费用报销制度及资金审批流程.doc

财务费用报销制度及实施细则

为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，特制定公司费用报销制度及实施细则。
第一部分：关于报销的审批流程及原则
一、 报销流程
1、一般的报销流程（预算范围之内或有审批的费用）
经办人申请→本部门主管审核→店经理审核→财务负责人审核→总裁审批→出纳支付
2、特殊的报销流程（预算之外或没有经审批的费用）
原则上预算之外或没有经审批的费用是不予以报销支付的，如确属公司正常经营和发展需要而发生的开支，可按以下流程报批：
经办人填制单据并补申请报告→本部门经理（或上级主管）复核→分管副总审核→总裁审批→财务负责人审核→出纳支付
二、 审批原则
1. 费用报销需经办人的主管领导批准，不得自行批准自己的报销费用。
2. 不得逾越流程，不得未经直接领导及财务人员审批，直接提交公司总裁审批。
3. 出纳必须凭签名完整的报销单支付相关费用，一旦发现违规操作，如造成经济损失，由出纳及相关人员承担连带责任。
三、 报销、审批及审批的责任
经办人\报销人：因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据，经济业务发生后应及时准确的填写报销单据，对经办的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。
部门负责人：对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人提供的原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员的审核工作。
分管副总：对所负责的部门费用进行全面管理，在授权范围内审批所管辖的费用报销。
财务人员：审核报销的经济业务是否符合相应的规定，审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求审核报单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见。
总裁： 对费用进行最终审批。

第二部分：报销原则
1. 预算内的费用方可直接报销。
2. 所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则，严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。
3. 严禁报销虚假费用的行为。
4. 无预算或预算外的费用报销须经总经理批准后方可列支。
5. 每办一次业务，应该填写一张报销申请单（差旅费除外）。业务招待费用、物资采购、餐费不论金额大小，一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“×月”的费用的，或多次业务单据分不清的，财务部有权不予受理。
6. 所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员应根据预算来审核和支付。相关预算外费用在发生费用前，应该先书面申请总裁，得到批准后才可以发生相关费用，坚决杜绝“先斩后奏”的现象，事先申请以总裁签名的日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急情况时，应电话或邮件通知，得到许可后才可进行。事后应及时补充申请表，作为报销的依据。
7. 关于报帐时限，上月28日后至当月28日的期间费用必须在当月报销，差旅费用必须在结束后3个工作日内报销。逾期单据，财务部有权不予受理，由此造成的损失，由报销人自己承担。因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的，应在5个工作日内处理，并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内的单据；被退回不得重新报销的，下次拿回再报销的，一经发现，将严肃处理。特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面报告，经分管领导签署意见后才可以报销。
8. 跨年度的费用必须在次年1月25号之前填单报销，年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用。
9. 原则上有借支备用金情况的，报销时必须先冲其备用金，多退少补。
10. 大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式，超过5000元而用现金支付的，报销时必须详细说明原因，经财务部审核后方可报销。无正当的理由，一律退回。
11. 从出纳处领取报销款时，一律执行银行转账方式结算。财务负责人不定期抽查款项是否如实发放。

第三部分：提供原始凭证和报销单填写的要求
1. 因公发生经济业务时，经办人员必须向对方索取原始单据。未取得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销。
2. 报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发票或由财政部门监制的收据，以及预算申请额度余额附件。原始单据必须真实、合法，与开支的内容一致。发票需要有单位名称税号。
3. 各种类型的发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。票据粘贴混乱，不注明张数、金额的单据一律退回。
4. 原始单据遗失的应尽量取得了出票单位的原单据复印件并盖上出票单位财务专用章或发票专用章，经财务部签署意见后方可报销。
5. 报销单上所有内容均需完整填写，严禁用圆珠笔填写报销单、严禁涂改，报销单的“经办人”务必由本人亲笔签名，单据填写不齐全和涂改的，一律不予受理。

第四部分：主要费用管理规定
费用管理的把关人为财务人员，财务人员应遵循《费用预算制度》中的规定对每笔发生费用进行核查，并及时对一些费用进行归集汇总，提供准确的财务数据。
一、 公关费
1. 凡因公司发展需要而发生的公关费（包括餐费及赠送礼品费用），必须事前提出专项申请，根据资金权限一览表的规定由相关人员审批。
2. 报销时必须提供已经审批的申请报告（1000元以内除外，报部门负责人备案即可），财务人员核对报销内容是否与申请报告内容一致，如果是赠送礼品，需提供礼品清单。
二、活动费、招待费及奖励费用
1. 有发生招待费支出的人员，请提前填写<<招待费申请单>>,写明招待地点、时间、人数、招待事由等，报分管副总或总经理核准后方予招待；
2. 经办人在报销招待费用时应注明以下信息：招待时间，招待目的，招待人员，陪同人员，招待地点。
3. 经办人报销活动经费时应遵循真实完整的原则，在报销单中需注明以下信息：活动内容，参与人员（附参与条件），活动日期，活动地点，活动费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿费等分类汇总，直接写活动费用××元的不予报销。
4. 经办人在报销奖励费用时应注明以下信息：奖励条件，奖励内容，奖励人员，并附奖励签收清单，提供不完整的一律不予受理。
5. 活动、招待或奖励费用发生一周内，经办人应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。
6. 以上费用统一控制在预算内。
四、 市内交通费
1. 提倡节俭，外出办事，应尽量乘坐公交车或地铁，严格控制出租车费，如有特殊情况需乘坐的士，优先滴滴打车，应事先获得店经理批准。
2. 发生费用后，应立即填写报销单，频繁外出的可以一周报帐一次。
3. 对于出租车票，必须取得税控出租车票，手撕发票一律不予以报销，报销人在车票的背面写上起止地点并签名。
4. 对于滴滴打车，需要截屏订单路线，实报实销。
5. 连号的出租车票，不论何种原因都不得报销。
6. 对于长距离（如跨城市）的出租车票，比照长途车的票价予以报销，多出不报，如有特殊情况，需总裁签字认可。
五、 差旅费
1. 差旅费指相关人员为完成公司指派的任务组织，公司会议或培训等活动而发生的交通费、住宿费等。
2. 经办人报销时此类差旅费应附《出差申请单》，并注明出差人数及交通工具，财务人员根据《差旅费报销制度》规定的标准审核。
六、 文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费
1. 文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由综合部统一采购，其他员工不得私自采购；
2. 原则上每月集中采购、集中报销一次，由各部门填写办公用品计划表，综合部根据各部计划表统一填写《物资采购申请单》，经分管副总批准后进行集中采购；
3. 报销时附正式发票、《物资采购申请单》、<<办公用品发放清单>(或由领用人在物资采购申请单上签名确认) 及电脑小票、供应商送货单等，详细列明所购商品的明细，并做好各部门的领用存登记，未领用的物品由综合部保管，并做好存量登记。
七、 汽车\车辆费用
1. 报销车辆费用必须使用车辆相关费用票据（如汽油票、过路过桥票、停车票等），不得以其他票据代替；
2. 所有车辆费用（过路过桥费、加油费等）报销必须附与车辆有关的发票，油票后注明加油时里程数，并且附上出车记录表（出车日期、事由、随车人员、到达地点、行程公里里程数等），注明用车的起讫时间点。如果实行加油卡管理，每次加油后在票后记录公里数，加油卡只能用于指定的公司车辆使用，不得用于其他或私人车辆使用。
3. 对公司的车辆维修费用，由司机填写《车辆维修保养申请单》，注明维修和存在的问题。车辆保养、维修实行定点管理，统一结算，车辆维修须经综合部负责人审核（审批），并在维修明细单上签名确认方可报销，更换的旧件交综合部负责人验收，并注明更换旧件已验收，设备已维修合格(无车时本条暂不执行)。
第五部分 单据粘贴要求
1. 从左部及顶部对齐，按从左到右翻阅顺序使用胶水或浆糊粘贴；
2. 幅度大小不要超过报销凭证，数量过多、且不统一时附加衬页铺底；
3. 注意不得使用订书钉装订，以防脱落或抽换；
4. 粘贴后每张凭证均能查阅，粘贴牢固、不易脱落，整份凭证厚度均匀。 
5. 特别约定：为便于审核，实报实销的票据（如汽车路桥费票据），需按日期顺序粘贴。
第六部分：附则
1. 本制度自颁布之日起生效。
2. 本制度解释权归公司财务部。
3. 遇不适应业务开展的条款，经公司开会讨论，总裁签字后可予以删改。
4. 附表：《资金审批流程及权限一览表》

资金审批流程及权限一览表
分类
支付项目
说明
金额
申请
审核‚
审核ƒ
审核④
审批⑤
审批⑥
审批⑦
工资奖金福利
行政工资奖金福利
所有薪酬制度内项目
不论金额

会计
财务经理

总经理
总裁
各项业务提成
根据业务制度
不论金额

会计
财务经理

总经理
总裁
费用
除招待费外的所有费用项
差旅费\办公费\车辆费\宣传费\等
500元（含）以下
经办人
部门主管
会计
财务经理

500-1000元（含）
经办人
部门主管
会计
财务经理
分管副总

1000-5000元（含）
经办人
部门主管
会计
财务经理
分管副总
总经理

5000元以上
经办人
部门主管
会计
财务经理
分管副总
总经理
总裁
公关费、业务招待费

餐费及赠送礼品
500元以下
经办人
部门主管
会计
财务经理
分管副总

500-5000元（含）
经办人
部门主管
会计
财务经理
分管副总
总经理

5000元以上
经办人
部门主管
会计
财务经理
分管副总
总经理
总裁
借款
公务借款

1000元（含）以下
借款人
部门主管
会计
财务经理
分管副总

1000元-5000元（含）
借款人
部门主管
会计
财务经理
分管副总
总经理

5000元以上
借款人
部门主管
会计
财务经理
分管副总
总经理
总裁
财务部门费用
财务部门人员的所有费用

5000元（含）以下
经办人
部门主管
会计
财务经理
分管副总
总经理

5000元以上
经办人
部门主管
会计
财务经理
分管副总
总经理
总裁
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落