主合同管理办法(征求意见稿).doc

关于对《主合同管理办法（征求意见稿）》
征求意见的通知

各子分公司、直属项目部：
为了规范管理，加强计量支付、变更索赔、竣工结算工作，减少工程承包风险，提高企业效益，局将发布《主合同管理办法》，现将征求意见稿印发给你们（见附件），请组织有关人员研究提出修改意见或建议，并于2011年5月20日以书面或电子邮件形式反馈给局经营管理部。
请重点查看：
1、 第二十一条、第二十二条、第二十三条计量支付工作的考核；
2、 第三十六条 变更索赔的奖励；
3、 第三十九条 兼管竣工结算的月补贴是否合适；
4、 各种报表是否适用，报送时间是否与原要求时间一致；

附件：《主合同管理办法》（征求意见稿）

联系人：刘秀华
联系电话：84907663

二○一一年五月十三日
中交第三公路工程局有限公司
主合同管理办法

第一章 总则
第一条 为提升顾客满意度，减少工程承包风险，维护企业的合法权益，提高企业的经济效益和社会信誉，制订本办法。
第二条 本办法所指主合同，系指以子公司、局、中交股份名誉与业主签订的工程施工合同。
第三条 主合同管理的工作流程
中标后，市场开发部进行公司级合同交底—→公司各部门按分管工作进行项目策划—→公司对项目进行合同交底，并移交项目策划资料—→项目组织合同交底、合同风险分析—→项目全面履行合同—→中间计量支付、变更索赔—→竣工结算及竣工结算审计—→合同资料归档

第二章 合同分析与交底
第四条 合同交底应从上到下，层层交底。
第五条 市场开发部在中标后一周之内组织召开由公司班子成员、相关部门、项目班子主要成员等参加的合同交底会议。交底的主要内容为：项目概况、技术特点、施工条件、主要材料供应、施工方案、开标情况、定价策略、价格水平、投标合同分析、税金、保险、合同风险及合同其他承诺等。
第六条 市场开发部应将合同交底记录、开标记录、招标文件（含图纸）、投标书、签订后的合同文件移交经营管理部。
第七条 经营管理部对接收到的资料进行整理、建档，负责编制工程分包策划、变更索赔策划和标后预算。经营管理部将上述工作成果、资料向项目部进行交底、移交，并指导项目开展工作。
第八条 项目经理部在进场后一个月内召开合同分析和交底会议，会议由经营管理部组织，经理部领导班子成员、各部门管理人员、现场技术员参加。会议内容包括：
（一）宣讲合同条款、计量支付程序、计量规则、变更索赔程序，应将分项工程的计量规则以书面形式下发具体负责的现场技术员。
（二） 研讨合同内容，识别合同风险，制定风险对策。
（三） 分解合同工作，落实工作责任。

第三章 合同履行与控制
第九条 合同履行与控制即是以合同、合同分析结果为基础，对整个合同实施的全过程管理，包括进度、质量、安全、资金、物资设备管理等。
第十条 在合同实施过程中，应严格执行中交股份、局、子分公司、主合同中的相关管理规定。
第十一条 对在合同履行中出现的问题，项目部应及时采取措施予以解决。若出现了预警信号，必须按施工预警与应急管理办法执行。

第四章 合同风险管理
第十二条 风险是指危险发生的意外性和不确定性，以及这种危险导致的损失发生与否及损失程度大小的不确定性。
风险管理是人们对潜在的意外损失进行辨识、评估、预防和控制的过程，是用最低的费用把项目中可能发生的各种风险控制在最低限度的一种管理体系。
风险管理主要包括风险识别、风险分析和风险处置。
第十三条 风险识别与分析
在进行合同分析时，应对项目风险进行识别和分类，并建立《项目风险清单》。项目可能的风险有：政治风险、法律风险、经济风险、自然风险、社会风险、合同风险、人员风险等。同时对业主应承担的风险也应进行识别。
第十四条 风险的处置
对《项目风险清单》中列出的风险，根据风险分析的结果，采取相应的措施，也就是制定并实施风险处置计划。
风险处置措施主要有：
（一）风险回避。即放弃可能发生风险的项目，适用于风险发生频率高、损失大的项目；
（二）风险控制。对损失小、概率大的风险，采取措施控制其发生的概率，降低其造成的损失。
（三）风险转移。对损失大、概率小的风险，采取购买保险或租赁、分包、委托、合资经营等措施。
（四）风险保留。对损失小、概率小的风险留给自己承担。
第十五条 应充分利用保险降低工程风险。经营管理部和相关管理人员应仔细研究保险条款，列出可以索赔的灾害、事故。办理保险理赔一般有以下环节：
（一）及时报损。当发生意外事故时，要在第一时间通知保险公司。
（二）保护现场。收集现场第一手资料，作为理赔的证据。
（三）填报出险通知书，作为理赔的正式文件。
（四）协助保险公司提供理算依据及证明材料，包括图纸、方案、发票、凭证、单据、照片。
（五）与保险公司谈判，达成赔偿意见，填制损失清单，并争取预付赔款。
（六）签订赔偿协议。

第五章 中间计量支付
第十六条 现场技术员、实验测量人员、技术部人员、经营人员均应熟悉计量支付程序和计量规则，以便及时办理质量检验和验收签证工作，及时、有利、合理地办理计量支付，计量支付流程见附图。
第十七条 施工中发生的变更索赔应争取在施工过程中得到批复和计量，以缓解资金压力，降低合同风险，详见第五章规定。
第十八条 对于监理工程师指令用计日工支付的工作,应准确地记录所使用的机械（型号、功率等）台数、人员（分工种、等级）数量、材料数量等，并办理签证，按月进行计量结算工作。
第十九条 每期工程价款结算单，经业主审批后要与所报送的结算单对照检查，是否有未批准的结算项目，搞清原因，进行补救，再次计算报批，避免漏项。
第二十条 项目经营管理部应建立计量支付形象进度台帐，防止分项工程的重计、漏计。
第二十一条 项目经营管理部应按月编制、上报《计量产值统计报表》，每月对比、分析自开工累计计量支付与实际施工产值的差异，每月报公司，公司每季度将汇总报表、各项目分报表报局。
自开工累计计量支付占实际施工产值比例低于80%的，项目经营管理部必须分析原因，找出具体计量滞后的分项工程、金额，及影响计量的工作环节，制定切实可行的改进措施，告之责任人，要求其整改、落实，并将书面分析材料报上级公司。
如果连续两个月低于80%，项目经营管理部应提请项目经理，组织总工、总经、生产副经理、现场技术员、实验测量人员、技术部人员、经营管理部人员召开专题研讨会，制定改进措施，并分工落实。
第二十二条 公司每季度应对在建项目的计量支付工作进行考核。对本季度自开工累计计量占产值比率平均低于80%的项目经理、项目经营负责人每次处以100元至500元的罚款。对比率平均高于90%的项目经理、项目经营负责人每次给予100元至500元的奖励。项目可按计量工作实施环节，对具体责任人予以奖罚。
第二十三条 对于季度自开工累计计量占产值比率平均低于80%的项目，公司经营管理部应对项目计量工作进行分析、督促、指导。

第六章 工程变更索赔
第二十四条 变更索赔工作，从工程投标、施工管理直到竣工结算，贯穿于管理全过程，是所有工程技术、管理人员相互配合、共同参与的一项重要工作，各单位应高度重视。
为加强变更索赔管理，要求项目经理部成立以项目经理为组长，总经济师、总工程师为副组长，经营、生产、技术、材料、财务部门负责人及现场技术员为组员的变更索赔小组。
第二十五条 工程变更应以业主批准或许可为基础，坚持增加效益、降低成本、方便施工的原则，综合考虑满足业主需要、完善使用功能，注意多种方案的经济比较，力争投入与产出最佳结合。
第二十六条 投标阶段的变更索赔
（一）市场开发部应提前谋划，认真研读招标文件，复核工程量清单，了解可能发生的变更索赔项目，采用技巧性报价为中标后的变更索赔工作做好铺垫。
（二）投标书中施工方式、工艺、设备等以满足招标文件要求为准，避免设计变更后建设标准提高或施工工艺改变而单价不提高的情况。
（三）在投标商务或报价文件方面，不做可能影响工程造价的并超出招标文件要求的承诺，防止影响后期的变更索赔工作。
第二十七条 开工前的变更索赔策划
（一）中标后，公司经营管理部、技术部和项目经营、技术主要负责人，根据合同分析、技术规范、现场考察、市场调研等情况，制订项目的工程变更索赔策划，并将策划移交项目执行。
（二）项目进场后，应对公司移交的变更索赔策划组织研讨、细化、补充，责任分工到相关部门、人员进行落实，实行动态管理。
第二十八条 项目变更索赔小组应每月组织召开变更索赔例会，跟踪变更索赔进展情况，策划新的变更索赔立项，对每项变更索赔责任到人，编制、下达《变更索赔策划及责任分工表》，每月报上级公司经营管理部，公司每季度报局。
第二十九条 项目经理部应组织做好图纸会审、工程量复核工作。如果施工图尚未出图，可以有针对性地协助建设、设计单位做好施工图出图和工程量核查等工作，直接把变更设计计入施工图。
校核图纸工程量的重点除了设计图纸中计算错误的工程外，还应注意以下几个问题：
（一）设计图纸中漏项而实际施工必须发生或定额要求或技术规范要求独立支付的部分工程数量。
（二）设计图纸中要求施工而工程数量表或工程量清单漏列的数量。
（三）根据定额或技术规范要求，需由施工组织设计提出确定的工程量。
（四）为保证工程质量，必须进行优化设计而增列的一部分工程量。
（五）现场实测与图纸不符的工程量。
（六）施工现场地质或水文条件使施工作业受到限制或设计文件标定的自然或人为条件与实际情况不符，使投标或设计文件确定的施工工艺、施工方法、施工程序发生改变，从而使工程数量或支付细目单价发生改变。
第三十条 设计变更的重点
（一）路基土石方工程
1.原地面地形地貌，特别是标高、断面（变坡点及桩号加以区别）、地表植被、构筑物、水塘、淤泥等与设计文件的数量差；
2.地基的处理和加固方案改变；
3.原地面的回填和沉降数量以及挖方路段的换填；
4.土石成份的变化；
5. 土石方调配方案，特别是运距变化；
6.取、弃土点的变化和相应的防护，施工便道、征地拆迁费用等；
7.环境保护；
8.边沟、天沟的开挖及数量；
9.路基填筑的材料及取、弃土石成份的区别。
（二）桥涵工程
1.原地面地形地貌，特别是标高、断面、地表植被、构筑物、水塘、淤泥等与设计文件的数量差；
2.地基的处理和加固方案改变，基底换填数量和用量；
3.基础开挖土石成份的变化，有水开挖与无水开挖的改变，临时挡护工程方案等；
4.桩基钻孔地质岩层与设计地质资料的区别；
5.桩径与墩台身尺寸的统一等。
（三）路面工程
1.路床与桥面的标高与平整度验收情况；
2.底基层、基层的强度和标准的改变；
3.混合料生产能力的提高；
4.摊铺方式或混合料掺量的改变。
（四）隧道
1.围岩类别的变更；
2.初期支护型式的变更；
3.施工方案的变更；
4.增加工程项目，如斜井、横洞等。
（五）其他工程
1.防护工程基础开挖；
2.防护工程方案的改变；
3.工程施工所在地地方与村民的要求增加的工程，地方摊派；
4.临时工程及半永久性工程及配套设施、过渡方案等。
第三十一条 技术部应对工程变更进行登记、识别、分析，并迅速、全面落实变更指令。根据变更指令修改、更新和标识相关文件，如：图纸、规范、施工方案、施工计划等，及时向经营管理部等相关部门做好变更交底，协调好各部门的工作。
第三十二条 经营管理部对技术部移交的变更文件、图纸、施工方案进行登记、分析，分析工程变更的影响，记录、收集、整理所涉及的各种文件、指令、照片等，作为工程变更费用或工期补偿的证据，并在合同规定的有效期内提出确定变更工程单价或申请补偿报告。
第三十三条 工程索赔
对业主索赔工作要遵循及时、真实、合法的原则，深刻理解合同条款，加强合同管理，认真分析进行索赔的可能性，采取有效的索赔策略，争取获得最大利益。
（一）索赔的主要条件:
1.业主的违约行为造成的索赔。
2.不可预见因素（异常气候条件）造成的损失、损害或一个有经验的施工单位无法预见的外部障碍或自然条件。如施工现场发现化石、古币、文物等。
3.其他因业主的风险造成的损失和延误。
4.国家或地方政策性变化增加的费用索赔等。
（二）索赔部门责任分工：
1.工程范围的变更、工程拖期、施工现场条件变化、图纸未按约定交付等索赔事件发生时由工程技术部门负责提供索赔信息，协助合约部向业主索赔。
2.业主未按合同约定的标准和方式提供设备材料所发生的索赔事件，物资部提供索赔信息，并协助合约部向业主索赔。
3.业主未按合同约定支付资金、业主拒绝或延迟返还该返还的保函、保修金索赔事件发生，由财务部提供索赔信息，并协助合约部向业主索赔。
4.由于业主的责任或非施工单位的原因造成的费用增加或工期损失，合约部门要按合同争议和纠纷条款规定的程序和要求，及时提供索赔意向书，准备各种证明资料，提交索赔报告，进行索赔谈判，力争索回全部补偿费用。
（三）索赔的程序。当上述索赔条件发生，项目部应按下列程序进行费用或工期索赔：
1.索赔意向通知。应在索赔事件发生后规定时间内，发出书面通知，否则将失去索赔机会或使索赔的金额大打折扣。内容一般包括：索赔事由发生的时间、地点、简要事实情况及发展动态，合同依据条款及损失。
2.索赔资料的收集准备。内容一般包括；索赔事件详细情况的调查、原因分析、责任划分，确定索赔依据；损失或损害的调查或计算；收集证据；起草索赔文件。
3.索赔文件的提交。应该在规定时间内提交正式的书面索赔文件，如时间持续时间长，应按规定时间间隔提交索赔报告。
4.监理工程师、业主依次审核索赔文件。应主动、积极组织策划、公关、协商、论述、举证和谈判，争取最佳效益。
(四)做好索赔需注意以下几点：
1.必须有合同依据，有损害事实，有索赔证据,必须熟悉合同条款，熟悉工程状况，注意积累原始资料。
2.必须在规定时间内提出索赔，按照合同规定的程序提交正确的索赔文件，证明资料。
3.把握索赔的策略、技巧、艺术。正确把握索赔时机，注意索赔谈判中的方式方法，根据情况可做出必要让步。
第三十四条 价格调整
由于市场物价的变化具有很强的不确定性和不可预见性，造成施工成本因物价的变化上涨或降低，为此对物价变化而引起施工成本变化单独处理，即进行价格调整。应注意做好以下工作：
（一）认真研读、分析主合同价格调整条款，掌握价格调整的计算方法、工作流程。
（二）对于主合同中规定不予调整的，当遇到价格异常上涨，或其他特别事件影响价格上涨等情况发生时，项目应主动与其他合同段及业主沟通，提出签订补充协议或以其他方式补偿。
（三）加强各种资源采购、消耗的管理工作，收集、整理好原始票据，建立必要的台账表格，为价格调整提供充分可靠的数据。
第三十五条 在变更索赔实施过程中，经营部应作好变更索赔文件的编号、登记、保存、更新、签证等工作。建立《工程变更、索赔台帐》注明批复状态，并及时更新。
第三十六条 变更索赔奖励
工程变更索赔涉及范围广，应动员全员参与，为了提高变更索赔工作的积极性，应对因变更索赔创造效益或降低了成本的有功人员进行奖励。
（一）变更索赔每年考核一次，考核期为上年12月21日至本年12月20日。项目经理部在本年末31日前将奖励申请、变更索赔批复单、估算成本等相关资料报公司经营管理部，公司经营管理部在收到项目上报奖励申请后2个月内，核定出变更索赔奖励基数及应发放奖金额，并向公司总经理提出奖励意见。
（二）奖金计算公式：奖励金额=奖励基数×奖励系数。
1.奖励基数核定：
以工程变更、索赔产生的利润增加额或亏损降低额为基数计算应发放奖金额，即分别核算分项工程变更索赔前、后的利润，再计算两者差额,以此差额为基数计算应发放奖金额。
依据原合同规定，业主对全线各标段统一进行的价格调整不在奖励基数的核定范围内，原合同规定外获得的价格调整包含在奖励基数的核定范围内。
2.奖励系数：公路项目奖励系数为6%，铁路项目奖励系数为3%，其他工程项目奖励系数由各公司参考公路、铁路项目的奖金额制定。
（三）对有功人员的奖金分配由项目经理提出，报上级经营管理部审核，由公司总经理审批同意后项目制表发放，计入项目成本。
（四）在竣工结算审计完成前，变更索赔奖励暂按核定奖金的一半发放，另一半在竣工结算审计结束后发放，如果参与计算奖励的变更索赔被核减，相应核减变更索赔奖金额。

第七章 工程竣工结算和竣工结算审计
第三十七条 项目按照合同规定的内容全部完成所承包的工程，经验收质量合格，并符合合同要求之后，应向业主及时提出进行最终工程款结算。所有应得到批复的变更索赔必须在最终工程结算书中一并提出。
第三十八条 项目应配合审计单位、业主做好竣工结算审计工作，并在审计工作开展前进行自查，以便及时采取补救措施。自查及竣工结算审计一般需要的资料有：招标文件、招标图纸、施工图纸、竣工图纸、投标书、变更、洽商文件、合同协议书、合同专、通用条款、其他有关该工程的文字签证等。
第三十九条 项目应安排专人负责竣工结算和竣工结算审计工作，在确保应得利益的前提下，争取尽快办理完相关手续。对于因业主原因长期无法办理竣工结算，项目原有人员调离到新项目任职，同时兼管原项目的竣工结算和审计工作的人员，可按500～800元/人.月发放补贴。
第四十条 公司应对项目竣工结算和审计情况进行跟踪，对于因项目原因无法及时办理竣工结算和审计工作的，公司应采取措施督促办理或接管。
第四十一条 项目经营管理部每季度应逐级上报竣工结算和审计进展情况。竣工结算审计结束后，应将竣工结算审计报告移交公司经营管理部。

第八章 合同管理资料、台帐、报表
第四十二条 主合同资料在工程竣工、债权债务清理完成后，由项目按档案管理制度的规定整理、装订，上交公司主管部门审核后，交档案室存档。主要包括：
招标文件、招标图纸、投标书、合同协议书、合同专、通用条款、技术规范、补遗书、中期计量支付报表、变更索赔资料、竣工结算、竣工结算审计报告以及施工过程中与业主的往来信件、会议纪要等。
第四十三条 附图、附表
（一）项目计量支付流程图
（二）主合同交底记录（表1）
（三） 新签施工项目概况表（表2），由项目在合同签订后1个月内逐级上报。
（四）项目风险清单 （表3）
（五）项目计量产值统计报表（表4），由项目每月10日前报公司，公司每季度15日前报局。
（六）公司计量产值统计汇总表（表5），公司每季度15日前报局。
（七）变更索赔策划及责任分工表（表6），由项目每月10日前报公司，公司每季度15日前报局。
（八）变更（索赔）台帐（表7），由项目每月10日前报公司，公司每季度15日前报局。
（九）变更索赔季度报表（表8），由项目每月10日前报公司，公司每季度15日前报局。
（九）主合同管理台帐（表9），公司每季度15日前报局。
（十）变更索赔奖金核定表 （表10）

项目计量支付流程图

原始资料：
1、 中间交工证书
2、 工程分项开工申请批复单及附件
3、 工程质量检验表、有关自检资料、试验及测量报告
每月由项目工程技术部门整理质检资料并提交监理工程师

不同意
监理工程师根据承包人技术部门提供的资料审查并签认中间交工证书

同意
项目经营管理部根据监理工程师签认的中间交工证书填写中间计量单

不同意
项目经营管理部提交中间计量单与监理工程师审查

同意

不同意

同意

业主审批

同意
项目经营管理部根据监理工程师签认的中间计量单填写当月的支付月报

项目经营管理部提交当月的支付月报与监理工程师审查

业主财务支付

中交第三公路工程局有限公司主合同交底记录（表1）
序号
合同名称

合同编号

备注
1
合同总额

暂定金

2
预付款

税金、保险、保函

3
合同工期

4
工程概况

5
水电等施工条件

6
关键工程施工要求

7
主材供应

8
设备要求

9
投标报价情况

10
其它合同承诺

11
不平衡报价及变更预设情况

12
合同风险

13
与会人员签字

交底部门： 交底日期：
中交第三公路工程局有限公司新签施工项目概况表（表2）
年 月 日
项目名称

项目所在地

业主单位

监理单位

设计单位

投资单位

中标资质

施工单位/项目经理

项目技术规模和主要技术指标

合同额

有效合同价

中标日期

合同签订日期

合同开竣工日期

合同工期

实际开工日期

预计完工日期

主要工程内容及数量

主管领导： 经营管理部： 制表：

23

项目风险清单 （表3）
工程名称：
序号
风险类别
风险描述
拟采取的措施
实施计划

项目经理: 主管领导: 部门经理: 制表人: 日期:

中交第三公路工程局有限公司项目计量产值统计报表 （表4）
（ 年 月）
填报单位：
工程名称： 单位：元 每月10日前
项目名称（按业主计量支付报表细目填写）
合同额
本月
产值
本月计量
本季累
计产值
本季累
计计量
开工累计
产值
开工累计计量
开工累计计量/
开工累计产值%
开工累计偏差产生原因说明
（可另附页）
100
总则

200
路基

300
路面

400
桥梁

600
排水

700
防护

暂定金

材料价差调整

开工预付款

保留金

合计

公司主管领导： 公司审核： 项目经理： 项目主管领导： 项目编制人： 编制日期：

中交第三公路工程局有限公司计量产值统计汇总表 （表5）
（ 年 月）
填报单位： 单位：元 每季15日前
序号
工程名称
合同额
本季度产值
本季度计量
开工累计
产值
开工累计计量
累计计量/累计产值%
偏差产生原因说明（可另附页）
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

公司主管领导： 公司审核： 项目经理： 项目主管领导： 项目编制人： 编制日期：

中交第三公路工程局有限公司变更索赔策划及责任分工表（表6）

工程名称： 年 月 日
序号
变更索赔项目
变更索赔理由
合同依据
预计变更索赔额
责任部门/责任人
计划上报时间
备注

合计

项目经理： 经营部门： 填表人：
中交第三公路工程局有限公司变更（索赔）台帐（表7）

工程名称：
序号
变更索赔项目
变更指令
变更工程量
变更单价
上报金额
上报日期
监理批复
业主批复
备注

部门经理： 制表： 填表日期：

中交第三公路工程局有限公司变更索赔季度报表（表8）

（ ）年（ ）季度

单位名称：

序号
工程名称
已申报变更
监理批复变更
业主批复变更
待申报变更

因版面限制，本表右侧省略了 “索赔”、“价格调整”两块内容，应在实际编制报表时填加（用EXCL文件）。

内容如左侧，为：“已申报索赔”、“监理批复索赔”、“业主批复索赔”“待申报索赔”和“已申报价格调整”、“监理批复价格调整”、“业主批复价格调整”、“待申报价格调整”。
本季度
自开工累计
本季度
自开工累计
本季度
自开工累计
金额 (万元）
数量 （份）
金额 (万元）
数量 （份）
金额 (万元）
数量 （份）
金额 (万元）
数量 （份）
金额 (万元）
数量 （份）
金额 (万元）
数量 （份）
金额 (万元）
数量 （份）
一.在建项目

1.公路工程

1

2.铁路工程

1

3.市政及其他

1

公路工程小计

铁路工程小计

市政及其他小计

二.交工项目

此处略，内容同在建项目

合 计

主管领导： 部门经理： 制表人： 填表日期：

中交第三公路工程局有限公司主合同管理台帐（表9）
单位名称： 单位：元
序号
工程名称
工程所在地
合同额
有效合同额
最终结算额
标后预算切块额
切块率
合同开竣工日期
实际开竣工日期
中标书下达日期
合同书签署日期
业主单位名称
设计单位名称
监理单位名称

编制人： 日期：
中交第三公路工程局有限公司工程变更索赔奖金核定表 （表10）

核定期限: 年 月 日～ 年 月 日
单位名称： 单位:元
序号
项目
奖励基数
奖励系数
奖励金额
1
变更增加利润额

2
变更减少亏损额

3
索赔增加利润额

4
原合同外新增价格调整

5
合计

总经理： 主管领导： 部门负责人： 核定人： 核定日期：

备注：奖励基数应另附计算表。