工程项目主材采购管理办法.doc

工程项目主材采购管理办法
第一章 总则
第一条 为降低工程成本，提高主材采购质量及效率，建立规范的采购运行机制，特制定本办法。
第二条 公司直管项目部主要材料及服务的采购活动，均应严格执行本管理办法。其他项目部的采购活动，参照本办法执行。
第三条 本办法所称“主要材料”是指沥青、水泥、钢筋、钢绞线、锚具、支座、伸缩缝、土工材料、砂石、石灰等工程用材；本办法所称“服务”是指沥青混合料及水稳混合料的运输。
第二章 采购管理机构
第四条 公司成立工程项目采购领导小组，负责本公司工程项目主要材料及服务采购的指导及监督。采购领导小组由公司总经理、分管副总经理、总工程师、总会计师及相关职能部门负责人组成，公司总经理任组长。公司工程部作为采购工作的主管部门，具体负责公司各工程项目采购工作的监督管理。
第五条 各直管项目部成立采购小组，负责本项目主要材料及服务采购的实施。项目采购小组由项目经理、项目副经理、项目总工及相关职能部门负责人组成，由项目经理任组长。项目部材料负责人作为采购工作的实施责任人，具体负责本项目采购工作的实施。
      第三章 采购方式的确定
第六条 采购方式一般采用询价采购、竞争性谈判、邀请招标方式，采购金额较大且条件许可时应采用公开招标，无论采用何种采购方式，潜在供应商均不得少于3家。
第七条 各种采购方式的适用范围如下表：
采购方式
适用范围
公开招标采购
主要材料及服务单项采购金额在30万元及以上
邀请招标采购
主要材料及服务单项采购金额在15万元及以上
竞争性谈判
主要材料及服务单项采购金额在15万元以下
询价采购
零星材料、专业性较强或非常用材料及服务
第八条 公司工程部定期公布合格供方名录。采用邀请招标或竞争性谈判进行采购的，应在合格供方名录的范围内发布邀请书；采用其他方式实施采购的，潜在供应商如不在合格供方名录内，项目部采购小组需对潜在供应商进行综合评定，对于信誉、供货保证能力、质量保证能力评定信誉良好的供应商，上报公司经审批后增列入合格供方名录。
第九条 因特殊情况，不能按照本办法规定的采购方式实施采购的，由项目部采购小组提交申请，经公司总经理批准后，方可变更采购方式。
第四章 采购工作的组织
第十条 项目部在进场后30日内，根据工程进度计划合理确定主要材料的采购时间，拟定本工程的总体采购计划，报公司工程部审批。各项采购原则上应依照采购计划执行，如因工期调整较大，需另行向工程部上报调整后的采购计划。采购计划要充分考虑采购的提前时间量，项目部可根据现场需要分批次安排材料进场时间，避免因采购滞后影响施工。
第十一条 在采购实施之前，项目部采购小组应首先进行市场价格的调查，价格调查应由小组成员通过不同的渠道分头完成，采购小组汇总分析后拟定合理的上限控制价。
第十二条 项目部采购小组根据实际需要提前7天以书面形式向公司工程部提交采购申请，明确采购内容、规格、拟采购的数量、采购方式及上限控制价等，经公司分管领导批准后，由项目部采购小组组织实施。
第十三条 采购招标文件由项目部采购小组拟定，报公司工程部，经分管领导审批后发布。投标邀请书可采取向相关厂商或供货商发函方式发布，如为公开招标采购，投标邀请书还应在公司网站登载。
第十四条 采用公开招标或邀请招标采购的，项目部采购小组应组织潜在供应商在公司进行开标，且采购小组主要人员参加开标会，公司工程部组织采购领导小组成员参加开标会。
第十五条 采用询价采购或竞争性谈判采购的，由项目部采购小组按公司制度规定程序在项目部实施采购，采购结果报公司工程部备案，公司相关部门对采购合同进行评审。
第十六条 项目部采购小组对潜在供应商报价进行评议、谈判后，拟定供应商及签约价格，填写采购定价单，上报公司工程部。项目部签订采购合同前，需履行审批手续：单项采购金额小于15万元的，由项目部采购小组成员集体签字；采购金额大于或等于15万元的，经公司分管领导审批；采购金额大于或等于30万元的，经公司总经理审批。
第十七条 采购合同签订视为采购完成，在采购完成后15日内，项目部采购小组形成书面采购报告，详细说明采购过程，并将相关采购记录（采购申请、投标邀请书、招标文件、报价记录、开标签到单、采购定价单等）作为附件，一并汇编成册移交公司工程部存档，项目部留存复印件备查。
第五章 采购定价
第十八条 工程材料的价格应由产地价、运输及装卸费、税费及利润三部分组成，沥青混合料及水稳混合料运输的价格应由运输费、税费及利润两部分组成，项目部应按照此价格组成进行控制价的调查和分析，并要求潜在供应商依据上述价格组成分别进行报价，以利价格评定。
第十九条 在采购过程中，必要时可进行价格谈判。对潜在供应商报价各组成部分的最低价进行组合，以此作为价格谈判的目标值，项目部采购小组成员依次与各潜在供应商进行谈判。单项采购金额大于30万元的，应邀请公司采购领导小组成员参加价格谈判。
第二十条 工程材料在保证质量的前提下，原则上应选择报价最低的潜在供应商作为供应商，大宗材料可选择实力较强的2-3家供应商，一般情况下各供应商供应价应一致，且不得高于招标或谈判确定的最低报价。
第二十一条 采购材料及服务可参考以下标准或渠道确定采购成本价，税费及利润通过正常竞争按最低优先原则确认。
序号
种类
出厂价信息渠道
运输费
装卸车费
1
水泥
厂家销售部
一般按0.3-0.4元/吨.公里控制，必要时可向物流公司进行询价
6元/吨（袋装）
0元/吨（散装）
2
砂石及石灰
料场调查
装车费料场调查，卸车费无
3
钢筋
阿里巴巴网站合肥钢材市场信息
装车费50元/吨，卸车由项目部负责
4
钢绞线
厂家销售部
5
沥青
阿里巴巴沥青出厂价格信息
无
6
水稳混合料运输
基价3元/吨，视运输便捷程度另按0.3-0.35元/吨.公里增加，无装卸费
7
沥青混合料运输
基价3元/吨，视运输便捷程度另按0.35-0.4元/吨.公里增加，无装卸费
第二十二条 采购定价时应根据工程资金状况及供应商的垫资能力，考虑适当的价款支付周期，在签订采购合同时应约定确切的付款时间，以此确定采购单价，提前付款或延期付款的，应按同期银行贷款利率扣除或增加支付金额，并写入合同条款，避免价款支付的随意性。
第六章 供应商的资格
第二十三条 供应商是指向采购人提供货物、工程或者服务的法人、其他组织或者自然人。原则上供应商应为法人。 
第二十四条  采购小组应要求各潜在供应商提供营业执照等有关资格证明文件和业绩说明，如采购项目对生产厂家有特定要求的，需对潜在供应商的相应资格进行专门审查。
第二十五条  如潜在供应商为生产厂家的代理商，除需向采购小组提供自身相关资料外，还需提供生产厂家签署的书面授权书或代理权限证明，同等条件下，代理级别较高的潜在供应商优先。
第二十六条  潜在供应商参与公开招标采购或者邀请招标采购，应在开标前向项目部或公司提交投标保证金，保证金数额不得低于拟采购标的额的10%。投标保证金在确定中标人后3个工作日内退还给未中标人，中标人的投标保证金需在项目部支付其首笔合同价款时一并退还。
第七章 工作职责
第二十七条  公司采购领导小组职责
（一）对公司所有采购工作实施指导、监督和管理；
（二）评审并发布合格供方名录；
（三）参与项目部权限之外的采购活动，对招标文件进行审批，并确定中标人；
（四）监督、检查项目部权限以内的采购活动。
第二十八条 项目部采购小组职责
（一）监督和实施本项目的采购工作；
（二）组织统计分析主要材料的需求量，根据工程进度审核本项目材料负责人所上报的采购计划。
（三）组织调查拟采购物资的供应渠道和市场价格，拟定采购上限控制价，用于指导采购工作。
（四）对采购招标形式、正式投标人、招标文件及采购合同的初步评审；
（五）对本项目采购人员的工作情况进行考核评定；
（六）对供应商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出信用评定；
第二十九条 公司工程部职责
（一）监督各项目部对本管理办法的执行情况，并做出客观评价；
（二）负责合格供方名录建立和维护，依据各项目部提供的供应商评定结果，进行每年一度的更新；
（三）对各项目部采购工作提供咨询和指导；
（四）组织公司采购领导小组成员参与项目部权限之外的采购活动；
（五）负责采购合同范本制定和对采购招标文件的评审；
（六）物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作。
第三十条 项目部材料负责人职责
（一）采购管理制度的执行和实施；
（二）配合公司合格供方名录的建立和维护；
（三）根据工程需求及实际情况，编制采购计划；
（四）负责所采购材料及甲供材料的现场验收；
（五）负责材料的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认；
（六）负责对供应商信用度初步审核；
（七）配合项目部相关部门进行材料询价工作；
第八章 罚 则

第三十一条 项目部有以下情形之一，公司将给予项目经理及采购负责人通报批评、100-1000元经济处罚或扣发项目部绩效工资等处罚：
（一）不按照本办法规定或公司批准的采购方式实施采购的；
（二）未按照本办法规定及时提交采购计划及采购申请的；
（三）未在公司合格供方名录范围内实施采购的；
（四）采购上限控制价未经批准实施采购的；
（五）采购定价单未经批准签订采购合同的；
（六）未按照本办法规定及时向公司移交采购报告及相关记录的。
第三十二条 采购相关人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的，视情节轻重，公司将分别给予相关责任人通报批评、免职、辞退等行政处罚及200-10000 元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：
（一）采购人员私自接收或向供应商索取财物的；
（二）向潜在供应商或供应商泄露公司机密，并给公司带来不利影响的；
（三）故意规避本管理办法或未按本办法规定实施采购行为的；
（四）隐瞒潜在供应商或供应商问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的；
（五）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；
（六）在供应商年度考评中徇私舞弊的；
（七）其它有损于公司形象或不利于公司行为的。
第九章 附则
第三十三条 本办法解释权归公司工程部。
第三十四条 本办法自发文之日起执行，公司原下发文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。
**公路工程有限责任公司
项目部采购计划
工程项目名称

序号
物资名称
规格
单位
拟采购数量
计划实施采购日期

项目部采购负责人：　　　　　　　项目经理：　　　　　　　年　　月　　日
**公路工程有限责任公司
项目部采购申请
工程项目名称

采购内容

规格型号

采购数量

拟定采购控制价

估算采购金额

采购时间

拟定采购方式

其他特殊要求（产地、资质等要求）

项目部
采购小组意见

采购负责人： 项目经理：
年 月 日 年 月 日
公司分管领导
意见

年 月 日
**公路工程有限责任公司
采购招标文件
各供应商：
我公司承担的 工程因施工需要，需采购 材料，现进行邀请/公开招标。本次招标的主要要求如下表：
序号
项目名称
主要要求
备注
一
采购材料要求

1
采购材料名称

2
规格及型号

3
拟采购数量

4
其他要求

二
投标条件

1
投标人资格

2
投标保证金
在开标时间前向本招标人提交投标保证金 元

3
保证金退还
在确定中标人后3个工作日内退还给未中标人，中标人的投标保证金需在项目部支付其首笔合同价款时一并退还。

三
评标办法

四
价款支付条件

五
开标

1
时间

2
地点

六
联系人

1
联系人姓名

2
联系电话

**项目经理部
年 月 日
**公路工程有限责任公司
采购开标会签到单
工程项目名称

采购内容

序号
姓名
单位
联系电话

日期： 年 月 日
（说明：参会的公司采购领导小组成员、项目部采购小组成员及投标人应签到；本表格式可根据需要进行适当修改，但不得减少主要项目）
**公路工程有限责任公司
采购报价记录
工程项目名称

采购内容

序号
投标人名称
采购材料规格
采购数量
单价
合价
投标人签字确认

日期： 年 月 日
（说明：本表格式可根据需要进行适当修改，但不得减少主要项目）
**公路工程有限责任公司
采购定价单
工程项目名称

采购内容

规格型号

本次采购估算金额

拟定采购控制价

投标最低报价

采 购 定 价
推荐中标人名称
投标报价
谈判报价
拟定价

审 批 栏
项目部
采购小组意见
年 月 日
公司分管领导
意见
年 月 日
公司总经理
意见
年 月 日