物业资料之合同(协议)管理程序模板.doc

1.目的
规范和指引公司各部门、管理处对各种协议（协议）的订立、变更、解除及保管，资金/采购的制定、审批流程。
2.范围
适用于公司各部门、管理处。
3.定义
公司协议分为*、*、*两类：
*类协议：是指为明确辖区物业服务管理责权力关系，与开发商、业主/业主委员会达成的书面商定。如业主公约、物业服务管理服务协议
*类协议：是指为猎取资源，与供方达成的业务书面商定及房产销售租赁业务的书面商定。如清洁服务协议、工程协议、物品采购协议、销售租赁协议。
*类协议：除*、*类以外的协议，包括公司、部门、管理处与内部班组签订的各种管理责任书、与政府相关部门，与职员签订的劳动用工协议等。
4.职责
部门/岗位
工作职责
责任部门
负责协议的草拟、初审及履行
品质管理部
负责从品质保证进行审核
财务管理部
负责对资金管理角度进行审核
办公室
负责从法律风险角度、后勤资源保障角度、人力资源管理角度进行评价及公司协议的保管
总经理、财务负责人、总经理助理分管负责人、管理处经理
负责权限范围的协议审批
5.方法和过程监控
5.1 协议的订立
5.1.1协议的订立应遵循事先签订的原则，所有协议须按此程序规定通过评价、签订生效后方可履行。
5.1.2公司所有格式化协议须在发布生效前进行评价。评价时填写相应的协议（协议）审批表，在公司内部网公布。
5.1.3 单项采购/服务费用在2000元以上（含2000元）需与供方签订协议。
5.1.4下列协议签订前不需评价：
A. 各部门与内部班组签订的各种管理责任书。
B. 劳动用工协议
C. 与政府相关部门签订的格式化协议
D. 公司做为中介方的各类房屋委托、代理、租售协议。此类协议按相关租售业务管理规定订立。
5.1.3 *类协议的订立
5.1.3.1未设立业主委员会之前
5.1.3.1.1 《前期物业服务管理服务协议》和《业主公约》（临时）在项目确定物业服务管理招投标之前，应充分与地产公司进行沟通，并收集相关资料文件资料，在确定完全领悟开发商需求后，由公司法务人员草拟协议（参照国家、**、集团示范文本）
5.1.3.1.2 在项目招投标后，在中标通知书发出后2工作日日内公司法务人员履行《前期物业服务管理服务协议》拟定。之后2工作日内组织召开物业公司协议评价会，依据会议争论  建议或意见或建议进行修改，报物业公司内部汇签，一般状况下3工作日内履行汇签工作。
5.1.3.1.3 物业公司内部汇签后，1工作日内上报地产公司，一周内履行地产公司内部汇签。如有修改建议或意见，于2工作日内履行修改。
5.1.3.1.4 在履行物业公司、地产公司汇签、修改后，马上上报集团物业服务管理部备案。
5.1.3.1.5《前期物业服务管理服务协议》和《业主公约》（临时）整个拟定、审核、签订工作需约30个工作日。
5.1.3.2设立业主委员会之后
5.1.3.2.1《物业服务管理服务协议》在业主会设立后或原服务协议到期前，由该管理处指派人员，充分与业主委员会人员进行沟通，在完全领悟业主需求后，拟定协议（参照国家、**、集团示范文本）。
5.1.3.2.2协议上报审批流程参考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5
5.1.3.3 *类协议拟制、审核、批准权限
协议名称
拟制
更改
审核
批准
《前期物业服务管理服务协议》
法务人员
法务人员
办公室主任/品质管理部经理/财务管理部经理 /分管负责人/财务负责人

地产总办/销售部/地产分管副总
物业公司总经理

地产公司总经理
《业主公约》
（临时）
法务人员
法务人员
办公室主任/品质管理部经理/分管负责人
地产总办/销售部/地产分管副总
物业公司总经理

地产公司总经理
《物业服务管理服务协议》
管理处指派人员/业主委员会
管理处指派人员/业主委员会
管理处经理/办公室/品质管理部/财务管理部/分管领导/财务负责人
地产总办
物业公司总经理

地产分管副总
《业主公约》
管理处指派人员/业主委员会
管理处指派人员/业主委员会
管理处经理/品质管理部/办公室/分管领导
物业公司总经理

5.1.4 *类协议的订立
5.1.4.1签订*类协议前，须对供方的主体资格/资质、履约能力、资信、价格、风险监控及协议条款等进行评估，进行协议评价时，由经办人所在部门、管理处填写相应的协议（协议）审批表，后附协议草案，按审批权限报相关部门、领导审核/审批。
5.1.4.2审批权限如下：
权 限
协议总款项
主管
经理
相关职能部门
分管领导
财务负责人
总经理
2000元以下
申请
审批
/
/
/
/
2000-10000元
申请
审核
审核
审核
审批
/
10000元以上
申请
审核
审核
审核
审核
审批
备注
1. 公司做为中介方的各类房屋委托、代理、租售协议不依照此原则审批
2. 采购物品协议遵循以上审批原则，但应以公司公布的合格供应商为采购方，专业性极强物资（如电子电脑配件等）采购，应事先征得相关职能部门同意
3. 资产类采购从于固定资产审批方式。
5.1.4.3审批对应明细：
协议类型
职能部门审批过程
审批期限
审批表
备注
工程协议
品质管理部—办公室
相关职能部门审核不超过2个工作日/部门
《工程协议（协议）审批及履行状况表》
包括工程外包、设备修理修缮保养、工程改造等协议
非标准管理协议
服务类
品质管理部—办公室
相关职能部门审核不超过2个工作日/部门
《非标准管理协议（协议）审批表》
包括清洁协议（外包、清掏、拓荒 等）、绿化养护协议
物品采购类
办公室/品质管理部—办公室
相关职能部门审核不超过2个工作日/部门
《非标准管理协议（协议）审批表》
资金、物品采购方案外耗材采购、电子办公设备、固定资产类采购由办公室、财务管理部审核
物业服务管理专业设备、**标识采购由品质管理部、财务管理部审核
经营销推广售协议
销售类协议按地产公司批准价以上出售，由经营管理部批准，并抄报分管负责人、总经理。租赁类协议由经营管理部审核，报分管负责人审批，抄送总经理。
每口审核不超过2个工作日
《经营销推广售协议（协议）审批表》

5.1.4.3审批过程传递要求：
5.1.4.3.1 管理处/部门经理在权限内确定操作的事项，要按业务类别抄送职能专业部门、财务管理部和承办部门的分管负责人。
5.1.4.3.2 需财务负责人审批的事项，应从发起开始，在主送下一审批环节的同时，抄送该审批流程涉及的所有人员、财务管理部及总经理。
5.1.4.3.3 需总经理审批的事项，应从发起开始，在主送下一审批环节的同时，抄送该审批流程涉及的所有人员及财务管理部。同时抄送总经理秘书。
5.1.4.3.4 对于紧急事件的处理：可采纳先行告知、获准后实施，后期按流程补报的方式。
5.1.4.3.5 财务管理部对全程进行监控，对于超出月度方案范围的事项要及时提出反馈建议或意见。
5.1.4.3.6 对未按上述流程操作或未经审批先执行的状况，将采纳扣减管理积分3分/次的方式进行处理。
5.1.4.4审批过程时间要求：
5.1.4.4.1 正常业务的审批：各审批环节应在收到邮件的2个工作日内履行批复。有疑义的事项直接回复发起人，抄送要求按5.1.4.3内容执行。
5.1.4.4.2 对于以下几种状况时间另行商定：
5.1.4.4.3 需要履行招投标程序的事项：在10个工作日内履行该环节的审批；需要市场调查、现场查勘核对及价格比对的事项：应在4个工作日内履行该环节的审批；需要报地产审批的事项：应在10个工作日内履行该流程的审批。
5.1.4.4.4 对于未按上述要求执行的状况,将采纳扣减管理积分3分/次的方式进行处理。
5.2 协议的履行
5.2.13协议订立后，经办部门负责对协议的履行进行跟踪；财务管理部负责对协议的收、付款内容进行监督；其他相关部门赐予必要帮助。
5.2.2工程类协议在工程竣工后，必需实施验收，申请部门填写《工程验收表》，工程完工后由施工单位向管理处报验收申请，管理处先组织相关人员进行自验，而后上报品质管理部，品质管理部在接到申请3工作日内，与施工单位、管理处履行验收工作，验收合格后方可报财务管理部付款。
5.2.3依据协议需要分批付款的如清洁、绿化、电梯维保等，由经办人所在部门、管理处填写《供方服务付款评估表》，按流程审批后，报财务管理部付款。
5.2.44当协议当事人发生或可能发生违约时，或者发生与协议关于的争议时，经办人员须及时向管理处/部门经理报告并知会公司相关部门。
5.2.55当协议须变更、中止、续签时，责任部门应参照协议订立程序报审，另行签订协议或补充协议，或按审批建议或意见执行。
5.3 协议的管理
5.3.16各管理处应指派专人负责协议及协议相关资料文件资料的保管，并登记在《协议登记表》上；公司协议由办公室负责保管。
5.3.27保密协议的协议经办人员、协议管理人员及所有有条件知悉协议内容的人员须对协议的保密负责；保密协议的查阅、复印须经保管部门第一负责人批准，并予以记录。相关部门因业务需要经办公室主任同意后，可保存协议复印件；财务管理部保存非格式化经营类协议的复印件。
6.质量记录表格
******7.2.2-*01-*1《工程协议（协议）审批及履行状况表》
******7.2.2-*01-*2《非标准管理协议（协议）审批表》
******7.2.2-*01-*3《经营销推广售协议（协议）审批表》
******7.2.2-*01-*4《工程验收表》
******7.2.2-*01-*5《供方付款评估表》
******7.2.2-*01-*6《协议登记表》