银行信贷业务档案管理办法模版.docx
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1、银行信贷业务档案管理办法第一章总则第一条根据中华人民共和国档案法、河北省档案工作条例, 为了进一步规范我行信贷业务档案管理,切实做好信贷风险控制基础工作,以及相关信贷综合制度和管理办法等规定,特制定本办法。根 据信贷管理系统上线后运行中添加了电子信息档案特对该办法进行修订。第二条本办法所称信贷业务档案是指某银行在办理信贷业务过程中形成的电子记录和反映信贷业务申请、调查、审查、审批、发放、管理和收回全过程的重要文件和凭证,主要包括信贷管理系统中的客户基本信息、客户提供的影像资料、办理业务形成的纸介质审批资料、 放款资料、展期资料、客户合同信息、借据信息、贷后管理信息、贷款还本收息信息等。第三条信
2、贷业务档案管理要遵循以下原则:一是集中统一管理原则;二是及时完整、真实有效原则;三是方便实用原则;四是保密性原则;五是规范管理原则。做到电子信息集中 管理,纸介质资料机构管理定期统一上缴,原始资料账册化,资料内 容标准化,档案移交制度化。做到科学管理、有效利用,严禁毁坏散 失,确保信贷业务档案完整安全。第四条支行的信贷业务档案管理工作,在业务上接受总部信贷管理 部门、档案管理部门的管理、指导和监督。第五条信贷业务档案涉及国家、银行和企业秘密,档案管理员、调 阅人员均需严格执行保密制度。第二章信贷业务档案管理职责第六条支行信贷业务管理以客户为单位建立信贷业务档案,落实专 门人员统一管理,及时将档
3、案信息录入企业征信系统并在规定时间移交信贷业务档案库归档。第七条信贷业务电子信息档案,以客户为单位在信贷管理系统中建 立电子档案保存空间,申请信息按合同保存在客户分户中,由信贷系统的系统管理员进行分类保存,按照管理账户权限设置调用权限,按 调用权限使用电子档案信息。第八条信贷业务档案库的设立及管理员职责。(一)支行应在信贷管理部门或档案部门设立信贷业务档案库,配 备管理员,集中统一管理信贷业务档案。(二)信贷业务档案库管理员职责。负责审核、接收相关部门移交 管理的信贷业务档案资料,并对入库档案资料的规范性和完整性把关;按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案;严格执行保密规 定,做好档案保密工
4、作;负责信贷业务档案的各项基础管理工作。信贷业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理进行指导和监督。第九条信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前,信贷部门负责收集管理信贷档案。信贷管理部门要按照谁经办、谁负责 的要求,认真履行信贷业务档案管理职责,对管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性和完整性负责。(一)支行信贷人员职责支行信贷部人员负责收集整理借款人和担保人基础资料、贷后管理 资料、法律文件等信贷业务档案。负责收集整理所经办业务的信贷资 料,将已审批或发放信贷业务的资料于月后 3 个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理,不得长期留存信贷资料原件。质押权利的证明
5、、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库 管理,纳入表外科目核算。不良贷款按规定移交给资产保全部,由该部门履行档案管理职责。 电子信息档案,由明确管理客户权限的信贷人员负责收集整理,并对客户变化情况作变更登记。(二)支行信贷管理部门职责。支行信贷管理部门负责管理本部信贷运作档案。其业务经办人员负 责收集整理本部信贷运作档案资料,月后 3 个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理。(三)总部信贷部门职责。总部信贷运作档案由审查部门负责,落实部门档案管理人员统一管 理。贷审会审议信贷事项的运作档案年终由信贷管理部负责收集管理。信贷运作档案于年后 30 个工作日内统一移交档案库归档
6、。信贷系统管理员,以电子信息实时变更情况进行登记,对调整电子 信息档案做规则校验,并保存变更记录。第十条信贷管理系统是信贷电子档案的档案库,信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定,确保信贷电子档案信息及时、准确、 真实和完整,保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。第三章信贷业务档案内容 第十一条信贷业务档案资料分为两种介质三大类:一种为纸质介质、一种为电子信息;三大类分为:借款人、担保人基础资料及相关法律文件;支行信贷运作档案资料;贷后管理资料及相关法律文件。第十二条借款人、担保人基础资料及相关法律文件包括:(一)借款人归档基本资料具体内容如下:(不能保留原件的,留存与原件核实后的
7、复印件,电子信息保存为 DOC 格式、GPJ 格式、PDF 格式等,下同)。(1)企业法人营业执照或事业法人证书,法人授权书(为分支机构的);(2)组织机构代码证及贷款卡及查询资料;(3)统一社会信用代码及中征码资料;(4)法定代表人身份证明、法定代表人、董事会成员、有权签字人的签字样本;(5)公司章程、验资证明;(6)各期财务报表、审计报告;(7)特殊行业经营许可证;企业资质等级证书;、(二)业务资料归档具体内容如下:(1)借款人信贷业务申请书;(2)法定代表人的授权书;(3)董事会同意申请办理信贷业务的决议;(4)项目建议书;项目可行性研究报告;项目立项批复;项目水、 电、环保、消防、规划
8、和土地等部门的有关批复文件;(5)进口合同、销售合同或代理进口协议等。(三)担保人归档基本资料具体内容如下:(1)担保人法定代表人的授权书;(2)董事会同意提供担保决议;(3)产权证明书、共有人同意抵(质)押书面证明;(4)有权机关办理的抵(质)押登记,抵押物他项权证、(5)抵(质)押物清单及评估报告;(6)保险单等法律文书的复印件(原件入会计部门现金库保管) 等。 (四)信贷业务承诺函、意向书、合作协议、主从合同、借据等。(五)其他综合及单项业务管理制度规定的信贷业务资料及辅助资 料。第十三条支行信贷运作档案资料及总部信贷部门资料归档范围:(一)支行信贷决策所依据的有关资料。客户信贷业务包括
9、电子信息申请书复印件,客户及担保人基本资料、业务资料、担保资料复印件。(二)支行信贷决策产生的有关资料包括电子信息。1、评级、调查资料,包括客户基本情况调查表、信贷业务调查表; 客户信用等级测评资料;信贷业务评估报告;保证人担保能力、抵(质) 押物担保能力调查的相关资料;调查经办人或调查责任人签字的信贷业务调查报告等。2、审查资料,包括信贷业务审查表,审查经办人和审查责任人签字的信贷业务审查报告等。3、贷审会小组审议、审批、报备资料,包括会议记录本、贷审会 投票表决表、会议纪要、行长签字的审议表、批复等。(三)向总部报备报批材料及总部批复,包括信贷业务报备表及报 告、上报有权审批部门的请示报告
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