医药公司(连锁店)药品购进管理制基模版.doc

药品购进管理制度
起草人： 起草日期： 年 月 日
修订人： 　　　 　　 修订日期： 年 月 日
审批人： 　　　　　　　 审批日期： 年 月 日
签批人： 　　　　　　　　　 签批日期： 年 月 日
分发部门：公司各部门 执行日期： 年 月 日

1、 目的:为加强药品购进环节的管理，保证经营合法、药品合格，制定本制度。
2、 依据：《药品管理法》、《药品流通监督管理办法》、《药品经营质量管理规范》（国家食品药品监督管理总局令第28号）
3、适用范围:适用于本公司对药品采购进货的质量管理。
4、职责：财务部、业务部、质管部、质量负责人及相关人员对本制度的实施负责。
5、内容：
5.1、企业根据“按需购进、质量第一”的原则选择合适的供应商；制定药品采购订单时，应以药品质量作为重要依据，认真编制药品采购订单。
5.2、严格执行药品购进程序，把好购进质量关，确保向合法企业购进合法的药品。
5.3药品采购活动应当符合以下要求：
　　5.3.1确定供货单位的合法资格；
　　5.3.2确定所购入药品的合法性；
　　5.3.3核实供货单位销售人员的合法资格；
　　5.3.4与供货单位签订质量保证协议。
以上资料和人员的确定及核实的方法、途径有以下几种：审核资质文件；网上、电话核实。
5.4首营企业、首营品种审核：按《首营企业和首营品种审核制度》要求，严格审核；对出现下述情况的首营企业，应进行实地考察。
5.4.1发生过药品质量问题的药品企业；
5.4.2国家药监局质量公告上有被公告的药品企业；
5.4.3有信誉不良记录的企业；
5.4.4注册资金太少，人员少的企业
5.5实地考察内容：考察供货企业的质量管理体系是否健全，发生质量问题的原因及是否采取纠正措施，纠正措施是否真实有效；注册资金太少的企业，应重点检查是否存在着“走票”行为。
5.6核实、留存供货单位销售人员以下资料：
　　5.6.1加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件；
　　5.6.2加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、地域、期限；（如果是生产企业，应当列明或附具体品种；如果是经营企业，可标明“我公司经营的品种”）
　　注意核实授权书的内容是否符合要求；电话授权单位核实销售人员身份。
5.7与供货单位签订的质量保证协议至少包括以下内容：
　　5.7.1明确双方质量责任；
　　5.7.2供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；
　　5.7.3供货单位应当按照国家规定开具发票；
　　5.7.4药品质量符合药品标准等有关要求；
　　5.7.5药品包装、标签、说明书符合有关规定；
　　5.7.6药品运输的质量保证及责任；
　　5.7.7质量保证协议的有效期限。（与首营企业签订的质量保证协议有效期只能是一年，与已合作过一年的供应商，质保协议的有效期可签三年，但不得超出供应商《药品经营许可证》的有效期）；
5.7.8质量保证协议只能加盖双方的企业公章或者企业合同章原印章。
5.8采购药品时，企业应当向供货单位索取发票。
5.8.1发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。
5.8.2发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。发票按有关规定保存。
5.9禁止使用现金进行含特殊药品复方制剂（包括含麻黄碱类复方制剂、复方地芬诺酯片和复方甘草片）交易。
5.10供货方委托运输药品时，采购部门应当提前向供货单位索要委托的运输方式、承运方式、承运单位、启运时间等信息，并将上述情况提前告知收货人员.
5.11采购药品应当建立采购记录。采购记录应当有药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容，采购中药材、中药饮片的还应当标明产地。
5.12定期对药品采购的整体情况进行综合质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。
5.12.1评审频率：一年评审一次，一般在年底对本年度的进货情况进行质量评审；如有重大或特殊情况（发生重大质量问题或事故），可临时对某供应商或供应品种进行评审。
5.12.2质量评审的内容：
5.12.2.1对供货单位，可通过如下几个方面进行评审
1）证、照资质是否齐全、有效；
2）本年度供货过程中是否出现过重大质量事故；
3）质量问题处理情况；
4）履行合同能力；
5.12.2.2对供应品种，可通过如下几个方面进行评审
1）入库验收合格率
2）销后退回合格率
3）储存质量稳定性
4）监督抽查情况
5）顾客投诉情况
6）不良反应情况
5.12.3参加评审人员：企业负责人、质量负责人、质管部负责人、业务部、验收员、养护员、门店管理部需安排相关人员参加
5.12.4评审方法：可查阅相关证件及相关记录
5.12.5结果判断：
5.12.5.1供应商如出现下述情况之一，应在下年度中停止购进：
1）证、照资质过期未能及时提供更新证件或提供虚假证件；
2）本年度供货过程中出现一起重大质量事故；
3）本年度出现三次质量问题不能及时处理或处理情况不满意；
4）本年度出现两次两次以上不履行合同情况；
5.12.5.2本年度供应品种如出现下述情况之一，应在下年度中停止购进：
1）入库验收合格率在98%以下；
2）销后退回合格率在97%以下
3）储存质量稳定性不好；
4）监督抽查中发现不合格情况：3次以上
5）顾客投诉情况：有重大质量事故发生情况
6）不良反应情况：发生3次以上严重不良反应