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xx（北京）科技有限公司
费用管理制度（讨论稿）

目 录

序号
内 容
页码
1
总则
2
2
费用项目与费用中心
2
3
费用报销原始凭证
2
4
费用报销单及使用规范
2
5
费用报销审核与流程
3
6
借款与预付款
4
7
差旅费
4
8
市内交通费
6
9
交际费/业务招待费
6
10
通讯费（手机费）、无线网络费和测试SM卡
6
11
办公费
7
12
低值易耗品
7
13
午餐补贴
7
14
专项支出
8
15
其他费用
8
16
附则
8

附件一
费用分类和明细表
9
附件二
费用中心
11
附件三
借款单
13
附件四
预付款单
14
附件五
出差申请单
15
附件六
差旅费报销单
16
附件七
日常费用报销单
17
附件八
报销明细单
18
附件九
出差变更申请单
19
附图A
借款流程图
20
附图B
付款流程图
21
附图C
日常费用报销流程图
22
附图D
差旅费报销流程图
23

xx（北京）科技有限公司
费用管理制度（讨论稿）

1. 总则

1.1. 为加强xx（北京）科技有限公司（以下简称“公司”）费用管理，控制不合理的费用开支，特制定本制度。

2. 费用项目和费用中心

2.1. 公司费用共分为56个明细项目，详见附件一。
2.2. 公司分CEO办、CTO办、顾问团、职能中心、市场营销中心、解决方案产品中心、互联网事业中心、项目交付运维中心、基础研究开发中心、产品研发中心和公司公共十一个一级费用中心。详见附件四。

3. 费用报销原始凭证

3.1. 报销人花费所取得发票和/或行政事业性收费收据是财务部门记录经营活动的原始依据，报销人花费应取得与其花费相等的支出合法原始凭证；
3.2. 费用报销相关原始凭证应符合以下要求：
3.2.1. 凭证基本要素齐全（名称及编号、填制日期、接受凭证的单位名称、经济业务内容、经济业务数量、单价和金额、填制单位签章、有关人员签章等），内容真实；
3.2.2. 凭证上抬头（即付款单位）应与本单位名称相符，无添加、涂改现象。
3.2.3. 凭证上的号码、开票日期、报销日期应符合逻辑关系。
3.2.4. 凭证填写内容应标准、规范和齐全。发票中各项内容填写不规范、不齐全、不正确、涂改现象严重是虚假原始支出凭证的主要表现特征。如凭证字迹不清，“开票人”仅填“姓氏”，计量单位不按国家计量法定单位而随意以“桶”、“袋”、“车”来度量，违反“不得要求变更品名”的规定，或货物名称填写不具体，或胡乱填写其它物品名称等。
3.2.5. 凭证上的数字量价关系准确，勾稽关系明确。譬如数量乘单价等于金额；分享金额相加等于合计数；小写金额等于大写金额；阿拉伯数字不得涂改。
3.2.6. 凭证所盖填制单位的公章（财务专用章、发票专用章等）清晰可辨；
3.2.7. 凭证所记载的各项内容不得涂改，若记载的内容有错误，应由出具单位重开或更正，更正后必须由出具单位在更正处加盖公章。如金额出现错误不得更正，必须重开；
3.2.8. 凭证要求是正式发票或行政事业性收费收据，非正规收据原则上不予报销，特殊情况不能取得正式票据的，应书面说明情况（取得相关证明）并经总经理特批，否则不予报销。
3.2.9. 票据中若含有定额发票，需提供相应的原始小票，否则视为定额发票无效。

4. 费用报销单及使用规范

4.1. 费用报销单必须用蓝、黑水笔或签字笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书钉、大头针、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。
4.2. 报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证，待逐级审核批准后，方可报销。
4.3. 费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，按照公司统一的《财务报销票据粘贴要求》规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、招待费、办公费等）分类粘贴。
4.4. 费用报销自制的相关单据及其使用说明
单据名称
使用说明
备注
《借款单》
个人差旅费等临时性借款
格式见附件三
《预付款单》
各类货款和代垫款项的支付
格式见附件四
《出差申请单》
外埠出差事由、交通工具、时间的相关审批
格式见附件五
《出差变更申请单》
与原出差申请内容变动的相关审批
格式见附件九
《差旅费报销单》
差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）
格式见附件六
《日常费用报销单》
非差旅费的日常费用报销。
格式见附件七
原始凭证粘帖单
对小票较多，按类别分层次粘帖附在前2种报销单后面
粘帖于废旧的A4纸上
《费用报销明细单》
为便于审批而填制的对发票产生的经济活动说明
格式由报销人自制，参考格式附件八

5. 费用报销审核与流程

5.1. 费用报销的控制原则：实行计划管理、分级负责、层层把关的财务报销制度。
5.2. 费用发生部门的负责人负责本部门费用报销的实质性、合理性审查；总经理和/或其特别授权人负责相应授权事项相关费用报销的实质性、合理性复核；财务部负责报销票据的合法性审查，财务总监负责在其审批权限内审核批准；超出财务总监审批权限的报销单，需总经理批准。
5.3. 费用报销人对其提供的报销单据的真实性负责，财务人员应对原始单据是否由国家税务部门或具备独立开具发票资格的垄断性行业（如民航、铁道等）出具，发票内容是否与报销事由一致等事项进行审核。
5.4. 财务人员要审查报销单据是否有经办人及相应权限领导签字，审批手续是否完备，所附票据是否完整等。
5.5. 费用报销流程：费用发生部门主管或总经理特别授权人审核签字→财务总监审批（→超过5000元的单据总经理审批）。详见附图C和附图D。
5.5.1. 报销人根据《报销票据粘贴细则》将原始发票和单据粘贴于原始凭证粘贴单；
5.5.2. 报销人根据原始发票和单据填写费用报销明细单（格式如附件八）；
5.5.3. 报销人将《费用报销明细单》和原始凭证粘贴单提交财务，由财务填制报销单（譬如《差旅费报销单》、《日常费用报销单》等）；
5.5.4. 报销人财务填制的相应报销单、《费用报销明细单》和原始凭证粘贴单送交费用发生部门主管和/或总经理特别授权人审核。部门主管或总经理特别授权人负责对费用发生的真实性、费用的合理性进行审查，审查无异议后，应在报销单上签署审核意见并签名。
5.5.5. 报销当事人将部门主管或总经理特别授权人审批签署后的费用报销单送交财务部审核。财务会计对报销单后所附的原始发票和单据的合法性进行核验，复核费用金额；财务总监对费用支出的必要性和有关财务制度进行审查和稽查，并签署意见。
5.5.6. 报销金额超过5000元的，需总经理审批签字。
5.5.7. 报销当事人将审批齐全的报销单送交财务部，办理报销手续，出纳人员应对报销单和会计凭证进行审核，重点看报销单是否有涂改、后附的发票是否齐全，审批手续是否齐备。
5.5.8. 公司所有资金支出报销必须由公司财务总监在会计凭证上审核签字。

6. 借款及预付款

6.1. 借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。
6.2. 借款管理规定
6.2.1. 公司原则上不开放除差旅费外的其他各种个人借款；
6.2.2. 个人差旅费借款，须经批准后的《出差申请单》进行申请，差旅费借款最高限额原则为5000元；
6.2.3. 日常采购借款，业务经办人员需填写《借款单》，经一级部门主管或总经理特别授权人、财务总监、总经理审批后，凭《借款单》办理借款。
6.2.4. 单笔借款金额总额超过5000元人民币，需提前一天通知财务部备款。否则，财务部有权拒付。
6.3. 预付款管理规定
6.3.1. 凡涉及公司各项需要支付的预付款，业务经办人员需填写《预付款单》，经一级部门主管或总经理特别授权人、财务总监、总经理审批后，凭《预付款单》和合同原件办理借款。
6.3.2. 预付的金额不得超出合同规定的金额。否则，财务部有权拒付。
6.3.3. 公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付。若因特殊原因需要现金支付必须经总经理特别批准，否则，财务部有权拒付。
6.4. 借款及预付款流程（详见附图A和附图B）
6.4.1. 借款人填写公司统一制定的《借款单》或《预付款单》，注明事由、金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支付方式（支票、现金等）。
6.4.2. 审批流程：一级部门主管或总经理特别授权人审核签字→财务总监复核→总经理审批。
6.4.3. 财务付款流程：会计依据审批后的借款单编制会计凭证→财务总监审核→借款人在会计凭证上签字确认→出纳依据会计凭证付款。
6.5. 借款及预付款审批权限
6.5.1. 因公司业务借款由部门主管或总经理特别授权人审核，财务总监、总经理双签审批。
6.5.2. 公司所有借款须经财务总监在会计凭证上审核批准。
6.6. 公司所有借款及预付款，原则上必须在前帐结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务部，经主管经理、财务总监等审核同意后方可再借付。
6.7. 公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款；凡超过两个月不结账者，一律不予报销，财务部有权从其本人工资中扣除借款或预付款。

7. 差旅费

7.1. 差旅费是指因公需要、到外埠出差的差旅费用，包括在途交通费（飞机、车、船票费）、住宿费、出差生活补贴、、出差地市内交通费及本市从公司到机场、火车站或公共汽车站的单次往返市内交通费。
7.2. 出差人必须先填《出差申请单》，经审批通过后方能出行。在EVEROFFICE和人事管理软件系统未投入使用前，出差申请暂以书面/邮件申请方式执行，由行政部/人力资源部统一负责管理。出差申请审批流程：
7.2.1. 公司总监（含）以上员工出差，需报总经理审批；
7.2.2. 其他员工，需报一级部门主管或总经理特别授权人审批；
7.2.3. 出差申请均需抄报行政部/人力资源部。
7.3. 出差申请单上需注明出差地点、出差事由、出差期限。同一部门几人同时出差时，可以每人单独填写《出差申请单》，也可以由一人填写《出差申请单》，并注明随行人员。
7.4. 出差人员因特殊原因，中途需变更出差路线或延长出差时间，要事前请示一级部门主管或总经理特别授权人同意并在出差返回后五个工作日内，填写《出差变更申请单》，写明实际出差日期及实际出差路线，提交本部门领导审批。《出差变更申请单》需随原《出差申请单》一起贴入《差旅费报销单》报销，同时需提交《报销明细单》。
7.5. 在途交通费
7.5.1. 包括出差始发地至出差目的地的飞机、火车、船、长途客车等交通工具费用。
7.5.2. 交通票务须由公司行政部门指定的订票人员按照批准的行程预订，员工不得私自预订或购买。订票人员应尽可能提早订票，出票后尽可能不改变行程计划，以免产生改签费用。
7.5.3. 出差人员应尽量按经济和效率平衡的原则选择交通工具。在通高铁或动车的城市间出差，如车程在6小时内，应订购火车票二等座，如遇特殊情况需订其它坐席，需行政部门指定的订票人员出具书面证明。
7.5.4. 如乘坐飞机，需一级部门主管或总经理特别授权人审批同意，原则上所有人员乘机一律选择经济舱，如选择其他舱位，需总经理审批同意。乘坐飞机出差报销时应当提供登机牌存根。未经审批乘坐飞机的，按高铁二等座标准及里程报销，超支费用个人自理，不足部分不额外补贴。
7.6. 出差地市内交通费：指乘坐出差地出租车、大巴、地铁等公用交通工具费用，按票价实报实销。
7.7. 住宿费
7.7.1. 住宿费实行实报实销，但尽量选择经济型快捷酒店。
7.7.2. 多人一同出差，尽量安排标准间，无特殊情况，禁止安排单间。出差人员到经常居住地出差的住宿费不予报销。
7.7.3. 出差员工因出差发生的住宿费用，应打印发票详单，列明房号、住宿人及各项费用明细，方能凭据报销，否则不予报销。
7.8. 出差餐补
7.8.1. 出差餐补采取限额补助，每人每天100元。其中，早餐20元/顿/人，午餐40元/顿/人，晚餐40元/顿/人。
7.8.2. 到经常居住地出差和回公司总部（北京）的，没有出差餐补。
7.8.3. 出差天数的计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间以及返回到达目的地的时间为准。
7.8.4. 出差期间如有业务招待费支出，必须详细说明用餐顿数、同行参与用餐人员，区分早餐与正餐，扣除相应的补助。
7.8.5. 餐费补助与员工工资合并计算个人所得税，税后金额汇入员工工资账户。
7.9. 出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的出差生活补贴、住宿费和市内交通费。
7.10. 出差人员因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均个人自理。
7.11. 出席会议、培训学习
7.11.1. 对于外出参加会议或培训的人员，报销时，需提供会议或培训通知，以及相应主管部门的参会许可审批（包括口头或邮件）。
7.11.2. 若会务费/培训费中已含食宿费用，不再报销住宿费，不再领取餐费补助，按会议单位所收取的费用实报实销。交通费按一般性出差标准执行。
7.11.3. 若会务费/培训费中不含食宿费用，按一般性出差标准报销差旅费用。
7.11.4. 由接待方邀请并由对方承担费用的出差人员，各项费用已由对方负担，不再给予报销及补助。

8. 市内交通费

8.1. 公司按月每人给予100元的交通费补贴。按规定，交通费补贴应与员工工资合并计算个人所得税，税后金额汇入员工工资账户。
8.2. 本市出差（或办事）仅有市内交通费，无在途交通费、出差生活补贴、住宿费项目，在会计费用科目中列入“交通费”，报销人填写《日常费用报销单》。
8.3. 市内交通费按实报销，一般情况下，员工外出工作应以乘座公交车或地铁为主，需搭乘出租车的，应事先征得部门经理同意。部门经理对未征得同意的出租车费，可不予审批，费用由报销人自理。
8.4. 乘坐出租车的，在报销车费时，报销单应附有效的原始票据，注明事由、起止地点、起止时间等。票据不得有联票现象。
8.5. 员工自备车本市出差的，无市内交通费，但可适当给予耗油补偿。耗油补偿采用公司统一采购加油卡，加油卡由行政部统一采购，领用加油卡需进行登记，登记内容应包括用油量、使用情况说明、领用人等。行政部门应制定统一的加油卡管理制度。

9. 交际费/业务招待费/团队建设费

9.1. 交际费是指招待客人而产生的支出。包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。
9.2. 交际费产生前，报销人应采取口头或书面的形式向主管领导提出本次费用计划，单次费用金额超过500元必须采用书面申请，申请内容包括事由、参加人数、发生次数、预计金额。
9.3. 部门负责人以下人员出差期间的交际费，须事先请示部门负责人批准。部门负责人的交际费，应请示总经理批准。
9.4. 公司对交际费和业务招待费实行季度总量额度管理的办法，即季度交际费和业务招待费的总额不得超过相应季度销售额5%，且按回款计划完成率进行调整，超额的部分本期不予报销。即季度交际费最高额 = 季度销售目标（财务收入）×5%×上季度回款计划完成率
9.5. 员工在业务活动中，经一级部门主管或总经理特别授权人审批同意，可以宴请业务相关方人员。一般宴请原则上不超过100元/人；部门主管宴请重要客户，原则上不超过200元/人；特别重要的商务宴请，需总经理特别批准。在报销单据中应注明就餐事由及就餐人员。
9.6. 员工团队建设（譬如聚餐、组织文体活动、购买书籍等）应由部门主管负责召集和报销，且原则上标准不超过1000元/人年。聚餐报销时应在报销单上列明聚餐人员、时间和地点。

10. 通讯费（手机费）、无线网络费和测试SM卡

10.1. 公司按月每人给予200元的通讯费补贴。按规定，通讯补贴应与员工工资合并计算个人所得税，税后金额汇入员工工资账户。
10.2. 若确因业务需要购买无线网卡和测试SM卡，应事先口头或书面取得部门负责人和主管副总经理的批准，并由行政部相关人员统一购买，按实际需要登记领用。

11. 办公费

11.1. 办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费，以及因工作需要公司统一订购的报纸、书刊、办公室清洁卫生所需用品等。
11.2. 其它办公品：包括：消耗品（购增值税票、账本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复写纸、信纸、信封、订报刊等。）；管制消耗品（签字笔、修正液、电池、笔记本等。）；管制品（剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、各类书籍资料等。）
11.3. 办公品的采购
11.3.1. 专用办公品：对于打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材，应由使用部门提出采购申请，经主管副总经理批准，财务总监审核批准后实施，如超过财务总监审批权限，还需总经理审核批准。
11.3.2. 其它办公品：对于消耗品（购增值税票、账本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复写纸、信纸、信封、订报刊等）；管制消耗品（签字笔、修正液、电池、笔记本等。）；管制品（剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、各类书籍资料等。）由行政部门根据实际使用情况补充购买，采购前应经主管行政副总审批和财务总监批准，如超过财务总监审批权限，还需总经理审核批准。
11.3.3. 办公品由行政部门统一负责购买、保管和发放，各部门不得任意购买。特殊活动支付的费用可提出申请计划，报请批准后购买。
11.4. 办公品的日常管理
11.4.1. 消耗品的使用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同的部门和人员的工作性质做相应调整。
11.4.2. 领用办公品须做领用登记，办公室管理员建立办公用品领用台帐和领用卡以控制办公品消耗。
11.4.3. 办公用品系为公共活动提供，严禁带出公司私用。
11.4.4. 新进人员入职时由行政部门向其发放指定文具，并列入领用卡。人员离职时，应将剩余文具交还行政部门。

12. 午餐补贴

12.1. 公司按月每人给予300元的午餐补贴。按规定，午餐补贴应与员工工资合并计算个人所得税，税后金额汇入员工工资账户。

13. 专项支出

13.1. 专项支出主要包括公司咨询顾问费用、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等。
13.2. 公司所发生的一切咨询顾问费用、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。

14. 其他费用

14.1. 其他费用是指公司因工作需要而发生除上述条款以外的其它费用，譬如车辆费、会议费、咨询服务费、宽带费、租赁费等。
14.2. 其他费用的报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。

15. 报销时间约定

15.1. 每周五为费用报销交单时间，外地同事可随到随交。
15.2. 每月25号之前报销20号前提交的已审核批准的报销款。

16. 附则

16.1. 本制度未涉及事项，暂按财务总监或总经理的意见核定报销。
16.2. 本制度解释权归公司财务部。
16.3. 本制度自发布之日起执行。

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