COP-06信息交流管理程序.doc

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文件编号：COP-06
天津市纳川电子有限公司
程序文件
版本：C
发布日期：2009.5.1

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生效日期：2009.5.1
信息交流管理程序
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1.0 目的
为了对与公司环境因素和质量、环境、环境物质管理体系有关的信息及时准确地收集、传递、反馈和处理，作好信息的管理，保证内部和外部信息交流的有效性,特制定本程序。
2.0 范围
适用于与环境因素及质量、环境、环境物质管理体系有关的信息,如环境法律法规及其它要求变化的信息、外部相关方的环境要求信息、有关化学物质的毒性、安全数据、环境管理者代表的任免、监测的结果、体系运行情况的信息的传递与处理，以及与内、外部各方的信息交流。
3.0 定义
相关方：是指关注本公司环境表现(行为)或受本公司环境表现(行为)影响的个人和团体。例如：临近工厂、员工、外协加工厂、顾客和政府机构等。
4.0 权责
质量部：负责信息传达流程的管理工作，负责内外部环境信息改善后的发布及公告，内、外部(包括临近工厂、政府机构等)环境信息的接收，保存和管理相关的信息。
各部门：负责工作范围内信息的传递与交流；各职能部门负责对应相关方信息的收集。
5.0 程序内容
5.1 信息传达流程：
反应到环境目标与指标
记 录
回 答
接 收
环境信息来源
（内部、外部）

外部:政府主管机关、客户、社区邻居……
内部:制度、决议、提案、反馈……

对内外部环境信息接收窗口:质量部

口头或文件式的回答
担当：质量部

作记录及信息的保管
担当：质量部

参考：目标、指标和方案、削减计划管理程序
法律法规和其他要求管理程序
担当：质量部、相关部门
5.2 信息的分类：
5.2.1 外部信息：
A 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构、气象台等监测或检查的结果及反馈的信息；
B 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准及其它要求等；
C 相关方（客户、合同方、供应商、废物收购方、运输公司等）反馈的信息及其投诉等；
D 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、质量管理等方面的信息。
5.2.2 内部信息：
A 正常信息，如方针目标指标，检验监测记录、内部审核与管理评审报告，以及体系正常运行时的其它记录等；
B （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施报告表等；
C 紧急信息，如出现火灾、台风等情况下的环境信息与记录；
D 其它内部信息（如员工的建议等）；
E 重要环境因素或产品质量事故的信息。
5.3 信息的收集与处理：
信息可采用书面资料、记录、讨论交流、会议、宣传栏、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。
5.3.1 外部信息的收集与处理：
5.3.1.1 质量部负责地方环境监测站、环保局、质量技术监督局，认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，交管理者代表进行确认后传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，及时组织人员进行原因分析，并采取纠正措施进行改善，按《纠正预防措施控制程序》的要求进行处理；
5.3.1.2 法律法规及其它要求的资讯信息由质量部及各部门相关人员负责收集、并及时的更新、整理，按《法律法规和其他要求管理程序》及《文件控制程序》操作；
5.3.1.3 质量部、管理部、采购部分别负责与物料供应商、废弃物收购方、运输公司进行信息沟通，对其环境活动施加影响，参见《供应商选择和管理程序》；销售部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；
5.3.1.4 各部门直接从外部获取的其它类信息，如环境管理技术、环境管理信息等，以文件或电子邮件方式反馈到管理者代表，由管理者代表负责分类、整理，根据需要传递到相关部门；
5.3.1.5 节假日或休息时间的信息交流按照公司的紧急联络网进行；
5.3.1.6 出现紧急事态时，管理者代表应根据不同情况及时与当地物业管理部门、当地政府联络。
5.3.2 内部信息的收集与处理：
5.3.2.1 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；质量部把公司的质量方针、环境方针及环境物质方针制成标语牌或看板，悬挂于显眼醒目处；
5.3.2.2 （潜在）不符合信息的处理详见《纠正预防措施控制程序》；
5.3.2.3 紧急质量/环境/有害物质信息由发现部门迅速传递给管理者代表处理，可采用电话等方式，参见《应急准备和响应管理程序》；
5.3.2.4 其它内部信息，提供者可以以文件或电子邮件方式反馈给相关责任人员进行处理；
5.4 对质量、环境和有害物质管理体系运行过程中各类记录的控制，详见《记录控制程序》。
5.5 各部门对接收传递的信息予以填写《信息联络处理单》。
6.0 参考文件：
6.1 COP－01 《文件控制程序》
6.2 COP－02 《记录控制程序 》
6.3 COP－05 《法律法规和其他要求管理程序》
6.4 COP－07 《目标、指标和方案、削减计划管理程序》
6.5 COP－12 《供应商选择和管理程序》
6.6 COP－26 《纠正预防措施控制程序 》
7.0 附件:
7.1 R－0601C 《信息联络处理单》　　　　　
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