接待管理制度.doc

接待管理制度

编制：张燕锋

审核：袁意江

批准：赵尚吾

日 期
章 节
修订内容
修订后版本
制/修订人
审核人
2009.2.25
全文
新增订
2.0
杜 群
袁意江
2010.2.24
全文
修订各条款
3.0
张燕锋
袁意江

1 目的
为了进一步规范接待工作程序，提高接待效率，树立公司良好形象，特制定接待管理制度。
2 适用范围
本制度适用范围为公司各级领导、各部门。
3 接待原则与职责分工
3.1 坚持有利公务、简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费的原则。
3.2 坚持接待报告制原则。凡属公司级接待，接待对口部门应及时向公司办通报，战略用户、关键供应商及省市处级以上、集团总部领导来司的接待，公司办或对口部门应报告公司主要领导。
3.3 坚持统一归口管理的原则。公司办负责公司领导交办的接待工作，负责公司接待服务工作的归口管理和指导。外事接待由进出口公司负责，公司办及相关部门配合接待。一般专业性的部门业务接待，由相关对口部门安排接待。
3.4 参加公务接待的公司各级领导和相关人员要按照接待计划参加接待活动，因特殊情况不能参加的，应报告参加公务接待的主要领导。
4 公司级接待对象
4.1 来公司联系业务的战略供应商副总经理以上的客人；
4.2 应邀来公司的战略用户部长以上客人；
4.3 中央、省市政府、协会来公司检查、指导、调研等工作的处级以上和相当于这一级别的领导；
4.4 集团公司部长以上的领导；
4.5 公司主要领导交办的其他接待客人。
5 接待工作内容
5.1 公司级接待必须由对口业务部门提前半天填写《接待通知单》，公司办公室接到接待通知，根据来宾目的和要求，确定接待室及安排做好接待，并通知有关领导参加。如果接待预排时间有变动的（半小时以上），业务部门应及时通知公司办。
5.2 公司级的重要接待，由公司办制定接待计划，经总经理批准后，确定接待人员，按具体接待事项进行布置。
5.3 由相关对口部门具体负责的接待，应制定好接待计划，经主管领导审查批准后，并提交一份接待计划给公司办，公司办配合做好接待工作。
5.4 公司办按照来宾行程安排信息，提前做好迎接客人的车辆接站接机、住宿安排、联系宴请酒店、商务活动日程安排、安排领导前往来宾下榻处看望客人、组织好客人活动、赠送礼品、来宾的票务及安排好来宾返程事宜等相关工作。
5.5 公司办根据接待来宾信息及时在电子显示屏写出欢迎牌。
5.6 公司办前厅接待员要做好重要来宾的引领及大厅卫生督促管理。公司办清洁员要做好办公楼（厕所）等卫生保洁工作。
5.7 公司办接待人员要对接待前的准备工作逐一进行检查落实。负责安排好接待室及卫生工作，准备好公司宣传资料，根据需要提前做好投影设备的安装，负责通知参与接待的相关领导及部门，并相应做好茶水摆放等工作。
5.8 重大的接待活动，公司办接待人员要对接待过程全程跟踪，衔接有序，确保接待工作顺利进行。
5.9 来宾如果需要进厂参观的，应参照公司保密制度，按照来宾工作的性质确定参观路线，对口部门或领导陪同参观。
5.10生产制造部在接到公司办的重要接待通知后，对生产现场环境督促进行清扫、检查、考核，做好接待来宾参观的各项准备工作。
5.11 企业文化部和武装保卫部对重要的接待活动负责做好入厂通道的疏通、现场保安及宣传报道工作。负责做好大型接待、会议的横幅、广告策划、宣传等工作。
5.12 物业管理公司负责入厂通道的卫生清扫，根据需要提供摆放绿色植物及花卉，由公司办督办落实。
5.13 相关接待部门必须随时与公司办保持联系，如遇到接待中的安排发生变化，应及时通报公司办，以便公司办及时做出相应的调整措施，防止出现接待工作失误，保证接待工作的圆满完成。
6 接待工作要求
6.1 树立宾客至上，为来宾服务的思想。接待人员从接听电话、引导、引见介绍到乘车行路和每一细节都要做到主动热情、落落大方、恰到好处。要力求讲普通话。
6.2 制定周密细致的接待计划，特别是大型接待活动，要有具体接待方案，责任落实到人。
6.3 接待人员服务要主动、周到，态度要谦虚，用语要文明，对接待工作认真负责，实事求是，诚恳待客，不卑不亢。
6.4 接待过程中要特别注意保密工作，迎来送往尤其要注意言谈举止，注意内外有别，严守公司商业秘密。
6.5 办不成的事或解决不了的问题，要及时向主管领导汇报，注意做好解释工作，使来宾满意。
6.6 接待工作未落实，导致接待工作严重失误而影响公司形象的部门及个人，以及部门未填报《接待通知单》和接待中安排发生变化不及时通报，导致接待工作不到位的，公司办将按工作质量事故处罚办法进行考核。
7 礼品管理
7.1 礼品的使用范围。主要用于公司对外的公务活动、接待、出访等活动。　
7.2 礼品的购置。礼品由企业文化部统一策划、公司办统一购置，公司办分层次备齐具有纪念价值、体现公司文化的礼品。
7.3 礼品的领取。对口接待部门或领导需用公司一般礼品，应向公司办提出，经核实后方可领取。有特殊礼品要求的需经总经理批准，并提前通知公司办购置。
7.4 公司办负责对礼品进行管理和统计，并对领出的礼品进行登记备查。
8 接待用餐及费用管理
8.1 工作餐审批程序：一般工作餐由部门经办人在OA上填写《业务招待申请单》，申明用餐理由，经部门领导签字，由公司办公室接待员审核，超过100元由公司办主任批准，方可领取餐票到公司食堂就餐。
8.2 接待用餐审批程序：部门经办人在OA上填写《业务招待申请单》，经主管领导批准，由公司办主任会签。公司领导接待客人，由公司办负责根据客人情况做好接待安排。
8.3 在接待用餐中，陪同人员不得超过接待对象的3/5，陪同人员总数最多不得超过4人。司机及工作人员确需就餐的一律按工作餐标准安排，特殊情况经批准可与客人就餐。
8.4 定点接待管理：公司定点在市内相关酒店和公司食堂签定最低消费协议，定点接待用餐。所有接待用餐由公司办确定专人统一安排，并按接待标准确定好菜单等准备事项。定点接待用餐按协议折扣结算，取消签单制。中午接待客人原则上在食堂接待，达到8人以上一律使用自助餐，特殊情况须经公司办同意方可改换到定点酒店接待。
8.5 接待酒水管理：接待用餐酒水一律按标准实行自带，由公司办统一配置，相关接待部门或领导签字领取，公司办做好对酒水的管理和统计，并对领出的酒水进行登记备查。
8.6 费用管理：公司业务招待费用统一由公司办归口管理，由接待部门凭发票经公司办签字审核，财务部报销；未经公司办同意发生的招待费用，财务部一律不得报销。
8.7 销售部门接待客人发生的业务招待费用，须经公司办登记备案后，方可按审批程序报销。
8.8 技术部门业务招待费归口公司办统一管理，按以上程序执行。
8.9 欧格瑞公司业务招待费归口公司办统一管理，具体由欧格瑞综合管理部按以上规定执行。
9 用车管理
接待用车按公司已制定的《车辆管理制度》执行。
10 附则
10.1 未涉及事项按相关接待管理规定执行。
10.2 本制度由公司办公室负责制订并解释，自2010年3月1日起执行。

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