招投标及合同管理流程.doc

东莞市**房地产开发有限公司
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招投标及合同管理流程

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招投标及合同管理流程
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版号：A/0
页码：第 19 页/共 20 页

招投标及合同管理流程
1. 范围
1.1本流程适用于成本部参与的招投标及其合同管理工作

2. 控制目标
2.1保证招标项目成本目标的实现，提高招标及其合同管理工作的工作质量、效率及实际操作性。

3.涉及岗位
3.1流程所有者：成本部经理
3.2相关岗位：
3.2.1 设计部：设计部经理、建筑工程师、结构工程师、园林工程师
3.2.2 市场营销部:市场营销部经理、策划主管、销售主管
3.3.3.项目部:项目部经理、土建工程师、水电工程师、园林工程师
3.4.4 材料部:材料经理、采购员

4.控制点
4.1 对涉及招投标的供应商考察情况的真实性
4.2 相关部门负责编制技术招标文件的全面性
4.3成本部编制商务标书的合理性

步骤
说明
负责人
输出
招标计划阶段

1、签发项目总体计划
1.1土地取得后,管理层确定项目开发计划
总经理
项目总体计划
2、提供供应商进场计划
2.1各部门分别根据项目总体计划,编制对应承包商或设备材料供应商进场计划
2.1.1设计部提供勘察设计类分承包商进场计划;
2.1.2项目部提供施工类承包商进场计划;
2.1.3材料部提供材料设备类供应商进场计划
2.1.4市场营销部提供营销类承包商进场计划

设计部经理
项目部经理
材料部经理
市场营销部经理

各类承包商进场计划
3、编制项目招投标计划
3.1成本部依据各部门提供的承包商进场计划，编制《项目招投标计划》。
成本部经理
成本工程师
项目招投标计划
4、计划每月进行调整
4.1各部门根据进度每月调各类承包商进场计划,成本部依据各部门的调整计划及项目招投标计划,在每月25日前制定《月度招投标计划》
成本部经理
成本工程师
月度招标计划
5、提交每月招标项目成本目标
5.1成本部根据项目成本正式目标,提交本月招标项目成本控制目标。
成本部经理
每月招标项目成本控制目标
招标商务准备阶段

6、招标项目考察工作
6.1成本部根据项目类别组织相关部门进行承包商/供应商考察工作
6.2相关部门填写供应商/承包商信息记录表，对供应商/承包商的资质进行预审
6.3成本部编制《招标项目成本考察及分析表》,对供应商/承包商的成本情况及造价进行相应的分析
6.4确定入围单位
成本工程师
各部门招标项目负责人
供应商/承包商信息记录表

招标项目成本考察及分析表
7、各部门提供招标技术文件
7.1设计部、项目部、材料部、市场营销部等进行技术招标书的编写，交成本部
各部门经理

技术招标书
8、编制工程量清单
8.1成本部根据各部门提交的资料编制工程量清单(总包工程除外)
成本工程师
工程量清单
9、对投标单位进行商务询价
9.1根据了解到的招标项目的市场情况及工程量清单对投标单位进行商务询价
成本工程师
商务询价结果
招标文件编写

10、编写招标文件的商务条款
10.1成本部根据各类招标项目编写招标文件的商务条款.
成本工程师
招标文件商务条款
11、整合技术条款/形成招标文件
11.1根据招标文件的商务条款整合招标文件的技术文件,形成完整的招标文件
成本工程师
项目招标文件
12、提交对应部门审核
12.1成本部工程师将招标文件提交成本部经理和项目对应部门经理组织审核
12.2成本工程师根据审核结果进行调整后将招标文件提交招标小组进行审核
成本部经理
相关部门经理
招标小组

招标文件评审意见
13、提交总经理审批
13.1成本部工程师将通过评审后的招标文件报总经理审批。
总经理

召开发标及答疑会

14、组织发标及答疑会
14.1成本部组织发标会,就招标的商务条款向投标单位进行交底
14.2成本部组织召开招标项目答疑会,解答投标单位书面提出的问题
成本部工程师
对应部门负责人

招标答疑会议纪要
15、商务谈判与标底编制
15.1对投标单位的初步报价进行分析比较，并与部门经理一起与投标单位进行商务谈判，指出其报价中的错误、不合理的部分，对投标单位的投标报价进行引导；
15.2编制“商务谈判分析表”及“招标项目工程造价汇总表”（招标结果控制目标），报部门经理确认，总经理确认。
成本部经理
对应部门经理
成本工程师

商务谈判分析表
招标项目工程造价汇总表
16、开标、评标、二次商务谈判及中标
16.1成本部组织召开招标项目的开标、评标会，并参与对商务标书的评审工作
16.2成本部组织安排招标小组成员与备选单位对招标文件疑问进行澄清.
16.3评标、定标后，成本工程师负责整合会议内容形成评标、定标会议纪要
16.4成本部工程师编制中标通知书，经部门经理签发后发送给中标单位
16.5招标项目资料存档及分析
成本工程师
成本部经理
评审定标会议记录
中标通知书
招标项目总结
招标项目合同管理工作

17、合同签订
17.1依据招标文件中的合同条款及中标结果与中标单位签订合同
17.2 合同由供应商/承包商签字后,成本工程师填写《合同盖章审批表》进行传签
成本工程师

合同
合同盖章审批单
18、合同分发及存档
18.1成本部根据各部门需要分发合同副本,并将正本合同交资料室编号存档.
成本工程师
合同分发清单
合同台帐
19、进行合同交底工作
19.1成本工程师在评标、定标会议纪要中应认真编写合同的交底条款，介绍在合同履行过程中应该注意的一些事项，在向中标单位发送中标通知书后2个工作日内与招标文件、发标会议纪要、答疑会议纪要、中标通知书一起提交给对应部门进行合同监控及与供应商进行交底工作.
成本工程师
对应部门
对应承包商
交底资料
20、合同履行情况跟踪
20.1成本工程师每月根据实际情况组织一至二次合同工作交流会，对正在执行的合同的履行情况进行跟踪管理，并填写《××项目××月合同履行情况汇总表》
成本工程师
合同履行情况汇总表
21、合同结算工作
21.1成本部依据“项目结算流程”完成合同结算工作。
成本部经理

22、施工承包商及材料供应商的评定
22.1各部门分别对对应的供应商进行年度评定
各部门经理
合格供应商/承包商清单

4. 主要涉及文档/信息流程
文档名称
编制部门/
人员
主要内容
联数
提交部门/
人员
提交时限/
频率
投标人资格审批表
对应部门经理
投标人资质预审情况
2
成本部
投标人资质考察后
招标文件审批表
成本部
招标文件审批情况
2
招标小组
招标文件编写完成
招标答疑签到表
成本部
招标答疑会签到
1
招标小组
招标答疑会前
答疑预备会会议纪要
成本部
招标答疑会签到
1
招标小组
招标答疑会后
开标揭示表
成本部
开标情况记录
1
招标小组
开标时
投标情况对比分析表
成本部
投标情况对比记录
1
招标小组
开标会中
评标记录表
成本部
评标情况记录
1
招标小组
开标会中
定标审批表
成本部
定标审批情况
1
招标小组
开标会后
中标通知书
成本部
通知中标单位
1
招标小组/中标人
确定中标单位后
招标条件变更审批表
成本部
招标情况变更
1
招标小组/投标人
发生改变的情况下

招标文件审批表
编号：
招标人

招标项目

计划发标时间

计划发标地点

招标文件审批意见
工程技术部

项目部

招标采购部

分管副总

备注：

投标人资格审批表
编号：
项目名称

招标项目

计划发标时间

拟邀请投标人
名称
合作积分或考察得分

投标人资格审批意见

备注：

招标答疑签到表
编号：
招标项目

招标人

答疑会
答疑时间

答疑地点

答疑会
实到人
序号
投标单位
投标单位代表
联系电话

各部门代表
签名
工程技术部
招标采购部
项目经理部

答疑预备会会议纪要
编号：
时间

地点

参加人员

招标项目

标书存在疑问及解答

与会人员
签字确认

开标揭示表
编号：
招标项目

招标人

投标人
投标报价
签字

投标情况对比分析表
编号：
开标项目

招标人

开标时间

开标地点

废标（或建议废标）单位
废标原因

投标单位
投标情况
技术标要点
经济标要点
企业承诺
技术措施
组织计划
投标报价
让利优惠
资金承诺
售后服务

评标记录表
编号：
招标项目

招标人

开标时间

评标时间

评标地点

评标依据
技术标占
___％
经济标占
___％
合作记录加分占
___％
让利优惠加分占___%
评标过
程
投标单位
技术标得分
经济标得分
合作纪录加分
让利优惠加分
合计
综合排名

中标单位
单位名称
中标价
联系人
联系电话

评定意见

评标组长

评委签字
姓名
单位
职务

定标审批表
编号：
招标人

招标项目

招标范围
内容

招标方式
¨公开招标 ¨邀请招标 ¨议标
¨直接委托
开标时间

开标地点

评标人员

项 目

投标单位
有效性
价格
综合排名
备注
有效标
废标（原因）
投标报价
优惠条件

评标结果

审批意见
项目经理部

工程技术部

招标采购部

分管副总

总经理

中标通知书

致单位： ：

贵单位提交的《 投标书》经过评标小组评定，确定你单位为
有限公司招标项目的中标单位。
特此通知！

公司
年 月 日

招标条件变更审批表
编号：
招标项目

招标人

变更原因

变更提出部门

变更内容
新增投标人

技术要点
原条件

现条件

新增条件

组织要点
原条件

现条件

新增条件

经济要点
原条件

现条件

新增条件

审批意见
设计部

相关部门

成本部

主管领导

备注

废标审批表
编号：
标书名称

标 的

废标原因：

经 办 人

签名： 年 月 日
设计部

经理签名： 年 月 日
成本部

经理签名： 年 月 日
相关部门

经理签名： 年 月 日
分管领导

签名： 年 月 日

废标通知书

致单位： ：

贵单位参加的“ ”招标项目由于客观原因确定废标，重新招标的时间我们将另行通知，给您带来的不便敬请谅解。
特此通知！

公司
年 月 日

招 投 标 工 作 总 结
开发项目名称： 招投标文件编号： 单位：万元
招标项目名称

经手人

成本目标

招标控制目标 （标底）

中标价

投标单位报价分析：
投标单位
招标前询价（不含配合费）
商务谈判后询价 （开标前）
投标报价
分析说明

主要分项工程经济指标（综合单价）和设备/材料单价：
名称
规格型号
综合单价 （经济指标）
承包商 （供应商）
价格来源
说明

招投标文件清单：
1、 招标文件：含招标文件评审及盖章表（ ）、标前会议纪要（ ）、投标单位考察报告（ ）、招标文件（ ）、招标项目成本考察及分析表（ ）
2、 投标单位商务标书；（ ）
3、 投标单位技术标书：移交给工程部。（ ）
4、 发标会议纪要；（ ）
5、 答疑会议纪要；（ ）
6、 评标、定标会议纪要；（ ）
7、 中标通知书；（ ）
8、 招投标工作总结；（ ）
9、 “商务谈判分析表”（ ）及“招标项目工程造价汇总表”；（ ）
10、 其他相关资料及电子文档。（第1、4、5、6、7、8、9项的电子版）
资料移交人签名： 资料移交时间：

合同会签及审批表
编号：
适用范围：涉及公司所有合同签订
工程/业务项目名称

合同名称

合同单位及其联系人、联系电话

合同类型
□设计 □工程材料设备 □施工 □营销费 □其它
经办部门专业人员意见
确认技术参数
提出技术要求

经办部门经理
意见

成本部意见

财务部经理审批意见

材料部经理审批
意见

总工程师审批
意见

常务副总审批
意见

总经理
审批意见

合同及编号备注

注明：。

鼎峰地产
招投标及合同管理流程
编号：
版号：A/0
页码：第 20 页 共 20 页

招标项目成本考察及分析表
企业名称
主要项目
工程实例
成本情况
项目负责人及联系电话
备注