办公室工作手册.doc

办公室工作手册

2017年7月

目 录
前 言 3
1.发文管理工作规程 5
2.收文管理工作规程 17
3.会议管理工作规程 26
4.目标管理工作规程 39
5.政务信息工作规程 47
6.档案管理工作规程 52
7.保密工作规程 62
8.印章管理工作规程 72
9.外事管理工作规程 86
10.公务接待工作规程 99
11.办理群众来信来访工作规程 108
12.人大建议、政协提案办理工作规程 131
13.督查督办工作规程 139
14.公务用车使用管理工作规程 146
15.网站管理工作规程 153
16.政府信息公开工作规程 169
前 言

《××系统办公室工作手册》定位为××系统办公室工作人员的工作指南，基本框架为16个工作规程，全面涵盖了办公室的公文处理、目标管理、会议管理、印章、外事、信访、公务接待等办公室基本工作事项。每个规程统一的主要内容包括：目的、适用范围、定义、工作流程、工作程序及工作内容、记录表格与文书、支持性文件索引等7个部分。旨在通过全面梳理办公室各项工作的依据文件，进一步明确部门职责，通过贯彻制度文件、规范运行机制、理顺工作关系、细化操作程序，全面加强内部控制，有效克服办公室工作头绪繁杂，人员紧缺、流动性强对××系统办公室工作水平持续提高所产生的瓶颈效应。
××系统办公室工作内容广泛、内涵丰富。尽管我们在手册编制中作了一些总结、提炼，但难免存在疏漏和不足，还不能完全与××系统办公室工作实际紧密结合，欢迎各××局办公室干部职工在使用过程中提出宝贵的意见和建议。
发文管理工作规程

一、目的
为进一步推进发文管理工作的标准化、规范化、科学化，确保政令准确、及时、完整传达，制定本规程。
二、适用范围
本规程适用于局制发的各类公文，包括决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等13种主要公文种类和文件、函件、公告、通告、内部情况通报、纪要、签报等7种公文形式。
三、定义
发文办理是指制发本局公文拟稿、审核、会签、签发、登记、复核、印制、核发、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
四、工作流程
拟稿—审核—会签（如需）—审核—审阅签发—登记—复核—印制—核发—归档。
五、工作内容
（一）主办处室拟稿、审核
一般文稿由承办部门草拟；全局综合性文稿由局办公室(党工部)组织拟稿。
1.工作步骤
（1）确定发文形式。认真研究工作要求，准确领会和把握发文意图，根据行文主体、行文方向及行文目的，确定应使用的公文形式和公文文种。
（2）确定公文格式要素。在发文稿纸中逐项填选“缓急”“密级”“主送”“抄送”“分送”“印数”“附件”“标题”等公文格式要素内容。
（3）起草正文后提交处室负责人审核。
（4）草拟公文的处室负责人应当进行核稿后签署姓名及日期，并按照政府信息公开的相关要求对文稿是否主动公开提出初审意见。
（5）处室负责人视情况需要选择送相关处室会签、办公室审核或局领导审阅签发。
2.工作要求
（1）内容要求：一是符合国家法律法规和党的路线方针政策。公文拟稿时应以党的理论路线方针政策和国家法律法规为依据，确保起草的公文不与有关政策、法律、法规相违背或脱节。二是完整准确体现发文机关意图。拟稿人要全面深入理解发文的意义、要解决的问题、提出的政策措施办法要求等。公文主题的确立、材料的取舍以及表达方式和文种的选择等应围绕行文目的和要求进行。三是同现行有关公文相衔接。要做到同上级相关公文相衔接，不能违背上级机关公文精神，要把上级机关公文要求贯彻执行到位，结合实际提出具体措施，力戒照抄照转。对中共中央、国务院文件，要结合实际贯彻落实，不得直接转发。要同本机关公文相衔接，保证工作连续性和严肃性。新拟制公文对先行公文规定作出改变时，应当予以说明。同其他机关公文相衔接，确保政令统一。四是一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（2）文风要求。应符合中央八项规定和公文精简的要求，要突出思想性、针对性和可操作性，严格控制篇幅，倡导清新简练的文风，做到主题鲜明、重点突出、结构严谨，表述准确、文字精炼。
（3）起草方法要求。一是深入调查研究，充分论证，广泛听取意见。二是公文涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。三是公文内容涉及重大公共利益、公众权益和敏感事项，可能引发社会稳定问题的，应当进行社会稳定风险评估。四是机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（4）保密要求。所有涉密文件电子版只能在保密计算机上制作，坚持密来密往原则。
（三）相关处室会签
1.工作步骤
（1）相关事宜需要局机关处室会签
由主办处室转送会签。制订×规范性文件，应会签法规部门和相关处室；制定内部管理规章制度，应会签办公室和相关处室。会签处室如有不同意见，应当协商一致后报局领导；如经充分协商仍不能取得一致意见，应当如实报局领导协调裁定。局内会签文稿均以会签处室负责人签名为有效。
（2）相关问题需要外单位会签（包括会印）
由主办处室制定专人承办。会签单位对会签稿有重大修改的，应当重新送局领导审签。
（3）外单位会签局的文稿
按职权范围由主办处室牵头提出意见，经局领导审核后完成会签。
2.工作要求
会签文必须严格按照规定的时限要求完成。除主办部门另有时限要求外，办理局外会签应当在5个工作日内予以回复；办理局内会签应当在1个工作日内予以回复。逾期不回复视为同意。如情况特殊不能按期回复，应当主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。
（四）办公室审核
公文文稿经主办处室审核，按工作需要完成相关处室会签和合法性审查后，送办公室审核。办公室审核包括办公室秘书初核、办公室主任复核两个环节。重要的政策性文件须提请局党组（委）会议、局长办公会审议或局党政联席会议审议的，审议前由办公室初核。
1.工作步骤
（1）接收文稿。纸质文稿应核对清点，确保字迹清晰、不缺页，登记收文时间、来文单位、文稿标题、联系人及联系方式；电子文稿应检查附件或发文背景材料是否齐全、征求意见或会签程序是否完备。
（2）初步审核。了解文稿起草意图、起草依据和起草过程，查找有关领导的指示和意见、现行有关公文的规定、相关法律法规，相关司局的意见及协调情况。根据收集材料和文稿情况，提出发文、不发文、退回修改、补充完善等建议。
（3）正式审核。如确定发文，则按要求正式审核。重要和复杂的文稿，办公室应采取分头审核和集体讨论的方式汇总意见，并及时与起草单位相关人员沟通，必要时报请局分管领导协调。
（4）补充完善。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由主办处室修改后重新报送。
（5）申请报批。公文文稿经修改、协商达成一致后，由办公室主任提出拟办意见，送局领导签发。
2.工作要求
（1）内容上，观点客观鲜明、材料充分有力。
（2）形式上，文种选用正确、格式符合规范。
（3）文字上，字词准确精炼、语法严谨规范。
（4）层序上，严格遵照流程、沟通协调到位。
3.注意事项
（1）把好发文关。一是发文必要性把关。审核行文理由是否充分，行文依据是否准确。二是公文精简把关。审核公文是否属于精简范围。凡国家法律法规、党内法规、×部门规章、部×局规范性文件已作明确规定的，不再印发公文。现行文件规定仍然适用的，不再印发公文。对中共中央、国务院、×部文件，要结合实际贯彻落实，不得直接转发。
（2）把好政治关。一是审核内容是否符合党的路线方针政策。二是审核内容是否符合国家法律法规。三是审核内容是否完整准确体现发文机关意图。四是审核内容是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。五是社会稳定风险评估、合法性审查是否符合程序，密级确定、公开属性标注是否符合规定，紧急程度是否恰当，紧急程度标注为“特急”的，是否说明具体理由和本单位（部门）办理过程，是否对下一步会签、审核及签批时限要求提出明确意见，主送、抄送机关及文件印数是否合理。
（3）把好内容关。一是结构是否合理。审核时应先理清文稿思路，再推敲文稿结构是否契合主题，各部分之间是否衔接有序、详略得当，叙述逻辑层次是否清晰，是否遗漏重要环节，并据此进行调整修改。不同文种公文结构有所不同，应做到具有逻辑性、条理性、层次分明、完整统一。二是材料是否准确。审核文稿使用的材料对于所说明的论点是否充分必要，是否真实可靠，是否有说服力。三是观点是否鲜明。审核时要依据客观事实，科学分析、甄别出正确的观点，加以鲜明表达；要根据公文的主题和发文机关意图，突出重要的有针对性的观点，舍弃细枝末节无关紧要的观点。四是判断是否正确。审核文稿内容判断的正确性，从情况判断、性质判断、数量判断等角度对客观实际进行科学分析，注意使用词语恰如其分，切忌模棱两可或夸大其词。
（4）把好体式关。一是发文形式是否恰当，是否符合行文规则。审核发文主体与发文形式是否匹配，发文内容与发文形式的适用范围是否匹配，发文主体、发文形式与行文关系是否匹配。判断行文关系要遵守上级机关、下级机关和平级机关行文的各项规则。二是文种使用是否正确。审核是否依据发文机关的职责权限和行文目的选用文种，文种使用应与行文方向一致，文种使用应符合《×部公文处理办法》的规定。三是格式标准是否规范。审核时要全面考虑公文格式要素的使用情况，逐项检查各格式要素、版式标准、数据表现形式等是否符合相关标准规范。
（5）把好文字关。一是字词使用是否规范。审核有无错别字、简化字、异体字，审核词语搭配是否正确，避免使用生僻词或易引起歧义的词语。对字母词、缩略语、外来语要在第一次使用时标注准确的中文含义。公文文稿一般不使用网路语言。二是标点符号使用是否规范。审核标号和点号使用是否符合《出版物上数字用法》（GB/T 15835—2011）国家标准的有关规定。三是人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确规范。审核姓名是否完整准确、职务是否准确，党和国家领导人称谓是否正确；地名是否使用全称或者国家行政机关认可的正规名称；机构、组织名称是否使用全称或者规范化简称；数字使用是否符合《出版物上数字用法》（GB/T 15835—2011）国家标准的有关规定；段落顺序是否复核规定，不遗漏、不重复；引用公文标题和发文字号是够完整，先引标题后引发文字号顺序是否正确。
（6）把好程序关。一是起草处室审核项目是否齐全，需提供合法性审查意见的，要件是否完备。二是重要发文是否按重大行政决策工作程序办理，局长办公会审议事项是否会签相关处室，内部管理规章制度是否会签办公室。三是局内外会签意见是否合理，有关处室和单位的会签意见是否采纳，对于不采纳的，理由是否充分。四是呈报分管领导以及主要领导签批运转程序是否合理完备，重要公文须呈主要领导审签。
（五）局领导审阅签发
1.公文应当经发文机关负责人审阅签发。重要公文须由主要领导签发。涉密公文须由发文机关定密法定责任人或者指定责任人签发。
2.签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签，一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。
3.文稿一经签发即为定稿，签发后的定稿一般不得改动，特殊情况需作内容实质性修改的，须报原签发人批准。
（六）登记、复核、印制、核发、归档
1.登记。已经发文机关负责人签发的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
2.复核。印发前应对公文的审批和会签手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复核。
3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。局文件应当由主办处室按照有关规定送局文印室印制。
4.核发。公文印制完毕，拟稿人应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发相关单位（部门）、人员。
5.归档。需要归档的公文及有关材料，主办处室公文办理完毕后应当根据有关档案法律法规及×部档案管理规定，及时整理（立卷）、预归档，在规定时限内交予档案管理部门整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
六、记录表格、文书
1.发文流程图
2.签报件
3.发文稿纸

图1 发文流程图
部门
过程
主办部门
相关部门
局办公室（文印室）
负责人
拟稿
拟稿

审核
审核
会签
审核
签发
签发
登记
登记
核发
核发
复核
复核
印制
归档
印制
归档

图2：签报件
签报件
编号：〔　　　〕20ＸＸ-ＸＸ号
局领导批示：
会签：

主办单位领导签字：

处室审核：
经办人： 电话：
标题：
主送：
共 页
图3：发文稿纸

发文稿纸
_____〔　　　〕____号 缓急： 密级：
签发：

会签：

主送：

抄送：

主办处室：

拟稿人：

电话：

主办处室领导审核：
办公室审核：
印数：
附件：
信息概述：

标题：

收文管理工作规程

一、目的
为进一步推进收文分办工作的标准化、规范化、科学化，确保政令准确、及时、完整传达，制定本规程。
二、适用范围
本规程适用于局收文管理工作。
三、定义
收文办理是指外来公文签收、登记、初审、分办、阅批、承办、传阅、催办、答复等一系列相互关联、衔接有序的工作。
四、工作流程
签收—登记—初审—分办—阅批—催办—办理—传阅—答复。
五、工作内容
（一）收文秘书签收、登记、初审
1.局收到来文，统一由机要室收文秘书进行签收、登记
和初审。
（1）下级机关上报的需要办理的公文，应当进行初审。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合要求的文件应退还原单位不予办理。
（2）对非密文件并符合要求的公文进行扫描。涉密文件要单独保存，办理涉密文件应坚持密来密往原则并保密工作相关要求处理。
（3）进入局综合办公系统进行公文登记，登记内容为收文日期、文号、题名、来文单位、收文编号、备注等。
（4）附加已扫描的文件。
2.对初审合格的文件依次根据来文事由、来文单位性质
的顺序分送办公室、党工部、纪检监察处负责人进行分办：
（1）根据来文事由的性质：根据来文事由的归口管理确定分办部门。
（2）根据来文单位的性质：各级政府部门或政府办公厅（室）发来的文件转办公室分办，各级党委（组）或党委办公厅（室）发来的文件以及各级工会部门、各级团委部门发来的文件转党工部分办。各级纪检部门发来的文件转纪检监察处分办。党政联合来文由办公室商党工部确定分办部门。
（二）办公室负责人文件分办
对经收文秘书初审合格的公文，局办公室负责人应当及时提出拟办意见送局党政领导批示或者交有关部门办理。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报局领导批示或者转有关部门办理。具体标准如下：
1.呈报分管局领导审批原则
（1）收文按照局领导的分工情况予以呈报的原则。
①需要分管局领导知悉或批示的呈分管局领导（日常
工作一般由主办部门直接办理）；
②分管局领导批示转呈局长或其他局领导阅或阅示的，按分管局领导批示意见转呈；
③涉及多部门办理且须呈报分管局领导批示、知悉的，
原则上只呈主办部门的分管局领导，必要时可同时呈报相关部门的分管局领导；
④涉及综合性的文件，由主要局领导审批，或以内容
为主的分管局领导审批。
（2）按局领导替代关系呈送审批原则。
文件处理按局领导替代关系呈送审批。局领导出差期间，公文阅批按替代关系处理。涉及政策性的文件，则不论出差与否，同时呈报。
（3）需呈报局领导班子成员的来文
①上级单位的来文呈主要局领导、分管局领导阅；如属综合性强、涉及面广或涉及重大事项或阶段性热点、难点、焦点工作呈局领导班子成员阅示。
②涉及局领导因公出差的，呈需参加会议（活动）的局领导阅示，并呈局领导班子成员阅知，同时呈办公室、党工部主任阅。
2.业务职能部门承办原则
文件的分办按照职能管理的原则，具体如下：
（1）根据来文事由确定职能归属，并进一步确定主办部门。
①各职能部门职权范围内的事项直转职能部门办理，如事项重大，或需局领导批示的，由职能部门提出意见后呈分管局领导阅示。
②对有具体请示事项的，或需提出具体意见或人选的，一般由涉及来文事项的职能部门提出拟办意见后呈分管局领导审批。职能部门提出拟办意见，需将来文事项的历史背景、横向情况及政策依据列明，如有需要，应将有关文件附后供分管局领导参考。
（2）需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。可依次根据事由的职能归属、发文单位、工作任务的大小确定主办部门，其他部门为协办部门。如主办部门需转其他部门阅或阅处，由其直接流转。
（3）常见文件分办标准
①涉及人员培训类文件。如是涉及多项或多部门的培训或者是涉及培训费用的单项或单个部门的培训，由人教处牵头商相关业务部门提出参培人员后报分管业务的局领导审批。如只涉及单项的或单个部门的培训且不涉及培训费用，由职能部门直接提出人选意见后，报分管局领导批示后转相关部门阅处、人教处阅；如涉及处级干部参加的，转党工部阅。
②涉及派员出国参加会议类文件。由财会处会签出国费用后，转职能部门提出出国人选或意见，由办公室审核，呈分管业务局领导审签后，报分管外事工作的局领导批示，呈局长审批，转人教处、办公室办理证照，人选所在部门阅知。如涉及处级干部，转党工部办理政审。涉及出国培训类的文件，可视具体情况由人教处商职能部门提出人选报批。
③涉及来局调研、考察、学习类文件。如调研考察事项单一，由职能部门负责接洽，后勤中心协助后勤保障工作。如调研内容涉及多个部门，由涉及议题最多的部门牵头负责接洽，相关部门协助。如难以确定，可酌情提出拟办建议由分管局领导批示确定。
④凡外单位邀请本局干部职工以专家名义参加其组织的评审、验收、评价等会议，由受邀请人员所在部门提出意见（必要时商相关职能部门）后，报分管局领导审批同意后转受邀请人员所在部门阅处，相关职能部门阅。如果受邀人来自不同部门，且分管局领导不同，原则上根据业务归属呈分管局领导审批。
⑤上级单位的会议通知等，如来文已确定人选，请人选所在部门提出意见后，呈分管局领导审批。在本市召开的会议，原则上呈分管局领导阅示，职能部门阅处。
⑥涉及×业务的法律、法规、规范性文件的宣贯、征求意见等，如属综合性的，由法规处牵头组织，相关业务职能部门协助。如属专项的，则由业务职能部门牵头组织，法规处协助。
（四）局领导阅批
局领导阅批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人审阅视为同意；没有请示事项的，审阅表示已阅知。
（五）业务职能部门承办、传阅、答复
业务职能部门收到交办的公文后应当及时办理不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回局办并说明理由。
业务职能部门应依据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示，做到实时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
业务职能部门应根据来文性质及时将公文办理结果答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
（六）办公室收文秘书催办
送负责人批示或者交有关部门办理的公文，局办收文秘书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（七）业务职能部门归档公文
业务职能部门公文办理完毕后，应当根据有关档案法律法规及×部档案管理规定，及时整理（立卷）、预归档，在规定时限内交予档案管理部门整理归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复制件。部门负责人兼任其他部门职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门归档。个人不得保存应当归档的公文。
六、记录表格、文书
1.收文流程图
2.文件阅办单
3.外单位起草的联合发文会签单

图1：收文流程图
部门过程
局属单位
承办部门
局办公室
党工部
局领导
制发
制发

签收

扫描

催办

登记
阅批
分办
登记
分办
批示
传阅
承办

承办
催办
答复
答复
归档
归档

图2：文件阅办单
文号

编号

密级

收文日期

来文单位

文件标题

拟
办
意
见

领
导
意
见

部
门
意
见

办
理
情
况


图3：外单位起草的联合发文会签单
来文单位

收文日期

密级

文件编号

文件标题

拟
办
意
见

领
导
意
见

部
门
意
见

本
单
位
会
签
意
见

会议管理工作规程

一、目的
为加强会议管理，严肃会议纪律，改进工作作风，提高会议质量和效能，促进会议管理工作规范化、制度化、科学化，制定本规程。
二、适用范围
本规程适用于×局组织召开的、上级交办的及外出参加的各类会议，包括年度工作会议、务虚会、党政联席会议、局长办公会议（局务会）、局领导周工作例会、各类工作例会、各类专业会议等。
三、定义
本规程所指的会议是指因传达精神、总结工作、分析形势、研究问题、交流学习、通报情况、部署任务等需要而产生的会议计划、准备、召开等系列工作安排。
四、工作流程
（一）局组织召开的会议
1.局长办公会议（局务会）
（1）会议内容：研究决定×系统和本局行政业务工作。
（2）会议时间：根据局领导时间和工作情况确定，原则上每月召开一次。
（3）参加人员：由局长或局长委托的副局长召集和主持，其他局领导参加，有关部门负责人、经办人列席。
（4）会议流程：办公室通知会议－召开会议－办公室编写会议纪要－局领导签发－办公室印发并归档。
2.党政联席会议
（1）会议内容：部分“三重一大”事项以及其他需要党政联席会议研究的事项（具体按照×部×局关于“三重一大”事项工作规定执行）。
（2）会议时间：根据局领导时间和工作情况确定。
（3）参加人员：视议题情况由局长或党组书记召集和主持，其他局领导参加，有关部门负责人、经办人列席。
（4）会议流程：通知会议－召开会议－编写（会签）会议纪要－局领导签发－印发并归档。
3.机关月度工作例会
（1）会议内容：通报各处室月度工作情况和计划，研究部署近期重点工作。
（2）会议时间：一般定于每月初。
（3）参加人员：由局长或局长委托的副局长召集和主持，其他局领导、机关各部门负责人参加。
（4）会议流程：各处室会前提交会议材料－召开会议－办公室编写月度例会简报，并发布工作动态。
4.年度工作会议
（1）会议内容：总结研究部署××局年度工作。
（2）会议时间：每年年初。
（3）参加人员：局领导、机关各部门负责人，局属各单位主要负责人参加。
（4）会议流程：由主办处室通知会议－召开会议－主办处室编写会议纪要（编写内部情况通报）－局领导签发会议纪要（签发内部情况通报）－办公室编号－印发纪要并交办公室归档。
5.专题会议
（1）会议内容：研究、协调和处理×业务及管理等专项重要工作。
（2）会议时间：根据各主办会议处室的需求确定。
（3）参加人员：由局领导主持，机关相关部门负责人，视情况要求系统内相关单位负责人、有关人员参加。
（4）会议流程：由主办处室通知会议－召开会议－主办处室编写会议纪要（编写内部情况通报）－局领导签发会议纪要（签发内部情况通报）－办公室编号－印发纪要并交办公室归档。
（二）上级交办的会议
上级单位指定由××局承办的相关会议，××局在接收上级正式文件通知后，由局领导批转相关职能部门具体办理，会议要求根据所承办会议性质、规模等情况具体办理。
（三）外出参加的会议
上级单位在外地组织召开的各类会议，发出正式会议通知要求××局派员参加的，会议通知文件经局领导签发后，由相关职能部门具体办理。参加会议人员在会议结束后，应将相关的会议材料带回，交由局办公室存档，并向分管局领导汇报会议主要情况。
五、工作内容
（一）计划审批
1.印发会议计划。各部门承办的拟以局名义召开的下一年度的会议，应于每年的12月上旬提出计划，经分管局领导同意，并经办公室审核协调后，提交局长办公会议或党政联席会议审定后印发。
2.计划内会议召开前，由主办部门起草会议通知，提交办公室、财务处及其他相关部门会签后，报局主要领导或分管领导签批会议通知。会前履行签报手续，在会议计划明确的经费范围内列支会议费用。
3.计划外会议，由主办部门履行会议签报手续，签报内容要明确会议内容、召开理由、时间地点、代表范围人数、所需经费及列支渠道，签报经办公室、财务处等相关部门及本部门分管领导会签后，提交局主要领导审批。签报手续完成后，主办部门起草会议通知，提交办公室、财务处等相关部门及本部门分管局领导会签后，由局主要领导签批会议通知。
（二）组织实施
1.会前由承办部门（单位）拟定会议议程，准备会议材料，制发会议通知，做好会务工作。
2.承办部门（单位）应提前将需要局领导出席的会议安排意见，报办公室汇总。办公室经协调报局领导确定后执行。
3.在机关召开会议，承办部门应提前向会议室管理部门提出会议室申请，由会议室管理部门根据会议情况统筹安排会议场所，通知物业公司做好会务工作。
4.制定会议计划和召开会议要贯彻务实、精简、高效、节约的原则，严格控制会议数量和规模。
5.充分发挥视频会议系统功能，能以视频形式召开的会议尽量通过视频形式召开。
（三）工作要求
1.基本要求
（1）党政联席会议的议题由局长或党组书记确定。局长办公会议的议题由办公室汇总，报局长确定。提交局长办公会议审议(定)的规范性文件、工作制度、规定及程序，承办部门应签报分管局领导审核后，由局长核批确定。党政联席会议和局长办公会议的议程和材料一般要在会前发给与会人员，会议的组织工作、记录及编写会议纪要、督查会议决定事项由办公室负责（党政联席会议局长主持时由办公室负责、党组书记主持时由党工部负责），会议纪要由会议主持人签发。
（2）专题会的议题由局长或主持会议的副局长确定，会议的组织工作、记录及编写会议纪要、督查会议决定事项由主办部门负责；会议序号由办公室统一编排，会议纪要由会议主持人签发，送办公室印制。
（3）局工作会议由局长或党组书记主持。局工作会议的筹备组织工作由办公室主办，有关部门协助。
（4）专项工作会议由负责该项工作的部门年初提出会议计划，经分管副局长审核后由办公室协调汇总，列入局年度会议计划报局长办公会审定。会议一般由局长、副局长按照分工或局长委托的副局长主持，出席人员根据会议内容确定。会议的筹备组织工作由负责该项业务工作的部门主办，必要时办公室协助会务工作。
2.会议类别
××局发文召开的会议一般属于根据《×部×局会议管理办法》（×办〔2014〕167号）中所称丙类会议，即除上述办法中所称甲、乙类会议以外的其他行政、业务性会议，包括研讨会、座谈会、审查会等。课题评审、项目审查、工程验收等会议一般由项目或工作承办单位发文召开。
3.会议天数、人数
根据《×部×局会议管理办法》（×办〔2014〕167号）相关规定，××局会议一般属于丙类会议，会期一般不超过1天，参会人员一般不得超过50人，并严格控制工作人员数量。视频会议控制在半天以内。
4.会议费开支
（1）会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
（2）会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额最高标准为每人每天550元，综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内结算报销。
（3）会议承办部门在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议期间产生的票据、会议签报、会议通知及参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。
（4）会议费支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。视频会议，不得报销房租费和伙食补助费等。
5.其他注意事项
（1）在××局所在地召开的各类会议，应优先安排在××局局机关召开；在所在地之外召开的会议，应优先安排在各级×机构机关、所属培训中心（基地）召开。
（2）因接待规模限制必须在外部举办的会议，须经局主要领导同意后，在四星级以下(含四星)政府定点会议饭店举办。
（3）无论何种原因，都不得租用高级宾馆和饭店召开会议，更不得到上级严禁召开会议的风景名胜区等地方召开会议。
（4）系统内开会一律不安排聚餐，一律用工作餐，各类会议会场一律不安排鲜花、水果，不发放纪念品。
（5）不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
（6）对于可开可不开的会议一律不开，能合并召开的会议一律合并召开，对无实质效果的会议内容坚决予以取消。
6.效能评估
为进一步改进会议召开的效率和成效，各类会议召开后，会议具体承办部门应对会议召开情况进行整体评估，对会议筹办工作、会议主要议程、解决问题、达成共识及取得成效等相关工作内容进行系统评估，并形成评估报告。
六、文书及记录
1.年度会议计划汇总表
2.会议实施审批表
3.年度会议执行情况

32

ＸＸ×局20XX年会议计划汇总表

序号
主办
处室
会议名称
主要内容
类别
时间
地点
参会人员范围
会期
（天）
人数
出席会议局领导
经费预算（万元）

……

总计

ＸＸ×局20XX年会议实施审批表
会议计划内容
序号
主办
处室
会议名称
主要内容
类别
时间
地点
参会人员范围
会期
（天）
人数
出席
局领导
经费预算
（万元）

会议实施审批内容
计划序号
主办
处室
会议名称
主要内容
类别
时间
地点
参会人员范围
（含邀请人员）
会期
（天）
代表人数
工作
人员数
申请经费
（万元）

主办处室负责人审核

办公室负责人审核

财务会计处负责人审核

局领导审批

ＸＸ×局20XX年度会议执行情况 
序号
主办
处室
会议名称
主要内容
类别
时间
地点
参会人员范围
代表人数
工作人员数
出席会议局领导
经费支出（万元）

……

总计

35

会议的座次安排
（一）关于会议主席台座次的安排
1.主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。   
2.主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。
3.几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。
4.对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。
（二）会议座位安排
主席台人数为奇数时　

主席台人数为偶数时

长条桌

注：A为上级领导，B为主方席
目标管理工作规程

一、目的
为规范目标任务管理工作，保障上级系列决策部署得到贯彻落实以及年度重点工作任务顺利完成，形成正确的导向机制、客观的评价机制、有效的激励机制和严格的约束机制，提高×规范管理水平，促进×事业科学发展，制定本规程。
二、适用范围
本规程适用于××局对本局系统的年度工作目标管理工作。
三、定义
本规程所指的目标管理，指××局研究制定针对本局系统的年度工作目标考评指标，并针对考评指标开展的组织协调、过程管控、监督检查和考核奖惩等目标管理行为。
四、工作程序与工作内容
（一）目标制定
1.××局每年年初应组织拟定目标考评指标表，并征求局属各单位、机关各部门意见，经审定后印发。
2.工作考评指标制定的主要根据以下内容确定，并以年度工作目标考评指标表明确。
（1）国家法律法规赋予的×法定职责；
（2）×部×局中长期发展规划及年度工作要点；
（3）××局中长期发展规划；
（4）××局年度工作要点；
（5）其他需要纳入年度目标的重要工作。
3.程序：拟定年度目标考评指标表-征求局属各单位、机关各部门意见-领导小组审定-印发执行。
（二）过程控制
1．日常跟踪
（1）工作内容：考评办通过日常管理、效能督查、现场检查、信息系统等形式，及时掌握各单位目标任务推进情况并予以督促指导。
（2）组织实施：对不符合上级规定或工作要求的指标项进行扣分。责任单位能及时予以整改且对年终考评不产生负面影响的，可不计入年终考评得分。
（3）工作要求：每项考评指标每季度跟踪检查至少1次。
（4）工作流程：日常跟踪-发现问题并反馈-各单位整改-视情况纳入年终最后得分。
2．半年检查
（1）工作内容：年中组织开展年度工作目标考评指标执行情况半年检查。
（2）组织实施：
①被考核单位将上半年目标任务执行自查情况报××局，对执行进度滞后的单