经济合同管理.doc

XXX制品股份有限公司文件
穗XX发【2009】第9号
关于印发《经济合同管理规定》的通知
公司各部门：
为适应市场经济发展，规范公司内部合同管理，规避和减少合同风险，保障和维护本公司的合法利益，提高本公司依法经营的水平，依据《中华人民共和国合同法》，结合本公司实际，特制定本规定。
第一章 总则
第一条 凡以公司名义对外发生的经济行为，应当签订经济合同。
第二条 订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第三条 本办法所包括的合同有设计、销售、采购、技术、借贷、维修、基建设备工程、租赁、服务、保险等方面的合同，不包括劳动合同。
第四条 除即时清洁者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第五条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
第六条 公司办公室全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。
第二章 合同的订立
第七条 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。
第八条 合同订立前，经办部门和经办人员应全面认真地审查对方的基本情况，包括：单位全称、是否具有独立法人资格、地址、法人代表姓名、是否具有独立经营权、履约能力、资信状况及对方签约人的合法身份等。标的在二万元以上的，应召集使用部门、财务部门、采购部门参加合同的谈判，并进行价格、质量的市场比较。
第九条 除公司领导外，其他任何人必须取得公司领导的签名认可才能对外订立书面经济合同。
第十条 对外订立经历合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，公司领导特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，公司领导特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他人员均采用业务委托的授权方式。
第十一条 授权委托事宜由公司办公室专门管理，被授权人员须办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司领导签字并加盖公章后授权生效。
第十二条 符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：
（一） 单笔业务金额达壹万元以上（含壹万元）的；
（二） 有保证、抵押或定金等担保的；
（三） 我方先予以履行合同的；
（四） 有封样要求的；
（五） 合同对方为外地单位的。
第十三条 经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。
第十四条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面语言确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。
第十五条 合同标的额不满壹万元的，按本办法第十二条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须在提交合同审批表时附末签书面合同的原因说明书，注明本办法所规定的合同主要条款，并经总经理批准同意，否则该业务不成立。
第十六条 每一合同文本上或留我方合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经理在我方所留的合同上签字同意。
第十七条 合同文本拟定完毕，凭合同审批表按规定的流程经各业务部门、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过加盖公章或合同专用章方能生效。
第十八条 在公司董事会授权权限内，公司总经理对合同的订立具有最终决定权；超出董事会授权权限的，公司法人代表对于合同的订立具有最终决定权。
第十九条 相关部门审核意见签署于合同审批表，合同审批表作为合同审核过程中的记录和凭证，由印章保管人在共同盖章后编号留存并及时归档。
第二十条 对外订立的经济合同，严禁在空白文档上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在我方签字后以传真、信函的形式交给对方签字盖章；如有例外须总经理待批。
第二十一条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第二十二条 合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记归档。
第二十三条 合同文本原则上我方应持两份，原件由财务部门和办公室留存，合同文本复印件由合同执行部门分存。
第二十四条 未签书面合同说明书也视作书面合同，统一予以编号。
第三章 合同的履行
第二十五条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当切实、全面地履行。
第二十六条 业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
第二十七条 有关部门在合同履行中若遇履约困难或违约等情况，应及时向公司总经理汇报。
第二十八条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情况的业务，应当拒绝付款：
（一） 应当订立书面合同而未订立书面合同，且未提交未签书面合同说明书的；
（二） 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
第二十九条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。
第三十条 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。
第三十一条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
第四章 合同的变更和解除
第三十二条 变更或解除合同，必须依照合同的订立流程，经业务部门、财务部门等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可进行。
第三十三条 我方变更或解除合同的通知或双方的协议，应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
第三十四条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知后，必须在三天内向公司总经理汇报。
第三十五条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。
第三十六条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分，与原合同有同样法律效力，纳入本规定管理范围。
第三十七条 合同变更后，合同编号不予改变。
第五章 合同争议的解决
第三十八条 合同履行过程中，合同双方因合同的不履行。不适当履行、不完全履行、延迟履行等违约行为引发争执和异议时，合同经办部门应本着协商和解的原则，依据合同的规定，在查清事实的基础上，分清责任，并按照过错的大小和损害的程度，承担或要求对方承担相应的责任。
第三十九条 合同争议不能协商解决时，合同经办部门应及时向我方合同签约人和办公室报告，并协助办公室在三十个日历天内向合同约定的人民法院提示诉讼。合同经办部门的责任领导和经办人要直接参加争议的法律诉讼，直至取得法院的终审裁定。在合同争议未最终解决前，合同经办部门的责任领导和经办人其处理合同纠纷的责任不得免除。
第六章 责任
第四十条 合同作为公司对外经济合同的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
第四十一条 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由办公室汇总合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。
第四十二条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同审批表等）按合同编号整理，由办公室确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
第四十三条 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
第四十四条 凡未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料等行为，追究其经济和行政责任。
第四十五条 合同经办部门领导和经办人因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，公司可追究其经济和行政责任并转送有关国家机关追究其法律责任。
第七章 附则
第四十六条 本规定适用于本公司各部门。
第四十七条 本规定解释权归公司董事会。
第四十八条 本规定自颁布之日起执行。