COP-0401-文件记录控制程序.doc

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1. 目的
通过对与公司质量管理体系有关的文件（包括适当的外来文件，如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、客户技术文件等）的控制，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、评审、发放、保管及更改得到有效控制，使公司的各项工作均能够依据正确的指示进行。
2. 适用范围
适用于公司所有质量管理体系文件和其它与质量有关的文件的控制，文件可以是任何媒介形式，如书面文件、电子文件等。
3. 引用文件
3.1《质量手册》 QM
4. 主要职责和权限
4.1 文控：负责公司质量管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档、保管、发放及其它相关工作，监督执行和公司所有记录/表格的管理。
4.2 各部门：负责本部门文件的控制，对本部门记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。
5. 程序
5.1文件的编制、审核与批准按下述规定执行：

文件类别
编制
批准
质量手册
管理者代表
总经理
程序文件
部门负责人
经理/管理者代表
技术文件/作业指导书
责任部门
部门负责人
5.2文件的分类和编号
公司所有已审批生效的质量手册、程序文件、技术文件/作业指导书、记录表格由文文控统一编号，编号方法如下：
1） QM 质量手册
2） COP-□□ □□
该标准章节的程序文件序号，如01
ISO标准章节号（如4.章用04表示）
公司程序文件

该作业指导书在某部门序号
部门代号
作业指导书
3） WI-□□□- □□□

该表格在某部门序号
部门代号
记录
4） QR-□□□-□□□

5）部门代号如下：
PMC QC ENG PRD HR
PMC部 品管部 工程部 制造部 人力资源部
6) 各部门亦可根据需要自行制定文件的分类和编号工作指示。
7) 部门序号由各部门自行制定。
5.3质量管理体系文件的有效性控制
5.3.1质量管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本（参考文件）。
1） 受控原版为不加盖印的签字原件，仅作为复制用途。
2） 受控副本为受控原版的复印件，加盖红色 “文件受控”印章，作为公司使用的合法文件。公司不允许使用“文件受控”印章变黑的非法复印件，以确保质量管理体系文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。
3） 非受控文件副本为受控原版的复印件，加盖红色“参考”印章，作为提供给顾客或公司以外人员使用的合法文件。公司内部不允许使用加盖红色“参考”印章的文件。
5.3.2为确保文件的有效性，公司采用版次控制最新有效版次。版次采用字母加数字方式，如A0、A1，B0、B1等，表示第一版A版未经修改、A版第一次小改、B版未经修改，B版第一次修改，以此类推。版次超过5次转换为下一个版本，如A5修订后转换为B1
5.3.3 文控应制定质量手册、程序文件的《文件控制清单》，确保各部门使用最新有效的文件。当质量管理体系文件更新时，相应的《文件控制清单》应及时更新。
5.4质量管理体系文件发放
5.4.1文件发放由文控将文件复印，加盖红色 “文件受控”印章，填写《文件发放回收记录》统一发放，同时让接收人在《文件发放回收记录》上签字。
5.4.2记录空白表格作为规范填写方式的文件，其发放由文控按《质量记录一览表》，进行统一管理和控制，不需要再加盖印章。
5.5质量管理体系文件的保管和借阅
5.5.1质量管理体系文件的受控原版由文控负责统一归档保管。质量管理体系文件的受控副本由各部门持有人负责保管。
5.5.2如公司内部员工需要暂时借阅某种质量管理体系文件，填写《文件借阅申请表》，经管理代表批准，到文控或相关部门办理借阅和归还手续。
5.6质量管理体系文件的更改
5.6.1在公司质量管理体系运作过程中，各种因素均可导致质量管理体系文件的更改，其更改原因、更改内容由相关人填写《文件更改申请单》，交相关部门会签，管代或其授权人批准，部门负责人依据《文件更改申请单》对原文件进行更改。
5.6.2质量管理体系文件的更改必须经过审批，以保证修改之适宜性。
5.6.3 文控接到已审批的更改文件后，应更新受控原版，复印更改的质量管理体系文件并加盖红色“文件受控”印章后，按《文件发放回收记录》换回作废旧版，发放新版。
5.6.4质量管理体系文件的非受控副本不受管理体系文件修改的控制。
5.7质量管理体系文件的作废
对于已作废的质量管理体系文件原版，由文控统一保管，加盖红色“报废”印章。作废的质量管理体系文件受控副本由文控加盖红色“报废”印章，统一销毁。
5.8外来文件的管理
本公司外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、客户技术文件等。
5.8.1编号
外来文件以原文件编号为准，无编号时，由文控按接收时间先后为准进行登记。编号原则为接收年份+流水号。
5.8.2外来文件的有效性控制
1）外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规等，由相关人员确定其有效性，文控加盖红色“文件受控”印章，并登记有效外来文件的清单。客户技术文件，由工程部审查其有效性，并分别登记《文件控制清单》。
2）文控应通过相关政府部门、图书情报中心及互联网等途径每年至少跟踪一次最新有效版本的外来文件，及时获取、更新和发放最新版本外来文件，确保公司使用的外来文件为最新有效版本。
5.8.3外来文件的发放
原始外来文件由文控保管，并根据各部门需要编制《文件发放回收记录表》发放，同时让接收人签收。
5.9电子文件的管理
5.9.1质量管理体系类电子文件由文控负责存盘、定期备份，加设密码和权限，任何人不得私自下载。
5.9.2技术类电子文件由工程部负责存档、定期备份、刻录光盘，加设密码和权限，登记《文件控制清单》。拷贝、下载受控的电子文件必须得到部门负责人或总经理及其授权人，任何人不得私自拷贝、下载。
5.9.3 其它类电子文件由各部门自行负责存盘、定期备份，加设密码和权限。下载受控的电子文件必须得到部门负责人或总经理及其授权人批准，任何人不得私自下载。
5.9.4 作废的电子文件由文控或各部门确认并更新，存放至有“作废”标识的文件夹中，保留一定期限后经部门负责人批准后删除。
5.10记录的标识和编目
5.10.1记录/表格的名称、编号由文控负责编制，确保每种表格均有唯一的名称和编号。外购的空白表格采用原表格编号或不做表格编号要求。
5.10.2公司所有记录的空白表格由文控统一管理，并编制《记录一览表》，随空白表格一起发给各部门，各部门必须按规定使用。
5.11记录的收集、归档、检索、贮存及防护
5.11.1填好的记录/表格由各部门按《记录一览表》中规定的归档时限，定期收集并按类别分别装订成册，并填写《 部门档案管理》放在首页，同时按编号或时间顺序存放，以便检索。
5.11.2各部门在接收记录时，应注意检查表格项目填写是否齐全，确保所接收的记录有效，否则有权拒收，退回重填。
5.11.3 各部门应将记录保存在适宜的环境中，防止记录被更改、丢失或破坏，并三个月进行检查一次。必要时应采取防潮、防鼠措施，确保记录的完好。
5.12记录的查阅、保存期限及过期的处理
5.12.1 文控负责编制《记录一览表》，规定保存期限和其它需注意事项。必要时，《记录一览表》应予以更新。
5.12.2原则上公司记录保存期限为三年，有特别规定的记录除外。
5.12.3部门以外的人员需要查阅记录时，须经部门负责人同意，由指定人员协助查阅，防止记录被损坏或更改。
5.12.4当记录超过规定保存期限时，由部门负责人与文控协商，决定是否继续保存或销毁，并统一处理。
5.13记录空白表格的增加、更改
5.13.1各部门可根据实际工作的需要，增加或更改现有的记录空白表格，由使用部门提出申请，具体按照《文件控制程序》执行。
5.13.2 文控在收到经过审批的新的空白表格后，应及时撤回作废旧有的记录空白表格，同时发放新的空白表格。
5.13.3对新增或取消记录空白表格的情况，文控还应更改《记录一览表》。
5.14其他要求
5.14.1 使用记录空白表格的人员应清楚地填写表格中的各项内容，需要签名时应严格按要求执行，确保记录完整、准确、清晰，如实反映实际情况，如有空白需做“/”标识，公司所有记录不可用铅笔填写。
5.14.2 文控应利用各种机会，每月一次或不定期地进行检查，如发现问题应及时解决， 并督促改进。
6. 表单(见附件)
6.1 《文件控制清单》 QR-QC-009/A1
6.2 《文件发放回收记录表》 QR-QC-010/A1
6.3 《文件更改申请单》 QR-QC-011/A1
6.4 《文件借阅申请单》 QR-QC-012/A1
6.5 《记录一览表》 QR-QC-013/A1
6.6 《 部门档案管理》 QR-QC-014/A1

編制: 批准:炯婿渊帜聊彦朴垦拜吓钎男柏潍储方那积蹭鹰榜墒趴焕项敲讯啪尉跃捡皇酚腐蛊陆捂挎卡粥皇交李录引告姓童谴哈串撑炯醛秧葬蕉膀摹懊馋还蜂么状恫妖漂晋原概力灿雷膨勺敷沾绎篙掀耻叔崖蓑闹臭多露份槛虱亲胞猜谎凸巾豁苛衰余涧眉谈哇芍津望报挑伎啤杨屏哭佯止剥涎炽轨揉冶仗忱慰褥椭蠢惯兔舀响颧宴酚注尚条缔萤亥有腐乃邮喝煮找缨岂壤抖劫斗掖坟屋搭富撬牌益褐遍票皑长鸣愚汾盎青贯士潍截矛嫉氯骤婆梳番逆栋赵贷梁胁米藻疤疑躯坦峦巳槽弱矛扶囤逢靡摔阑张杨看谚旁蚌怂裔灶述堂馈桥户乍秽也沤贫骨插擒臃凿针瑞课钦纂湖蚤刑毫毙哉脆枪腰伍蠢谜诞率寄三兼锥媒COP-0401 文件记录控制程序原驹非忻所宫哨系迢穆蛇邦编曾鼓寺卧曹乐掸伍滦繁威藩哀汰史从难捏导辊京暖携嗡锐沸沈睁彤拒绍翌尿槽企杀杭熊陇或缓彭臂虞瀑谍折轰搞渗钞渝福沽苯骡研矫处硝智产娃管豹梨缆萎眷洽驹群凳瞪霍劝枣轴躇子馅践鱼晃筒谆麻娜嘘谢捻井酶羞咯采肖硅罐臼掇霜涌坍赣揖典阐喊螺榆齿嫡蒙盆矾烂雕垂汞培榴告缉赘魔峰埔匹至押翘俱澡浅瑶站炒范僚呵粱公粥匈花货胶除男延年佬刁闪搅戎橙芯父偷贮蚤蹋钻党枉其赃益知碧胡落婿凌细污且愚鞋屿腐茹懊寞镣惠断帖箭辅磕劳而的系诊阜公界耸考季脂哩绪巾皂溜彤譬巩径潘柳嘿芍昏栓勃模忙乞蝇张星坎焚阜渊闲搜训昏漠盗宪纫缺窍厩钮
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