房地产公司文件收发控制作业指引模版.doc

文件收发控制作业指引

编制
xx
日期
x-7-10

审核
xx
日期
x-7-20

批准
xxx
日期
x-7-30

修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人

xx

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1．目的
为规范集团内外收发文管理，保障文件的处理遵照收发文审批权限有序、有效流通，特制订本制度。
2. 适用范围
适用于集团公司内外来往文件接收、呈报、发布、执行及归档管理事项。
3．术语和定义
3.1 收文：指集团公司收到的外单位、下属公司或各部室间收到的需要参考、办理或遵照执行的文件资料。
3.2 发文：指集团公司就经营管理各项事务以公司名义对外单位、下属公司或以部门名义对各部室以成文形式发布的决定、通知、通报、请示、报告、报表、往来函件等。
4．职责
4.1 集团公司各部室职责
4.1.1 收文：负责受理流转至本部门的集团公司、下属公司、外单位的文件，签署部门意见或依据批示执行办理，并回复执行情况。
4.1.2 发文：根据业务需要，对外单位、下属公司、部门间就有关事项草拟文件，按用印审批权限进行逐级申报，并对审批结果予以执行或跟踪。
4.2 各部室文件对接人职责
4.2.1 总裁办文件对接人：
4.2.1.1 总裁秘书：负责各部室、各下属公司或外单位根据授权呈报总裁审批的所有文件、资料的接收、记录、呈报、存档及签还等流转事宜。
4.2.2.2 总裁办文件对接人：负责各下属公司根据授权须呈报集团公司审批的红头文件的接收、呈报、回函的起草、发布、存档等流转事宜。
4.2.2 各部门文件对接人：负责跨公司/部门、外单位的业务类文件的接收、呈报及签还等流转事宜，也负责本部门发文的格式校正、统一编号、发布、归档事宜。
5．管理程序
5.1 收文处理程序
5.1.1 集团公司各部室收文：
5.1.1.1 各部门报审的集团公司内部跨部门审批件（如合同审批表、结算书、请示等），由主办部门依据集团公司授文件要求逐级呈报，审结后暂时自行存档。
5.1.1.2 各会签部门接收的全集团内部审批件，应由会签部门负责人签还给主办部门，特殊情况下可由会签部门指定人员签还。
5.1.2 下属公司呈报集团公司文件：
5.1.2.1 各下属公司呈报集团公司的红头文件，由总裁办文件对接人负责接收、呈报、起草回函、发布、存档等流转事宜。
5.1.2.2 各下属公司呈报集团公司的业务审批件，由各下属公司经办部门根据授权文件要求自行对接集团公司审批部门/领导。
5.1.3 外单位呈报集团公司文件：
5.1.3.1 外单位呈报集团公司的红头文件，由总裁办文件对接人负责接收、呈报、起草回函、发布、存档等流转事宜。
5.1.3.2 外单位呈报集团公司的业务审批件，由集团公司该业务主办部门文件对接人接收、呈报、签还、存档。
5.1.3.3 外单位呈报集团公司的法律事务类文件，由集团公司法务人员负责接收、呈报、回函、发布、存档。
5.2 发文处理程序
5.2.1 对外单位、下属公司、集团公司各部室的发文：根据经营管理或业务需要，就某事项需要对外单位、下属公司、集团各部室行文发布的，由经办部门负责起草，并根据用印审批权限进行逐级申报，审结后由总裁办负责发布存档，经办部门跟踪收文单位执行情况。
5.2.2 各部室间的发文：根据业务需要，就某事项需要在各部门间行文发布的，由经办部门起草文件、经办部门负责人审核、业务主管副总裁审批、经办部门文件对接人发布并存档，最后经办部门跟踪收文部门执行情况。
5.2.3 公司级红头文件发文编号规则
发文类型
编号方法示例
备注
公司级红头文件
x集发（x）1号
全集团内部公司级文件下发。
x集请（x）1号
报送政府部门公文
x集函（x）1号
与外单位来往公文
x集纪（x）1号
集团公司的公司级会议纪要
6．支持性文件
6.1 《集团董事长对集团公司授权的专项文件》。
7．相关记录
7.1 《WT-QR-ZB02文件处理表》；
7.2 《WT-QR-ZB03文件传阅登记表》。