销售合同管理办法.doc

销售合同管理办法

主控部门：商务部
相关部门：销售机构、软件中心、方案推广销售部、质量监督部、财务部
文档控制

更改记录

日期
作者
版本号
更改记录

目录

1 目的 4
2 适用范围及原则 4
3 岗位及职责 4
3.1 销售机构职责 4
3.2 软件中心职责 5
3.3 方案推广销售部职责 5
3.4 质量监督部职责 5
3.5 商务部职责 4
3.6 法务专岗职责 5
3.7 财务部职责 6
4 销售合同分类与适用范围 6
5 销售合同管理流程图 6
6 销售合同管理流程描述 7
6.1 合同起草 7
6.2 合同评审及签订 8
6.2.1 合同评审的方式： 8
6.2.2 合同评审权限： 8
6.2.3 合同评审的时间要求： 8
6.2.4 合同签章 8
6.3 合同移交及执行管理 8
6.3.1 合同的移交 8
6.3.2 合同的执行管理 9
6.4 合同应收款 9
7 销售合同的变更与纠纷 10
8 合同的存档 10
8.1 合同的编号规则 10
8.2 合同的存档 10
9 合同附件 10

1 目的
为了贯彻国家有关法律法规，维护公司正常的经营秩序，提高公司的经营管理水平，适应公司不断发展的需要，在合同管理制度的基础上，特编写本销售合同管理办法。
2 适用范围及原则
2.1适用范围：适用于公司所有销售机构的销售业务活动。
2.2原则：未经公司评审过的合同不能让客户先签章。
2.3合同签约主体：对于新建分公司，销售合同总金额大于２０万元的合同签约主体只能为总部。对于已建分子公司，根据客户的需求决定合同的签约主体。
3 岗位及职责
3.1 销售机构
3.1.1学习并掌握公司的合同管理制度、ＣＲＭ系统销售漏斗的管理程序，将所有的销售项目均在ＣＲＭ系统中备案；按照公司标准合同模版的条款同客户进行合同的商务谈判；对于非标准合同模版以及大额的合同须提前至少3个工作日通知商务部准备合同的评审。
3.1.2严格按照商务部的要求及时填写《销售/采购申请单》。
3.1.3了解并掌握公司所销售产品的特点及功能，避免给客户做不现实的承诺而给公司造成无谓的经营损失。
3.1.4按照公司相关产品销售的规定给客户进行供货周期、服务、退换货等承诺，避免给客户不现实的承诺。
3.1.5与客户签订合同前要全面了解客户的资信状况及该项合同的可执行性，以防欺诈行为发生，并有责任向商务部门提供完整的客户信息。
3.1.6了解合同执行情况，对可能出现的问题及时向主管领导反映并加强与执行部门及客户沟通，协助解决问题。
3.1.7按照合同的约定执行收款，如果产生超期欠款，则应尽快努力收回。
3.1.8积极配合实施服务人员、项目经理做好产品、项目的客户验收工作。
3.2 商务部
3.2.1总部商务部职责
3.2.1.1标准合同文本的发布执行，特殊合同文本的参与拟定。
3.2.1.2对ＣＲＭ系统进行管理。
3.2.1.3根据公司各项规定对合同的主要条款进行审核，主要条款指：产品名称、规格型号、数量、价格、收款方式、收款期限、供货周期、实施周期等；对所有非标准合同组织评审。
3.2.1.4对本公司的合同统一编号、登录合同各项信息并分类汇总、保管。
3.2.1.5监督合同进程，对不能完全按照合同条款执行的部分应该及时向销售机构通报。主要内容包括：严格保证合同的供货周期、合同的客户付款到帐、开销售发票及发货、验收等环节，定期检查已届期满的合同是否已经全面履行，以及合同从签订到执行完毕的各个阶段是否符合规定要求。
3.2.1.6负责公司的应收账款管理工作，定期向各销售机构和销售人员提供《销售情况统计表》，督促欠款的催收工作。
3.2.1.7合同相关数据统计、分析，为公司的经营决策提供有效的分析数据；协助建立用户信息档案。
3.2.1.8保证销售机构在订单传递、特价审批、合同跟踪、物流配送等商务环节上的畅通与高效。
3.2.2已建分子公司商务人员职责
3.2.2.1对销售合同发起合同评审，并审核合同中合同产品、合同金额、收款方式等相关条款。
3.2.2.2向总部订货、收货、保管与发货。
3.2.2.3审核销售人员提交的《发票申请单》并提交财务人员。
3.2.2.4《销售情况统计表》的维护与更新。
3.3 法务专岗
3.3.1对标准合同模版的草拟并组织评审;
3.3.2对销售合同中法律条款的审核;
3.3.3合同执行过程中出现的法律问题进行法律支持。
3.3.4负责总部合同专用章的保管与使用。
3.4 软件中心
3.4.1为公司各销售机构提供销售、实施及产品日常的运维服务支持。
3.4.2对于特殊的合同，协助销售机构与客户进行相关产品的技术交流与沟通。
3.4.3为了防范技术风险、保证合同的顺利执行，需要对非公司标准合同模板起草的合同相关条款进行审核，包括：客户需求、开发及实施周期等的审核。
3.5 方案推广销售部
3.5.1为公司各销售机构提供方案型的销售建议，更好的为客户的系统提供服务。
3.5.2参与销售合同的评审。
3.6 质量监督部
3.6.1对合同项目的开发、实施的执行过程进行立项、跟踪与监控；
3.6.2保存合同项目的相关开发和实施文档；
3.6.3负责将合同项目的阶段性验收报告文档及时移交商务部。
3.7 财务部
3.7.1总部财务部职责
3.7.1.1根据商务部提交的《发票申请单》开具销售发票。
3.7.1.2合同款项到款及时通知商务部直销销售商务。
3.7.2已建分子公司财务人员职责
3.7.2.1审核或审批合同中的商务条款。
3.7.2.2根据商务人员审核后《发票申请单》开具销售发票。
3.7.2.3合同款项到款及时更新《销售情况统计表》并通知合同责任人。
3.7.2.4合同相关数据统计、分析，为公司的经营决策提供有效的分析数据
3.7.2.5合同印章的保管与使用。
3.7.3新建分子公司区域财务主管职责
3.7.3.1对销售合同发起合同评审，并审核合同中合同产品、合同金额、收款方式等相关条款。
3.7.2.1向总部订货、收货、保管与发货。
3.7.3.2根据合同责任人提交的《发票申请单》进行审核并开具销售发票。
3.7.3.3合同款项到款及时更新《销售情况统计表》并通知合同责任人。
3.7.3.4合同印章的保管与使用。
4 合同分类与适用范围
4.1委托技术开发合同：委托产品开发、综合业务系统开发、自主产品个性化开发。知识产权归委托方或双方所有的合同；
4.2产品销售及服务合同(混合销售)：自主知识产权软件产品销售及服务、代理产品销售及服务；
4.3技术实施或服务合同：非产品类的技术实施、技术服务、技术咨询；
4.4销售代理协议/订货单：代理商/分子公司销售本公司的产品而与总部签订的销售协议/订货单；
5 合同管理流程图

6 合同管理流程描述
本流程描述中的商务人员指：总部--直销销售商务；已建分子公司--商务人员；新建分公司--区域财务主管
本流程描述中的财务人员指：总部—财务人员；已建分子公司—财务经理；新建分公司--区域财务主管
6.1 合同起草
6.1.1所有的销售合同在签订前均须在ＣＲＭ系统销售漏斗中备案，否则，商务人员不予发起评审。
6.1.2各销售机构需严格按照公司制定的标准合同模版起草，根据客户的意见在修订状态下对合同进行修改；然后邮件提交至商务人员进行初审。（“合同模板”见附件一）
6.2 合同评审及签订
6.2.1 合同评审的方式：
合同评审的方式为邮件评审或会议评审，具体方式根据合同的实际情况而定，且按照《合同管理制度》执行。
6.2.2 合同评审权限：
参与合同审核和审批的人员详见附件二《合同审核及审批权限表》。
6.2.3 合同评审的时间要求：
6.2.3.1邮件评审：所有审核人的审核同步进行，即评审发起人同时将合同草稿邮件发给所有审核人，审核人应在一个工作日内向发起人反馈意见；审批人为逐级审批，每个审批人应在一个工作日内反馈意见。
6.2.3.2会议评审：评审发起人在接到合同责任人的合同草稿后，在2个工作日内组织会议评审，并在评审会召开的同时将纸质合同草稿发给所有审核人和审批人，参与评审的人员在会议讨论结束的同时在《销售合同审批表》（附件三）上出具评审意见。
6.2.4 合同签章
6.2.4.1合同审批后由合同责任人自行签订，且凭审批后的《销售合同评审表》请合同印章保管人给予加盖合同章；
6.2.4.2特殊说明：由于客户方的特殊原因，未经公司审批而先使用印章签订的销售合同，须补走审批流程，否则，此类合同的收入不予计算销售业绩，但公司将继续履行合同的权利及义务。
6.2.4.3客户方、我方均签字盖章后，此合同即签订完毕。
6.3 合同移交及执行管理
6.3.1 合同的移交
6.3.1.1合同签订完毕后，合同责任人应立即填写《销售/采购申请单》（附件四）（本单一式四联：白联：商务人员留存；粉联：如果有第三方产品采购则采购执行人留存；黄联：视同订货单由订单受理专员留存；兰联：交由合同责任人留存）连同合同一并移交至合同签约主体方商务人员进行合同的存档及执行管理；
6.3.1.2《销售/采购申请单》须将销售部分以及采购部分均填写清楚，如合同的采购价格暂时未确定的，则由合同责任人以从高的原则暂估采购价格，待采购合同签订后，由商务人员进行核对并修正即可。
6.3.1.3《销售/采购申请单》经商务审核，商务部经理/分子公司财务经理审批后，即可开始列入《销售情况统计表》进行合同的收款/付款、销售收入/成本的统计；如果采购价格为暂估的需由业务主管副总裁审批后（分子公司可邮件审批）方可计入销售人员的业绩统计。
6.3.2 合同的执行管理
6.3.2.1合同内产品的发货参见《订单管理程序》
6.3.2.2合同的开发/实施/服务申请和合同项目的立项参见公司的项目/实施服务流程（《实施方法论》、《项目管理流程》、《项目考核办法》）
6.3.2.3合同销售发票的开具
6.3.2.2.1由合同责任人提交一式两联的《发票申请单》（附件五）至商务人员；
6.3.2.2.2商务人员根据合同内容、发货情况、实际的收款、开票情况审核《发票申请单》；
6.3.2.2.2.1如果先发货后开发票，则按正常发货后开具销售发票的流程进行；
6.3.2.2.2.2如果先开发票后发货，则需商务部经理／分子公司财务经理审批后，再按正常的开票流程进行；
6.3.2.2.3审核无误后提交财务开具发票；
6.3.2.2.4财务根据《发票申请单》开出发票，同时将《发票申请单》的第二联返给商务人员，并通知发票申请人领取或直接邮寄至分子公司；
6.3.2.2.5商务人员根据返回的《发票申请单》更新《销售情况统计表》。
6.3.2.3合同回款的处理
6.3.2.3.1财务收到回款后，每天上午9点30分前邮件通知商务人员上一个工作日的回款记录；
6.3.2.3.2商务人员根据回款的金额和客户，判断到具体的合同中，形成当日的回款清单，邮件通知合同责任人和相关领导，并及时更新至《销售情况统计表》。
6.3.2.4合同收入/成本的确认
6.3.2.4.1需开发/实施交付的合同项目，由质量监督部/分子公司实施服务人员将合同项目的阶段性验收报告（《项目总体计划》、《项目培训报告》《项目上线报告》《项目验收移交报告》）移交商务人员；
6.3.2.4.2不需要开发/实施交付的合同项目，由合同责任人将《产品/服务签收单》移交商务人员。
6.3.2.4.2商务人员为阶段性验收报告进行编号管理，然后根据《收入/成本确认原则》进行合同的收入/成本确认；
6.3.2.4.3将已经编号且收入/成本确认过的阶段性验收报告移交至合同管理员存档管理。
6.4 合同应收款
6.4.1应收款：是指公司因销售产品或者是提供劳务而形成的债权。应收款分为未到期和逾期两种：
6.4.1.1未到期：合同规定的信用期内的欠款。
6.4.1.2逾期：超过合同规定的信用期的欠款，对于逾期较长或回收难度较大的应收款，则由主管副总裁决定是否向客户发送信用沟通函（对账单）或催款函或律师函。
6.4.1.3合同坏账：对于逾期的应收账款，根据财务规定计提坏账准备。
6.4.2各销售机构应积极催收逾期欠款，对按时付款确实有困难的客户要与之签订付款协议（要求客户签字盖章），明确付款日期和金额，经相应合同审批权限人签字后交商务部备案。如果因合同存在技术问题，暂时不能签订付款协议，各销售机构应与客户签订解决方案备忘录（要求客户签字盖章），注明解决什么问题，客户应在什么时间、什么条件下付款等等。经相应合同审批权限人签字后，交商务部备案。
6.4.3销售机构内销售人员调离公司或内部调动工作岗位，应与销售机构负责人指定的其他销售人员办理应收款书面移交手续，交商务部备案。若形成无人负责的欠款合同，销售机构负责人应指定专人接管。
7 合同的变更与纠纷
7.1合同发生变更，各销售机构需填写《合同变更审批表》（附件六），并与客户签订合同补充协议，审核及审批权限与新签订合同流程一致，并按合同补充协议的条款在商务人员处备案执行；
7.2合同发生纠纷，各销售机构应主动与法务专岗联系，获得解决方案。
8 合同的存档
8.1 合同的编号规则
8.1.1销售合同：UFGOV（用友政务）-2010（年度）-S（销售）-00X（顺序号）
8.1.2销售代理协议：UFGOV（用友政务）-2010（年度）-A（代理协议）-00X（顺序号）
8.1.6销售合同对应的阶段性验收文档：
8.1.6.1《项目总体计划》：销售合同编号-JH（计划）-年月日
8.1.6.2《项目培训报告》：销售合同编号-PX（培训）-年月日
8.1.6.3《项目上线报告》：销售合同编号-SX（上线）-年月日
8.1.6.4《项目验收移交报告》：销售合同编号-YS（验收）-年月日
以上为总部签订的合同的编号规则，各分子公司均需在各类合同编号的规则中增加“分子公司的首字母后”参照执行。如，上海分公司的销售合同编号为：
UFGOV（用友政务）-SH（上海）-2010（年度）-S（销售）-00X（顺序号）。
8.2 合同的存档
8.2.1所有总部签订的合同及其相关文档，均由总部商务部合同管理员存档并建立《合同台帐》。
8.2.2所有分子公司签订的合同及其相关文档，均由分子公司的商务人员存档并建立《合同台帐》,每月最后一个工作日将《合同台帐》提交总部备案。
9 合同附件
附件一：标准合同模板
附件二：《合同审核及审批权限》
附件三：《销售合同评审表》
附件四：《销售/采购申请单》
附件五：《发票申请单》
附件六：《合同变更审批表》
附件七：《用友政务公司１０年度产品报价单》；
附件八：《用友政务公司１０年度产品清单及合同签订方式列表》