汽车营销公司会议体系管理办法模版.docx

xxxx管理制度
━━━━━━━━━━━━━━━━★━━━━━━━━━━━━━━━

会议体系管理办法

XX.1201.02.27.2-2016

2016 年 2 月 20 日发布
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 北京xx汽车股份有限公司

1.目的
为体现北京xx汽车营销有限公司（以下简称：营销公司）会议的重要管理作用， 规范各级会议管理流程，提高会议效率，倡导科学决策，加强督办、考核力度，降低沟通成本，从而进一步提升公司科学管理水平和执行效力,特制订本办法。
2.适用范围
本办法适用于北京xx汽车营销有限公司会议的管理。
3.术语
一级会议：营销公司总经理办公会、党政联席会、经营与财务分析会、季度营销工作会、年度商务年会。
二级会议：大区月度业务例会、业务专题会、重大项目推进会等。三级会议：营销公司各部门组织召开的会议。
4.引用文件
XX.02.01.05.1-2015《北京xx股份有限公司会议管理办法》
5.职责
5.1 营销支持部：是营销公司会议体系的归口管理部门，负责公司会议体系的建立、管理、维护及评价、激励。
5.1.1 负责公司会议室资源的统筹管理及会议设备的归口管理。
5.1.2 负责公司会议体系会议的全过程监督、检查、评价与激励。
5.1.3 负责营销公司总经理办公会的直接管理、组织与服务，即征集会议议题、下发会议通知、收集准备会议资料、编写会议纪要及会议决议项的督办、考核等。
5.1.4 负责协调公司一级会议召开时间的安排及调度。
5.1.5 负责重点跟踪由总经理主持召开的业务或项目专题会决议项的落实。
5.1.5 负责抽查公司二级会议组织部门的全部会议材料和会议决议项的督办落实情况。
5.1.6 负责对二级会议的组织部门和人员的工作规范进行监督检查及专业培训。
5.1.7 负责非由营销支持部组织的会议（但纪要需由营销支持部进行代发）纪要下发程序的审核、代发、决议项的调度或跟踪管理。
5.1.8 负责公司会议管理制度的制订和修改；
5.2 各职能部门：负责公司二级、三级会议的组织实施。

6．管理内容和规定

6.1 会议体系
6.1.1 xxxx营销公司会议体系由一级会议、二级会议、三级会议三部组成。
6.1.2 本办法的各项规定只适用于营销公司会议体系，需要营销公司牵头组织的股份公司级会议参照一级会议执行，其他会议酌情参考办此法执行。
6.1.3 每半年由营销支持部牵头负责组织对公司会议体系（含固定参会人员）进行一次评审、优化、调整。
6.2 会议时间安排
6.2.1 由营销支持部负责在年初下发公司年度初步会议安排表，确定会议体系及月度固定会议及召开先后顺序。
6.2.2 每月末征求各二级会议的具体召开时间，编制下月公司一级、二级月度会议时间安排， 并下发至各相关部门；
6.2.3 会议时间安排如遇国家法定节假日，可向后顺延 1 个工作日；
6.3 会议主持人及参会人员
6.3.1 固定会议的主持人及会议组织部门应按照公司的统一安排，积极组织会议按时召开， 并确保会议质量。
6.3.3 固定会议（一级、二级）的参会人员，分为固定参会人员、全程列席人员、议题列席人员。
6.3.3.1 固定参会人员为会议的强相关人员，已通过公司的备案，原则不得请假。会议组织部门应做好固定参会人员的请假登记及统计工作，并在会议纪要中说明请假情况。
6.3.3.2 全程列席人员为需全面了解会议信息相关人员，可根据会议的具体需要调整出席人员，全程列席人员数量增加小于 2 人，原则由会议组织部门自行进行确定。
6.3.3.3 议题列席人员为会议某议题的强相关人员，由议题汇报部门提出，会议组织部门确认。议题列席人员原则只参加本议题的汇报及讨论，本议题完毕后即可退场。
6.3.4 非会议通知人员，原则不得参加会议，确需参会应主动征得会议组织部门的同意，方可参加会议。
6.3.5 参会人员为部门负责人或主管领导应于会后及时落实会议的各项安排，反之，应及时向部门负责人汇报，征求具体实施意见后，按照主管领导的意见（不违反会议精神及决议项要求的情况下）立即落实会议的各项安排。

6.3.6 参会人员应于会后及时采用当面、邮件、电话、微信等任一种形式，向上级领导简要汇报会议的主要内容、重要的会议决策事项（会议有特殊要求的除外）。
6.4 会议议题
6.4.1 一级、二级固定会议的议题由固定议题及临时议题组成，固定议题的变更必须报营销支持部审批，临时议题由各会议的主持人根据当月的业务情况进行确定。
6.4.2 临时会议的议题由会议召集人（主持人）根据会议的研究内容需要进行确定，需编制会议材料的原则应提前 48 小时以上由会议组织部门发出正式会议通知。
6.5 会前准备
6.5.1 会议通知下发：会议组织部门根据会议时间安排，确定会议议题后，至少提前 5 天下发会议通知。
6.3.1.2 由总经理主持召开的业务或项目专题会，会议组织部门在通知下发至参会人员的同时，需同步抄送营销支持部。
6.3.2 会议材料准备
6.3.2.1 材料形式要求：所有固定会议的议题材料需采用 PPT 形式，文字内容要求言简意赅， 突出重点；
6.3.2.2 会前材料沟通：各议题汇报人需在会议召开前，与议题内容所涉及的相关负责人进行沟通，保证材料的正确性；
6.3.2.3 议题汇报时间：一级、二级会议固定议题的汇报时间不得超过 10 分钟，临时复杂性业务及项目议题汇报时间原则不得超过 15 分钟。
6.3.2.4 材料提交时间：所有会议材料需在会议召开前 1 天提交至会议组织部门。
6.3.3 会务准备
6.3.3.1 固定会议人员通知：组织部门通过邮件下发会议通知，参会人员收到通知 8 小时内应反馈是否能够参加会议（如不能参加会议，固定参会人员向会议主持人请假，列席人员向会议组织部门领导请假），如未反馈，视同接受邀请参加会议（一、二级固定会议只发正式邮件，参会人员未请假、未参加会议，后果自行承担）。
6.3.3.2 临时业务、项目会议通知：会议通知下发时间与会议召开时间间隔超过 36 小时的只需下发正式会议通知，但应及时电话通知会议议题材料组织部门。反之应于会议通知下发后，及时通知会议参会人员及会议材议题材料组织部门（会议组织者确认参会情况后，参会人员未请假、未参加会议，后果自行承担）。
6.3.3.3 会场准备：会议组织部门根据会议安排提前做好会场准备工作（包括视频、音响、

影像设备的连接与调试，会场氛围的布置等）。
6.3.3.4 会议服务：营销支持部安排专人负责公司一级、二级会议的饮水服务等相关工作； 三级会议的服务由会议组织部门自行负责。
6.4 会间管理
6.4.1 会议组织部门于会议开始前组织与会人员签到。并在会议开始时，将与会人员到会情况简要告知会议主持人或进行简短通报。
6.4.2 固定会议的固定参会人员达到 2/3 以上（含电话、视频接人的参会人员），会议作出的任何决议均有效（不违反国家法律及各项制度、规定的前提下）。
6.4.3 会议期间参会人员须将通讯工具调整至静音或关闭状态，禁止大声喧哗，随意走动， 召开公司一级、二级会议时原则上不允许请假，如确有特殊情况原因不能到会，需经总经理批准后方可不参加会议。
6.4.4 如会议主持人或组织人因故无法参会，需提前向营销支持部说明原因，并委托其他代理人进行会议的主持或组织工作，被委托人应于会后及时将会议召开情况，向委托人汇报。
6.4.5 会议组织部门安排专人做好会议记录、撰写会议纪要。
6.4.6 会议组织部门负责会议相关保密工作，做好会场检查与纪律的维护，严禁非会议记录人员录音、拍照。
6.5 会后管理
6.5.1 文件回收：会议需要回收的材料由会议组织部门在会议结束时负责回收处理；
6.5.2 会议纪要下发：要求会议组织部门在会议结束后 48 小时内（遇节假日顺延）形成并下发会议纪要（会议要求不下发纪要的除外），会议纪要文字要求言简意赅、主题明确，经会议主持人批准后再下发。
6.5.3 由总经理主持召开的业务或项目专题会的纪要除下发与会者外，需同时抄送营销支持部。
6.5.4 会议资料归档：会议组织部门负责将收集完整的会议资料进行存档（包括会议通知、会议议程、会议材料、会议记录/录音、会议纪要、会议相关的考核通报等）。
6.5.5 会议组织部门做好议题材料、纪要、交付物等相关材料的保密工作，严禁对外提供相关材料（含本部门无关人员）；各业务部门对相关材料的需求，由各业务部门自行横向联系， 同时议题材料部门做好需求的审核及针对性提供。
6.6 决议项管理

6.6.1 会议决议项启动：会议决议项目的执行启动以会议召开的时间为开始节点（不以纪要下发时间为启动节点），会议组织部门对涉及未参加会议部门的决议项，应于会议结束后 8小时内电话、邮件通知责任部门先行启动决议的执行。
6.6.2 会议决议项是会议做出的重要决策或下一步工作安排，决议项的责任部门、责任人应积极做好决议项的落实，确保按时完成，提前完成应及时反馈，最晚于会议决议项到期日反馈。
6.6.3 会议决议项的反馈是决议项责任部门基本职责，未按时反馈是第一责任人。会议决议项到期日超过下次会议的，应于会议召开前主动反馈项目进展。
6.6.4 会议组织部门应于会议决议项到期日，完成决议项反馈单、交付物或延期申请单的收集，未完成应立即对决议项责任部门进行电话、邮件催办（邮件抄送至主管副总经理）。
6.6.5 会议决议下达后，会议组织部门应定期了解决议的进展，对于会议决议项完成时间超过下次会议召开时间的，应于下次会议上通报决议项的进展。
6.6.6 会议决议项责任部门预计无法按时完成，应于到期前完成延期的审批，并以指令人的签批时间为最终时间。
6.6.6.1 会议决议项的延期时间分为 0.5 倍延期（即延期增加时间为会议时间至决议项完成时间时长的一半）和 1 倍延期（即延期增加时间为会议时间至决议项完成时间时长的一倍），延期最长不得超过 1 倍延期。
6.6.7 营销支持部对各会议形成的会议纪要决议项完成情况随时抽查、考核。凡属下列情况之一者，视同未完成决议项目：
6.6.7.1 需制定的办法、规定、制度未按期下发的；
6.6.7.2 总结、报告、分析未按期上报指定部门或领导的；
6.6.7.3 通知、通报未按期下发的；
6.6.7.4 指令性处理问题而无处理结果的；
6.6.7.5 因某种原因不能按时完成而未申请延期的；
6.6.7.6 会议决议项未按期、按量完成的；
6.6.7.7 决议指令人签批“修改”而拖期完成的；
6.6.7.8 决议项完成后未按时交《项目调度单》的；
6.6.7.9 虽按时完成但经试行无可操作性的
6.6.7.10 延期时间达到 1 倍延期时间节点仍然未完成的。
7．考核激励

7.1 因会议组织不充分，影响会议效果，达不到会议目的时，每次负激励会议组织部门 500
元。
7.3 参会人员因特殊原因不能参会时，应向会议主持人及组织部门请假，无故迟到者负激励
100 元/次，旷会者负激励 300 元/次。
7.4 公司一级、二级会议召开期间未关闭通讯工具、随意进出会场接打电话者，及有扰乱会议秩序者负激励 100 元/次。
7.5 对未按时下发会议纪要的，扣罚责任部门每天 100 元，由营销支持部监督执行。
7.6 决议项目未完成的，视项目重要程度负激励责任人 200-500 元/项。
7.7 会议决议项不能按期完成，又无延期申请，负激励责任人 500 元/项，并责令限期完成。
7.8 会议决议项到期后 3 日会议组织部门即未完成反馈单（含交付物）或延期申请的收集， 又未下达决议项考核单的，一经查出考核会议组织部门 200 元/项。
7.9 负激励由会议组织部门直接提出考核意见，报营销支持部审核批准后，报人力资源部门负责执行。
7.10 每月营销支持部汇总各例会考核结果，纳入公司会议执行情况通报。

8.记录

序号
表格名称
表号
保存地点
保存期

9.附则
本制度由营销支持部制定并解释。
10.附件
附件一：北京xx汽车营销有限公司会议管理体系附件二：北京xx汽车营销有限公司会议通知模板附件三：北京xx汽车营销有限公司会议签到表 附件四：一级会议纪要模板
附件五：二级会议纪要模板
附件六：会议决议项目调度反馈单

此页无正文

附加说明：
本办法提出部门：营销支持部本办法归口部门：营销支持部
本办法使用范围：北京xx汽车营销有限公司各部门本办法阅读范围：北京xx汽车营销有限公司各部门

附件一：北京xx汽车营销有限公司会议管理体系

项目
一级会议
会议名称
总经理办公会
党政联席
经营与财务分析会
季度营销会
年度商务会
主持人
张勇
张勇
张勇
张勇
张勇

议事范围

1、项目完成情况通报；
2、月度销售完成情况及 N+3 计划；
3、市场分析及下月销售目标；
4、市场质量（含索赔）及服务情况；
5、经营运行情况分析（全业务链）；
6、商改需求；
7、重大项目的立项决策；
8、审批二级单位的三重一大决策；
9、需要总经理决策事项；

1、贯彻上级党组织重要会议、文件、及重大决策部署和其他重要精神，落实本级党委会做出的决议、决定和部署；
2、研究讨论公司行政领导提出的科级以上领导干部任免事项；
3、研究制定党政工团中长期规划、重点工作；

1、市场分析；
2、经营分析；
3、财务分析；
4、组织绩效指标完成；

1、季度工作总计
2、下季度工作部署

1、年度目标完成情况；
2、年度策略措施；
3、新产品发布
会议频率
1 月/次
1 月/次
1 月/次
1 月/季度
1 月/年度
会议时间
每月 10 日以前
每月 25 日
每月 20 日
次月第 1 周
次年 1 月
参会人员
副总监极及以上领导
（可扩大至科级以上领导）
副总监级及以上领导
总监级及以上领导
营销公司全员
营销公司全员/经销商/ 服务商/充电商等
会议组织
营销支持部
营销支持部
营销支持部
营销支持部
营销支持部
会议记录
营销支持部
营销支持部
营销支持部
营销支持部
营销支持部

备注

说明：为提高会议效率，营销例会与总经理办公会合并，统称总经理办公会。
可有扩大会（扩大增加高级经理）

可有扩大会（扩大增加高级经理）

项目
二级会议
会议名称
大区月度例会
服务业务专题会
产品专题会
传播专题会
大客户专题会
项目推进会
主持人
何斌
杨加彪
吴晓强
金新
卜红升
王水利

议事范围
1、固定议题：
（1）各大区月度目标完成情况、工作总结及次月工作计划安排
（2）月度分销网络开发、建设进度汇报
（3） 大区经理工作总结及次月工作计划安排
（4） 月度市场推广方案汇报
2、专项议题：
（1） 销售策略研究及工作计划安排
（2） 重点业务开发及提升策略探讨
（3） 重点工作项目专题
研究
1、固定议题：
（1）月度服务网络开发、建设进度汇报
（2）月度客户满意度调查报告
（3）月度备件、保修业务进度汇报
（4）月度市场质量信息反馈报告
（5）月度技术改进方案及实施进度报告 2、专项议题：
（1）客户满意度提升方案及进度专题报告
（2）服务管理部/客户关系部其他专项工作汇报
1、固定议题：
（1）市场业务项目进展汇报
（2）市场运行情况通报
（3）竞争品牌动态通报
（4） 国家及区域产业政策信息通报
（5） 产品开发及公告认证进展情况通报； 2、专项议题：
（1） 阶段性营销策略及下月度工作计划讨论
（2） 新产品需求研究及开发建议讨论
（3） 其他需各部门协同完成的事项讨论

1、固定议题：
（1） 当月品牌传播工作情况总结、评估
（2） 下月品牌传播工作计划和重点项目讨论
（3） 品牌传播工作总结点评
2、专项议题：
（1） 品牌策略研究及工作计划安排
（2） 重点业务开发或提升策略探讨
（3） 重点项目专题研究

1、大客户业务通报； 2、下一步工作策略； 3、月度重点项目推进； 4、需要协调解决的问题；

1、重点项目进度通 报； 2、下一步工作策略；
3、月度重点项目推进；
4、需要协调解决的问题；
会议频率
1 月/次
1 月/次
1 月/次
1 月/次
1 月/次
1 月/次
会议时间
不定期
不定期
不定期
不定期
不定期
不定期
会议组织
销售管理部
服务管理部/客户关系部
市场管理部
营销传播部
大客户部
营销支持部
会议记录
销售管理部
服务管理部/客户关系部
市场管理部
营销传播部
大客户部
营销支持部
备注
1、会议需要决策项目可在总经理办公会决策。
2、如需总经理参会，需提前预约总经理时间。

营销公司会议体系管理办法 XX.1201.02.27.2-2016

附件二：北京xx汽车营销有限公司会议通知模板
关于召开 XXX 会议的通知（小二宋标加粗）
xxX 知字【2014】XX 号
□请示 □通报 □纪要 □报告 ■通知 □决定
部门： 撰稿： 呈报日期： 年 月 日呈报领导： 会签部门：
抬头（仿宋三号）：
标题黑体三号、正文仿宋三号

一、会议时间：xx年XX 月 XX 日（星期 X）下午：XX:XX-XX:XX 二、会议地点：
三、主 持 人：四、参会人员： 全程列席：
议题列席：
五、会议议程： 1、

XXXX 部

审批流程
审核
审定
批准

会签意见

11 / 19

营销公司会议体系管理办法 XX.1201.02.27.2-2016

附件： XXX 会议的议程

序号
项目名称
汇报人
议题列席人员
汇报时长
预计汇报时间
1

2

3

4

5

6

7

8

9

12 / 19

附件三：北京xx汽车营销有限公司会议签到表
XXX 会议签到表

参会人员
（共 位）
会议名称：
时 间： 201x 年 x 月 x 日（星期 x）x 午地 点：

姓名
出席情况
出席
迟到
早退
因公出差
因公开会
因私请假

记录人：xxx
注：本次会议应到参会人员 人，请假 人，实到 人

附件四：一级会议纪要模板
xxxx XX 会纪要
第 号
年 月 日 签发人：

第 X 次 会纪要

XXXX 年 XX 月 XX 日，xx营销公司公司 XXX 主持召开了第 X 次 会，出席人员有：……等。会议重点听取并审议了 XX 个项目工作汇报和有关加强行政、经营管理工作的建议案。会议纪要如下：

一、 会议听取了（1）部门关于 XXX 的通报。会议认为，……。会议决定，责成 XXX 部门牵头加强……工作，并于X月X 日前
完成关于XXX 的方案设计。
二、 会议听取了（2）部门关于 XXX 的汇报。会议认为，XXX 工作…….。
会议同意.......,并责成. 。

三、 附：XX 月 XX 日第 X 次 会决议项

分送： 抄送：
营销支持部 xx年XX 月XX 日印发

营销公司会议体系管理办法 XX.1201.02.27.2-2016

XX 月 XX 日第 次 会 决议项

序
号
项目类别
子序号
决议项内容
交付物/验收标准
责任部门
责任人
完成时间

1

2

3

4

…

16 / 19

营销公司会议体系管理办法 XX.1201.02.27.2-2016

附件五：二级会议纪要模板

第 X 次 XXXX 纪要
xx经纪字【2015】XX 号

□请示 □通报 ■纪要 □报告 □ 通知 □决定

部门： 撰稿： 呈报日期：xx年 XX 月 XX 日

呈报领导： 会签部门：
一、会议时间： xx年XX 月XX 日上午 XX:XX—XX:XX 二、会议地点：
三、主 持 人： 四、参会人员：
固定出席：
全程列席：

请假人员:
会议内容：
一、 XXX 对 XXXXXXXXXX 汇报，会议形成以下决议：

二、XXX 对 XXXXXXXXXXX 汇报，会议形成以下决议：

XXX 部门
2015年 xx月 xx日

审批流程
审核
审定
批准

会签意见

17 / 19

营销公司会议体系管理办法 XX.1201.02.27.2-2016

XX 月 XX 日第 次 会 决议项

序
号
项目类别
子序号
决议项内容
交付物/验收标准
责任部门
责任人
完成时间

1

2

3

4

…

18 / 19

营销公司会议体系管理办法 XX.1201.02.27.2-2016

附件六：会议决议项目调度反馈单

会议决议项目调度单格式

XX 会议决议项目调度单

表号: BG.02.04.005
生效日期:2015年3月 30日
项目内容

项目出处

责任人

指令人

完成时间

项目完成情况说明或延期（取消）申请说明：（附相关资料）

责任人签字：
时间： 年 月 日
验收部门意见：

责任人签字：
时间： 年 月 日
指令人意见：
1、项目完成情况： □完成 □未完成（或不合格） 要求▁▁月▁▁日完成
2、项目延期情况 □同意 □不同意 延期至▁▁月▁▁日完成
3、项目是否取消： □取消 □不取消 □与 项目合并其他意见：

指令人签字：
年 月 日
说明：1、未按规定时间反馈或反馈未附相关附件视为未完成。
2、会议决议项未按规定时间完成，又不履行延期申请程序的，将进行负激励。
3、项目调度联系人:XXX 联系方式：XXX

19 / 19