房地产公司业务审批与费用报销作业指引模版.doc

业务审批与费用报销作业指引

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批准人
2008.6.30
B/0

xx
xx
.12.4
B/1

xx
xx
.11.30
C/0

x.7.18
D/0

1.目的
为规范经济业务支出的审批和报销程序，明确业务经办人、部门负责人及签批
人的责任，确保公司各项经济业务支出“合理、合法、合规”的进行，有效避免财务风险，特制定本程序。
2.适用范围
适用于集团公司及各下属公司的业务审批与报销管理。
3.职责
3.1 集团各成员单位的财务负责人对违反财经法规、政策和公司有关规章的财务支出，以及有可能在经济上给公司造成损失、浪费的财务支出，有权予以制止或纠正，制止或纠正无效时提交集团公司董事长及各下属公司总经理处理；
3.2 集团公司计财部及各下属公司财务部协助财务负责人做好财务收支的审查工作，对于各种不合理、不合法、不真实、不完备的财务收支，有权不予受理。
4．方法和过程控制
4.1 资金支付类经济业务的分类
公司的资金支付类经济业务支出按性质划分为十二大类：
4.1.1 日常材料采购支出：指公司日常行政采购物资支出，如办公耗材、包装物等物资的支出；
4.1.2 工程用材料、设备采购支出：指公司开发项目工程材料、设备的采购；
4.1.3 日常费用支出：指公司发生的与经营活动有关的各项费用支出，如办公费、保险费等费用支出；
4.1.4 业务招待费：指用于公司业务经营的招待餐费及其他业务支出；
4.1.5 差旅费支出：指公司人员因业务需要到外地出差所发生的交通费、住宿费及餐费、市内交通补贴等费用支出。该项费用开支标准，详见公司《差旅费、会议费管理规范》；
4.1.6 工程款支出：指公司开发项目各项工程款的支出；
4.1.7 备用金及借款：指部门员工因业务需要借用的备用金及其他借款；
4.1.8 工资、奖金及福利支出：指公司发放给员工的工资、奖金及福利等支出；
4.1.9 存款内部调拨：指公司存款因业务需要而进行的内部帐户间的调拨；
4.1.10 税款支出：指公司计财部定期向税务部门申报缴纳的各项款项；
4.1.11 投资支出：指公司购买土地或各项证券等对外投资性支出；
4.1.12 其他支出：指公司发生的其他业务支出，如财务费用等业务支出。
4.2 非资金类经济业务的分类
4.2.1 对外报送的财务报告；
4.2.2 对外报送的税务资料；
4.2.3 资产评估、地产评估类；
4.2.4 其他对外报送的财务资料。
4.3 审批程序及相关解释
公司各项经济业务的审批和资金的支付必须履行严格的审批程序。
4.3.1 审批程序及流程详见公司《x集团公司授权表》；
4.3.2 资金支付类经济业务的审批流程分为业务流程和财务流程审批；
4.3.3 材料设备采购、工程款支付、对外投资等重大业务的付款审批，经办人必须提供相关的合同或协议；
4.3.4 差旅费、会议费开支的审批,参照公司《差旅费、会议费管理作业指引》文件执行；
4.3.5 备用金及借款的审批,参照公司《集团资金管理程序》等相关文件执行；
4.3.6 工资、奖金及福利的发放，由人力资源部提出方案并制表，财务部进行审核，审批流程按照公司《x集团公司授权表》办理；
4.3.7 税款申报:由计财部经办人计算应缴税款,并填列纳税申报表报财务负责人和总经理审批；
4.3.8 财务负责人在审批付款事项时应把握的依据:
A 公司下达的年度《财务预算》；
B 审批手续是否齐全（业务经办人、审批人需在各类凭单上签字）；
C 经济业务是否合理、合法、合规；
D 有关付款合同、协议；
E 公司货币资金结存状况和总体安排；
F 其他需要考虑的情况。
4.4. 费用报销程序
4.4.1 报销人应按财务要求将所要报销票据整理、分类粘贴，并填写费用报销单, 同时在OA发起“日常费用报销申请审批流程”；
4.4.2 报销人填列费用报销单时，应写明金额、费用事由、票据张数、姓名、日期，每个项目的费用票据分开粘贴、分栏填列。单据的粘贴要均匀、整齐，否则不予报销；
4.4.3 发起OA流程后，报销人把填列完整的费用报销单送至财务会计，财务按《x集团公司授权表》的规定程序审批；
4.4.4 经办人无论购物或费用支出，每张原始单据必须提供完整的发票，发票不得涂改，特殊原因不能取得发票时，要事先通报计财部；
计财部对不真实、不合法的原始凭证不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回并要求更正；
4.4.5 采购物资由保管部门办理入库手续，采购物质发票要与入库单一并办理审批手续；
4.4.6 有借款的报销人，出纳人员在办理报销时必须进行借款抵销；
4.4.7 费用报销经办人,在费用发生后一周内必须办理报销手续；
4.4.8 报销日期：所有费用（对外付款除外）在每周二、五下午进行报销，其他时间无特殊情况不予报销。
4.5 经济业务经办人及审批人的责任
4.5.1业务经办人对经济业务的真实性、合法性负责；
4.5.2部门负责人对经济业务的真实性、合法性负责；
4.5.3审核人对经济业务合法性、合规性、合理性负责；
4.5.4批准人对经济业务负有领导责任。
5. 经营支出管理程序
5.1 日常经营费用开支管理
5.1.1 日常经营管理费用开支权限：按照公司《x集团公司授权表》办理；
5.1.2 公司所发生的经济业务，经办人都必须取得合法的发票或收据（一般情况下，所以的业务需取得发票，特殊情况不能取得发票的业务事项，应事先与计财部联系），并在一周内办理报销手续；
5.1.3 报销程序根据公司《业务审批与报销管理作业指引》办理。
5.2 办公用品开支管理
5.2.1 办公用品采购前,由各部门向总裁办提出申请,填写《办公用品购置申请单》，经部门负责人审核签字后交总裁办；
5.2.2 总裁办根据批准的《办公用品购置申请单》进行汇总，并将汇总表报总裁办副总、计财部副总、行政分管领导审批。经行政分管领导审批后，总裁办方可办理采购手续。具体审批额度和权限，按照公司《x集团公司授权表》办理；
5.2.3 办公用品在采购时应货比三家,也可以招标的方式选择确定年度内的供应商,超过一年的必须进行重新招标；
5.2.4 成本部对采购合同、采购价格进行审核；
5.2.5 总裁办应加强对实物的保管,建立保管明细帐，正确登记办公用品的进、领、存情况。对采购的办公用品,要及时办理入库手续；对发出的办公用品，要按部门办理出库手续；
5.2.6 总裁办办理办公用品报销时,应将入库单附在采购发票后面,以备计财部查验。报销审批程序，参照公司《业务审批与报销管理作业指引》执行；
5.2.7 计财部每季度与总裁办进行一次实物盘点,确保帐实相符。
5.3 业务招待费
5.3.1 业务招待费审批权限：按照公司《x集团公司授权表》办理；
5.3.2 各部门因业务需要应酬，在应酬前应当面口头请示分管领导，超过分管领导权限的，还应征得总裁同意后方可开支。特殊情况来不及当面请示的，经办人须电话请示；
5.3.3因业务需要赠送礼品或购物卡，一般由计财部统一购买，原则上不得以现金送礼，否则计财部有权拒报。计财部购买后,应酬部门应填写《交际应酬用品申领单》，按规定办理审批手续后方可到计财部领取；
5.3.4每次发生的业务应酬费，除特殊情况外应在一周内核销。交际应酬费的报销程序,按照公司《业务审批与报销管理作业指引》办理。
5.4 业务借款
5.4.1借款审批：因业务活动（业务应酬、零星采购、差旅费等）需要向公司借款，应事先办理审批手续：经办人在OA发起《借款审批流程》；
5.4.2 经办人发起《借款审批流程》，应注明部门、借款人姓名、借款金额、事由、借用支票或现金、预计还款报销日期，经部门负责人审核后，报分管领导、财务负责人、董事长/总裁审批；
5.4.3 现金借款应于15日内办理报销手续或归还，特殊情况不得超过一个月，如超期未报帐或归还借款，财务部应根据金额的大小，在个人工资中一次或分期予以扣回。属出差借款，要求出差回公司五日内报销。支票借款应于10日内办理报销手续或归还；
5.4.4 业务借款报销手续,按照公司《业务审批与报销管理作业指引》办理；
5.4.5 业务借款所填制的“借款单”在收回借款时，原借款单不予退回，由财务人员另外开具收据；
5.4.6 备用金借款：原则上不予借备用金，特殊情况需按照《x集团公司授权表》办理。
5.5 其他报销规定
5.5.1 差旅费、会议费的报销，按照公司《差旅费、会议费管理作业指引》执行；
5.5.2 公司车辆维修与保养的审批管理，按照公司相关规定执行；
5.5.3 享受公司车补及交通补助的人员，每月由经办人在OA发起《日常费用报销申请审批流程》并填写纸质《费用报销单》，附上与车辆相关的加油、路桥、停车、维修、保险等费用；报销人应每月报销一次，原则上不得一月报销多次或多个月作一次报销。当月不能报销当月费用，当月汽车费用须在下月方可办理报销手续；
5.5.4 不享受公司车补和交通补助的人员，因公外出办事在公司无法派车的情况下，可实报实销公共汽车费用，原则上不得报销的士费用。如因情况紧急需要确实要乘坐的士的，需征得部门负责人同意。且报销时要在票据的反面注明乘坐日期、事由及起止点，否则计财部有权拒绝报销；
5.5.5银行扣付的电信费、油费、社会保险费等，由总裁办、综合部核实后，填制“费用报销单”并在OA发起《日常费用报销申请审批流程》，按照公司《业务审批与报销管理程序》办理审批手续。经审批后由计财部入帐；
5.5.6 其他费用（住宿费、上下班交通费、个人通讯费等费用），均包含在工资范围内，实际发生时，由员工自理，公司不再予以报销。
5.6 对外付款
5.6.1工程付款，由请款单位填报《工程付款审批表》，由对口部门人员在OA发起《合同款项付款申请流程》，按照公司《业务审批与报销管理作业指引》办理报批手续；
5.6.2其它对外付款，由部门经办人在OA发起《合同款项付款申请流程》，按照公司《业务审批与报销管理程序》办理报批手续；
5.6.3《合同款项付款申请流程》经业务主管副总裁审批完毕后，部门经办人应将相关发票、购置的物资清单、入库单及其他相关单证提交与财务审验；
5.6.4计财部应严格把好审查关，要根据公司的管理规定和相关合同，对工程及其他付款事项进行认真审核，在单证完备、金额确定、审批完毕的情况下，方可办理对外付款手续。
5.6.5 在支付款项前，对方应提供符合我方要求的正规财务发票，否则我方有权顺延支付。
6．相关记录
6.1《WT-QR-CW01财务审批流程说明表》；
6.2 《WT-QR-CW07付款审批表》(其他对外付款业务用)；