XS-QP-7221合同评审管理程序.doc

QMS
程序文件
文件标题
合同评审管理程序
版本
D
文件编号
XS-QP-7221
制定部门
销售
生效日期
2010.08.01
页 数
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1.目的
通过与产品有关的要求的评审，明确客户各项要求，确保本公司的产品和服务满足客户要求。
2.范围
凡与客户签订之合同与合同中规定之事项，如质量、规格、数量、纳期等及其变更、终止以本公司的权利与义务均属之。
3.参考文件
3.1工程设计管理程序 GC-QP-7301
3.2生产计划管理程序 WL-QP-7501
3.3采购与供应商管理程序 WL-QP-7401
3.4进料检验管理程序 PB-QP-7431
3.5制程检验管理程序 PB-QP-8231
3.6最终检验管理程序 PB-QP-8241
3.7生产制程管理程序 ZZ-QP-7502
3.8仓储管理程序 WL-QP-7551
4.定义
4.1 标单：
回应顾客邀约的方式，以满足即将订购产品的合同（订单）。例如《报价单》和《样品承认书》。
4.2 合同：
传达和客户达成协议的任何形式，例如合同及订单（含口头订单）。
4.3 物料取得时间（LT；Lead Time）：
物料或外包的下单作业到供应商生产、交货与进料检验的总时间。
4.4 预告订单
顾客在正式下单前，对所订购的产品，想确认或取得交期作为下单参考的咨询。
5.权责
5.1 销售部：负责与产品有关的要求的评审，负责与客户沟通联络，明确合同要求；负责新产品开发时报价资料的收集及初步确认；及时提供客户要求之有关信息；当出现异常合同无法完成时，及时将结果反馈客户；
5.2 PMC：合同物料和交期的确认；
5.3采购部：生产所需物料采购、交期的确认及跟进；
5.4工程部：负责新产品和变更产品本身及其模具设计、加工和实施和日程计划做成，以及新产品或变更产品的相关技朮文件的编制；
5.5 品保部：负责合同产品检测能力的评估；
5.6 制造部：负责生产事项的评估和运行。

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6.作业内容
6.1 标单审查
6.1.1 送样
6.1.1.1 当客户有送样需求时，由销售部依《工程设计管理程序》提出《样品申请单》及将相关的资料交工程审查、确认是否能够承作。随送样附产品制造规格、图纸或检验标准等资料，由销售部发放于工程部。
6.1.1.2 当样品完成检测合格后，由销售部业务主办人员连同相关资料送客户承认，建立彼此对产品品质、规格要求的共同基准。
6.1.2 报价
当客户有报价需求时，由销售部根据《报价基准》并配合市场状况，填制《报价单》经销售部经理或总经理审核后交客户，登录在《报价记录表》作为价格管理的依据。
6.2 合同审查：
6.2.1 明确顾客要求
无论顾客是以书面或口头的方式下订单，由销售部将顾客订单要求转换为《订单通知单》，并发放于工程部（新订单）、PMC、采购部、仓库部、生产部和品保部，联同《合同评审单》进行合同评审；
6.2.2 旧订单或一般规格产品
产品规格为公司制程能力范围内（一般规格）或曾经承制的产品时，由销售部直接确认。
6.2.2 新订单
若为新订单，销售部应确认样品承认需求，并登陆于《样品制作追踪表》。若尚有不确
定因素，应交工程在《合同评审单》，确认预计完成承认时间。
6.2.3 特殊规格产品
当客户委托制造特殊规格的产品且不需进行样品承认时，由销售部将有关产品制造规格
或图面等资料，交工程审查产品规格（指标）是否能够承制。
6.2.4合同评审：
销售部接到客户合同后，组织相关部门依《合同评审单》的条款进行如下评审；
A. 工程部技朮标准及各种规范是否得到保障；
B. 采购部备料是否能及时到位；
C. 品质部检测人员、工具及检测标准是否得到保障；
D. PMC确定生产负荷是否满足交货期；
E. 生产部确认生产状况是否适宜；
F. 销售部综合《合同评审单》上内容做出评审结论，并反馈回客户。
6.2.5核准合同
6.2.5.1 销售部应依协商结果，确认最终合同内容，同时将合同及《合同评审单》呈销售部经理核准，销售部应将核准的合同，登录于《订单执行管制表》，以追溯管理订单的执行状况。
6.2.5.2 预告订单回复：
销售部根据审查结果将顾客所需的资料以传真回复顾客，但在回复时，应告知顾客在订单的下达日期，以确保审查结果的准确性，若顾客晚于预定下单日时，视为“订单与标单不同的状况”进行重新审查。

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6.3 合同变更作业：
6.3.1 顾客提出变更：
6.3.1.1 顾客规格变更
销售部填写《工程变更申请单》依《工程设计管理程序》评估变更的影响与相应的技术内容，若接受变更时，由工程部以《工程变更通知单》通知相关单位变更内容和相应的技术内容。
6.3.1.2 数量、交期变更
当顾客交期提前、数量增加或数量减少、取消合约时，销售部在和顾客协商确认后，应将顾客的变更内容记录于《订单变更通知单》，连同《合同评审单》送相关单位依合约审查规定审查是否可接受变更，并提出异常内容及相应措施。
6.3.1.3 交期提前、数量增加审查
当顾客交期提前或数量增加时，应由PMC、采购部依“6.3.1.2数量及交期变更”
的原则，进行物料确认审查，以确认、协商和提出所需的措施，以确保能够符合要
求，否则由销售部与顾客协商共同要接受的方案。
6.3.1.4 数量减少、取消合约
当顾客数量减少或取消合约时，应对原材料、半成品或成品的采购、制造状况等，
进行调查并提出必要的措施，由销售部与顾客协商处理方案，以减少公司损失。
A. 采购：已订购物料的数量及供应商处理的状况。
B. 物控：仓库中原物料的数量及其使用的状况。
C. PMC：制程中半成品及成品（包含仓库中）的数量及状况。
6.3.1.5 顾客延后交期
销售部以《订单变更通知单》通知PMC及采购。
6.3.1.6价格变更
销售部与顾客协商，并将销售业务主办人员、销售部经理或总经理审核的结果，登录在《报价记录表》作为价格管理的依据。同时，销售业务主办人员应将确认后的价格变更结果应通知财务部，调整收款资料。
6.3.1.7 厂内交期变更
当安排生产进度有困难，会延误交期时，由PMC将延后交货的方案告知销售部，由销售部与顾客确认可接受的交货日期或交货方案后，销售部以《订单变更通知单》通知相关部门。
6.3.1.8 库存成品出货
当原计划以库存品出货时，由销售部以《出货通知单》仓库部安排出货。
6.4合同实现
6.4.1 在向客户提交新产品功能型号时，销售部应及时知会工程部和采购部；
6.4.2工程部依《设计开发管理程序》进行新产品设计开发和样品试制、检测及产品技术标准制定。
6.4.3采购部依《采购与供应商控制程序》进行供应商评审、样板采购和物料采购；
6.4.4品管部依《进料检验管理程序》、《制程检验管理程序》、《最终检验管理程序》运行；
6.4.5 PMC在完成合同评审后，依《生产计划管理程序》安排生产计划及出货计划；
6.4.6生产部依《生产制程管理程序》安排生产；
6.4.7仓库部依《仓储管理程序》进行仓储作业及出货作业。

6.5 制成品出货
销售部以《出货通知单》通知PMC、制造部和仓库部安排出货。
7.记录：
7.1 《报价单》 XS-QP-7221 01C
7.2 《报价记录表》 XS-QP-7221 02C
7.3 《订单通知单》 XS-QP-7221 03C
7.4 《合同评审单》 XS-QP-7221 04C
7.5 《订单执行管制表》 XS-QP-7221 05C
7.6 《订单变更通知单》 XS-QP-7221 06C
7.7 《样品申请表》 GC-QP-7302 01B
7.8 《样品追踪表》 GC-QP-7301 02B
7.9 《出货通知单》 XS-QP-7221 09C
7.10《工程变更申请单》 GC-QP-7301 01B
7.11《工程变更通知单》 GC-QP-7301 03B

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XZ-W-002 07C