固定资产——ZL 某年.00X
公司管理制度—— GL某年.00X
办公用品采购及库存——CG某年.00X
日常协议及合同——HT某年.00X
收文——SW某年.00X
发文——FW某年.00X
员工工作培训——PX某年.00X
10、固定资产的采购与维护管理
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