管理制度试用.doc

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员
工
手
册

文件编号
ZTJS-001
版本编号
ZT20121101
修订日期
2012年月11月
编制单位
人力资源部
文件发放范围
全体员工
上一次更新日期
2012年11月
本次更新时间
2012年12月16日
第一章 公司组织架构与部门职责
总经理
副总经理
项目经理
运营部经理
研发设计部
工程业扩部
人事行政部
工程部
预算部
技术安全部
采购部
驻外项目部
仓库
财务部
各班组
法律顾问
一．公司组织架构
二．公司各部门职责：
1.总经理工作职责：
（1）、对外代表公司行使一切权利及义务。
（2）、对内综合管理全盘营业目标、方针及决策。
（3）、建立企业激励机制，弘扬企业文化，为员工搭建施展才能的平台；
（4）、对全体员工进行考核工作，对职能负责人及其他相关职员的任免、劳动报酬、奖惩进行直接的评定、考核；
（5）、建立系统、完善的质量管理体系，引导员工树立工程质量精品意识、品牌意识；
（6）、重要原料、设备等采购计划之核定。
（7）、公司重要决策之核定及重要合约之签定。
（8）、公司重要投资计划之核准。
2．法律顾问工作职责：
（1）、处理公司日常法律事务，从法律角度规范公司内部管理章程和业务运作。
（2）、参与审核、起草公司签署的各类合同协议，确保其法律上的准确性。
（3）、根据公司需要向公司决策层提供相关法律、法规、政策性建议。
（4）、对公司重大商业谈判和经营决策提供法律论证报告。
（5）、参与公司培训工作，提供与公司业务相关的法律培训和制定员工法制教育工作计划并实施。
（6）、代表公司处理诉讼和仲裁法律事务。
（7）、配合公司审计需要，处理法律领域的突发事件。
（8）、提供公司业务运作需要的其它法律咨询。
3．副总经理工作职责：
（1）、遵循公司既定方针，订立公司各部门工作具体计划，经总经理批准后执行。
（2）、对公司各部门工作效率的提高及业务工作分派进行指导、监督和调整。
（3）、把握分管业务工作的实施状况，并及时向总经理报告工作实施结果。
（4）、严格控制公司已制定的预决算开支，对各部门资金使用进行监控。
（5）、管理公司的日常作业，及时处理异常情况，同时将事态向总经理报告。
4．财务部经理工作职责 
（1）、全面负责本部门各项工作，直接对总经理负责。
（2） 、组织公司的财务管理工作，制定和完善财务管理制度和操作流程，协助总经理进行经营管理。 
（3）、审核会计凭证和各类会计报表，编写财务分析，送总经理审阅。 
（4）、加强部门建设，开展业务培训，提高并保持部门员工的总体业务水平。 
（5）、编制财务预算，审核控制各项费用支出，合理安排各项费用。 
（6）、检查、监督各项收入的及时收缴，保证公司资金的正常周转。
5．行政部工作职责：
（1）、依据营销计划、财务计划拟订人力资源计划、后勤保障计划。
（2）、负责公司人员定编定岗、招聘、培训、考核、晋升的组织工作。
（3）、拟订、实施员工福利、安全、生活保障方案。
（4）、负责落实公司总部公共财产管理。
（5）、依据总经理指示，负责协调各部门工作关系。
（6）、负责公司各项规章制度的建立完善和落实工作。
（7）、负责全公司文件（合同）、印章、档案的统筹规范管理工作。
（8）、负责公司办公设备（设施）的管理使用维护以及办公用品管理控制工作，确保办公设备（设施）正常安全有效发挥作用。
（9）、负责各种会议的组织筹备工作，做好行政会议记录。
（10）、处理与外界公共关系，负责来访接待工作。
（11）、负责公司各部门工作计划执行情况的追踪检查。
（12）、负责公司人事考勤管理，拟订转正、晋升员工工资调整方案。
（13）、负责公司办公用品和设备设施的采购工作。
（14）、配合财务部做好公司固定资产实物的管理工作。
（15）、处理公司涉及的法律事务,为公司对外事务提供法律支持,协助审查公司合同协议内容。
（16）、负责公司产品、商标、图案的注册和保护,维护公司的知识产权。
（17）、负责了解员工思想动态，沟通员工感情，做好员工思想
6．项目经理工作职责：
（1）、项目经理是工程项目代理人，是对工程项目施工全过程全面负责的主要管理者和第一责任人，由其代表项目领导班子与公司签订项目经营责任书、安全等方面的责任书；
（2）、遵守国家法律、法规，执行公司有关文件和规章制度，运行整合型体系，履行公司与业主签订的工程承包合同中由项目经理负责履行的各项条款，完成各项考核指标；
（3）、负责组织项目策划和项目管理（质量、环境和职业健康安全）策划工作；
（4）、根据公司规定，组织制定项目内部各项管理措施、细则和分配方案；明确项目部其他班子成员、管理人员的责权利；
（5）、定期组织经济活动分析，对项目合同的执行情况进行动态控制，确保项目责任成本在控制范围内；
（6）、负责组织、落实项目的工程变更、工程索赔工作；
（7）、定期或不定期向总经理报告生产、经营以及管理工作情况，如遇重大问题、紧急情况或特殊事项应随时请示；
（8）、负责协调好业主、监理、设计、地方政府群众、供方及其他相关方关系；
（9）、严格按照财务制度管理、使用、控制资金；严格按产值比例控制招待费用开支；不得超越代理权限对外借款、贷款、出借资金；
（10）、有责任组织项目员工进行业务培训、学习，提高他们的管理、技术水平、业务能力和环保安全意识、道德修养，有责任为公司培养后备的管理人才、技术人才；
（11）、有责任搞好项目的后勤保障工作，为员工提供锻炼身体、健康娱乐场地设施；
（12）、对班组进行有效的管理，组织对班组进行月、季度、年度考核；对班组工人的工资发放、基本生活福利待遇、劳动保护等方面的情况监督；
（13）、有责任组织技术进步和技术革新工作；
（14）、有责任保护员工的合法权益；
（15）、有责任保护公司的财产不受侵犯；
（16）、对在项目部施工管理中树立、保持政泰品牌负主要责任；
（17）、接受公司检查、管理、监督；
（18）、其他相关职责按公司有关规定。
7、运营部经理职责
1、负责建设工程施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料供应合同的洽谈与管理。
　　2、负责工程预算、结算的审核工作。
　　3、负责编制工料分析。
　　4、负责企业招投标的编制及具体实施工作。
　　5、负责分公司、专业分包、劳务分包结算工作。
　　6、负责内外业中经济指标的审核。
　　7、负责公司月结算及年结算的核算工作。
　　8、负责专业分包单位、劳务分包单位、材料供应单位、招投标等有关信息的收集工作。
　　9、负责处理公司对外的经济纠纷。
　　10、负责与企业有关的协会、组织团体及主管部门的沟通与落实。
　　11、负责组织本部门的体系运行工作。
　　12、经常组织各种专业知识、业务能力培训，统一组织学习相关结算文件及法律法规，提高全体预算员的业务能力及综合素质。
　　13、负责组织施工组织设计中经济指标的审批工作。

8．预算员工作职责
（1）、全面负责本部门各项工作，直接对总经理负责。预结算工作由合约预算部全面负责、合约预算部组织与管理预结算工作的具体实施。
（2）、全面负责本部门各项工作，直接对总经理负责。合约预算部负责监督、审核、引导和评价预结算工作，与其它相关部门间的配合及协调，保证工程预结算编审结果的及时、准确、合理，有利于公司利益，
（3）、预结算人员负责按有关图纸资料、招标文件、合同、有关法律、法规及公司规章制度，客观、公正而又严格地编制和审核工程预结算，必须恪守廉洁奉公、尽职尽责的工作准则，杜绝因人为因素和疏忽大意而产生的错误。
（4）、为保证预结算工作质量，预结算人员应不断充实和更新专业知识，提高业务水平，平时应积极主动搜集和熟悉各种造价信息资料，不影响工作的前提下，应每周到工地一次，了解及熟悉现场施工情况。
（5）、所有参与预结算的人员应严守公司机密，妥善保管好与工程预结算有关的资料，防止公司经济信息对外泄露；
（6）、所有预结算人员有义务对工程预结算工作提出合理化建议。预结算人员应当保证工程预结算结果的真实性、独立性和科学性，对于任何影响上述三性的因素均可提出异议。
9．专职安全员安全生产职责
（1）、负责对安全生产进行现场监督检查，发现事故隐患及时向项目负责人和安全生产管理机构报告，同时还应采取有效措施，防止事故隐患继续扩大。
（2）、参与组织施工现场应急预案的演练，熟悉应急救援的组织、程序、措施及协调工作。
（3）、参加编制年度安全措施计划和安全操作规程、制度、施工现场应急预案制定工作。
（4）、指导生产班组安全员开展安全工作。
（5）、会同有关部门做好安全生产宣传教育和培训，总结和推广安全生产的先进经验。
（6）、参加伤亡事故的调查和处理，做好伤亡事故的统计、分析和报告，协助有关部门人员提出防止事故的措施，并督促实行。
（7）、督促有关部门人员按规定分布和合理使用人个防护用品，保健食品和清凉饮料。
（8）、会同有关部门人员做好防尘、防毒、防暑降温和女工保护工作。
（9）、监督安全作业环境及安全施工措施费的合理使用。
（10）、制止违章指挥、违章作业。
10．班组长安全生产职责
（1）、认真执行有关安全生产的各项规定，模范遵守安全操作规程，对本班组工人在生产中的安全和健康负责。
（2）、根据生产任务，生产环境和工人思想状况等特点，开展安全活动。对新调入的工人进行岗位安全教育，并在熟悉工作前指定专人负责其安全。
（3）、组织本班组工人学习安全生产规程，检查执行情况，教育工人在任何情况下不违章蛮干，发现违章作业，立即制止。
（4）、经常进行安全检查，发现问题及时解决。对不能根本解决的问题，要采取临时措施，并及时上报。
（5）、认真执行交班制度，遇到不安全问题，在未排除之前或责任未分清之前不交接。
（6）、发生工伤事故，要保护现场，抢救伤员，立即上报，详细记录，并组织全班工人认真分析，吸取教训，提出防范措施。
（7）、带领本班工人积极参加事故应急救援演习，掌握急救基本知识和器材使用方法。
（8）、对安全工作中的好人好事及时表扬。

第二章 政泰人
一.员工关系与沟通
1、根据项目规模、实际需要，本着一职多能、精干高效的原则公司一贯提倡良好、融洽、简单的人际关系；同时提倡个人与公司及个人与个人之间的沟通。
2、公司提倡坦诚的沟通与合作，并相信职员在共同工作中会建立真挚的友谊。
3、为达到充分沟通的目的，公司定期或不定期的通过公司共享文件向员工通报公司近期的经营管理信息。
4、当职员认为个人利益受到不应有的侵犯，或对公司的经营管理措施有不同意见，或发现有违反公司各项规定的行为时，可以以书面的形式向上级部门或机构总负责人提出意见及建议。
二.职员活动：
1、公司为保障职员的身心健康，每月组织经常性的体育锻炼和娱乐活动；
2、每个月公司会为在当月生日的员工举行集体生日party，以示祝贺；
3、一般来说职员均有机会参与公司每年定期或不定期举行的各项活动，例如公司周年庆祝活动、嘉年华春节晚会、旅游活动等。
三.政泰人工作守则
1、不得谎报请假理由；
2、不得经常性的迟到；
3、不得私自领取、更换公司配备的固定资产及物品；
4、不得无故不参加公司组织的会议或集体活动；
5、不得在工作的时间谈天、嬉戏、阅读与工作无关的书籍、杂志等；
6、在工作时间内未经请假批准，不得擅自离开工作岗位；
7、对部门经理、主管指示或有期限的工作安排，未有正当理由不得推迟期限或拒不听从指示；
8、由于个人的过失导致工作的失误，并造成损失，应主动承担错误、责任；
9、在规定的时间内提交应交的工作报告；
10、 同事之间不得相互讨论工资、奖金信息；
11、不得在公司范围内传播与公司有关的小道消息。
如果有员工因违反上述事项，根据情节严重程度，公司将出示相关的书面警告或开除相关的员工，不支付任何经济补偿。
四.政泰人安全卫生守则
1、爱护公司公物，注重所有设备的定期维修保养，节约用水、电、纸、易耗品等。
2、养成卫生习惯，不乱丢纸屑等杂物，不随地吐痰，如在办公室发现有纸屑、杂物等随时捡起放入垃圾桶，以保持办公室清洁。
3、不允许员工在办公范围内吸烟。如需要，请到吸烟区吸烟。
五.政泰人行为规范
1、员工衣着整洁、大方、精神饱满，不迟到、不串岗、不怠工、不务私、不早退、不闲谈；
2、员工之间不泄密、不问工资、奖金及其它机密事宜、不传递小道消息；
3、员工之间要互相关心他人和帮助别人。

第三章：附则
《员工手册》为公司内部管理资料，属机密文件，职员只可借阅，不可抄袭、翻印、私存、泄露。如有泄密，公司将根据保密制度给予相应惩罚直至追究法律责任。

第四章：《考勤管理细则》
考勤管理细则
为促进公司员工自觉、严格遵守工作纪律，确保正常的工作秩序，结合公司工作的实际情况，制定本考勤规定。
本制度作为《员工手册》的补充附件，所有员工均需严格遵守，各部门经理\主管有责任配合行政部对本部门人员进行监督管理。

一、考勤内容
1、上班时间：
公司规定的工作时间为：上午8:30-12:00，下午1:00-5:30，上、下班需要打卡，每日工作八小时，每周工作五天。
2、迟到、早退：
在公司规定的上班时间内应到而未到，视为迟到；在未到规定的下班时间提前下班者，视为早退。
*注
l 公司早上给予每位员工30分钟的时间缓冲时间，只是作为突发状况的缓冲，而不是理解为9：30为正常上班时间，9：01-9：30之间的打卡记录，会列入员工每月绩效考核；超过9：30分打卡者还将被在公司内通报迟到记录；
l 下班提前超过5分钟以上打卡者，视为早退；
3、擅离职守：
工作时间内，未经批准离开岗位办理与本岗位无关的事务或私事，如长时间打私人电话、聊天、抽烟等；
4、旷工：
未经准假且没有以电话等方式提前告知直属上级及行政部相关情况，在公司规定的正常工作日内擅自不到班者视为旷工，行政部以0.5天为最小单位记录考勤。
*例如：
如果有员工9:35am才到公司，行政部考勤会记录该员工迟到35分钟；如果行政部在10:00am发现该员工还未到公司且无电话等任何告知说明，则按旷工处理。
下午1：00上班时如出现同类情况，处理方法一致。
5、不允许因私事申请推迟上班、再以加班补回推迟的时间这类情况发生，如有发生一律视为请假，以0.5天为最小单位起计。如有特殊情况，请汇报部门经理及行政部门特批处理。
6、午餐/午休时间。

二、考勤规定：
1．对于迟到、早退、擅离职守、旷工现象，视情节给予以下处理：
（1）、当月累计达1次者，行政部门口头警告，并通报给部门经理；
（2）、当月累计达2次者，行政部发书面警告，并通报给部门经理、人事行政总监、总经理、CEO；
（3）、当月累计达3次者，公司有权开除该员工，且公司不支付该员工任何赔偿金。
（4）、如有以下重大迟到情况者（不可抗力因素导致迟到的除外），处罚如下：
l 打卡时间为9：31am至9：45am者，罚款30元/次；
l 打卡时间为9：46am至10：00am者，罚款50元/次。
l 打卡时间在10：00am以后者,  除罚款50元/次外，同时按旷工处理。

2.对于旷工现象，除如同上述对于迟到、早退、擅离职守的规定外，同时还会扣发工资，以0.5天为最小单位起计。
*注：
l 旷工按天数扣发工资，计算方法为：扣发旷工工资=员工工资总额/21.75*旷工天数*扣发旷工工资比例（100%）。

3.午餐/午休时间为12：00-13：00，严禁提前外出就餐\使用微波炉；需要午睡的同事可提前定好闹钟，下午13：00准时上班。如有违返，处分同迟到、早退。
*注：
l 如13：00后还有在午睡的同事，请周围的同事互相帮忙提醒一下。

三、加班、调休、请假规范
1.加班
l 员工因工作需要加班，先口头通知直接上级或者项目经理，由项目经理统一发送加班通知；加班结束后发送加班报告给直接上级、项目经理、常务副总经理并抄送至总经理；如非部门经理或者直接上级发送的加班通知视为无效。
l 部门统一发加班通知安排加班任务，员工在加班结束后填写加班报告发送给直接上级或者部门经理\主管审核，并抄送至总经理。
l 格式如下：
l
加班通知
加班通知负责人

通知日期：

加班人员明细
部门
姓名
加班开始时间
预计加班结束时间
加班事由

加班报告

部门
姓名
加班起、止时间

加班工作内容：

完成情况：

次日弹性上班时间（加班时间符合弹性上班情况填写）：

关于加班的补充说明：
（1）、工作日加班：
l 工作日加班按以下时间段，次日可弹性上班时间：
ü 当晚加班至9:00pm-11:pm,次日可10：00am上班；
ü 当晚加班至11:30pm-次日凌晨2：00am,次日1：00pm上班；
ü 当晚加班至次日凌晨2：30am以后，次日可休息一天。

（2）、周末、节假日加班：
l 加班前提条件:有三个工作日加班时间至 21:00。需达到这个前提条件，节假日或休息日方可申请加班，否则不记入加班时间。
l 如因突发的紧急工作任务必须要在周末或假节日完成的，这类特殊情况需要提前特别申请，加班申请由部门经理\主管审批通过后才能生效，否则不记入加班时间。
l 周末、节假日加班产生的加班调休要在半年内休完（6月30日、12月31日为结算日期）。如因公司原因无法安排调休的情况，加班时间公司支付100%基本工资。

（3）、加班时间以已审批的加班通知、加班人员的加班报告和加班人员的打卡记录为依据。如果因忘记打卡，则相关的加班时间无效。
（4）、加班的相关补贴详见《员工手册》第五章“财务制度”。

2.休假
员工申请调休、请假，先口头通知项目经理或者直接上级，提前发邮件申请（发送至部门经理\主管、直接上级，并抄送至sc_admin），经部门经理\主管审批同意后方生效，并在第一时间填写相关申请单据，提交部门经理\主管签字后交办公室行政部；如有特殊情况不能发送邮件，可电话通知各部门经理\主管审批或直接上级，各部门经理\主管安同意通过后，可请直接上级、部门经理\主管或者其他同事及时代发邮件至sc_admin，否则调休、请假申请无效，按照旷工情况处理。申请格式如下：

日  期
姓  名
部  门
请假类别
请假起、止时间
请假事由

相关申请单据使用流程：
（1）、行政部会为每位员工准备一份《加班、请假、调休记录总表》，员工本人无须每次自己打印加班申请表、请假调休申请表；
（2）、员工通过申请加班、请假、调休获批准后，必须在第一时间内（最迟不超过次日）及时到行政部领取属于个人的《加班、请假、调休记录总表》（加班填写《加班申请表》，请假和调休填写《请假申请表》），填写完毕后交给主管审批签名，最后再交还给行政部留档。下次需要填写申请单据同样按此流程（《加班、请假、调休记录总表》填满后可以继续加钉表格）；
（3）办公室考勤管理人：龙丽梅
四、外出\出差：
1、所有人员因公外出\出差，都必须在外出前填写外出记录发给龙丽梅及上级主管。
外出登记格式如下：
日  期
姓  名
部  门
外出时间
预估回来时间
外出地点
事  由
拜访人姓名及联系电话

不能回公司打卡原因：

2、如为出差（本市以外），还需提交出差申请报部门经理审批，再填写外出记录。
3、如为外出（本市内）上班或者下班时间不能回公司考勤，需要在邮件中注明原因。否则按照无考勤处理。
4、不能补发外出登记，凡逾期或未填写外出/出差记录者，视为旷工，同时将不予报销该次外出/出差产生的一切费用。特殊情况须报总经理审批。
5、外出信息必须真实，如中途外出信息有变，需及时通行行政部。行政部会视情况来抽查核实考勤记录，一经发现外出信息不真实情况，按照严重违反公司的规章制度处理。（公司可以不经预先通知员工解除劳动合同，且不支付任何经济赔偿金）
6、差旅费预借及报销流程，请详见《员工手册》第五章“财务制度”。
第五章：财务制度
一． 总 则
为加强梅州市政泰建设有限公司（以下简称“公司”）的会计和财务管理工作，根据《公司法》、《中华人民共和国会计法》、参照《小企业会计制度》、《企业财务通则》、《内部会计控制规范》、《会计基础工作规范》等规章，结合公司具体情况，制定本制度。
1、本制度适用于公司各项财务事项。全体员工必须遵守、执行。
2、公司实行财务工作集中统一领导，统一掌握安排资金运作、资金使用、财产购置、费用开支、财产损失处理、各种收入一律上交公司，各项支出必须经财务部门审核，根据特定的情况报经总经理批准后方能用款。
3、公司总经理全面领导公司的财务工作。公司设财务部，负责组织、控制财务收支和全面核算、监督公司业务，为各项经济决策提供准确的信息，同时做好各项财务收支预测、计划、控制、核算分析和决算、考核工作，有效利用企业的各项资产，努力提高经济效益。另外，财务部负责公司各项税务事宜。
4、公司财务部配备合格的财务人员，依法办理财会工作。财会人员因故离职时，必须办妥交接手续，不得中断财会工作。
5、本制度为公司财务管理的总制度，必要时在不违反本制度规定的前提下，可以由总经理授权财务部制订具体的财务规定。
二 财务部职责
1、 编制项目施工管理财务预算, 制定各项经济指针, 并报总经理审定。
2、加强流动资金的管理, 制定各部门的流动资金额度, 超出额度财务有权拒付。
3、项目公司的一切开支, 由经手人阐明原因报各部门主管签字外, 经常务副总经理审核签字报总经理审批后方可报销（10000元以内的金额，由常务副总经理审批即可）。
4、 有权拒付违反财经纪律和违反管理处财务规定的开支。
5、 财务部应严格控制各种费用开支, 交际、应酬费应根据需要, 本着少花钱办大事的原则, 采取实报实销的办法。
6、建立完善落实公司财务预算、核算、控制制度，加强完善财务基础工作，开展财务分析，定期报送财务报表和财务分析报告。
7、负责公司项目经营全过程的监督控制和资金回笼的跟催落实工作。
8、负责对公司管理费用、财务费用、施工费用等的支出进行审核、监督与控制。
9、负责公司财务档案保管，确保会计凭证、帐本、报表等重要财务资料完整有效。
10、做好资金融通、筹措和使用计划。
11、负责公司员工工资核算和发放，对公司员工工资调整、晋升进行审核。
三、会计兼项目经理助理工作职责
1.会计
（1）、进行本部门的日常管理，协助经理做好会计核算工作。 
（2）、负责会计制证和帐务处理，编制会计报表。 
（3）、审核收费通知单，保证收费标准无误，并做好催缴工作。 
（4）、审核各项费用支出，执行财务预算。 
（5）、检查银行、库存现金、资金帐目，发现问题监督改正调帐，并负责来往帐的清理。 
（6）、登记帐本，妥善保管会计凭证、帐本、会计报表和其他档案资料。
2. 项目经理助理
（1）、协助项目经理制定并落实工程施工进度计划，负责组织、协调、调配和管理所有与施工生产有关的一切劳力、机具、材料的管理。
（2）、协助总工程师搜集、处理各种业务工作资料，贯彻落实公司关于安全生产责任制的施工要求。
（3）、熟悉应急救援的组织、程序、措施及协调工作。
（4）、准确掌握分项分包施工单位现场施工的进度状况，并及时向项目经理汇报。
（5）、协助总工程师发布各种工作指要，并按总工程师要求将重要的往来文件同签证文件归档管理。
（6）、积极陪同总工程师参与各种形式的会议及会议筹备工作，做好会议记录同时形成会议纪要备档。
（7）、 协同行政部对业务人员进行招聘、培训、考核和管理。
（8）、 负责公司决策安排的其它事务的执行、制作、跟催。总经理交办的其他工作。
四、出纳兼总务工作职责 
 1.出纳
（1）、现金收付，登记现金手册，并编制现金收支日报单。 
（2）、现金及时存行，支票及时进帐，同时保证日常报销所需要的备用金的支取和款项的收取和支付。 
（3）、负责收据和发票等票据的管理。 
（4）、负责代收代付款项的收取和划付。 
（5）、登记现金帐、银行存款帐. 
（6）、计算和发放员工工资。
2.总务
（1）、负责公司后勤保障预算及其执行。
（2）、车辆调派和管理。
（3）、负责公司人事考勤管理，拟订转正、晋升员工工资调整方案。
（4）、办公用品及其它用品的领用与申购合理控制。
（5）、公务信函交寄。
（6）、督促办公室电话、空调等用品的规范使用。
（7）、负责监督保洁员对员工宿舍及办公室清洁卫生及绿化管理。
（8）、负责后勤保障工作，安排新进人员住宿。
（9）、负责办公用品、宣传品等仓库的管理工作。
（10）、负责访客接待及上传下达工作。
（11）、公司传真、电子邮件的收发管理。
（12）、公司内部文件发文管理。
（13）、公司复印文件的管理。
（14）、负责公司办公设备（设施）的管理使用维护以及办公用品管理控制工作，确保办公设备（设施）正常安全有效发挥作用。
（15）、负责各种会议的组织筹备工作，做好行政会议记录。

五 费用管理
1. 费用管理的审批程序
项目公司的费用预算一般包含在收支预算内, 各项的收支预算是依据项目施工进度每季度制定, 季度预算审批程序如下:-

施工管理预算
总工/常务副总经理审批
总经理审批

项目部执行

(通過)
(不通过)
修改
(通过)
(不通过)
(因应公司管理架构而定)

2. 费用预算的项目分类
2.1 长期合同项目
该项目主要有 : 变压器、高低压柜、电缆、表箱、保险、等需签订合同的项目, 合同有效期通常为一年或预算有效期内。
2.2 长期经常项目
该项目是指 : 每月都要支出数额相对固定的费用, 主要有 : 职工工资、福利、社会保险、公共水电开支、清洁、宿舍租赁、维修、税金及代收代支等项目。
2.3 不固定项目
该项目是指 : 每月的支出数额及次数不能确定的费用, 除以上两类之外的项目都属此类。
3. 物资采购审批程序

属预算外的费用项目
属预算内的费用项目
项目经理/常务副总经理
通过
长期合同项目
长期经常项目
不固定项目
选择三家单位报价
物资采购项目
非采购项目
执行物资采购规定
报价评估
部门主管审批
项目经理复核
常务副总经理批准
财务报销

4．物资采购报销程序

特别注意: 涉及材料采购的费用, 要先按物资采购管理程序审批, 采购完成后要办理验收入库手续。有借款的, 在填费用报销单时要填上借款金额。
费用报销流程如下:-
费用报销经手人
物资采购审批程序
非采购项目
需借款
填写借款单
部门主管审批
常务副经理审批
有批件(合同、申购单等)
无批件
总经理批准
出纳付款
费用支付完毕报销
有实物
无实物
物资验收签字
填写费用报销单
单据整理粘贴好
会计复核
按费用审批程序审批
有借款
无借款
会计冲借款制凭证
会计制凭证
出纳付款或收款
出纳付款
不需借款

5. 员工报销
5.1报销内容：员工在发生经济活动时所发生的费用包括普通交通费、加班交通费、业务餐费、加班餐费、礼品费、电话费、差旅费、办公费用、员工福利等费用等。
5.2报销程序：
1) 报销人根据所发生的经济业务的单据(如发票)，在报销粘贴单上整齐粘贴好，填写好报销人、日期、原因、金额，一张粘贴单只能粘贴一项经济业务的单据；单据的日期是写发生费用的日期，应与发票上的日期一致，当然如果是原发票丢失，是替票的话，那么日期就需要写实际发生费用的日期。
2) 交到财务部审核所报销金额，并有财务负责人的签名或盖章；
3) 交到主管部门审核所发生的经济业务单据的合理性、真实性，并有所属部门负责人的签名及盖章；
4) 交由总经理审核并签名，并有总经理的签名及盖章；
5) 交到财务部报销。
5.3报销的注意事项：
1) 、外出人员拜访客户和外出办事交通费：可报销公交车、地铁、计程车，在有时间充裕、或者可乘坐地铁的情况下，应该报销公交车或地铁；如外出本市打的应在报销单上写明原因，如原因不合理或是没有写明原因一律不给报销．
A. 外出首选是地铁及公车,当去一个目的地无直达车到达但转车可以到达的,在时间充裕的情况下应选择转车(每个办公室的相关负责人负责监督,如查出是有直达车或是转车可以到达而选择打车且理由不充分的一律不给报销)
B. 如事先约定或是计划好见客户的,请提前出发确保有充足的时间做准备.
C. 赶时间只针对临时约见客户或是临时有问题急需解决.否则赶时间打车一律不给报销.
D. 如果外出是包车或是自驾车的需向总经理提出申请,总经理批准后方可报销.如事后再发邮件申请将不给报销。
特别提醒:外出本市报销交通费每月每人最高限额为200元(包车及自驾车除外)，且前提是严格按以上4点规定执行．
2) 、外出人员拜访客户和外出办事餐费：拜访市区内的客户中午超过1点的，补助午餐10元，请客户吃饭的除外；拜访郊外的客户中午超过1点的，补助午餐15元，请客户吃饭的除外（即请客吃饭的则不可报销当天的餐补）．
3) 、外地出差当天来回：
来回的交通费可根据乘坐的交通工具具体的金额确定；
出差地点市内的交通费按照实际路线费用报销；
中午超过1点的，补助午餐30元，晚上超过7点的，补助晚餐30元；请客户吃饭除外（即请客吃饭的则不可报销餐补）．
4）、 外地出差非当天来回的：
来回的交通费可根据乘坐的交通工具具体的金额确定；
出差地点市内的交通费按照实际路线费用报销；
早餐补助10元，午餐、晚餐各补助30元；
住宿费按照当地消费水平，控制每晚300元之内；
除了有话费补助的人员外，其他人员如出差需要电话联系业务的，按出差每天10元补贴报销．
5）、 请客吃饭相关规定:
A..部门经理请客吃饭超过500元的需向总经理提出申请,总经理批准后方可给予报销
B.其他人员请客吃饭需向部门经理提出申请,部门经理批准后方可给予报销.
C. 当月累计请客吃饭超过1000元的，超过1000元之后每次请客户吃饭都需事先发出邮件给Pure审批后方可给与报销。
5.4　粘贴报销单需注意事项：
1) 、将同一天所发生的所有交通费发票粘贴在一张报销单据粘贴单上。 并在空白处写明出发地—目的地（金额），目的地—出发地（金额）发票按空白处所写坐车明细顺序依次贴在报销单据粘贴单空白处（发票需按顺序从上到下横着粘贴在空白处）
比如，从GZO坐地铁去火车站，然后从火车站坐车去外地火车站，接着又要坐公车去到客户那，那么这三张发票就应该按照时间的先后顺序，从上到下橫着粘贴起来，即第一张是地铁票放在最上面，第二张是火车票贴在中间，第三张就是公车票贴在最下面。

2) 、如同一报销时段同时有交通费、餐费、住宿费及电话费报销的，分别按以上所说的粘贴方法粘贴在四张报销单据粘贴单上，即交通费贴一张，餐费贴一张，住宿费贴一张，电话费贴一张。

3) 、出差的餐补：
A.如果是出差同一个地方出差了几天，那么这几天的餐补就应该粘贴在一张单上，而不是一天的餐补就粘一张。日期就写出差的最后一天，在事由中，就需要写明是从哪天到哪天的餐补，共多少天。
B. 只出差一天，如果是早上7点多出发，晚上8、9点才回到，那么日期就写出差的日期，事由就写上餐补就可以；但是如果9点才出发，晚上8、9点才回到，那么事由栏就写上餐补（午、晚餐）。
4) 、如果原发票丢失，粘贴的是替票，请在单据上写明是替票（替票只能用同类型的发票代替）。
5) 、从2011年1月1日开始，手写发票及广东省（除深圳外）100元定额发票已停止使用．

6.加班补助
6.1工作日加班
（1）、工作日工作满10小时(至晚上8：00)，补助餐费¥15，不享受返回家里的车费补助；
（2）、工作满或超过12小时者(至晚上10：00)，补助餐费¥30，同时可报销返回于家里的交通费（公车、地铁、计程车均可，报销计程车必须在没有直趟公交车或地铁情况下）；
6.2周末或者法定假期加班
（1）、在周末或者法定假期加班可享受往返车费补助（公车、地铁、计程车均可，报销计程车必须在没有直趟公交车或地铁情况下）；
（2）、工作满或超过3个小时，补助餐费¥15；
（3）、工作满或超过8个小时，补助餐费¥30；
（4）、工作满或超过12小时，补助餐费¥45；
（5）、根据加班的情