内销管理制度.doc

内销与收款内部控制制度第一章 总则第一条 为加强对*股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）国内销售与收款业务的内部控制，预防国内销售与收款过程中的各种弊端，提高国内销售与收款业务的质量，根据财政部内部控制基本规范、深圳证券交易所上市公司内部控制指引等相关法律法规及本公司有关规定，特制定本制度。第二条 使用范围：公司所属相关部门、分公司、全资子公司；控股子公司据此制定制度并通过内部决策程序审批后执行；参股公司参照执行。第二章 管理职责第三条 职能划分1、销售业务人员负责销售计划的制定，产品具体报价；客户开发，接单与合同签订；发货的跟踪处理；应收款的对账与催收；客户信用档案的建立与维护；退换货的具体处理；产品客户与销售人员管理。2、销售部门信用专员负责客户信用额度初步核定。3、销售部门主管负责合同的审核、客户信用额度审核、权限范围内的销售价格核准。4、销售主管副总负责销售计划审批、销售折扣审批、销售合同签订。5、财务部负责产品成本与价格计算的基础工作；客户信用条件的审核；应收款对账函的编制，各项应收款的对账；收款结算与发票开具。6、法务专员负责合同的法律条款审核。7、仓储部门负责销售发货的衔接工作。第三章 管理内容第四条 销售计划1、年度销售计划销售部门各销售业务员在年底11月前拟定次年的销售目标与营销计划，填制年度销售目标表，交所属销售部门主管审核、汇总。销售部门主管据并结合市场分析报告以及公司营销策略制定年度销售目标与计划后填制xxxx年度销售计划，交主管副总审批。xxxx年度销售计划副本向主管副总报备，作为年度销售部门考核参考依据。2、月度销售计划各销售业务员每月底25日前拟定次月的销售计划、资金回款计划，填制xx月度销售计划，交部门主管审核、汇总。公司每月最后一个工作日由销售主管副总召开销售分析会，销售部门、仓储部门、财务部，在总结分析当月销售计划完成情况的同时确定次月具体的销售计划、资金回款计划。资金回款计划在财务部备案。3、销售部门上交销售计划时需提供销售计划编制说明，详细列明订单及库存等情况。销售部门对年度月度销售目标与营销计划的合理性负责，并对销售计划、回款计划的完成性进行差异分析，在月度销售分析会上进行总结。第五条 产品定价管理1、生产部根据原辅料成本、人工成本、车间管理成本及其它成本情况提供产品生产成本，外协部门提供外协加工成本；财务部根据产品生产成本及公司管理成本提供产品综合成本；销售部门根据市场情况提供产品市场均价及市场最低价。2、销售部门主管收集产品市场信息，结合各方提供的成本填写产品定价表经销售主管副总审批，并提交财务一份，时间周期为每月一次。产品价格剧烈波动期，由销售主管副总负责及时调整。3、产品定价所需产品成本、产品市场价分析及最终形成的产品月度定价为公司绝密资料，各涉及部门应做好保密工作。销售业务员禁止把公司的销售价格表随意流传到第三者手中。第六条 销售报价1、销售部门对公司旗下产品实行统一集中销售的政策。销售业务员在获得某顾客购买公司产品的意向后应通过售前服务及电话、传真等多种形式全面了解客户的全部要求。2、了解客户要求后，销售业务员依据审批后的产品定价表编制产品报价单。未低于产品定价表底价的，交销售部门主管审批后对客户进行报价，并应在定价表的基础上加上运费等相关费用。3、当产品售价低于底价10%以内时，由销售业务员填写特殊优惠价申请表经销售主管副总审批，超过10%的还需报总经理审批。4、所有报价均需经相关权限人审批后，方可对外报价，并向财务部报备。第七条 合同签订和审批1、报价经客户初步认可后，销售业务人员全面了解至少应包括产品数量、等级、质量、规格、交付方式、交付日期、信用条件等要求，与客户协商一致后销售业务人员可起草合同文本，一般要求采用公司指定的标准文本。2、合同评审（1）评审依据：书面的合同文本、客户资料或电话记录。（2）评审形式：开会讨论或传递评审。（3）评审内容一般合同由销售业务员分别就质量要求、生产能力、交货期、结款方式、信用条件等内容进行评审后，将评审意见填入合同评审记录表中签名，并注明日期，交部门主管审核。重要合同在销售业务员登记填写了合同评审记录表后，按合同涉及的内容传递到各相关部门，由生产部、外协部等部门做出相应的评定，并将评审意见填入合同评审记录表中，并注明日期，交部门主管审核。合同经销售部门审核通过后随合同评审纪录表，报财务部、法务专员、内审部审核通过报主管副总审批。所有评审环节责任人均需在合同评审表中签字确认，不得越环节进行合同评审。未完成评审环节的合同不得进入合同签订环节。所有涉及客户提出信用条件的合同还需按照公司客户信用额度管理制度的相关规定进行信用评审。3、合同审批后，由销售主管副总或其授权相关人员代表公司与客户签订销售合同。加盖印章时，除特殊情况使用企业公章外，一律使用公司的合同专用章，其他印章不准代替使用。否则，财务部有权拒绝办理结算手续。公司所有客户均应签订书面购销合同。4、销售合同的日常管理、变更和解除严格遵照公司的合同管理制度执行。第八条 生产安排1、销售部门业务员每月25日前根据已签订的合同和正在洽谈的合同，综合制定下月销售计划，交部门主管审核汇总。销售计划需包含产品名称、类别、数量、交付日期等必要信息，注意事项在备注中列明。2、月度销售计划发生产部作为排产依据。若公司生产能力无法满足销售要求，生产部及时估算生产能力缺口，交外协部联系外协加工事宜。外协加工的产品质量、交货及时性由外协部负责。第九条 发货准备1、销售业务员在发货前应通知生产部、外协部、仓库和相关分公司、分厂，做好备货工作。发货时，根据合同或销售计划，详细填写发货通知单经部门主管审核后送仓储部门。发货通知单一式两份，销售部和仓储部门各留一份。2、仓储部门接到发货通知单后，及时做好备货发货准备。若相关产品仍未办理入库手续，仓储部门通知相关责任生产部门及时办理产成品入库。所有产成品均须办理入库手续后方可发出，严禁先发货再补办入库、出库手续。第十条 发货、开票和应收款挂账1、发货前，销售部业务人员开具开票通知单（一式三联，存根联、记账联、财务联）经部门主管审核后，交财务部。2、财务部根据开票通知单财务联审核并开具发货单（一式五联，财务联、提货联、出厂联、客户回单联、销售存查联），由销售业务人员或经授权的运输公司凭提货联至仓储部门。仓储部门根据发货单负责发货。款到发货的，财务部须核查是否已收妥相关款项。未收妥款项的，不得开具发货单。对授予信用额度的客户，财务部门严格审核客户信用条件等资料，对于超信用额度而未获得相关权限人员审批的应不予办理发货手续。3、具体发货事宜参照公司存货管理内部控制制度执行。4、开具发货单后，财务部开具增值税专用发票，并办理相关应收账款入账手续。发票由相关销售业务人员转交客户。应收账款挂账需经独立第三人复核。第十一条 应收账款对账1、每月末，财务部应与销售部门对应收款项进行对账。对于重点客户或有账务异议的客户，每季度结束后30日内由财务部编制对账函函证；对于所有客户，财务部每半年编制对账函函证。编制好的对账函提交相关业务员，并由业务员沟通联络和跟踪回款情况。2、业务员在对账函寄出20天内必须收回对账函并转交财务部。所有对账函发出前要仔细核对数据的正确性，销售部门主管必须全力配合财务部对发出的对账函跟踪收回，必须取得欠款人对所欠款的书面确认，客户加盖公章，原件寄回，确保对账之后要形成具有法律效应的文书。第十二条 应收账款催收1、财务部每月最后一天提供所有授信客户下月应收账款回款目标报表，按照1-5日、6-15日、16-25日、25-30日四个时间段分别统计应回收的货款金额，并于每月5号、15号、25号编制应收账款跟踪表，报送销售部门主管、销售主管副总。2、财务部应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，对于应收款超过信用期限的客户，按照下表中确定的责任人员催收超期款。 超期额 责任人 超期天数50万50万30天业务员销售部门主管30天以上销售部门主管销售主管副总3、财务部对未按制度执行的人员及时上报至总经理，总经理落实相关人员完成超期货款的回收工作。对于超期半年以上的货款，销售部门主管必须说明超期的原因和收款对策，同时做好法律讼诉的准备工作。对于确认坏账的，移交法务专员进行诉讼，销售部门做好配合工作。法务专员必须在销售分公司移交后15天内提起诉讼。4、财务部应监督责任业务员在销售产品和清收账款时不得有下列行为，一经发现，立即呈报销售主管副总：（1）收款不报或积压收款；（2）退货不报或积压退货；（3）收取现金改换承兑汇票的；（4）收到发票不转交客户的。第十三条 离职移交1、财务部负责追踪、监督销售分公司调换、离职的业务员完成经手的应收账款交接手续，监督责任业务员把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保，若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的，应通知人力资源部不予办理离职。2、 财务部应追踪接替业务员接交时与客户核对账单，如有疑问或账目不清时必须立即向销售部门主管和销售主管副总反映，如接替业务员未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。3、财务部在监督接替业务员办理交接过程中发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除监督限期赔还外，情节重大时应呈报股份公司总裁并依法追诉法律责任。4、财务部监督应收账款交接账目的全部逐一核对，无异议的账款由接交人负责接手清收，有关交接项目概以应收账款移交清单为准，移交清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接交人负责。5、离职业务员经手的理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。6、应收账款移交清单至少一式四份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，并由监交人签字后交财务总监审批。应收账款移交清单保存在移交人一份，接交人一份，监交人一份，公司人力资源部存留一份。第十四条 应收账款坏账处理如应收账款被确认为坏账，财务部应提请销售主管召集销售部门等组织评审，分析原因，同时确定责任业务员的赔款标准。财务部将赔偿标准呈交人力资源部对相关人员进行考核。第十五条 售后事宜及退换货处理1、当产品质量标准或检测方法发生重大变更，销售部门应及时通知顾客和相关第三方。应当通知顾客或相关第三方的变更内容包括：国家质量标准发生重大变更、导致产品质量发生变化的工艺变更、检测方法变更、产品规格变更。2、客户投诉处理收到客户投诉后，销售业务人员根据客户投诉信息，分析投诉责任并将投诉内容及要求详细填写于客户投诉处理表后报销售部门主管审核。销售部门主管审核后提交质管部对客户投诉处理表进行评审，必要时可由质管部派人上门调查，确定责任部门、责任原因和处理方案，然后报销售主管审批。确系公司原因，需要给客户退/换货的，由销售业务员制作退货清单及客户退/换货单提交销售部门主管审核、销售主管副总审批后进行处理。需要进行现金赔偿或当次给予现金折让的，由销售部门主管与对方协商相关协议后提交销售分公司总经理审批。协商赔偿协议经双方签字确认后由销售部门填制付款申请单或折让申请单提交销售主管副总审批后交财务进行处理。现金赔偿和现金折让必须附有双方签字确认的相关协议、对方税务收据，否则财务部不予办理。需要在后续订单中进行折让赔偿的，需由销售主管副总在客户投诉处理表上签署明确意见并作为后续相关合同定价的依据。3、退/换货退/换货申请经批准后，所退回货品按存货管理制度有关要求入库。货品退回后，仓储部门及时通知财务部。公司开具增值税专用发票后，发生销货退回、销售折让以及开票有误等情况需要开具红字专用发票的，视不同情况分别按以下办法处理：因专用发票抵扣联、发票联均无法认证的或因购货方所购货物不属于增值税扣税项目范围，取得的专用发票未经认证的，财务部通知客户填报开具红字增值税专用发票申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，经主管税务机关审核后获得开具红字增值税专用发票通知单；因开票有误购货方拒收专用发票的，财务部须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报开具红字增值税专用发票申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由购货方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，经主管税务机关审核确认后获得开具红字增值税专用发票通知单，财务部凭通知单开具红字专用发票；因开票有误等原因尚未将专用发票交付客户的，财务部须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报开具红字增值税专用发票申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由客户出具的写明具体理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，经主管税务机关审核确认后获得开具红字增值税专用发票通知单，财务部凭通知单开具红字专用发票；发生销货退回或销售折让的，除按照上述规定进行处理外，财务部还应在开具红字专用发票后将该笔业务的相应记账凭证复印件报送主管税务机关备案。退/换货单一式四份，分别存于销售部门、仓储部门、生产部和财务部留底备案。折让申请单一式三份，分别存于销售部门、生产部和财务部留底备案。第四章 附则第十六条对违反和影响销售与收款内部控制制度执行的人，公司将追究其责任。第十七条本制度接受中国法律、法规、中国证券监督管理委员会或其授权机构公布的规范性文件、上市地交易所的有关规则以及本公司章程的约束。本制度未尽事宜，依照有关法律、法规的有关规定 执行。本制度与有关法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。第十八条本制度由董事会授权总经理负责制定并解释，经总经理批准之日起生效。 第12页 / 共12页