中小型私企财务制度.doc

财 务 管 理 制 度第一条 总说明一、为规范公司内部各部门的请款计划、付款行为，以开源节流为宗旨，防范付款过程中的差错和舞弊，确保付款业务的真实正确、合法合理，根据公司章程，制定本制度。二、本制度适用于公司内部各事业部、职能部门请款计划、付款行为。三、本制度所称付款，是指经公司账户及公司现金之对内、外的一切支出行为。四、 公司所有付款必须经董事长（或董事长授权人）审批后方能支付。第二条 请款计划流程一、请款计划审批流程经办人填报请款单部门负责人审核 财务部负责人审核董事长（或董事长授权人）核准二、公司大型活动、工程项目（金额在50000元以上）均需提供详细财务预算计划。付款申请时必须附上合同或框架协议，原则上大型活动不得超过预算计划金额的10%。第三条 付款审批及报销一、业务经办人在提交付款审批前应认真整理好相关附件单据，将相关单据整理归类粘贴，主要关注发票有无过期，盖章有无遗漏，发票字迹是否清楚，联次是否齐全，合同付款期是否到期；货物验收是否合格；付款申请单据填写是否完整、正确；相关单据之间数据是否一致；预付款审核是否签订合同或框架协议等；质保金是否超过合同规定的质保期；付工程进度款是否有进度报告；工程结算款是否有竣工验收报告；大型活动需要有结算清单；大批购物或月结的款项要有供应商加盖公章确认的对账清单，对账单必须由经手人与供应商确认一致。具体操作要求归类如下：1、费用单据需要整理归类，如交通费、住宿费、办公费、电话费等需要分类粘贴。2、单据一律要求用黑色钢笔、签字笔或碳素墨水笔填写，且内容完整、字迹清晰、不得涂改，人民币大小写一致。3、支付证明单上必须注明附件张数。4、所有原始凭证，必须有经手人签名，有特殊要求的需要注明用途、事项摘要、参加人、时间等。5、报销凭证尽量索要经盖章的正规发票或财政局及税务局部门印发的统一收据。如无正规发票收据的，需要在相关单据上详细注明事由、地点、费用类型、经办人、证明人签字。 二、审批流程 审批流程图见下：业务经办（整理原始单据并填写支付证明单）部门负责人审核财务部审核董事长（或董事长授权人）核准财务部付款付款业务应当经过业务经办申请、部门审核、财务审核、董事长或董事长授权人核准、财务付款五个程序。并严格按照指定程序执行，否则出纳有权拒绝支付款项。第四条 关于备用金及借款的规定一、出差借款： 出差人员可先到财务部领取借款单，详细填写借款金额、日期、部门、出差地、出差事由、出差天数及出差人员，经本部门主管签字后报总经理签批；借款单交财务部留存，待借款人返回报销并冲结借款，财务开具借款结算收据。二、日常费用借款：各部门因办理业务需要借款，到财务部领取借款单，填写好资金性质(支票或现金)、部门、借款事由，所借金额，审批程序同第1点。三、备用金：公司原则上不设立备用金制度，对于特定部门或基地备用金，需经报董事长批准后执行。所有备用金借款于每年年度终了报账时归还结清，来年续借，须重新申请审批。备用金专管人员离职，财务部必须出具该人员备用金交接结算完毕的签字说明。四、其他临时借款：如业务费、招待费等，审批程序同第1点。五、所有借款均遵循前账不清后账不借的原则。所有借款在业务发生完毕，逾期五个工作日无故未报销者，不得再借款，并从当月工资中扣除该笔借款，部门经理负责督促本部门借款人员按时到财务部办理冲账还款手续。六、严格禁止个人借款，特殊情况需由公司部门经理以上级别人员做担保并由董事长批准后方可借支。第五条 关于预付款的规定一、预付款严格依照合同约定办理，其审批流程与一般报销审批流程相同外，必须附带合同原件交至财务。二、对于无合同、协议情况下申请支付预付款，必须填报请款单，其审批流程与一般报销审批流程相同外，业务经办人必须做出详细的付款事由说明，部门负责人必须做出明确的批示意见，并对预付款的安全性负责，再上报财务总监、董事长审批。三、对于支付的保证金、押金、备用金等，财务部应定期与相关部门和个人清理核对。四、如遇异地紧急请款、领导外出等特殊情况，可由经办人员通过电话、传真、短信、电子邮件等方式，经逐级领导批示，财务部征询查实后付款，再由经办人负责补办付款审批手续。第六条 关于车辆费用报销的规定一、根据会计核算要求，车辆费用按以下分类：燃油费、过路过桥费、车辆保养及维修费、停车费、车辆保险及税费、司机费用、洗车费及其他，共七项车辆费用。严格按照以上费用分类标准粘贴各类原始票据，支付证明单上分类计算各项费用金额。二、车辆费用报销具体规定：1、燃油费按单台车耗油量/公里确定核销的基准数，具体报销数额按单台车行车实际公里耗油量予以核定，超出部分不予报销。燃油费发票后需注明车公里数，车公里数由该车的上级主管部门负责核定。2、车辆维修由驾驶员根据实际要求先列出修理项目，上报“车辆修理申请”，经上级主管同意，方可前往修理。出差途中特殊情况，需要电话征询上级主管意见并获同意后方可修理。车辆维修费由送修人在车辆离厂5日内凭 “车辆维修质量验收单”和维修发票到办公室办理结算手续。3、车辆配件和其他用品购置（价值在200元以下）由驾驶员事先提出申请，行政部门同意后方可购买。购置价值在200元以上，必须经过董事长（或授权人）审批同意，方可购买。4、停车费、路费、洗车费等应凭真实、合法的票据，公司规定在某区域有定点停车区而不执行的，其停车费一律不予报销。5、公司公务车辆出车事先需报上级主管批准，所发生的相关车辆费先交由上级主管审核。凡未向上级主管报告并履行相关手续出车所发生的所有费用，一律不予报销。6、私人车辆发生的维修费（含保养费）、年检费、保险费，不在公司报销范围。7、私车公用所产生的油费、路桥费、停车费、洗车费等如实报销，报销程序及要求参照本规定执行，具体解释权归公司财务部。三、车辆费用报销单据填写要求：1、需填写支付证明单，后附真实、合法、完整的原始凭证，和经批准的相关审批单。2、 所有车辆费用必须分车开具发票，每张单据均由驾驶员签字，需要写明出车时间、随行人员、目的地及事由。四、 本规定与公司车辆管理制度结合执行。第七条 关于采购报销的规定一、物资采购前由使用部门填写请购单，并经相关部门审批。二、物资采购报销须填写支付证明单，除逐级审批人签字外，必须有验收人签字，报销凭证后需附有请购单。固定资产采购必须有使用部门验收签字。三、所有采购报销需交到采购部汇总加签，再到财务部审核，其后报账流程与本制度第三条付款审批流程相同。四、本规定与公司相关采购制度结合执行。第八条 差旅费报销规定一、出差申请程序：出差前均应填写出差申请单,明确出差任务、出行路线、出差时间及随行人员等相关事宜，出差申请单应由部门负责人签字同意，部门负责人出差，其出差申请单由董事长签字同意。若同次出差任务涉及多部门员工的，应按部门分别填制出差申请单。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。出差申请单附该次差旅费报销凭证后交由财务部留存。二、差旅费报销标准：1、住宿费报销标准： 单位：元/天/人城 市地 区副总级以上（含）经理、主管级工作人员一类地区：京、津、沪、深圳、珠海、厦门、汕头、海南等市区住宿费250200150伙食补助505050二类地区：广东省外省会城市、地级市市区住宿费200150100伙食补助505050三类地区：省内外各地县、镇、村住宿费150120100伙食补助505050注：（1）因特殊情况超标，经董事长批准后方可报销。（2）已有餐费固定补贴的员工，不予报销伙食费及误餐费。2、交通费报销标准交通工具副总级以上（含）经理、主管级工作人员飞机经济舱特殊情况经董事长批准可报销火车硬 卧硬 卧硬 卧市内出租车按实报销特殊情况经董事长批准报销注：交通费采取实报实销方式进行，乘坐交通工具由部门负责人视情况做出安排，除按规定可报出租车费的人员外的其他人员如要乘座出租车，应事前向部门领导请示同意，报账时由董事长（或董事长授权人）签字审批。三、差旅费报销原则1、经批准出差办事人员，应如实填写差旅费报销单，并列明出差任务、出行路线、出差时间及随行人员，交部门负责人审核签字，报销流程与本制度第三条报销审批流程相同。2、省内区域外派公干，当日可来回，给予20元/天/人的误餐补贴。工作人员到公司内部异地公干，于食堂就餐的由公司支付餐费，不另予误餐补贴。3、住宿及伙食费报销在以上标准内实报实销的方式进行，对参与接待任务情形，扣除当天餐补；如对方招待食宿，则取消相应食宿报销。4、出差的行程路线须与出差申请单上标明路线相符，不得绕行。违反规定的，其超出标准的金额，不予报销，且多行走的天数按旷工处理。5、对于差旅费已包含在业务提成之内的业务人员，不在此差旅费报销标准之内。第九条 招待费报销规定一、招待费具体范围：1.招待来访客人、客户的茶叶、烟、水果、饮料等食品；2.宴请客人、客户用餐费、住宿费等；3.赠送客户纪念品、礼品等；4.公司职工内部聚餐发生的费用。二、招待费报销原则：所有招待业务发生前，经办人应向上级主管请示，获批后方可进行，并以“厉行节约、合理开支、严格控制、超标自负”为报销原则。三、招待费报销标准：1. 宴请客人、客户用餐以及职工内部聚餐，在市区招待标准不超过80元/人，在县、镇、村招待标准不超过40元/人，在核定标准内实报实销，超标自负。2.招待客人、客户住房标准为四星级宾馆。3. 单次招待费预计开支在1000元以上，部门负责人需要提前向董事长（或董事长授权人）申请，获批后方可招待。4.如遇重要客户、大客户、外宾等特殊招待，预计餐费超标或需要五星级宾馆招待住宿，由部门负责人需要提前向董事长（或董事长授权人）申请，获批后方可招待。5.赠送客户纪念品或礼品，每人物品价值超过200元，部门负责人需要提前向董事长（或董事长授权人）申请，获批后方可赠送。6.招待费报销流程同本制度第三条。第十条 其他说明禁止报销因私产生的相关费用（包括购买的私人物品、用品，餐饮住宿、车辆费用等），一旦查实，应书面检讨，并按公司制度处罚。第十一条 本制度自二*年*月*日起执行。第十二条 本制度解释权归公司财务部。 批准： *实业有限公司 二*年*月*日 9