国有企业公司基本建设项目档案管理办法模版.docx

公司基本建设项目档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强集团公司基本建设项目(工程)(以下简称基建项目)档案的管理，充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改、扩建中的作用，提升基建项目运行、维护和管理水平，根据†中华人民共和国档案法‡、国家档案局†基本建设项目档案资料管理暂行规定‡（国档发“1988”4号）、 †重大建设项目档案验收办法‡（档发“2006”2号）和†公司档案工作管理办法‡（中节能办“2011”33号）制定本办法。
第二条 本办法适用于集团公司总部及其下属各级全资、控股子公司。
第三条 本办法所称的基建项目是指集团公司及其各级全资、控股子公司投资建设或收购兼并的所有新建、在（续）建工程项目，也适用于扩建、改建、重大技术改造、更新项目，以及使用集团公司资金的总承包项目和合同能源管理等项目。
第四条 本办法所称的基建项目档案是指在工程立项、设计、管理、施工、监理和竣工验收以及改建、扩建、维修等活动中形成的、应归档保存的文字、图表、声像等不同形式和不同载体的文件材料。
第五条 本办法所称的‚项目建设单位‛是指承担基建项目建设任务的单位，所称的‚项目管理单位‛是指集团公司的二级全资或控股子公司。
第六条 基建项目档案遵循集中统一和完整、准确、系统的原则进行管理。

第二章 基建项目文件材料的形成与归档
第七条 项目管理单位的档案管理部门要及时提出项目档案管理的要求，依据国家和集团公司要求制定相关制度和标准，对项目建设单位档案管理情况以及文件材料的形成、积累和归档情况进行监督、检查和指导。
第八条 项目建设单位在负责项目具体实施过程中，应指定专人负责项目建设全过程文件材料的收集、积累、汇总、整理、审查和归档工作，保证基建项目档案工作与项目建设同步管理。
第九条 基建项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入项目建设计划，列入有关部门的工作程序和有关人员的岗位职责，并采取相应的控制检查和考核措施。
第十条 基建项目在签订设计、施工及监理合同、协议时应设立专门条款，明确需要提交的项目文件材料归档范围、归档份数，整理要求及归档责任。
第十一条 项目建设单位是基建项目档案管理的责任主体，应根据本办法的要求，监督项目勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和设备供应单位完成各自职责范围内基建项目文件材料的整理并移交项目建设单位档案。
第十二条 基建项目建设各阶段文件材料的收集和归档。
（一） 准备阶段。
1.项目管理单位、建设单位负责收集、积累和整理基建项目前期文件材料以及设备、工艺和涉外文件材料；
2.项目建设单位应要求勘察、设计单位收集、积累勘察、设计文件，并提交有关设计基础资料和设计文件及工程管理文件。
（二） 施工阶段。
1.施工单位。
（1） 项目建设单位应要求总承包单位将各分包单位收集、积累、整理的分包项目全部文件材料汇总；
（2） 分别向几个单位发包的，项目建设单位应要求各承包单位提交其承包项目的全部文件材料。
2.监理单位。
项目建设单位应要求项目监理单位收集、积累项目监理文件材料，要求其监督、检查基建项目文件材料的完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其它监理文件。
（三）试运行阶段。
1. 项目建设单位应要求试运行单位收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件材料；
2. 项目建设单位应要求基建项目器材供应、财务管理单位或部门收集、积累所承建项目器材供应和财务管理中形成的文件材料。
第十三条 基建项目文件材料归档范围与保管期限参照†基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表‡执行(见附件)。
第十四条 基建项目中引进的设备或仪器，其文件资料、图纸也要收集归档。设备仪器档案原则上实行集中统一管理，也可实行统一管理，分级保管，以提高设备仪器档案的完好率和利用率。
自制设备仪器鉴定和外购设备仪器开箱验收时应有档案部门参加，及时将鉴定文件材料和随机文件收集归档，并会同有关人员做好文件材料的检查、验收。第十五条 基建项目中的设备仪器文件材料归档范围和保管期限见附件2、
3、4、5。
第十六条 基建项目奠基、施工、竣工验收等过程中形成的声像资料也要及时收集归档。
第十七条 归档的项目文件材料要字迹清楚、纸质优良、图面整洁，书写必
须符合要求，绘制、审批手续齐全，竣工文件编制符合有关要求。
第十八条 基建项目竣工文件的编制按照†国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范‡(DA/T 28)执行。
第十九条 基建项目竣工验收前，项目建设单位要组织有关部门人员进行项目文件档案自查，并形成自查报告。
项目管理单位负责组织相关单位对项目进行档案的专项验收，对项目档案的完整、准确、系统和安全等情况进行评定，并形成验收报告报集团公司总经理办公室备案，集团公司总经理办公室将适时抽查。
集团公司将对建设项目档案验收的流程、内容、要求等做出相应规定，适时出台相关验收管理规定以加强项目档案的验收工作。

第三章 基建项目档案的整理、移交和利用
第二十条 基建项目文件材料应按工程项目配套整理，项目内可按前期、设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、施工、监理、竣工、验收及后评估等阶段排列；在此排列顺序的基础上，可按职能或事由结合时间或重要程度排列；图样文件按结构、工序、专业、图号、时间等顺序排列；图文混和文件材料，按文字材料在前，图样材料在后的顺序排列。
第二十一条 基建项目中的设备仪器档案按大类分项目或型号排列，项目或种类内可按立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。随机软(光)盘不与纸介质档案同卷混放，应按磁介质、光盘档案保管要求存放。
第二十二条 基建项目移交运营管理使用时，其档案随同移交。停建、缓建工程的档案可暂由项目建设单位档案部门保存。境外基建项目档案的移交工作可本着完整、准确和系统的原则结合实际情况开展。
第二十三条 凡超过保管期限并已失去保存价值的基建项目档案，项目管理单位档案部门登记造册，并组织进行档案鉴定，经上一级主管单位批准后方可销毁。
第二十四条 档案部门应对室藏的基建项目档案做好著录工作，建立相应数据库，并在此基础上进行综合分析，开展编研工作，主动提供服务。

第四章 附 则
第二十五条 集团公司境外基本建设项目档案的管理可参照本办法执行。
第二十六条 本办法由集团公司总经理办公室负责解释。
第二十七条 本办法自颁布之日起施行。

附件：1.基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表
2.外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
3.自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
4.特种设备文件材料归档范围和保管期限表
5.计算机管理系统软件、硬件文件材料归档范围和 保管期限表
附件1
基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
一
可行性研究、任务书

1
上级关于工程立项的通知、文件
永久
2
建设单位工程立项申请报告
永久
3
项目建议书及批复
永久
4
可行性研究报告、专家评审意见及批复
永久
5
项目评估、论证文件
永久
6
项目调整的请示、报告及批复
永久
7
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
8
设计任务书、计划任务书及报批文件
永久
9
项目资金来源（投资、集资、贷款）
永久
二
设计基础文件

1
工程地质、水文地质、勘察设计合同、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装、测量定位、观测记录
永久
3
水文、气象、抗震等其它设计基础材料
永久
4
工程探墓、考古发掘
永久
三
设计文件

1
总体规划设计
永久
2
方案设计
永久
3
初步设计及批复，初步设计调整报告及批复
永久
4
技术设计
永久
5
施工图设计
长期
6
技术秘密材料、专利文件
永久
7
关键技术试验
永久
8
工程设计计算书
长期
9
设计评价、鉴定及审批
永久

10
工程总平面图
永久
11
工程设计总结
永久
四
工程管理文件

1
工程环境污染、人防安全等方面的评估审批文件
永久
2
工程建设位臵图与城建部门的批复文件
永久
3
建设工程选址申请及选址规划意见通知书、征用土地申请及批准文件、国有土地使用权证、用地规划许可证、建设工程规划许可证、规划验收合格证及附图、红线图、红线定位册、征地移民拆迁、安臵、补偿批准文件、协议书
永久
4
承发包合同、协议书、合同变更文件；索赔等涉及法律事务的文件；招标、投标、议标、评标文件；中标通知书；租赁文件
永久
5
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划、概算、预算管理、差价管理文件
永久
6
施工执照、工程施工许可证
永久
7
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件；水、暖、电、煤气、通信，排水等配套协议文件
永久
五
施工文件

1
土建施工文件

1）
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
2）
施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施 、施工工艺
长期
3）
原材料及构件出厂证明、质量鉴定
长期
4）
建筑材料试验报告
长期
5）
设计变更、工程签证单、材料代用核定审批
长期
6）
施工定位测量、地质勘察
永久
7）
土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图
永久
8）
施工记录、日记、大事记
长期
9）
隐蔽工程验收记录
永久
10）
工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
长期
11）
分项、分部、单位工程质量检查、评定；工程综合质量评定表
长期

12）
交工验收记录证明
长期
13）
施工总结、技术总结
永久
14）
竣工报告、竣工验收报告
永久
2
设备及管线安装施工文件

1）
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
2）
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
长期
3）
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
4）
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
长期
5）
隐蔽工程检查验收记录
长期
6）
强度、密闭性试验报告
长期
7）
设备调试记录
长期
8）
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
9）
系统调试、试验记录
长期
10）
管线清洗、通水、消毒记录
长期
11）
管线标高、位臵、坡度测量记录
长期
12）
中间交工验收记录证明、工程质量评定
长期
13）
竣工报告、竣工验收报告
长期
3
电气、仪表安装施工文件

1）
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
长期
2）
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
长期
3）
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
4）
调试、整定记录
长期
5）
性能测试和校核
长期
6）
施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
长期
7）
操作、联动试验
长期
8）
电气装臵交接记录
长期
9）
中间交工验收记录、工程质量评定
长期
10）
竣工报告、竣工验收报告
长期
六
监理文件

1
监理单位招标、投标文件
长期

2
监理资质证书
长期
3
监理合同、协议、监理大纲、监理规划、监理细则
长期
4
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审文件
长期
5
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审
长期
6
开(停、复、返)工令、许可证、中间验收说明书
长期
7
设计变更、材料、零部件、设备代用审批文件
长期
8
协调会审纪要、监理工程师令、批示、来往函件
长期
9
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期
10
监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录
长期
11
各项测控、测量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
12
工程质量事故、施工安全事故报告
长期
13
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期
14
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
15
单元工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估
长期
16
工程监理总结报告
长期
17
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
18
监理工作声像文件
长期
七
竣工文件

1
工艺平面布臵图
永久
2
项目竣工验收报告
永久
3
全部竣工图
永久
4
项目质量评审材料
永久
5
工程现场声像材料
永久
6
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明
永久
7
主要材料消耗、器材清单
长期
8
交付使用的固定资产文件
永久
9
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件
永久
10
竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
永久
11
项目总体验收报告及审批材料
永久
12
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
永久
八
科研项目

1
开题报告、任务书、批准书
永久
2
协议书、委托书、合同
永久
3
研究方案、计划、调查研究报告
永久
4
实验记录、图表、照片
永久
5
实验分析、计算、整理数据
永久
6
实验装臵及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
永久
7
实验装臵操作规程、安全措施、事故分析
长期
8
阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久
9
成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料
永久
10
考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件
长期
11
获奖证书
永久
12
申报技术专利有关文件
永久

附件2
外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
保管期限
一
计划、选购阶段

1
调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析
长期
2
购买设备仪器的请示与批复；设备仪器购臵申请表
长期
3
设备仪器招标书、投标书、评标文件、中标通知书
长期
4
合同、合同附件（国产设备归档原件，进口设备归档原件或复印件）及技术协议、补充协议、代理授权书
长期
5
进口委托代理协议、报价单、设备购臵合同通知书、意向书、订购货物通知单
长期
6
谈判备忘录、附录、附件
长期
7
重要来往函件、电文
长期
8
预验收报告（有合同约定时）
长期
9
进口货物报关单、入境货物调离通知单、货运单、发票、运输保险单、非木制包装证明、熏蒸证书、减免税单
长期
二
开箱验收阶段

1
装箱单、出厂合格证（质量证书）、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明
永久
2
图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册（清单）、检定证书（报告）、磁（光）盘载体文件
永久
3
设备仪器开箱验收单
长期
4
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
长期
5
开箱检验记录、计量、检测、试验设备的检定证书（报告）或校准证书（报告）
永久
6
商检及索赔文件
长期
三
安装调试阶段

1
安装调试计划（大型设备）
短期

2
按照基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程
永久
3
加工设备试车记录、试验设备试验记录、精度检测记录、安装验收单
长期
4
存在问题及处理意见(验收备忘录)
短期
5
安装调试技术总结、最终验收报告（中、英文）
长期
6
计算机及管理系统软件文件；软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告；测量机还包括软件、硬件部分的文件；软、光盘载体文件
长期
7
培训总结材料
短期
8
固定资产移交单、出入库单
永久
四
运行及维护修理阶段

1
设备仪器维护保养和安全技术操作规程
长期
2
履历本
长期
3
设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书、设备技术状况鉴定表
永久
4
大、中修精度检查记录及验收移交单
永久
5
设备仪器事故分析、记录及处理结果报告
长期
五
改造阶段

1
合理化建议及处理结果
短期
2
设备仪器改造、改装的报告与批复
永久或长期
3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布臵图
永久
4
设备仪器改造、改装的验收文件
永久或长期
5
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
长期
6
技术鉴定及成果申请奖励文件
长期

附件3
自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
保管期限
一
方案论证及设计阶段

1
调研报告
长期
2
设备招标书、投标书、评标文件和中标通知书
长期
3
设计任务书、合同、技术协议
长期
4
有关问题的请示及批复
短期
5
方案论证、设计方案文件
长期
6
评审文件(设计方案评审、设计评审、工艺评审)
长期
7
计算文件
短期
8
技术条件、技术说明书
长期
9
设计图样
永久
10
试验文件、校准文件
长期
11
设计技术总结、研制总结
长期
二
制造加工阶段

1
关键件工艺规程
长期
2
工艺说明书
长期
3
外购件的合格证和使用说明书
长期
4
重要工艺装备图纸及说明书
长期
5
工艺总结
长期
三
安装调试及鉴定验收阶段

1
调试大纲
短期
2
安装基础图、电气接线图、安装工艺规程
永久
3
安装调试试车、试验记录、调试试验报告、检定报告或校准报告、精度检查记录、安装验收单
长期
4
存在问题及处理意见
短期
5
安装调试技术总结、设备验收报告
长期
6
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
长期
7
合格证明文件
长期
8
计算机和测量机的软、硬件部分文件材料
长期
9
培训材料
短期
10
固定资产移交单
永久
11
技术鉴定及审批文件
永久
12
成果申报及奖励文件
永久
13
使用维护说明书、操作规程
永久
四
运行及维护修理阶段

1
设备仪器维护保养和安全技术操作规程
长期
2
履历本
长期
3
设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书
永久
4
大、中修精度检查记录及验收移交单
永久
5
设备仪器事故分析、记录及处理结果报告
长期
五
改造阶段

1
合理化建议处理结果
短期
2
设备仪器改造、改装的报告与批复
长期
3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件
永久
4
设备仪器改造、改装验收文件
长期
5
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
长期
6
技术鉴定及成果申报奖励文件
长期

附件4 特种设备文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
保管期限
一
计划、选购阶段

1
调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析
短期
2
购买设备报告与批复，设备购臵申请表
长期
3
设备招标、投标、评标、中标通知书
长期
4
订货合同、技术协议
长期
5
谈判备忘录、附录、附件
短期
6
重要来往函件、电文
短期
二
开箱验收阶段

1
装箱单、开箱验收单；特种设备的设计文件、说明书；制造单位的资质证明（制造许可证、营业执照、设计单位批准书、组织机构代码证、商标注册证、质量认证文件等）；由生产厂所在地、使用地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验检测结果、鉴定结论；产品成品件、外购件合格证及使用说明书；产品质量合格证；安装技术文件和资料
永久
2
压力管道元件的合格证及使用说明书；安装使用说明书；产品质量合格证
永久
3
锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明
永久
4
起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明
永久
5
锅炉总体安装质量图及主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法
永久
6
反应容器和贮运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检验、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片、产品安全性能监督检验证明
永久
7
开箱检验记录
永久
三
安装调试阶段

1
安装调试计划
短期
2
安装基础图、地基图、电气接线图、安装工艺规程
永久
3
锅炉安装质量技术证明、 安装验收单、锅炉使用证明
长期
4
存在问题及处理意见（验收备忘录）
短期
5
安装调试技术总结报告、验收文件
长期
6
培训材料
短期
7
设备移交使用单位的附件和随机工具清单
永久
8
固定资产移交单
永久
四
运行及维护修理阶段

1
设备维护保养和安全技术操作规程
长期
2
设备检修改造记录
长期
3
设备大、中修记录、总结、鉴定书、设备技术状况鉴定表
永久
4
设备事故分析、记录及处理结果报告
长期
五
改造阶段

1
合理化建议及处理结果
短期
2
设备仪器改造、改装的报告与批复
长期
3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布臵图
永久
4
设备报废技术鉴定书、请示及批复文件
长期
5
技术鉴定及成果申报奖励文件
长期
6
设备仪器改造、改装验收文件
长期

附件5
计算机管理系统软件、硬件文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
保管期限
一
计划、选购阶段

1
调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析
短期
2
购买设备请示与批复，设备购买申请表
短期
3
设备招标书、招标书、评标文件、中标通知书
长期
4
订货合同、技术协议
长期
5
谈判备忘录、附录、附件
短期
6
重要来往函件、电文
短期
7
软件及硬件质量证明
长期
8
授权书、软件许可协议、原产地证明
长期
9
企业法人营业执照正或副本（复印件）
长期
二
开箱验收阶段

1
计算机装箱单、开箱验收单、安装指南、重要信息、三包凭证、用户手册、保修证书、使用说明书、软盘、光盘
长期
2
工作站装箱单、合格证、保修卡、使用说明书、安装指南、许可信息、随机光盘
长期
3
服务器补充调整指南、电线位臵说明、快速安装和硬件配臵、安全指南、快速入门、保修及材料限制、安装提示、重要安全信息、维修服务网点名录、软盘、光盘
长期
4
交换机装箱单、授权书、重要信息、快速参考指南、启动指南、快速安装指南、手册、保修卡、软件发行记录、文件概要、随机光盘
长期
5
网络入侵检测系统用户手册、产品保修证书、光盘
长期
6
防火墙用户手册、产品保修证书、光盘
长期
7
磁带库装箱单、使用指南、安装操作指南、软件说明书、重要安全信息、许可协议、客户信息
长期
8
磁盘阵列柜装箱单、保修卡、操作手册
长期

9
备份软件管理员指南、许可协议、序列号码、光盘
长期
10
安全使用指南、入门指南、用户许可协议、专用产品序号、用户信息反馈卡
长期
11
双机热备软件指南、光盘
长期
12
网络应用安全平台快速安装手册、客户端用户手册、管理员手册、光盘
长期
13
软件模块词典、许可协议、最终用户许可协议、许可实施有关问题解答、用户指南、快速启动指南、资源指南、快速参考指南、使用参考手册、指南、软件常见问题答疑、理论手册、例题手册、代码例子、安装说明书、培训教程、软盘、光盘
长期
三
安装调试阶段

1
计算机及管理系统安装测试记录、系统预验收报告
长期
2
存在问题及处理意见（验收备忘录）
长期
3
最终验收报告
长期
4
培训总结材料
短期
5
设备移交使用单位的附件清单
长期
6
固定资产移交单
长期
四
升级、换版阶段

1
升级、换版的请示与批复
短期
2
技术文件
长期
3
设备及软件报废的技术鉴定书、请示及批复文件
长期
4
设备及软件升级、换版的验收文件
长期
5
技术鉴定及成果申报奖励文件
长期