公司文书管理制度模版.docx

文书管理制度

第一章 总 则
第一条 为规范公司文书收发管理工作，提高文书传阅速度，发挥文书在各项工作中的指导作用，根据国家有关文书处理的规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
第三条 综合办公室设文件管理员岗位，负责全公司各类收发文件的统一管理、归档。
第二章 收文的管理
第四条 凡收到的正式文件均需由公司综合办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，呈送公司领导亲自阅签，文件管理员分送承办部门阅办。收到的文件一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
第五条 一般函、电、单据，分别由文件管理员直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
第六条 为加速文件运转，经公司领导阅签后的文件，文件管理员应在当天或第二天将文件送到公司其他领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第七条 文件的传阅和催办
1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传到的文件不得向外泄露内容；
2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回综合办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，文件管理员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜；
3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要需取走文件或其附件，须办理借阅手续，以防止丢失泄密；
4．文件阅完后，应送交综合办公室，切忌横传；
5．文件管理员对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放分散。如需备查，应征得综合办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档或周转。
第三章 发文的管理
第八条 发文的规定
1．全公司上报下发正式文件的权力集中在总经理办公会，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件；
2．各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而要求发文的，应向综合办公室提出发文申请，总经理办公会同意发文后，综合办公室以“党ХХ字”、“公司ХХ字”发文；
3．对全公司影响较大的文件，须由总经理或董事长批准签发。其余文件由分管公司领导批准签发。
第九条 发文的范围
（一）凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围；
（二）公司下发文件主要用于：
1.公布全公司规章制度；
2.转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
3.公布公司体制机构变动或干部任免事项；
4.公布全公司性的重大技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
5.发布有关奖惩决定和通报；
6.其他有关全公司的重大事项。
（三）公司上行文、外发文主要用于：
1.对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
2.同其他公司联系有关公司重大技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
第四章 文件的借阅和清退
第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签字方可借阅，有密级的文件须总经理同意后方可借阅。
第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划。
第十二条 各部门除特殊情况以外，使用完毕的文书不得留存，一律移交综合办公室保管。
第十三条 文件管理员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任人，如实向领导报告。
第五章 文件的立卷和归档
第十四条 文件的归档范围
（一）凡下列文件统一由文件管理员负责归档：
1.上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
2.党委、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
3.公司党委会、总经理办公会以及各种专业例会记录；
4.公司党代会、职代会、工会会员代表会、团代会等公司一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
5.有保存价值的来信来访记录及处理结果；
6.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上的汇报发言材料等；
7.上级机关领导同志来公司检查、视察工作的报告、指示记录、以及本公司向上级做工作汇报的提纲和材料；
8.反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品；
9.公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
（二）各部门日常工作中形成的活动资料由各部门负责立卷归档。
第十五条 本制度自2013年1月1日起实施。