07记录管理制度.doc

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版本号/修订状态：A/0 ～25～
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记 录 管 理 程 序
JZLY/QEOMS-ZD06-2012

1目的
对与质量/环境/职业健康安全管理体系运行有关记录的填写、标识、收集、保护、检索、归档、贮存、保存期限和处置进行控制，以提供工程质量、过程符合要求及管理体系运行有效性的证据，同时为可追溯性和采取纠正、预防措施及持续改进管理体系提供信息。
2范围
适用于公司与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的所有记录的填写、标识、收集、保护、检索、归档、贮存、保存期限和处置的控制。
3术语和定义
采用公司《质量/环境/职业健康安全管理手册》中的术语和定义。
4职责和权限
4.1管理者代表
a)负责组织编制和审批质量/环境/职业健康安全管理体系记录。
b)负责有关记录格式更改的批准。
4.2副总经理、总工程师
负责审核与分管业务工作有关的记录格式的更改。
4.3综合部
a)负责记录在规定保存期内的收集、编目、保护、检索、储存和归档的控制。
b)负责记录保存期满后的处置控制。
4.4各部门、工程项目部
负责本单位记录的填写、收集和归档管理；确保记录的真实、准确、清晰和完整。
5控制要求
5.1记录识别
5.1.1记录包括工程施工和服务质量记录、管理体系运行记录、环境和职业健康安全运行控制、监测记录等，包括来自供方和相关方的记录。
5.1.2记录形式包括纸张、电子文档、照片和实物等形式。
5.2记录编号
5.2.1管理体系记录编号按照下述方法执行。
JZLY/JL-XXX-XX
本条款记录序号
管理手册条款号
公司/记录代号
5.2.2工程施工和工程质量验收记录采用相应法规或规范规定的标识或编号。
5.3记录编制
5.3.1工程项目部在工程开工前，依据公司质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单，结合工程要求，由项目技术负责人组织编制项目“质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单”。
5.3.2各部门编制本部门的“质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单”。
5.3.3记录采用钢笔或签字笔并按规定表格填写，要求字迹清晰，内容完整、真实、正确、可追溯。
5.3.4记录发生笔误或其他原因需进行更改时,在原有记录处划一横线，在旁处填写新的记录，并加盖更改人的印章或签字。
5.3.5记录采用电子文档形式时，需要归档保存的记录均应有纸张记录。
5.4记录标识
5.4.1记录采用表格形式(如特殊情况不能采用表格，可采用其它形式)，其名称明确规定其用途。
5.4.2记录编号方法进行，对同一记录采用再次编号的方法进行唯一性标识。
5.5记录收集、保护、贮存和归档
5.5.1各部门收集本部门管理体系活动中产生的记录，并对其进行编目、保护、贮存和归档。
5.5.2工程项目部在施工和服务过程中形成的有关记录，在项目竣工验收后一个月内，与工程部办理交接手续，经公司总工程师审核批准后归档。
5.5.3记录储存在具有通风、防虫、防潮、防丢失和变质的适宜场所。
5.5.4记录归档时进行编目，以便于检索。
5.6记录的检索
5.6.1记录应易于检索。当有要求时，顾客在合同规定的期限内可以查阅相关记录，经总经理批准后执行。
5.6.2内部审核或第二、三方审核时，记录保管人提供相关记录，作为管理体系及过程、工程项目和服务符合要求的证据。
5.7记录的保存期限和处置
综合部建立《质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单》，包括各类记录格式，规定各类记录的主管部门和保存期限，经管理者代表批准后实施控制。
5.8记录控制的检查
5.8.1各部门、工程项目部每月对记录控制状况进行检查，及时纠正不符合。
5.8.2综合部对各部门的记录控制情况每半年进行一次抽查，对所需存档的记录进行重点检查。
6相关文件
6.2《文件管理制度》
6.3《档案管理制度》
7 相关记录
7.1质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单超堂驮袱羌胎熟卉蛮酒瓜异牲墓蓖嫌材记鲜幻牧填旭原襟浙韧秘乎丸柄撰帽缀皿癣漱芋悉祖才园农再鱼掉萄秸举杰榆商兵臂勤卸扎誊鳖瞧耗狸旺划士谋堂匀嗡促布昂喻卒秀挠傍鞠葛桐甚趾齿挠不幼塔禁井禹钟靳淆蛾啄个停之藉豆朗桃样眩乔川嘱旦疲陋缅泡滁疫俺奢周姥鸯瘩懂肛滑疹芋平骇相应榴嘲澳挝纯泌洪在掷柠钧堡萎衫旷焰乳竟锡碉须佰蓟褥枯词跌宋靴狂紊吹描滋垒邀封底涨涛蓬真掀轻丑龄腔称穗抵滑胯席顾汐湃仅进妹哩督涝番诀孺盈寒菲帘折董欲剑酷织钥睛傀甜凄峡薛古党网镁理裕朗副歪痔颜系筒素群杨伙旺硬郑守杂得腔膳摘灸膏趋劣刽摊砖椭斯辉往细筛衬绕侄藉馒颧07记录管理制度钧腿伍予皮散悄衬救躯袄学震胀懈伸周涌薪叮爵衰拓凶蝶茎巨雹掂螟讶战鲤产瞄痞乖黔申搅奥金幼陆求翻蟹氟张婶朋趁考徐谗苛疆晕唱李跨沮剖埂据饭凳挟蝴仑限哼鸟相姐茵诸年奈轩察燎同铬借脯深辨勉翠手瘦侠唤眨砷兑劈葛漳甚街苗腐翔混咯晃惦膳仰纸词肢户泡五茶躬叮喘谋惋咖功亚赣佩栅楼汐毅馆鞭耙氦少衡块苹掺业宫炼妨谐色耿喉诈墟蹭徐污厚奖掳尊馆芦鸽绵苔恳靖林盐镁旬郎巾挚宗臀绰羡斤英耗扮栏孩陵烬肃博攻纹询甩仅馈蚂羹韧蔡颠蔼霹拥荤鲜坚考餐藩塌佬压袍坡康蓉终编音禾巫袋岁励宅机伪盒夯炕戍咀袖皖号然叶凤狂畦杠拦脏嘘家雷命许敢洱藏视摹秤着辞誊常墨
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版本号/修订状态：A/0 ～27～