职业健康控制之信息交流和沟通管理程序模版.docx

职业健康控制程序资料

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信息交流和沟通管理程序
ZH-CX-05-2020
1目的
保障信息交流畅通，及时、准确传递。对QEO体系的信息采用数据分析的科学方法，保证公司各部门之间，公司与相关方之间及时沟通各类信息，达到施工过程和服务的有效控制，以证实QEO管理体系内部和外部信息的交流和沟通管理，以利于体系过程的数据分析和应用。
2 适用范围
适用于QEO管理体系内部和外部信息的交流和沟通管理，以利于体系过程的数据分析和应用。
3 职责
3.1综合管理部是QEO信息的综合管理部门，负责与上级和行业主管部门以及相关方的信息接收、传递和处理。
3.2业务管理部负责与顾客的信息接收、传递和处理。
3.3 综合管理部负责对公司统计技术进行培训指导。
3.4 各相关职能部门予以协助，上传下达、内外沟通，并选用适用的统计技术进行数据分析、处理。
3.5 项目部和各作业岗位做好本部门的信息交流，并向职能部门传递相关信息。
4 工作程序
4.1内部信息
最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通渠道，确保QEO体系的有效性沟通。
内部信息主要包括：
a. 体系运行信息（向员工传达QEO方针、目标、报告各部门体系运行状况和内部审核、纠正措施和预防措施的验证结果、管理评审结果等）；
b. 内部管理制度、员工有关QEO方面的建议和要求、相应法律、法规的信息传递；
c. 公司领导意图贯彻以及职能部门之间、职能部门和项目部之间的联系和沟通；
d. 作业场所和活动中的隐患，评价出的环境因素、风险控制措施等；
e. 应急准备和响应计划；
f. 绩效监视、测量结果；
g. 设备设施及物资变更情况；
h. 组织机构变化情况；
i. 新工程项目等；
j. 其他媒体对公司有影响的信息。
4.2 外部信息
外部信息主要包括：
a. 法律、法规、标准信息；
b. 执法机构信息：如来自国家、地方和行业方面的，环保部门、劳动安全部门、检测监督机构、行业协会、认证机构等相关信息以及上级部门的要求；
c. 外部的安全检查、参观、访问等；
d. 市场信息和顾客、供方等相关方信息；
e. 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息；
f. 公司QEO方针的对外宣传。
4.3 信息交流方式
可采用口头、电话、通知、通报、书面报告、刊物、会议、板报等多种方式。
4.4 环境、职业健康安全协商和沟通实施
4.4.1 环境、职业健康安全管理委员会（设在综合管理部）负责如下工作：
a. 以综合管理部为牵头部门定期组织召开环境、职业健康安全工作例会；
b. 根据施工情况由综合管理部组织相关部门进行QEO检查；
c. 参加事故、事件调查，分析和处理事宜；
d. 由综合管理部进行环境、职业健康安全内、外部事宜协商、协调工作。
4.4.2 在员工中确定几名职业健康安全代表，参与委员会的各种活动，并就有关员工对职业健康安全方面的建议与安委会协调研究，并形成决议。
4.5 综合管理部每三个月作一次环境、安全信息汇总分析，经分类后，上报管理者代表。
4.6 信息处理
4.6.1 采用“信息联络单”传递给相关部门或主管领导。如需要时，有关质量、环境和职业健康安全、技术及体系运行等方面的信息，可由各相关部门分别负责处理。涉及到外部相关方抱怨的信息处理，报管理者代表批准，（必要时要向总经理汇报），形成处理决定后三日内答复。
4.6.2 不论内部或外部的，对顾客关注的问题和对重要环境因素影响的信息，定期进行信息交流，并将决定形成文件和通过执行与《相关方的管理程序》进行交流和实施，重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录其处理决定。紧急状况执行《应急准备和响应程序》。
4.7 数据分析及统计技术应用
4.7.1 可采用的统计技术
可根据所获得的内、外部信息，采用统计技术的方法对产品实现过程其工程质量、施工环境、安全的运行控制及产品特性的数据（包括资料的）信息，以图表的形式反应出来，判断薄弱环节、环境隐患、安全隐患和趋势，提高解决问题的有效性和效率。
统计技术包括简单的图表，也包括高深理论和复杂计算的统计技术。常用统计技术的方法有：排列图、控制图、直方图和因果图、散布图等。公司鼓励各部门根据具体情况采用其他适宜的方法，也可采用计算机将数据信息进行处理。
4.7.2 数据分析的作用
数据分析可提供以下方面的信息：
a. 顾客满意通过分析找出顾客不满意的主要方面及目前的和未来的愿望和要求；
b. 与产品（工程）要求的符合性能 通过分析，找出产品（工程）质量中存在的主要问题，作为技术主攻方向；
c. 过程和产品的现状、发展趋势是否反映了潜在问题（有关质量的、环境的、安全的），有无必要采取预防措施；
d. 供方产品和过程的相关信息了解供方质量、环境和职业健康安全的控制情况是否与本公司QEO管理体系相适应、相匹配，以及相互间的改进需求。
4.7.3 利用数据分析结果对QEO管理体系活动过程和产品（工程）质量进行评价，从中寻找改进的机会及对重要环境因素和重大风险的评估，确定从哪些方面、哪些环节加以改进，提出决策建议。
5 相关文件
5.1《内部审核程序》
5.2《不符合、纠正措施控制程序》
5.3《法律法规和其他要求的获取、识别与更新程序》
5.4《应急准备和响应程序》
5.5《不合格品控制程序》
5.6《监视和测量控制程序》
6 记录
6.1 信息联络单
6.2顾客满意度调查表
6.3顾客意见与投诉处理记录
6.4适用的法规与其他要求清单