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租赁项目合同审批管理办法

第一章 总则
第一条 为规范公司租赁项目合同管理，防范经营活动中的法律风险及操作风险，特制定本办法。
第二条 本办法所指租赁项目合同包括但不限于：与租赁项目相关的合同、契约、协议担保性文件（包括但不限于抵押、质押、连带责任保证、保证金、权益购买等）、确认函、承诺书等具有合同性质的其它文件及其补充、修订，以下统称为“合同”。
第三条 合同的制作、审批应遵循标准化、规范化的原则。
第二章 合同制作
第四条 合同制作原则
（一）严格依据公司风险控制委员会要求起草合同文本。
（二）在遵守法律、法规、规定及政策要求的前提下，寻求有利于公司业务发展的最佳途径，保证业务合法合规发展。
（三）维护公司合法权益，兼顾满足客户需求，推动公司业务发展。
第五条 合同资料提交
租赁项目经最终审议通过后，风险管理部负责汇总并向法律合规部提交该项目评审报告、调查报告、会议纪要和相关审查意见；租赁业务部门负责向法律合规部提交租赁物清单、租金概算表及合规风险部需要的其它资料。如租赁项目聘请外部律师制作合同的，由法律合规部将上述必需资料的复印件转交外聘律师并与律师约定相关保密责任，双方应建立纸质文件的交接清单。
第六条 合同初稿制作
（一）对公司已形成格式文本的租赁项目，由租赁业务部门根据格式合同填写要求制作合同初稿并提交法律合规部初审。法律合规部应根据相关法律法规、会议纪要、格式文本填写要求，审核、修改合同。
（二）对公司尚未形成格式合同文本的、涉及交易结构复杂的、非适用中华人民共和国法律的、合同采用非中文书写的、需要制作特殊合同的租赁项目，由法律合规部协调外聘律师（如有，下同）负责合同起草。
（三）在合同起草或审查过程中，租赁业务部门或法律合规部如发现审批条件不明确或者个别审批条件无法落实或难以执行的情况，应采用书面方式向风险管理部反馈，待风险管理部根据公司有关规定明确条件后，依据新的审批意见起草合同初稿。
第七条 合同洽谈及修改
（一）合同初稿完成后，租赁业务部门应将合同初稿及租赁项目放款所需资料清单一并提交客户并向客户征求对合同的修改意见。法律合规部及外聘律师应配合租赁业务部门就合同向客户进行解释和沟通，必要时法律合规部及外聘律师可应租赁业务部门要求参加重要项目或关键合同的谈判。
（二）租赁业务部门应将合同洽谈过程中的修改意见以电子邮件或其他书面方式及时反馈法律合规部及外聘律师，法律合规部应以电子邮件的形式确认修改意见是否予以采纳。
第八条 合同定稿合同经各方协商一致由法律合规部确认定稿后，租赁业务部门应根据本办法第三章的规定发起合同审查与签批流程。如涉及外聘律师的，应先取得外聘律师对该项目操作方案及整套合同出具的《法律意见书》，并将外聘律师出具的《法律意见书》作为报签合同的附件。
第三章 合同审查与签批流程
第九条 合同审查与签批的基本原则
（一）分工负责原则。租赁业务部门应就报签合同的真实性及相关项目基础资料的真实性、准确性、全面性负责，如具有不确定性的，必须注明疑点及资料来源。法律合规部基于租赁业务部门提交的合同文件及基础资料进行审查。
（二）分级审批原则。各审批层级在本层级的审批权限内予以审批。
（三）未审不签原则。未按本办法规定程序审批的合同不得对外签署。
第十条 合同的签批流程
（一）合同签批发起：合同定稿后，经租赁业务部门负责人同意，由租赁业务部门经办人发起《租赁业务合同签署审批单》申请签署合同，并将报请签署的合同文本、会议纪要、外聘律师法律意见书（如有）及其他审查所必需的资料作为附件提交法律合规部。同时，租赁业务部门可在《租赁业务合同签署审批单》中一并申请合同盖章及授权签署事项。
（二）审批条件落实审查岗负责审查：
1．报签合同是否满足并体现会议纪要确定的项目基本情况。
2．会议纪要要求的合同签订条件或必须落实先决事项是否已经全部满足并落实。
对于不符合会议纪要要求的，法律合规部应提出补充或修改意见并退回租赁业务部门，由租赁业务部门会同法律合规部及外聘律师修改相关合同条款，并在修改后重新提起《租赁业务合同签署审批单》。符合会议纪要要求的，应报请法律合规部负责人复核并签字，复核完成后发送分管业务领导审查出具审查意见。
（三）法律合规部审查：法律合规部收到《租赁业务合同签署审批单》后，应对报签合同进行审查出具法律意见，并报分管业务领导审批。法律审查内容包括：
1．合同形式要件审查：
（1）合同文本及其附件、相关资料是否齐全。
（2）使用文本是否规范。
（3）合同基本条款是否完备，结构是否完整。
2．合同内容审查：
（1）合同内容是否符合国家法律、法规的规定。
（2）合同内容、条款之间是否有相互冲突的。
（3）主从合同内容约定是否一致。
（4）合同违约条件设置是否合理。
（5）合同约定的争议解决方式、诉讼管辖地是否合法有效。
3.合规风险部出具审查意见后，发送回租赁业务部门。
（四）租赁业务部门在法律合规部出具审查意见后，将《租赁业务合同签署审批单》报业务分管副总经理审批。
（五）总经理审批
《租赁业务合同签署审批单》经业务分管副总经理审批后，由总经理审批，经总经理审批后，该签批流程办结。
第十一条 合同校验经签批流程确定后的合同文本，原则上由法律合规部负责打印。在合同打印过程中，如发现合同中尚存有非实质性的内容需要修改的（例如：文字、标点等不涉及纪要要求及法律强制性规定的内容），在取得风险管理部认可并修改后，打印合同文本。
合同文本由法律合规部授权租赁业务部门打印的及必须在外地签署的合同文本，应由法律合规部、风险管理部共同予以复核并加盖校验章。
第十二条 合同签署
合同打印、复印并装订完毕后，租赁业务部门应根据《租赁业务合同签署审批单》的授权范围，由法定代表人或法定代表人授权的代理人签署合同。合同签署时，合同正文连同附件为两页以上的，除加盖公章外均应加盖骑缝章。
合同适用境外法律的，合同的签署程序、签署方式应符合当地法律法规的规定。
第十三条 合同面签及核验租赁项目合同原则上应采用双人面签合同的方式进行，参与核验工作的核验人员均应共同签署《核验声明书》并由租赁业务部门负责归档。租赁业务部门可采用如下方式进行双人面签：
（一）由租赁业务部门经办人会同风险管理部或法律合规部共同见证合同签署过程。
（二）由租赁业务部门经办人会同风险控制委员会指定人员共同见证合同签署过程。
核验人员在面签合同时，应核验并见证以下事项：
1.核验企业基础资料：合同签署方为法人的，应核验以下资料原件：
（1）企业法人营业执照。
（2）企业法人组织机构代码证书。
（3）特许经营许可证（如有）。
（4）其他需要核验的登记、注册、资质文件（如有）。
合同签署方为自然人的，应核验身份证或有效护照原件并留存经自然人签字确认的复印件。
2.核验签署合同应提交的授权文件原件，包括但不限于：
（1）股东（大）会/董事会决议文件。
（2）法定代表人身份证明。
（3）法定代表人授权委托书（应特别关注授权权限、授权期限）。
（4）授权签字代表的身份证或有效护照原件，并留存复印件。
（5）签署合同应提交的批复及说明的原件。
3.核验人员完成核验后，应见证合同签署过程，必要时可拍照或摄像对见证过程予以记录。相关照片及视频资料应根据档案管理的相关制度存档。见证内容包括但不限于:
（1）见证有权签字人亲笔签署合同文本，原则上签字不得以个人名章代替（但经工商行政管理机关备案的法定代表人印章或办理印鉴公证的除外）。签字应符合清晰、明确、可辨的要求。
（2）见证用印人在合同约定盖章处用印。合同正文连同附件为两页以上的应加盖骑缝章。用印符合清晰、明确、可辨的要求。
4.合同适用境外法律或合同签署方为境外主体的，可根据具体情况选择适用以上条款。但应确保合同签署人已取得合法有效授权，合同签署方式、签署程序符合当地法律法规的规定。
第十四条 根据合同性质必须证实签字人身份及合同签署日期的，法律合规部应提示租赁业务部门根据相关法律法规的规定办理公证手续。
第十五条 依法须经主管机关批准、登记、备案后生效的合同，合同签署完成后，租赁业务部门应根据相关规定及时办理报批、登记和备案手续。
第十六条 租赁业务部门完成合同签批与签署程序后，应根据公司相关档案管理规定，将签署生效的合同文本及该项目其他基础资料一并整理归档。
第四章 附则
第十七条 本办法由法律合规部负责解释。