A3资料的制作技巧(最详细最实用).ppt

天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽A3A3资料的制作技巧资料的制作技巧2010.4天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽以上Step1 Step1 明确问题明确问题Step2 Step2 分解问题分解问题 Step3 Step3 设定目标设定目标 Step4 Step4 把握真因把握真因Step5 Step5 制定对策制定对策Step7-8Step7-8评价结果和过程、巩固成果评价结果和过程、巩固成果什么是丰田的什么是丰田的A3A3资料？资料？定义：将问题解决的定义：将问题解决的8 8个步骤归纳在一张个步骤归纳在一张A3A3纸上。即用纸上。即用 一张一张A3A3纸即可展现纸即可展现“问题解决的整个思考流程问题解决的整个思考流程”。2天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽丰田式A3资料的特点A3资料有哪些特点？1.用一张A3纸即可展现问题解决整体“过程过程”2.A3资料是丰田公司的核心沟通工具核心沟通工具 3天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽丰田式A3资料的特点 2.A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的3.“一目了然”的资料A3资料有哪些特点？4天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽丰田式A3资料的特点3.通过A3资料，运用/遵循问题解决的步骤，可以促使下属/上司之间的有效沟通，便于上司有针对性的指导。4.A3A3资料是人才培养（资料是人才培养（OJDOJD）的重要工具）的重要工具.A3资料有哪些特点？5天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽丰田A3资料的特点逻辑清晰、重点突出、一目了然6天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽A3A3资料的制作步骤资料的制作步骤STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的STEP2 STEP2 撰写资料纲要撰写资料纲要STEP3 STEP3 确定版面设计确定版面设计STEP4 STEP4 撰写资料内容撰写资料内容STEP5 STEP5 检查校对资料检查校对资料完成完成A3A3资料资料7天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step1 明确制作目的1.面向谁2.如何使用3.何种用途 制作什么样的资料要依其目的而定4.什么内容8天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽 资料是说明、传达信息的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁面向谁”“如何使用如何使用”“何种用途何种用途”，最后明确传达“什么内容”。公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途如何报告联系商谈裁决Step1 明确制作目的9天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽因为资料是说明因为资料是说明或或传达信息的工具，所以根据看资料传达信息的工具，所以根据看资料 的人不同，其内容也要相应变化。的人不同，其内容也要相应变化。应当合理地推测和把握对方对所阐述的内容的需求、应当合理地推测和把握对方对所阐述的内容的需求、状况、兴趣以及理解能力。状况、兴趣以及理解能力。应该充分考虑的对方的情况应该充分考虑的对方的情况 心理心理距离距离（是是肯定肯定还还是是否定否定）专业性专业性(对于这一专业领域或主题具备何种程度的知识对于这一专业领域或主题具备何种程度的知识)立场立场(所属部门、职务、负责的业务等所属部门、职务、负责的业务等)1.1.考虑是考虑是 “面向谁面向谁”的的A3A3资资料料Step1 明确制作目的10天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step1 明确制作目的 考虑资料使用的场合考虑资料使用的场合:场景决定内容场景决定内容。是向上司报告用，开会说明用或发放用等是向上司报告用，开会说明用或发放用等 考虑资料使用人考虑资料使用人 企划决裁企划决裁：充分整理说明制定对策的：充分整理说明制定对策的理由理由 和内容和内容，并明确希望上司予以判断的要点。，并明确希望上司予以判断的要点。实施报告实施报告：及时准确地反映事实，包括：及时准确地反映事实，包括 具体实施情况具体实施情况以及实施对策后的以及实施对策后的结果结果等。等。2.2.考虑如何使用考虑如何使用A3A3资料资料11天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽 即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告:-事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批:-基于问题解决步骤的、符合逻辑的解释 -需要决策的内容Step1 明确制作目的3 3.考虑考虑A3A3资料用于何种用途资料用于何种用途12天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽例子例子决裁通知13天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step1 明确制作目的 在明确在明确“面向谁面向谁”，“如何使用如何使用”，“何种用途何种用途”之后，深入思考制作此资料的目的，明确需要传达的之后，深入思考制作此资料的目的，明确需要传达的要点，及需要强调的问题解决步骤要点，及需要强调的问题解决步骤 最后，确定最后，确定A3A3资料的标题资料的标题4 4.考虑考虑A3A3资料要传达什么内容资料要传达什么内容14天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽案例学习案例学习1 1（15min15min）阅读案例，明确资料的目的，思考资料撰写过程中必须注意的地方。15天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽“面向谁”：对象“如何使用”：传达方式谁）如何使用）“何种用途”：用途“什么内容”：资料强调的要点、标题强调的要点）标题）16天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽“面向谁”：对象部门内部 组长“如何使用”：传达方式谁）B组长如何使用）在部门内组长会议上进行发表“何种用途”：用途 联络（要求协助）“什么内容”：资料强调的要点、标题强调的要点）明确问题：改善创意制度的主旨、尚未完成“部门目标”分解问题：现阶段的主要问题是什么制定对策：具体实施内容（希望各位组长给予何种支援）标题）“改善创意”提案 本年度计划（案）17天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽A3A3资料的制作步骤资料的制作步骤STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的STEP2 STEP2 撰写资料纲要撰写资料纲要STEP3 STEP3 确定版面设计确定版面设计STEP4 STEP4 撰写资料内容撰写资料内容STEP5 STEP5 检查校对资料检查校对资料18天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽STEP2 撰写资料纲要撰写资料纲要 撰写简明易懂的说明纲要是制作明白易懂的资料的撰写简明易懂的说明纲要是制作明白易懂的资料的 前提前提 简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步 骤、符合逻辑骤、符合逻辑 顺序顺序：（1 1）确定纲要的主体）确定纲要的主体（2 2）确定对纲要主体进行补充的内容）确定对纲要主体进行补充的内容（3 3）检查纲要整体）检查纲要整体19天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽明确问题纲要主体把握真因设定目标分解问题制定对策纲要补充内容（补充评点、数据等）20天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step2 撰写资料大纲简明易懂，遵循问题解决的步骤是关键简明易懂，遵循问题解决的步骤是关键有效工具：有效工具：问题解决流程图（问题解决流程图（PSFC）21天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽什么是问题解决流程图（什么是问题解决流程图（PSFCPSFC）是将Step1至Step5的问题解决步骤以流程图的方式串连起来，是制作好的A3资料时的“骨架”，展现了问题解决的“逻辑思维过程”PSFC:Problem Solving Flow Chart22天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽PSFCPSFCA3A3PSFCPSFC和和A3A3的关系的关系23天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽问题解决流程图的特点有助于理解问题解决各步骤之间的有助于理解问题解决各步骤之间的连贯关系连贯关系 (逻辑思维过程逻辑思维过程)有助于明确自己在问题解决流程中未能充分理解的部分有助于明确自己在问题解决流程中未能充分理解的部分(弱项弱项）有助于有助于节省节省A3A3的的制作时间制作时间和上司的和上司的指导时间指导时间24天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽案例学习案例学习2 2（15min15min）阅读案例，按照解决问题的步骤制作纲要25天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽26天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽27天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽A3A3资料的制作步骤资料的制作步骤STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的STEP2 STEP2 撰写资料纲要撰写资料纲要STEP3 STEP3 确定版面设计确定版面设计STEP4 STEP4 撰写资料内容撰写资料内容STEP5 STEP5 检查校对资料检查校对资料完成完成A3A3资料资料28天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step3 确定版面设计 根据做好的纲要，确定资料的版面设计 顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤标题顺着思路展开顺着思路展开29天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step3 确定版面设计 场景场景场景场景数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据数据从结论开始从结论开始从结论开始从结论开始纲要纲要纲要纲要数据数据数据数据数据数据数据数据结论结论结论结论分别显示纲要和数据分别显示纲要和数据分别显示纲要和数据分别显示纲要和数据步骤步骤步骤步骤 1 1 1 1步骤步骤步骤步骤 2 2 2 2步骤步骤步骤步骤 3 3 3 3步骤步骤步骤步骤 4 4 4 4步骤步骤步骤步骤 5 5 5 5步骤步骤步骤步骤 7 7 7 7结果和评估结果和评估结果和评估结果和评估步骤步骤步骤步骤 8 8 8 8下一步行动下一步行动下一步行动下一步行动最终报告最终报告最终报告最终报告行动方案行动方案行动方案行动方案计划计划计划计划30天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽A3A3资料的制作步骤资料的制作步骤STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的STEP2 STEP2 撰写资料纲要撰写资料纲要STEP3 STEP3 确定版面设计确定版面设计STEP4 STEP4 撰写资料内容撰写资料内容STEP5 STEP5 检查校对资料检查校对资料完成完成A3A3资料资料31天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step4 撰写资料内容题目目简洁的语言使用图表 使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件有效地修饰。有效地修饰。“一目了然一目了然”地突出重点强调的内容地突出重点强调的内容 32天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step4 撰写资料内容详细说明（1）撰写各文本框的内容1）行文要“简明扼要”“具体”和使用”主动语态“简明扼要”：尽量只写1行文字；1句话表达一个内容；相同的语句不 要重复不好的例子：由于6月份起新研制的汽车上线，与原有汽车并行生 产，目前的状况无法对应，因此必须对车间的布置和 作业方法进行改革好的例子：6月份起新研制的汽车上线，实行与原来汽车并行生产。需要改善车间布置和作业方法 33天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step4 撰写资料内容详细说明（1）撰写各文本框的内容1）行文要“简明扼要”“具体”和使用”主动语态“具体”：避免抽象的表达方式“主动语态”：昼尽量避免被动的表达方式2）使用图表，强化视觉效果不好的例子：今年的销售情况还可以好的例子：今年的销售完成了目标的98%不好的例子：业绩由下属的干劲所左右好的例子：下属的干劲极大影响着业绩 34天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step4 撰写资料内容详细说明（2）修饰资料，使内容一目了然1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号修饰的目的不是为了漂亮，而是为了易于理解，强调重点！35天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽A3A3资料的制作步骤资料的制作步骤STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的STEP2 STEP2 撰写资料纲要撰写资料纲要STEP3 STEP3 确定版面设计确定版面设计STEP4 STEP4 撰写资料内容撰写资料内容STEP5 STEP5 检查校对资料检查校对资料完成完成A3A3资料资料36天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽Step5 检查校对资料题目题目采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？是否存在步骤和过程缺失的现象？关键信息是否清楚明确？整体整体的思路是否的思路是否清晰易懂清晰易懂是否遗漏是否遗漏了想说的了想说的内容内容纲要主体是纲要主体是否醒目否醒目 空白和文字部分的平衡（面各空白和文字部分的平衡（面各分配率）是否合适分配率）是否合适37天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽1)1)垂直条状图垂直条状图用于比较绝对值的大小2)2)线形图线形图用于查看浮动，推移的情况 制作资料的有效工具工具制作资料的有效工具工具 常用图表介绍常用图表介绍38天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽3)3)饼状图饼状图用于比较各项所占的份额4)4)水平条状图水平条状图用于比较各项所占的份额 A3A3制作工具常用图表介绍制作工具常用图表介绍39天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽5)5)复杂的图表复杂的图表强调重要数据6)6)散布图散布图用于确定不同数据之间的关联 A3A3制作工具常用图表介绍制作工具常用图表介绍40天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽用于项目类别繁多时用于项目类别繁多时比较各项目数值大小比较各项目数值大小7 7)雷达图雷达图 A3A3制作工具常用图表介绍制作工具常用图表介绍41天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽根据目的选择合适类型的图表根据目的选择合适类型的图表设置简明易懂的标题设置简明易懂的标题注明单位注明单位/刻度刻度注明数据注明数据/信息的来源信息的来源使用多张图表时要标明序号使用多张图表时要标明序号 使用图表的注意事项使用图表的注意事项1 142天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽1200（单位）9509001000反弹?0020040060080010001200（单位）无变化增长恢复到1981年的水平1月3月5月1月3月5月不同的刻度不同的刻度造成不同的印象造成不同的印象不同时期的数据不同时期的数据造成不同的印象造成不同的印象 使用图表的注意事项使用图表的注意事项2 243天津一汽天津一汽天津一汽天津一汽A3资料资料=你现在的能力你现在的能力问题解决能力资料制作技巧不断的实践完美的完美的A3A3资料资料激情44