库存物资管理办法.doc

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《库存物资管理办法》
第一章 总则
第一条 为规范XX公司库存物资管理，优化库存物资结构，保证存货的安全完整，缩短物资配送周期，减少库存物资对营运资金的占用，实现库存物资管理精确化，提高企业运营整体效益，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，结合XX公司公司库存物资管理的具体情况，根据《会计法》、《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。
第二条 本规范所称存货，是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的物资和物料，主要包括各类物资、在产品、半成品、产成品、商品等。企业代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本规范。
第三条 库存物资管理原则
(一)库存管理职能实行归口管理原则。
(二)库存管理精确化、流程标准化、操作规范化原则。
(三)属于库存物资范畴的各类物资必须统一进行库存管理，确保库存物资料帐与财务帐的帐帐相符，以及物料帐与实物的帐实相符。
(四)最小库存原则。
在满足企业生产运营，保障物资供应的前提下，能不设库存的，应实行零库存管理；需要设库存的，以适度的集中库存替代分散的小规模库存，合理设置库存限额，加快库存物资周转，有效控制库存总量及库存成本，提高企业的资金使用效率。
(五)库存信息的集中监控管理。
在确保物流、信息流畅通的基础上，提高库存物资信息化管理的支撑手段，逐步实现库存物资信息的集中监控管理，库存物资统一调剂、调拨。
第四条 本办法适用于XX公司公司及其各子公司的物资库存管理工作。
第五条 库存物资的计价和核算方式按照XX公司公司会计核算办法和相关财务管理规定执行。
第二章 职责及分工
第六条 库存物资管理机构根据职责分为归口管理部门、日常管理部门、财务核算管理部门、物资需求部门。
第七条 库存物资管理职责的划分
(一)库存物资归口管理部门：XX公司仓储部。
(二)库存物资日常管理部门：各公司仓储部。
(三)库存物资的财务核算管理部门：各公司财务部。
第八条 各部门具体职责
(一)仓储部职责
1、XX公司仓储部负责制订股份公司库存物资管理办法；
2、XX公司仓储部/各公司仓储部负责统筹管理股份公司及各公司的仓库设置，年度库存物资总量及结构的仓储计划编制，库存管理指标下达及上报；
3、XX公司仓储部/各公司仓储部负责股份公司及各公司、公司与公司之间的库存物资调剂与调拨；
4、XX公司仓储部/各公司仓储部负责指导、检查、考核仓储部库存管理及配送工作，配合审计部对库存管理进行的内控检查；
5、XX公司仓储部/各公司仓储部负责对库存物资的全面盘点检查，并提供库存物资盘点报告。收集、整理、分析库存信息；
6、XX公司仓储部/各公司仓储部负责定期公布积压、处置物资。
(二)财务部的具体职责
1、安排专人负责库存物资财务管理，根据仓储部提供的出入库单据、 报表、月度盘点表等原始凭证、资料及时复核并进行帐务处理，监督实物管理，定期与库存管理部门进行帐帐核对，对帐务的真实性负责。
2、参与库存物资的监盘以及库存物资的检查工作，配合审计部按照内控制度的要求对库存管理工作进行检查。
3、配合完成物资的资产减值、报废等事项的处置，并按批准后的处置意见进行帐务处理。
(三)物资需求部门的职责
1、按预算提出物资需求申请、对已到货物资及时办理申领。
2、负责对公布的积压库存物资根据需要及时领用。
3、协助办理物资的资产减值、报废等处置工作。
第九条 库存物资管理归口部门应设专职管理岗位人员负责库存物资管理，负责人员与物流管理人员应由不同人员担任；仓储部应设专职库存物资管理员具体负责库存物资帐务和实物的管理，调度员、配送员、料帐员与库管员应由不同人员担任；财务部门应指定专人负责库存帐务核算管理。
第三章 库存物资的管理与控制
第十条 库存物资归口管理部门应依据其销售、生产、、资金筹措等情况制订仓储计划，并根据物资的具体情况进行分类管理，对常用物资结合其流程和周期设立安全库存量，确保生产物资供应的需要。
第十一条 各公司应根据管理需要设置二级分库。
第十二条 为有效控制库存，工程物资的领用应根据项目的实施进行及时领用。
第十三条 库存量的精确管控要求
(一)物资需求计划要求
各级物资需求部门在编制物资需求计划时要遵循“及时性、准确性、技术性、时限性”原则，确保物资名称、规格型号、数量、供货时间准确无误。
(二)到货物资领用要求
办公用品、劳保用品、安保用品等物资需求部门负责对物资使用情况进行管控，原则上需求物资在到货3个月内，需求部门必须全部领用出库完毕；
工程物资需求计划以工程项目为依据，按照会审确定具体物资规格、型号、数量进行编制，工程物资到货后，根据工程实施进度进行领用，在工程项目完工前领用完毕。
(三)库存限额管控要求
在财务部门指导下，库存物资归口管理部门要组织需求部门，结合库存实际及需求计划，设立库存额上限及下限，每半年调整一次，纳入绩效管控体系，实现逐步降低的目标。
库存额下限：以保障业务、生产所需为前提，结合供应商区域库存的保障设立库存额下限，根据需求变化、时限压缩及生产效率提升，实现逐步降低。
库存额上限：以减少企业风险、提高现金利用率为目标，结合现有库存量及积压物资盘活计划，以具体物资分类确定库存额上限，通过对需求计划及领用管理的逐步精确，逐步降低库存额。
(四)库存信息管理要求
1、各级库存管理部门要加强库存信息管理，做到准确无误，每季度结束后的15天内，需核对需求、实施、物资领用、库存情况等情况，进行分析，并将有关信息反馈需求部门，协助需求部门确定存货盘活计划，有效降低库存风险。
2、各级库存物资归口管理部门可根据实际需要与年度供应商建立长期合作关系，发挥供应商库存作用。在XX公司签署集中框架协议的基础上，由仓储部与供应商签署物资代管协议，供应商将一定限量的备用物资存储在我方指定仓库，仓储部为供应商保管。公司需要时，提出申请，经XX公司审批同意后，直接领取使用。每月根据领用量双方进行订单合同结算，逐步实现“零库存”管理。代管物资所有权不属于我公司，物资因跌价减值而产生的损失风险应由供应商承担。仓储部应比照我公司库存物资管理办法对代管物资进行规范管理，建立台帐，每月与供应商进行盘点、对账，确保帐实相符。
3、各级库存物资归口管理部门应报送物资出入库信息。在每月结束后10天内，向XX公司仓储部报送月度库存物资管理信息，具体包括库存种类、库存量（数量及价值）、物流运营成本、物资周转率等指标。
4、XX公司仓储部应在每季度结束后15天内，向上级部门报送本季度库存物资统计信息，具体包括库存物资总额、库存率、库存周转率等指标。每年1月31日前向上级部门上报年度库存管理分析。
第四章 物资出库、入库、退库管理
按照《库房及物流管理细则》（试行）执行。
第五章 库存物资调拨管理
第十四条 XX公司仓储部根据需求申请，负责股份公司与各公司、公司与公司之间的库存物资调拨管理。
第十五条 XX公司仓储部按季度公布XX公司可调剂盈余物资信息，公司按月公布公司可调剂盈余物资信息。各级管理部门应本着“能用不买”的原则，充分利库。
第十六条 物资调拨分为需求调拨和盈余调拨，需求调拨指由物资短缺方请求紧急物资调入的调拨行为，盈余调拨指物资盈余方请求盈余物资调出的调拨行为。
第六章 库存物资的盘点清查
第十七条 为确保库存物资帐实相符，仓库必须进行定期和不定期盘点。库存管理部门应会同财务、审计等部门根据实际需要进行抽查盘点。不定期盘点根据实际需要进行，如在库存人员更换、仓库转移等情况发生时，均应进行盘点。
第十八条 日常定期、不定期自盘由仓储部自行组织，其他部门可不参与。每年至少一次的存货及工程物资全面盘点、每月的分类盘点及重要物资的专项盘点由管理部门负责编制盘点计划，确定主盘人（由非盘点仓库管理员担任）、辅盘人（由盘点仓库管理员担任）、监盘人（由财务、审计等部门人员担任），由主盘人在辅盘人的协助下负责实物盘点，监盘人进行现场监盘、复核或抽查。全面盘点以现货盘点法（以实物对帐）进行。盘点范围为在库所有物资。
第十九条 库存物资盘点的内容包括：
(一)核查物资品名规格、清点库存数量，核对帐、实是否相符；
(二)检查物资的外观质量有无变化；
(三)清查有无超过保管期限及积压的物资；
(四)检查保管条件和安全措施及消防设备是否齐全有效，是否符合保管物品性质的要求。
第二十条 库存物资的盘点清查程序：
(一)各级库存管理部门负责管理仓储部制订库存物资的清查盘点计划，明确盘点物资范围、盘点基准日、盘点时间、参盘人员等，报财务部审核。盘点前应通知相关参盘人员，盘点时仓库暂时停止出入库。
(二)根据清查盘点计划，仓库记账员在盘点基准日前将帐结帐完毕，从ERP管理系统中导出盘点表。盘点时由库存管理员与仓管员当面逐项清点各项物资，共同填写盘点并签字确认。库存管理部门、工程管理部门、财务部、审计部门等进行监督抽盘，并将实物盘点结果与明细帐进行一一核对。盘点结束后，仓管员根据盘点结果备注实物登记簿。同时，在ERP管理系统中登记盘点表，系统自动进行盘点结果与明细帐核对，形成库存盘点结果表，仓管员、监盘人在结果表上签字确认，盘点结果表不得更改涂写。对于帐实不符的，仓库负责查明原因，编写说明，并将盘点结果表与说明，经库存管理部门经理审核后（工程物资还需报工程建设部门审核），财务部经理审批。经审批后，及时更新登记簿。
(三)工程物资的分类盘点按照一般存货盘点流程由仓管员、记帐员进行，库存管理部门、财务部、工程建设部门、审计部门派人监盘。盘点结果表与说明由库存管理部门、工程建设部门、财务部以及审计部门经理审批。经审批后，及时更新登记簿。
第七章 库存物资清查结果的处置
第二十一条 库存物资盘盈、盘亏的处置
对清查盘点中发现的盘盈、盘亏存货及工程物资，由各库存管理部门提出初步处理意见，并牵头组织财务、审计等部门对存货及工程物资盘盈盘亏原因及处置意见进行审核，对整体物资进行复核整理后，报公司分管领导审批，公司管理层审批核准后上报XX公司审批，由XX公司仓储部牵头组织财务、审计、等相关责任部门进行审核后，报XX公司公司管理层进行审批，审批结果下文批复各公司。对于重大的盘亏、盘盈需报XX公司批准处理。根据有关批复，公司财务部报当地税务局进行申报，根据当地税务批复进行相关的帐务处理。如果税务局当年未能批复，财务部根据企业会计制度及相关的税务规定进行相关的帐务调整。
第二十二条 库存物资毁损报废的处置
对清查盘点中发现毁损或拟报废的存货及工程物资，公司库存管理部门联系相关技术专业鉴定部门，进行技术鉴定并出具处理意见，牵头组织财务、审计等部门对毁损或报废原因及处置意见进行审核，对整体物资进行复核整理报公司管理层审批，公司管理层审批核准同意后上报XX公司公司审批，超出审批权限的由物资管理部门汇总整理物资后经公司管理层审批同意后上报XX公司公司审批。XX公司公司由仓储部牵头组织财务、审计等相关责任部门进行审核后，报XX公司公司管理层审批，结果下文批复各公司。XX公司公司审批同意后，公司财务部向当地税务局进行申报。根据税务局的批复，公司财务部及时进行帐务处理，财务复核人员对凭证进行复核。如果税务局当年未能批复，财务部根据企业会计制度及相关税务规定进行帐务调整。
所有报废物资在库存管理部门及相关规定部门审核批准后，由使用单位列出报废物品清单连同实物交仓库单独存放保管。日常生产中产生的可回收使用的废旧物资，参照上述办法处理。
第八章 库存物资的相关帐务处理
第二十三条 库存物资的账核对。财务部和库存管理部门每月将财务存货账面金额与物资明细账金额核对。对出现的差异应查明差异原因，出具差异报告，按审批权限审批后进行调整。
第二十四条 仓储部仓库保管员不定期根据实物登记簿进行实物盘点，确保实物与实物登记簿一致。
第二十五条 库存存货成本核算和低值易耗品的摊销方法
(一)财务部执行XX公司统一规定的存货计价方法，正确核算存货成本，并经专人复核。
(二)存货中的低值易耗品的摊销方法按XX公司规定。
第二十六条 计提存货跌价准备
根据XX公司资产减值准备管理办法和具体指导意见，各公司库存管理部门牵头，会同市场、财务等部门，参考库龄分析报告、盘点报告和其他相关信息，对存货进行可变现净值与帐面价值对比，计算差异，出具存货跌价准备报告，经审计及其他相关部门负责人审批签字，报公司总经理办公会审批。超出审批权限的在各公司管理层审批同意后及时上报XX公司审批。XX公司财务部牵头会同相关责任部门、审计等部门进行审核后，根据XX公司公司相关权限规定，报股份公司管理层进行审批，同意后下文批复公司。根据权限要求，需报股份公司审批的存货跌价准备申请由股份公司财务部负责上报。公司财务部根据批复进行帐务处理，并由另一名财务人员复核凭证。
第九章 报废物资的回收与处置
第二十七条 在办公、生产过程中产生的按规定报废及工程维护余料物资，报废物资经批准后由维护使用单位负责拆除，库存管理部门负责配合，维护使用单位应列出清单及时报告库存管理部门。工程维护余料由施工管理部门列出清单交仓库保管，同时报告库存管理部门，登记工程维护余料帐。库存归口管理部门要建立报废及工程维护余料物资库存实物账，由库存管理部门组织有关部门按竞价处理流程进行处置变现，其他单位不得自行处置。处理报废物资的收益应及时上交财务部。
第二十八条 回收的废旧物资由库存物资归口管理部门负责进行维修等利旧处理。
第二十九条 工程施工过程中的报废料，由施工单位列具清单、工程建设部门审核确认，移交仓储部作为报废物资进行回收和处理。
第三十条 属于待报废的固定资产及存货，必须按照有关资产管理规定办理申请报废审批手续后处理。
第三十一条 报废物资的处置应经管理层审批后按流程进行，必要时可请中介机构评估，按照评估价处置或进行竞价销售，由出价最高方取得处置物资所有权。
第十章 监督与考核
第三十二条 XX公司仓储部制订库存物资的年度管理考核细则。范围包括仓储管理和库存量控制两方面进行。实现对账实相符率、物资完好率和库存限额、库存周转率等指标对库存管理工作进行考核，并结合实际对指标进行动态调整。
第三十三条 库存物资需求管理应遵循“谁申购，谁负责”的原则，即物资需求部门要对提出的需求真实性负责，实施部门根据库存按需，需求部门对由于需求不准确造成的不良库存负责，负责物资分配、领用及滞库物资盘活，提高物资管理效能。
第三十四条 各公司应根据本办法建立有效的库存物资管理内部监督机制和考核制度。
第三十五条 XX公司仓储部制订《XX公司库存物资管理月度分析报表》并形成报表上报制度，根据报表指标定期或不定期抽查各单位库存物资管理工作，并将检查结果进行通报。
第十一章 附则
第三十六条 各分公司应在本办法基础上结合本地实际，制订库存管理实施细则、工作流程。原有管理办法与本办法有冲突的，以本办法规定为准。
第三十七条 本办法最终解释权归属XX公司。
第三十八条 本办法经XX公司总经理办公会议审议通过，自签发之日起正式生效。
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