前台接待管理.doc
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7、登记表2前台接待来访记录表3物业公司前台来客登记表四、前台接待日志表五、函件收发登记表1信函与快件签收登记表2信函与快件寄送登记表六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程2来电转接流程七、收发文件管理流程1信函收发工作流程2接收信函、快件工作流程3寄送信函、快件工作流程4传真发文工作流程5传真收文工作流程6收文背签流程八、前台接待流程九、来电处理流程一、接待主管岗位职责职责1制定前台接待工作年度计划,报行政部经理审批职责3对前台接待专员进行有效的培训和指导,提高其业务水平和服务素质职责4协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责5主持前台班次全面工作,创造和谐的工作气
8、氛,减少工作环境中的磨擦职责6参加行政例会,及时了解员工的思想动态及困难,及时采取解决措施职责7受理直接下级上报的合理化建议,并按照公司相关规定程序处理职责8与公司各职能部门的协调及联系,协助组织公司的文化活动等职责9督导迎送工作,检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责10负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责11负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责2协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度,并监督执行职责12正确传达上级指示,及时对下级工作中的争议做出裁决职责13协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责14负
9、责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理二、接待专员岗位职责职责1服从前台接待主管的领导,按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务职责3熟练掌握公司概况,能够回答客人提出的一般性问题,提供常规的非保密信息职责4负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档职责5负责公司文件、通知的分发,做好分发记录并保存职责6配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作职责7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责8维护前台区域内的整洁,进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责9执行公司考勤制度,负责员工的考勤记录汇总、外出登记,监督员工刷卡职责10负责员工出差预订
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