国家电网公司物资采购合同承办管理细则.doc

规章制度编号：国网（物资/4）245-2014
国家电网公司物资采购合同承办实施细则
第一章 总 则
第一条 为进一步规范国家电网公司（以下简称“公司”）物资采购合同签订、履约和结算工作，提高合同承办效率和供应保障能力，细化《国家电网公司物资采购合同承办管理办法》的管理和操作要求，依照国家法律、法规，部门规章和公司其他规定，结合公司实际，特制定本实施细则。
第二条 本细则主要规范合同签订、合同履约和合同结算三方面工作，包括合同文本生成、合同审核及生效、物资供应计划编制、生产与发运、交付与验收、合同变更与解除、资金预算与支付、合同索赔及检查考核等内容。
第三条 本细则涉及的术语定义：
（一）物资需求计划：由物资需求部门提出，包含所需物资名称、需求时间、需求地点等信息；
（二）物资供应计划：根据需求单位/部门物资需求计划、合同订单信息和供应商实际生产情况协商确定的供货计划，包含所交货物资名称、计划交货数量、确定交货期等信息；
（三）重点物资：指生产周期较长、影响工程投运的关键物资，一般指220kV及以上电压等级的变压器、电抗器、断路器、组合电器、铁塔等设备材料。
第四条 本细则适用于公司总（分）部和省（自治区、直辖市）电力公司（以下简称“省公司”）物资采购合同（以下简称“合同”）承办管理工作。总部直管工程物资合同承办管理按照《国家电网公司总部直管工程物资合同管理工作规范》执行。
公司直属单位、参股、控股单位参照本细则执行。
第二章 合同签订
第五条 省公司出资采购的物资合同，根据授权范围，由省物资公司负责合同文本的生成和订立，完成合同签订工作（见附件1）。
第六条 合同文本应采用公司统一合同文本，在电子商务平台上依据中标结果起草合同，并在经济法律管理业务应用系统（以下简称“经法系统”）中流转会签。
第七条 合同的组成文件包括：
（一） 双方在合同履行过程中达成的补充协议或纪要；
（二） 合同协议书、通用条款、专用条款、合同附件；
（三） 中标通知书或签订通知书；
（四） 招投标文件/采购文件以及经双方确认的构成合同的其他文件。
第八条 招标采购的物资在合同签订时，合同中通用条款和专用条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。
第九条 合同签订工作应在招标文件约定的时间内完成，如招标文件或采购文件未约定时限，则应在中标通知书发出之日起30天内完成。
第一节 合同文本生成与审核
第十条 招标采购物资的合同以招标文件和中标人的投标文件、中标通知书、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料（电子商务平台回传采购信息）作为签订依据；非招标采购物资的合同以确定采购结果的相关信息作为签订依据。
第十一条 采购任务接收。采购结果发布后1个工作日内，采购环节通过电子商务平台采购模块向合同管理模块回传采购结果。省物资公司合同管理部收到回传结果后立即组织合同起草工作。
第十二条 中标结果分配。合同签订主管通过电子商务平台将中标结果分配给相应合同承办人员，通知合同承办人员起草合同，并在规定时间内完成合同签订。
第十三条 合同承办人根据项目特点不同，以需求单位或者工程项目为单位起草合同，并在电子商务平台内维护合同基本信息，维护完毕后转入合同确认及审批流程。
第十四条 合同应按照采购结果确定的技术规范、商务要求进行签订，不得对任何实质性内容进行修改，原则上不单独签订技术协议。
第十五条 供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行协同，如果内容无误，将卖方信息维护完毕后予以确认；如果内容有误，相应合同数据返回至合同承办人重新处理。
第十六条 合同草稿审批通过后，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传送给ERP系统，合同经办人登录ERP系统生成采购订单。
第十七条 合同承办人发起合同审核流程，省物资公司合同管理部负责人对合同内容进行初审，初审无误后流转相关部门审核。
第十八条 公司各单位根据《国家电网公司合同管理办法》、《国家电网公司合同审核管理细则》完成合同审核工作，在经法系统生成经法合同编号后返回给ERP系统。ERP系统将经法合同编号以及采购订单号上传电子商务平台。
第十九条 合同审核部门在审核会签合同时，对发现的重大错误、遗漏和不妥之处，应在合同审核会签时予以明确并提出修改意见。需要退改时，应连同全部资料退还。合同承办人按相关修改意见进行修改之后，重新提交审核会签，审核期限重新计算。
第二十条 合同承办人对审核人员退回修改的合同应在规定时限内完成修改并重新提交审核，确实无法修改的，应向审核人员说明理由。
第二十一条 对于没有通过电子商务平台回传中标结果的合同，合同承办人应直接在ERP系统中创建采购订单并按照本细则相关管理要求完成合同签订工作。
第二十二条 对于新应用设备、材料、技术复杂或项目实施的关键物资，公司各单位物资部门可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门（单位）、设计单位等相关部门（单位）进行技术协议的签订。在合同签订中发生差异情况时，形成差异记录，经有关部门（单位）审核会签后，组织供应商签订合同。
第二节 合同签订与生效
第二十三条 公司各单位合同签订工作应在供应商服务大厅内完成。合同审签完成后，合同承办人通知供应商至供应商服务大厅，组织合同签署并加盖合同专用章。
第二十四条 供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料，包括但不限于以下内容：
（一） 与采购需求相对应的中标通知书或采购结果通知书等（原件及复印件各1份）；
（二） 有效期内的营业执照复印件；
（三） 有效的授权委托书以及被授权人身份证明文件等。
第二十五条 合同承办人发现供应商的签订主体或授权资格发生重大变化时，应暂停合同签订，经相关部门协调确认无误后再行签订。
第二十六条 供应商授权代表负责授权范围内合同的签署，同时必须签字并加盖公章或合同专用章。
第二十七条 供应商授权代表应对合同逐页小签或加盖合同骑缝章；如需签订技术协议，供应商授权代表应对合同技术协议逐页小签。
第二十八条 合同对方当事人的名称或姓名，应与其企业法人营业执照、组织机构代码证或身份证所记载的内容一致。
第二十九条 公司合同由单位法定代表人（或负责人）签署。法定代表人（或负责人）不亲自签署合同的，应采取书面授权委托书形式，授权代理人签署。
第三十条 公司各单位合同的签署，应使用合同专用章。公司各单位合同专用章及授权代表印鉴按照公司合同用印相关制度规定由专人负责保管使用，并建立相应的合同专用章使用台账，不得对审核手续不完整的合同用印。
第三十一条 合同签署完成后，合同承办人在电子商务平台确认合同生效。
第三十二条 合同承办人需及时将合同分发给相应供应商。供应商携带授权委托书及本人身份证到供应商服务大厅领取合同，合同承办人核实领取人身份信息后，将合同交由供应商代表，并做好领取签字记录。
第三十三条 合同承办人需及时将合同及合同支撑性文件分发至合同履约单位/部门，以及项目管理、建设管理单位等。
第三节 合同归档
第三十四条 省物资公司合同管理部负责合同文本等相关文件材料的收集、整理，并按档案管理要求及时归档，一套由本单位档案管理部门保管，一套提交物资需求单位档案管理部门保管。
第三十五条 合同归档内容应当包括：
（一） 中标通知书、签订通知书等；
（二） 合同审核会签单；
（三） 合同协议书/补充协议及合同正本；
（四） 签订对方授权委托书以及被授权人身份证明文件；
（五） 合同变更单及其支撑材料；
（六） 合同签订等过程中形成的各种应归档文件材料。
第三十六条 归档的纸质文件材料应当字迹清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。书写字迹应当符合耐久性要求，不能用易褪色的书写材料书写、绘制。
第三章 合同履约
第三十七条 物资公司（中心）建立“月计划、周协调、日调度”的履约机制，开展供应计划编制、生产发运、交付验收、现场服务、合同变更、履约评价等履约工作（见附件2）。
第一节 物资供应计划
第三十八条 物资调配中心统一组织物资供应部和地（市）物资供应中心编制物资供应计划，统筹物资资源。各级合同履约人员落实现场需求和供应商生产进度，及时调整供应计划，协调供应商交货（见附件3）。
第三十九条 ERP系统根据采购订单自动生成初始物资供应计划，初始物资供应计划中的“计划交货数量”和“确定交货期”默认为采购订单数量和计划交货期；对于初始供应计划有调整的，合同履约人员要及时在ERP进行维护和更新。合同签订生效后，合同履约人员根据工程里程碑计划、现场实际需求、合理生产运输周期及合同约定交货期，及时梳理物资供应计划；物资供应计划的制定要保证物资生产交付进度与现场建设进度的有机衔接。
第四十条 对于重点物资，原则上合同履约人员每月/季度应会同物资需求单位及供应商对物资供应计划进行滚动确认，确因工程建设进度或供应商生产进度调整的，及时在ERP系统中更新物资供应计划。
第四十一条 对于因现场进度调整原因引起的物资供应计划调整，物资需求部门/单位应及时向物资公司（中心）提交交货期变更书面申请；对于因供应商生产进度原因引起的供应计划调整，供应商应及时在电子商务平台提出交货期变更申请。
第四十二条 重点物资交货期变更原则上在原交货期2个月前提出，一般物资交货期变更在原交货期40天前提出。
第四十三条 合同履约人员统筹考虑物资到货需求和供应商生产情况后，确认最终交货期，并在ERP系统及时维护和更新物资供应计划。
第四十四条 合同物资需分批次交货时，合同履约人员组织物资需求部门/单位、供应商确认交货批次、数量、时间，并在ERP系统中进行物资供应计划拆分及信息维护。500千伏及以上变压器、电抗器物资供应批次计划要细化台次、组合电器细化到间隔、重要线路工程要细化到塔基。
第四十五条 对需要进行图纸交付及确认的合同，合同履约人员要督促协调物资需求部门/单位组织设计单位与供应商及时完成确认。重点物资原则上在合同签订后30日内完成一次图纸的确认，60日内完成所有图纸确认。重点工程铁塔类物资原则上在合同签订后30日内完成图纸确认。
第四十六条 对于重点物资，合同履约人员同时在电子商务平台配置生产工序模版，明确备料、关键工序及出厂试验等主要节点填写要求，并组织供应商根据工序模版提报排产计划。原则上，供应商在图纸确认后7个工作日内完成排产计划提报。
第四十七条 对于500千伏及以上变压器、电抗器等大件设备，要制定大件运输工作计划，明确承运商选择时间、踏勘时间、大件运输方案制定时间、运输方案审查时间等。原则上合同签订1个月内，供应商提供大件运输工作计划，2个月内供应商确定承运商，3个月内完成现场踏勘并提交大件运输方案。
第四十八条 依据合同台账及物资供应计划，合同履约人员要建立并定期更新合同履约跟踪信息表，包括工程项目状态、计划交货时间、供应商履约情况、无法交货原因、物资需求单位及供应商联系人方式等信息。
第四十九条 合同履约人员通过电话协调、工作联系单、专题约谈、专项协调会、驻厂催交等方式协调处理合同履约过程中出现的问题。经协调未能有效解决的重大履约问题报上一级物资调配中心协调处理。
第五十条 物资供应过程发布的履约预警督办，合同履约人员要及时跟踪协调并向物资调配中心反馈办理结果。
第二节 物资生产与发运
第五十一条 加强物资生产及发运管理，及时跟踪供应商生产及运输情况，重点了解物资到货需求，组织做好供应商生产、发货和到货衔接工作。
第五十二条 督促供应商通过电子商务平台及时、准确维护生产进度。对于重点物资，利用物资监造、电话询问、生产巡查等多种方式，多渠道、准确掌握供应商生产进度，及早发现生产过程中出现问题。
第五十三条 对于生产进度滞后的供应商，根据问题严重程度及工程进度紧迫程度，可采取电话沟通、函件催交、约谈、驻厂催交、生产巡查、召开专题协调会、供应商不良行为上报等形式督促供应商加强生产管控，确保按排产进度生产。
第五十四条 接到供应商函告参加出厂试验或关键点验证时，物资公司（中心）根据合同约定和公司设备材料监造要求组织相关人员参加现场见证。
第五十五条 合同履约人员在ERP系统根据物资供应计划生成发货通知，维护收货联系人、联系电话和实际交货地点信息，通知供应商发货。预埋件、地脚螺栓、构支架、暖通、油浸设备套管、绝缘油及附件等需要早于本体到货的物资，发货通知中应注明提前到货时间。
第五十六条 督促供应商在电子商务平台接收发货通知后维护供应商联系人/联系方式、承运商联系人/联系方式、预计发货期、预计到货期等信息，确认发货通知并打印到货验收单（货物交接单），并根据发货通知要求组织发货。
第五十七条 合同履约人员至少在物资交货期前7天通知物资需求单位和现场人员做好接货准备，并密切跟踪重点物资发运及运输进展。
第五十八条 物资生产完毕后，如项目现场不具备收货条件时，由物资需求部门/单位提出延期交货书面申请，经项目管理部门与物资部审批，物资公司（中心）与供应商协商后进行交货期变更，可采取如下处理方式：
（一）物资公司（中心）安排仓库进行临时储存，要做好物资到货交接和外观验收工作。现场具备收货条件后，物资需求部门/单位及时领用暂存物资，物资需求部门/单位组织进行现场开箱验收；
（二）对于现场不具备收货条件，必须暂存在供应商处的重点物资，由物资需求部门/单位提出申请，报项目管理部门、物资部审批，物资公司（中心）与供应商协商进行临时寄存，签订寄存协议。寄存期超过2个月的物资，物资公司（中心）可在签订寄存协议前组织物资需求部门/单位办理工厂验收封存手续，验收封存手续办理完毕后可支付物资到货款。
第三节 物资交付与验收
第五十九条 合同履约人员根据发货通知和运输计划信息（包括物资名称、合同号、预计发货时间、预计到货时间、交货数量、运输方式等），跟踪物资发运情况，提前协调做好现场收货、验收、仓储或转运的准备工作。
第六十条 供应商依据确定交货期，携带货物交接单（见附件4）、到货验收单（见附件5）送货到约定地点。
第六十一条 物资到货后，合同履约人员（现场物资代表）组织物资需求部门/单位、供应商办理货物交接手续，签署货物交接单，根据现场签署的货物交接单在ERP系统维护信息。
第六十二条 对直发仓库的物资或送货到仓库进行临时储存的物资，由物资公司（中心）与供应商进行物资到货交接与外观验收，在货物交接单签字确认。
第六十三条 物资交接后，物资需求部门/单位组织物资公司（中心）、施工单位、监理单位及供应商进行到货验收，并签署到货验收单。合同履约人员（现场物资代表）根据现场签署的到货验收单在ERP系统维护到货验收信息，在到货验收完成后10天内在系统办理入库手续。
第六十四条 合同履约人员（现场物资代表）负责组织物资到货后的供应商现场服务工作，并协调供应商按照现场管理规定和要求，完成交接验收、技术服务、消缺补件、设备安装调试等工作。
第六十五条 物资到货验收主要是物资到货数量和外观验收。物资数量、外观验收应注意：
（一）物资到货后，原则上应在1个工作日内完成到货物资的数量、外观验收。具备开箱验收条件的物资，应同时进行。
（二）验收人员清点物资数量，检查外观有无残损，外包装是否符合合同规定要求。根据条形码信息，确认交货物资相关信息，并清点随货提供的货物清单、装箱单、合格证、使用说明书或手册等资料，做好验收记录。验收人员将应归档文件材料整理后移交至负责合同归档工作的专兼职档案人员。
（三）物资外包装不符合合同要求或残损，数量出现短缺，由供应商负责进行处理、解决，并做好记录。在未满足合同要求前，可拒绝收货。
第六十六条 开箱验收过程中，要检查装箱单、合格证和出厂报告三证是否齐全；检查产品外观，清点数量，认真核对实物与装箱单是否一致，实物与合同供货清单是否一致；核对型号、规格，技术参数等是否符合合同有关内容。开箱验收确认后，发生物资遗失和损坏的，由物资接收单位负责承担损失。
第六十七条 开箱验收过程中，如发现到货物资与合同约定不相符，存在损坏、缺陷、短少，或不符合合同中质量标准和规范时，要做好记录，由物资需求部门/单位、物资公司（中心）和供应商现场各方代表签字确认。物资公司（中心）及时通知供应商限期消缺处理。
第六十八条 直发项目现场又不能及时进行开箱验收的物资，由物资公司（中心）组织相关单位进行到货交接和外观验收，做好交接记录。物资需求部门/单位负责物资的现场保管，条件具备后再组织相关方进行开箱检验。
第六十九条 物资到货验收中发现有不符合合同要求，且经双方代表确认属供应商责任的，由供应商负责处理。供应商履约代表经书面发函通知后未按时到达者，视同供应商认可验收结果。
（一）对于非质量、可现场处理的问题，要求供应商在规定期限内现场进行缺陷处理；
（二）对于重要的、质量的、不可现场处理的问题，要求供应商进行限期返厂处理；
（三）对于物资少量缺失或备品备件缺失的情况，要求供应商立即发货补齐。
第七十条 合同履约人员（现场物资代表）或施工单位现场保管人员在办理验收时，对待检品、合格品、不合格品应明确标识，分别存放，做好记录。对不合格品应立即隔离处理。
第七十一条 特型/特定设备现场验收时，物资需求部门/单位组织相关技术人员及设计人员一同到场参与验收。
第七十二条 物资供应过程中发生的工程结余物资，由项目/建设管理单位组织开展技术鉴定，符合退库条件的，由项目/建设管理单位提交书面工程结余物资退库申请，物资公司（中心）按照公司退库物资管理相关规定，经审批通过后，办理退库手续。
第七十三条 物资投运后，物资需求单位/项目管理单位根据投运情况填写物资投运单（见附件6），并在系统维护相关投运信息。
第七十四条 物资质保期满后，运检单位/部门根据物资运行情况填写物资质保单（见附件7），在系统维护相关质保信息。
第四节 履约评价
第七十五条 在合同履约过程中，建立“一单（订单）一评价”的履约评价机制。物资公司（中心）和物资需求部门/单位及时对物资到货情况、产品质量、供应商现场服务、物资投运及质保情况进行评价。
第七十六条 物资全部到货并验收完毕后，合同履约人员（现场物资代表）组织物资需求部门/单位对物资按期交货、收货检验、文件资料及备品备件交付、货物交接单、到货验收单及发票送达情况进行评价,并在系统维护到货验收单评价信息。
第七十七条 物资全部投运后，物资公司（中心）组织物资需求部门/单位对安装调试投运期间质量合格情况、安装调试配合人员到场及时情况及服务水平进行评价，并在系统维护投运单评价信息。
第七十八条 物资全部质保期满后，物资公司（中心）组织运检单位/部门对物资运行情况进行评价，并在系统维护质保单评价信息。
第七十九条 物资公司（中心）定期汇总到货验收单、货物投运单、货物质保单评价，统计供应商物资到货、产品质量、交货期、售后服务等方面的评价信息，报物资部。物资部将评价结果反馈到招标评标环节。
第八十条 合同履约人员负责核实确认供应商物资生产、运输、现场服务等方面的违约行为，并及时反馈供应商不良行为。
第八十一条 物资公司（中心）定期组织供应商对合同签订、履行和结算执行情况进行评价，将评价结果分类汇总，分析管理中的薄弱环节，制定改进措施，报物资部。
第四章 合同变更与解除
第八十二条 由于采购人在招标环节的原因、系统数据传输错误等原因，供应商无法接受合同内容而导致合同无法签订的，合同承办人可填写《差异申请表》（见附件8），提出差异处理申请。
第八十三条 对于因供应商对招标文件理解偏差、投标失误或者供应商其他原因而提出的差异申请，原则上不予受理。
第八十四条 合同承办人员受理供应商差异申请后，及时提交至本部门负责人进行协调处理。
第八十五条 对于因中标结果偏差，在合同环节无法协调处理的，省物资公司合同管理部及时将差异申请提交至招标环节，由招标环节进行处理，合同管理部根据处理结果完成合同签订工作。
第八十六条 合同履约中发生的变更按《国家电网公司物资采购合同承办管理办法》规定执行，超出规定的履约变更范围，原则上重新纳入计划采购管理。
第八十七条 合同履约过程中，因买方原因导致合同条款需要发生变更（如更改技术参数、交货期、交货地点，变更运输方式、包装方式及卖方需提供的服务等），且符合《国家电网公司物资采购合同承办管理办法》规定的，物资需求部门/单位应编制《合同变更申请单》（见附件9），报项目管理部门和物资部审批，物资公司（中心）与供应商协商取得一致意见后，办理合同变更手续。
第八十八条 合同履约过程中，因供应商原因导致合同条款需要发生变更，且符合《国家电网公司物资采购合同承办管理办法》规定的，物资公司（中心）根据供应商的书面申请，会同项目管理部门、物资需求单位共同与供应商协商取得一致意见，报项目管理部门和物资部审批后，办理合同变更手续。
第八十九条 变更申请单应严格依据合同、现场物资供应情况填写，并注明拟变更项目名称、合同编号、供应商名称、变更物资的名称、规格型号、数量、参考价、原合同数量、变更事由等相关信息。
第九十条 合同变更单报项目管理部门和物资部审核通过后，合同承办人员办理合同变更手续，在15日内组织供应商签订补充协议。补充协议签订流程按照原合同签订流程办理。
第九十一条 合同变更中涉及采购数量增加的，由物资需求单位在ERP系统创建新增部分的采购申请，合同承办人创建采购订单。
第九十二条 原合同中没有单价依据的，按照采购部门根据同配同价原则，确定变更设备或材料单价作为合同签订的价格依据。
（一）以同工程项目中原制造商同品类、同配置的中标单价为变更设备或材料单价；
（二）以近期公司其它工程项目同品类、同配置（或相似品类、相似配置）的中标单价为变更设备或材料单价。
第九十三条 供应商名称、组织机构代码等信息发生变更的，督促供应商应及时向供应商服务中心提出变更申请，提交变更资料，签订补充协议，并更新MDM供应商主数据。变更资料包括：
（一）更名通知原件；
（二）工商行政管理局准予变更登记通知书的复印件，并加盖变更前、变更后公司公章；
（三）变更后税务登记证的复印件，并加盖公司公章；
（四）变更后组织机构代码证的复印件，并加盖公司公章；
（五）变更后企业法人营业执照副本原件、复印件，复印件加盖公司公章；
（六）变更后与公司有关的新印章印模的复印件（如：合同专用章、财务专用章、发票专用章等），并加盖公司公章。
第九十四条 供应商开户银行及账号等相关信息发生变更的，督促供应商应及时向供应商服务中心提出变更申请，提交变更资料（变更函、开户证明、介绍信/法定代表人授权书）。供应商服务中心及时将变更资料交给合同结算人员。
第九十五条 按照合同约定确实发生合同解除事项的，物资公司（中心）将书面申请及相关材料提交物资部，审核通过后执行合同解除手续。
第五章 合同结算
第九十六条 合同款按合同约定支付，一般分为预付款、到货款、投运款、质保金四段。
第九十七条 国网物资公司、各省物资公司负责公司总部和省公司出资采购合同结算单据的收集、验审、资金预算和支付申请编制工作（见附件10）。
第一节 资金预算
第九十八条 省物资公司合同管理部根据合同履行情况，汇总、验审当月合同款结算相关凭据，每月中下旬编制《月度资金预算申请表》（见附件11），经物资、财务管理部门审批后，纳入月度资金预算。
第九十九条 预算申报单据应包括：
（一）预付款：履约保证金凭证、预付款收据；有进度款需具备备料完成确认书、型式试验确认书、设计冻结确认书及发票承诺书；
（二）到货款：发票、到货验收单（入库单）；
（三）投运款：货物投运单；
（四）质保金：货物质保单。
第一○○条 供应商已供货但结算单据未完备，经省物资公司核实，物资部审批，供应商提供结算凭证书面承诺期限后，可提前申请合同资金支付，将其编入资金预算申请。
第一○一条 物资公司合同管理部根据财务管理部门审批通过的合同资金月度预算，办理资金支付申请。
第二节 履约保证金
第一○二条 合同规定有履约保证金的，合同结算人员应要求供应商在合同签订后30日内提供。履约保证金一般以保函形式提交，也可以为现金、汇票或支票。
第一○三条 合同结算人员及时将已收集的履约保证金原件向物资公司财务资产部进行移交，保留签收记录（见附件12）。
第一○四条 供应商以保函形式提交履约保证金的，如果履约保函的实际担保期限短于合同约定的履约保证金有效期，合同结算人员应要求供应商在担保期限到期日前至少提前15个工作日重新提供履约保函。
第一○五条 供应商以汇票或支票形式提交履约保证金的，如果票据期限短于合同约定的履约保证金有效期的，物资公司财务资产部应在票据期限届满前兑现票据项下的全部款项，作为供应商履行合同义务的担保。
第一○六条 履约保证金金额不高于合同预付款金额的，经供应商申请，可扣除相应合同预付款作为履约保证金，即在支付合同预付款时扣除相应履约保证金金额。
第一○七条 合同项下全部货物投运后，供应商可提出退保申请，合同结算人员审核通过后，提交物资公司财务资产部。财务资产部复核无误后，向供应商无息退还履约保证金。
第三节 预付款支付
第一○八条 合同约定有预付款的，供应商在电子商务平台录入履约保证金信息后，凭履约保证金和预付款收据到供应商服务大厅办理预付款支付手续。
第一○九条 合同结算人员在供应商服务大厅验审单据无误后，打印保函交接单，与供应商办理履约保证金登记交接。
第一一○条 合同结算人员汇总预付款结算相关凭据，编制次月资金预算申请，经物资、财务管理部门审批后，纳入月度资金预算。
第一一一条 合同结算人员根据审批通过的资金月度预算，编制资金支付审核单（见附件13），流转会签后提出预付款支付申请。
第一一二条 合同结算人员提出预付款支付申请，同时将履约保证金复印件、预付款收据和支付审批单移交财务部门。财务部门审核无误后完成资金支付。
第一一三条 如供应商提供履约保证承诺（见附件14），可申请将同等金额预付款转为履约保证金，此预付款将随投运款一并支付。合同约定无投运款的，则随到货款一并支付。
第一一四条 合同支付资料复印件在资金支付人员处存档备查。
第四节 到货款支付
第一一五条 货物到达现场验收合格的，供应商在电子商务平台录入发票信息，凭全额增值税专用发票（合同另有约定的除外）及到货验收单到供应商服务大厅办理到货款支付手续。
第一一六条 合同结算人员在供应商服务大厅验审单据无误后，打印发票交接单，与供应商办理发票登记交接（见附件15）。
第一一七条 合同结算人员汇总合同结算相关凭据，验审增值税专用发票，编制次月资金预算申请，经物资、财务管理部门审批后，纳入月度资金预算。
第一一八条 合同结算人员根据审批通过的资金月度预算，编制资金支付审核单，流转会签后提出到货款支付申请。
第一一九条 合同结算人员提出发票校验申请，同时将增值税专用发票、到货验收单和支付审批单移交财务部门，并保留签收记录。
第一二○条 发票校验通过后，合同结算人员根据合同约定提出到货款支付申请，财务部门复核无误后完成资金支付。发票校验未通过的，合同结算人员通知供应商重新开具发票，发票校验通过后办理支付手续。
第五节 投运款支付
第一二一条 合同约定有投运款的，在全部货物完成现场安装、调试、性能试验和验收合格并投入运行后，供应商凭货物投运单到供应商服务大厅办理投运款支付手续。
第一二二条 合同结算人员汇总投运款结算相关凭据，编制次月资金预算申请，经物资、财务管理部门审批后，纳入月度资金预算。
第一二三条 合同结算人员根据审批通过的资金月度预算，编制资金支付审核单，流转会签后提出投运款支付申请。
第一二四条 合同结算人员提出投运款支付申请，同时将货物投运单、投运款收据和支付审批单移交财务部门。财务部门复核无误后完成资金支付。
第一二五条 对于物资已经到货验收合格，由于买方原因未及时安装投运的物资，供应商可按合同申请投运款。合同结算人员核实无误后，受理投运款支付申请。
第一二六条 项目投运后，物资公司应及时向项目建设管理部门（单位）提供项目合同清单和物资耗用清单，包含合同变更、调拨使用信息的完整性、系统数据的正确性，配合开展结算和决算工作。
第六节 质保金支付
第一二七条 合同约定有质保金的，在货物质保期满，并无索赔或索赔完成后，供应商凭货物质保单和质保金收据到供应商服务大厅办理质保金支付手续。
第一二八条 合同结算人员根据审批通过的资金月度预算，编制资金支付审核单，流转会签后提出质保款支付申请。
第一二九条 合同结算人员提出质保款支付申请，同时将货物质保单、质保金收据和支付审批单移交财务部门。财务部门审核无误后完成资金支付。
第七节 资金结算支付变更与索赔
第一三○条 因质量问题需暂停付款的，物资需求部门（单位）需出具书面材料交物资部/物资公司，物资公司核实后可暂停资金支付，并报省公司物资部备案。
第一三一条 供应商违约时，合同履约人员与供应商共同认定违约事实，并按合同条款书面确认违约、赔偿金额。合同履约人员将违约金相关材料提交财务部门。财务部门收款无误后，向供应商开具收据。
第一三二条 如供应商拒绝承认违约事实或者拒绝缴纳违约金，合同履约人员则按照供应商需承担的违约责任提出其违反合同规定的书面索赔通知，分别提交供应商、合同结算人员和财务部门。财务部门见通知扣除相应履约保证金并向供应商开具收据。
第一三三条 履约保证金为保函形式的，则财务部门见通知向合同结算人员退回保函原件，合同结算人员凭保函和书面索赔通知原件向出具保函的银行提出付款通知。财务部门收款无误后，向供应商开具收据。
第一三四条 需结算物资数量或金额与合同有差异的，原则上应在办理投运款之前完成合同变更。
第六章 检查与考核
第一三五条 物资公司（中心）做好合同签订、履行、结算等信息的统计、收集和整理工作，对合同签订、履行、结算业务进行总结、分析，按月报送物资部。
第一三六条 公司各单位应加强ERP系统及电子商务平台合同信息模块应用，规范系统操作，跟踪数据传输，保证数据质量，确保系统数据与实际业务同步。
第一三七条 物资部定期收集、分析公司各单位合同业务数据，对合同签订及时性、准确性、物资配送及时性、合同结算完成等情况进行检查、考核和评价。
第七章 附则
第一三八条 本实施细则由国网物资部负责解释并监督执行。
第一三九条 本细则自2014年6月1日起实施。

30
附件1
物资采购合同签订工作流程图

附件2
物资采购合同履行工作流程图

附件3
物资供应计划表
合同信息
供应计划信息
序号
项目单位
项目名称
招标计划编号
合同编号
订单编号
供应商名称
物料描述
单位
合同数量
合同金额
合同交货期
供应计划编号
确定交货期
计划交货数量
计划交货金额
供应计划状态
交货期变更原因
备注

附件4
货物交接单
货物交接单号采购订单号
合同编号：

供应商：

项目单位：

项目名称：

供应商联系人/电话：

承运人/电话：

收货联系人/电话：

交货地点

序号
物料描述
单位
合同数量
发货数量
交接数量
预计发货期
预计到货期
实际交货期

包装件数

规格

备注

发货方：

收货方：

（签字/时间）
（签字/盖章/时间）

说明：1.货物交接应说明本单物资的到货数量等情况，详见装箱单。
2.本交接单为买卖双方物资到货交接重要凭证，双方应妥善保管

附件5
到货验收单
到货验收单号：采购订单号：
合同编号：

供应商：

项目单位：

项目名称：

供应商联系人/电话：

承运人/电话：

收货联系人/电话：

交货地点

序号
物料描述
单位
合同数量
发货数量
换货数量
实际到货数量
预计发货期
预计到货期
实际交货期

包装件数

规格

备注

物资供应公司：

项目单位接收人：

（签字/时间）
（签字/盖章/时间）
供应商交付人：

监理单位：

施工单位：

（签字/时间）
（签字/时间）
（签字/时间）
说明：1.到货验收应说明本单物资到货数量、重量、附件、文件资料等情况。2.本验收单为买卖双方物资交接验收，货款结算的重要凭证，双方应妥善保管。
附件6
货物投运单
投运单号: 4500001T01
序号
合同号
订单号
订单行项目号
工程名称
物料描述
单位
数量
供应商
投运日期

以上物资已完成安装调试,投入运行，特此证明
项目负责人签字:
项目单位盖章:
年月日
注：如物资条目数量较多，项目单位须逐页加盖公章

附件7
货物质保单
质保单号：4500001Z01
序号
合同号
订单号
订单行项目号
工程名称
物料描述
单位
数量
供应商
质保期

运行单位负责人签字:
运行单位盖章
年 月 日
注：如物资条目数量较多，项目单位须逐页加盖公章。

43
附件8
差异申请单
提交时间： 年 月 日
中标通知号码

供应商名称

物资条目数

差异金额
万元
差异类型

差异说明

省物资公司
处理意见

审核人： 经办人： 年 月 日
省公司物资部
审核意见

审批人： 经办人： 年 月 日
责任部门数据处理及整改情况

审核人： 经办人： 年 月 日
备注：物资清单见附件。

附件9
合同变更申请单
项目名称： 单位：元
序号
合同号
招标批次
采购订单号
行号
物料号
物料描述
单位
合同
数量
最终
数量
增减数量
增减比例
不含税
单价
增减总价
（含税）
新增采购申请号/行号
供应商
1

2

物资需求部门

经办人

联系电话

变更事由说明：

项目管理单位物资需求部门（盖章）
负责人