企业集团有限公司印章证照管理办法-模版.docx
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1、企业集团有限公司印章证照管理办法 第一章 总则 第一条 为规范企业集团有限公司(以下简称“ 集团”)印章证照管理工作,按照“ 集中管理、专人负责” 的方针,明确印章证照制作(申领)、保管、使用、销毁流程,保障经济及信用安全,控制运营风险,促进各项业务、工作的顺利开展,结合集团实际,制定本办法。 第二条 本办法中所称的“ 印章”,包括但不限于:各公司、合伙企业、工会等具备法人资格或非法人资格的组织体的公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、人力资源专用章、法定代表人人名章和档案专用章。 第三条 本办法中所称的“ 证照”,包括但不限于:各公司、合伙企业、工会等具备法人资格或非法人资格的组织体的工
2、商营业执照、团体法人证书、组织机构代码证(含 IC 卡)、统计证、税务登记证、机构信用证、贷款卡、股东卡(证券户开户资料)、开户许可证书、法定代表人证书以及政府部门颁发的各类许可证书、资质证书。 第二章 职责分工 第四条 集团人力行政中心统一负责包括公章、合同专用章、人力资源专用章、法定代表人人名章、档案专用章、工商营业执照、团体法人证书、组织机构代码证(含 IC 卡)、法定代表人证书和政府部门颁发的各类许可证书、资质证书等印章证照的管理工作并制定相关实施细则。 第五条 集团财务管理中心统一负责包括财务专用章、发票专用章、法定代表人人名章(财务专用)、统计证、税务登记证、机构信用证、股东卡(证
3、券户开户资料)、开户许可证书、和贷款卡等与财务相关的印章证照的管理工作并制定相关实施细则。 第六条 因业务或其他实际需求,经集团领导批准,可由其他部门或单位负责部分印章证照的管理工作并制定相关实施细则。 第七条 前述负责印章证照管理的部门应指定专门的印章证照管理员(以下简称“ 印章管理员”)具体实施此项工作,并建立 A、B 角工作制度:A 为主办人员,B 为协办人员,如主办人员因公外出或休假时,应在部门负责人的监督下,将印章证照的管理责任移交给协办人员。 第三章 印章管理员 第八条 担任印章管理员的积极条件包括但不限于:公司正式员工,为人诚实守信,责任感强,对待工作细致、认真,敢于坚持原则,具
4、备印信证照管理工作的基本知识和基础能力。 第九条 担任印章管理员的消极条件包括但不限于:在印章证照相关流程中担任审批角色的;此前曾担任印章管理员但因失职被解除职务的;此前有伪造文件或私刻印章等造假行为的;不具备印信证照管理工作的基本知识和基础能力的。第十条 印章管理员应本着对集团高度负责的精神,严格按有关制度、流程办理印章证照工作,坚决避免有损集团合法权益或给集团经济、信用安全带来隐患的行为。 第十一条 印章管理员在工作中因违反本办法之规定造成公司名誉、信用和财产损失的,必须解除职务,并追究经济责任和法律责任。 第十二条 印章管理员离职或调动岗位的,必须在其部门负责人的监督下交接工作。未按要求
5、完成交接的,人力资源部有权不为其办理离职或调动手续。第四章 印章证照的制作(申领) 第十三条 印章证照的首次制作(申领),应由申请人发起 OA 流程,经部门负责人、分管领导审批通过后,指定专人按照各地工商局要求进行办理。第十四条 原有印章证照自然损耗或人为遗失、毁损导致必须重新制作(申领)的,应由印章管理员发起审批流程,详细说明事由和重新制作(申领)的内容,经由部门负责人、分管领导审批通过后,方可办理。严禁印章管理员或其他人员私下制作(申领)印章证照。 因人为遗失、毁损造成必须重新制作(申领)的,相关人员应承担制作期间产生的所有费用;如因此导致公司名誉、信用及财产损失,应追究相关人员的经济责任
6、和法律责任。 第十五条 印章证照的制作(申领)完成后的三个工作日内,经办人应到印章管理员处填写印章证照交接清单(见附件一)并办理存档手续。 第十六条 接收外部移交或向外部移交印章证照的,应由印章管理员、接收/ 移交人和双方的部门负责人共同参与全程并填写印章证照交接清单。第五章 印章证照的保管 第十七条 印章证照必须存放在专设保险柜等有保密、监控设施的安全处所中,设置锁钥和密码。锁钥应由印章管理员独任保管,严禁私自转交、外借。密码应定期更新。 第十八条 印章管理员应编制印章证照目录并及时更新。 第十九条 印章管理员应妥善保管公安机关出具的刻制印章通知书和纸质印鉴留存卡。 第六章 印章证照的使用
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