公路工程局有限公司电子档案管理办法.doc

xx公路工程局有限公司
电子档案管理办法
（试行）

第一章 总则
第一条 为规范xx公路工程局有限公司（以下简称“局”）电子档案管理工作，保证电子档案的齐全完整、安全保存和有效利用，根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）、中国交建《电子文件归档与管理办法（暂行）》（中交xx股办字[xx]602号），特制定本办法。
第二条 本办法适用于局属各单位、机关各部门。
第三条 本办法所称电子档案，是指企业在生产经营过程中形成的具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
第四条 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件，包括通过办公自动化系统形成的电子公文。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
第五条 电子文件的种类分为：文本文件、图形文件、多媒体文件。文本文件是由计算机软件生成的文字、表格等文件，其中图形文件包括工程图纸、数码照片、扫描文件等；多媒体文件包括数字视频、音频等。
第六条 电子文件归档管理的原则是：遵循电子文件形成的特点和规律，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于电子文件的科学保管和长期有效利用。
第七条 以电子文件形式记载企业商密和核心商密的载体，其制作、收发与传递、使用、保存和销毁，应严格按照国家和局有关保密规定执行。
第八条 局办公室档案室（以下简称“档案室”）负责研究制定、修改电子档案管理办法，组织协调和指导局机关各处室、局属各单位开展电子文件归档工作，并负责室藏电子档案的日常管理工作。各单位档案室负责对本单位所产生的电子文件归档工作进行监督和指导，适时组织检查，并负责室藏电子档案的管理。
第九条 电子文件形成部门应明确兼职档案员负责本部门电子文件管理工作，负责审核、移交、归档本部门电子文件。

第二章 电子文件的收集
第十条 凡属在生产经营过程中形成的具有重要凭证、依据、查考、利用价值的电子文件，都应本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，列入电子文件收集范围。具体包括：
（一）在办公自动化系统中形成、具有明确办理结果的各类电子公文和发布在网站上的各类信息资料的备份。
（二）在施工生产、经营开发、科技创新、党政管理、国际交流和局内外各项重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等电子文件。
（三）正在运行的数据库及其数据库管理系统。
（四）在生产经营工作中开发的计算机程序和数据文件。
（五）购置的各类操作系统及应用软件。
（六）外单位赠送的各类业务、管理软件等。
第十一条 用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应以PDF、WORD、EXCEL为通用存储格式，其他格式的电子文件在收集时应转换为通用存储格式。
第十二条 通过扫描仪、照相机等设备获得的图像电子文件，收集时应以PDF、JPEG、TIFF为通用存储格式，其他格式的图像电子文件收集时应转换成通用存储格式。
第十三条 通过视频、多媒体和音频设备获得的视频、音频文件，应以MPEG、AVI、WAV、MP3为通用存储格式收集。其他格式的文件收集时要转换成通用存储格式。
第十四条 对通用软件产生的电子文件应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同软件一并收集。

第三章 电子文件归档
第十五条 电子文件应坚持“谁主办、谁归档”的原则，在电子文件办理完毕后可实时或定期向档案室归档。
第十六条 电子文件的归档，应参照有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
第十七条 各单位、各部门专兼职档案员在归档前必须核对并确认电子文件真实、有效及完整，做到与其对应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致并同时归档。
第十八条 纸质文件扫描件归档格式要求为双层PDF格式，压缩电子文件归档要解压缩后再进行归档。
第十九条 归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明一同归档。
第二十条 进行电子文件归档工作时，文件形成单位应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无受到计算机病毒感染等。确保载体清洁、无划痕、无病毒、未磁化。档案部门不接收含有计算机病毒或其他隐患的电子文件。
第二十一条 归档完毕后，应建立检索目录。

第四章 电子文件（公文）的归档、整理
第二十二条　电子公文是指办公自动化系统形成的电子文件。归档完毕后，电子公文形成部门或信息管理部门应及时清理网上的复制件，并将归档前电子公文保存在OA服务器内至少4年。
第二十三条 电子文件（公文）归档的形式，可采用“在线”与“离线”两种方式进行，各单位可根据实际情况选择归档的方式。在线归档应通过局OA办公系统进行。
第二十四条　文件形成单位在线归档后，应注意查收归档文件的签收回执及归档文件处理意见，以确保发送的归档电子文件（公文）被正常接收。如有问题归档单位要及时与档案部门联系解决。
第二十五条 文件形成单位在离线归档时，应做到存储载体外观完好、整洁无损；数据完整、内容准确、编目规范；记录的字节数、检索条目等著录项目与登记内容一致，手续完备。
第二十六条 归档电子文件（公文）应按照局《归档文件整理办法》要求，以件为单位进行整理。
第二十七条 档案部门负责对归档电子文件（公文）逐件核查，符合归档要求的进行网上签收，不合格的提出修改意见并退回文件形成部门整改，确保其符合档案管理要求。　
第二十八条 归档电子文件（公文）以件为单位进行整理，按照年度——机构——保管期限的档案分类办法进行分类。
第二十九条 归档电子文件（公文）应参照局《归档文件整理办法》进行著录，并编制机读目录和纸质目录。

第五章 电子档案的保管
第三十条 物理归档后的电子档案应及时进行备份。一式2套，一套封存保管，一套提供利用。存储电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应标明载体编号、名称、内容、密级、保管期限、存入日期等。
第三十一条 备份保存的电子档案载体应专库或专柜集中保存。电子档案的保管应符合下列条件：
（一）归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
     （二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
     （三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。
     （四）保管环境应符合八防要求。
     （五）保管环境温度适宜范围：16℃-20℃；相对湿度选定范围：35％-45％。电子档案载体要避免阳光直接照射。
局及各单位档案管理部门每年均应对电子档案读取、处理设备的更新情况进行检查。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应及时进行电子档案的载体转换工作，库存电子档案应在确保完整、准确的前提下，同步转换更新复制，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，载体应按照国家及局相关保密规定进行处置。
第三十二条   磁性载体每2年、光盘每4年须进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时　采取恢复措施。
第三十三条 局信息化主管部门负责档案管理系统硬件配置，确保其满足电子档案管理的需要；同时负责每天对数据进行一次更新备份，每半年、整年对数据库整体备份，保存到存储介质上移交给档案部门（使用DVD光盘或移动硬盘一式2套）。并协助档案部门做好数据库的维护与网络管理。

第六章 电子档案的利用
第三十四条 档案借阅人员可通过网页浏览器登录档案查询系统，查阅归档电子文件目录及浏览权限范围内的档案信息。需查阅超越访问权限的电子档案时，应在档案管理系统中提交借阅申请，通过审批流程得到批准后，授予相应权限。
第三十五条 封存的电子档案载体不得外借使用，利用时使用拷贝件。
第三十六条　严格遵守保密制度，利用涉密电子档案时，必须符合国家及有关部门的保密规定。

第七章 电子档案的鉴定与销毁
第三十七条 超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，应按照局纸质档案的有关规定办理。属于保密范围的电子档案，应连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除或物理销毁。已销毁的电子档案由档案部门编制销毁目录存档备查。

第八章 附则
第三十八条 本办法中未规定的事项，参照国家其他有关电子文件的标准和规范执行。
第三十九条 本办法由局办公室负责制定和解释。
第四十条 本办法自印发之日起施行。

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